एक्सेल सूचियों को क्रमबद्ध और फ़िल्टर करें: यह इस तरह काम करता है

ये संभावनाएं हैं

एक संगठित एक्सेल सूची बड़े डेटा सेट का त्वरित अवलोकन प्रदान करती है। एक्सेल इसलिए वर्कशीट में आपके डेटा को सार्थक तरीके से संरचित और प्रस्तुत करने के लिए कई विकल्प प्रदान करता है। इस पर निर्भर करते हुए कि आप पेशेवर या व्यक्तिगत नियुक्तियों, टेलीफोन नंबरों या यहां तक कि अपने पसंदीदा शहरों को क्रमबद्ध करना चाहते हैं - यदि आप खुद को कमांड और कार्यों से परिचित करते हैं, तो यह एक्सेल के साथ काम करना बहुत आसान बना देगा।

यही कारण है कि एक्सेल में सूचियों को क्रमबद्ध करना समझ में आता है

एक्सेल सूचियाँ विशेष रूप से कुशल कार्य के लिए आवश्यक हैं। इन्हें यथासंभव क्रमबद्ध और स्पष्ट किया जाना चाहिए ताकि सभी डेटा को एक नज़र में देखा जा सके। यह उपयोगी है, उदाहरण के लिए, एक सटीक वर्गीकरण के लिए कॉलम शीर्षक सम्मिलित करना। इसके अलावा, आप कर सकते हैं

• तेजी से मूल्यांकन के लिए उपलब्ध डेटा की संरचना,
• एक्सेल डेटा के वर्तमान क्रम को पहचानें और तय करें कि क्या आप इसे बदलना चाहते हैं,
• एक्सेल में स्वचालित रूपरेखा सेट करें,
• उन फ़िल्टरों को नियंत्रित करें जिनके अनुसार आप सूचियों को सॉर्ट करते हैं, कीबोर्ड के माध्यम से भी,
• विशेष फ़िल्टर के परिणामों को किसी अन्य डेटा शीट में स्थानांतरित करें,
• चेक बॉक्स डालें।

कैसे-कैसे वीडियो: माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल: डेटा को सॉर्ट करना और फ़िल्टर करना

एक्सेल सूचियों को छाँटना और छानना: ये विकल्प उपलब्ध हैं

अपनी आवश्यकताओं के आधार पर, आप डेटा को उचित रूप से सॉर्ट करने के लिए शॉर्ट कमांड या फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं: डेटा रिकॉर्ड को उस क्रम में व्यवस्थित करें जो हाथ में कार्य के लिए सबसे अधिक समझ में आता है। आप विभिन्न पूर्वनिर्धारित मानदंडों में से भी चुन सकते हैं: सेल श्रेणी में वर्णानुक्रमिक क्रम, संख्याओं या तिथियों की आरोही और अवरोही पंक्तियाँ केवल शुरुआत हैं। उदाहरण के लिए, आप सीधे सूची में काम करने के बजाय डेटा मास्क के माध्यम से भी नया डेटा दर्ज कर सकते हैं।

कॉलम द्वारा सूची को क्रमबद्ध और फ़िल्टर करें

मूल रूप से, सूचियों को लाइन द्वारा क्रमबद्ध किया जाता है। हालांकि, कुछ कार्यों के लिए, कॉलम के आधार पर डेटा को सॉर्ट करना अधिक समझ में आता है। बस कुछ इनपुट के साथ, आप अपनी स्प्रैडशीट में कमांड निष्पादित कर सकते हैं। हालाँकि, कृपया ध्यान दें कि इस सेटिंग के कुछ नुकसान भी हैं।

तिथि के अनुसार सूची को क्रमबद्ध और फ़िल्टर करें

किसी सेल में दिनांक मान होने पर Excel स्वचालित रूप से पहचान लेता है। इसलिए आप तिथि के अनुसार सूची को आरोही या अवरोही क्रम में क्रमबद्ध कर सकते हैं। दिनांक का उपयोग करके छाँटने का दूसरा तरीका महीनों और दिनों के अनुसार है। आप किसी विशिष्ट तिथि के अनुसार सामग्री को फ़िल्टर भी कर सकते हैं। आप किसके लिए सूची का उपयोग कर रहे हैं, इस पर निर्भर करते हुए, आपके पास हमेशा सही क्रम देखने को मिलता है।

इस प्रकार आप कुछ क्षेत्रों को कवर करने वाली एक्सेल सूचियों को सॉर्ट कर सकते हैं

यदि आपने अपनी सूची में अलग-अलग सेल को अलग-अलग रंगों में चिह्नित किया है, तो आप उन्हें पृष्ठभूमि के रंग के अनुसार क्रमबद्ध कर सकते हैं। क्या आपने शहर या क्षेत्र के आधार पर सूची बनाई है? फिर एक्सेल इन्हें क्षेत्रों के अनुसार सारांशित भी कर सकता है। संबंधित सेल स्पष्ट रूप से प्रदर्शित होते हैं।

तालिका में क्रमित और फ़िल्टर करें

यदि आपकी तालिका की सामग्री में संख्याएँ भी शामिल हैं, तो आप संख्या फ़िल्टर का उपयोग या तो प्रदर्शित करने और उन्हें उनके मान के अनुसार क्रमबद्ध करने, या उन्हें छिपाने के लिए कर सकते हैं। हालांकि, अक्सर ऐसा होता है कि संख्या अकेले नहीं खड़ी होती है। यदि आप संख्याओं और पाठ को जोड़ते हैं, तो आपको अन्य कार्यों के साथ काम करना होगा। यदि आप एक व्यक्तिगत फ़ोन बुक बनाना चाहते हैं, तो आप फ़ोन नंबरों की सूची को सॉर्ट और फ़िल्टर भी कर सकते हैं।

पत्र सिद्धांत के अनुसार डेटा वितरण

कई कंपनियों में, कार्यों को अक्षरों के समूहों में विभाजित किया जाता है - जैसे ए से के, जे से क्यू और इसी तरह। इसके लिए विशेष फिल्टर भी हैं, जो कोशिकाओं की संबंधित सामग्री के असाइनमेंट को आसान बनाते हैं। प्रत्येक टीम स्वचालित रूप से देखती है कि उसे कौन सा कार्य सौंपा गया है और कुछ भी अनदेखा नहीं किया जा सकता है।

एक्सेल सूचियों में फ़िल्टर कैसे संपादित करें

जब आप अपनी एक्सेल सूचियों को सॉर्ट और फ़िल्टर करना चाहते हैं तो फ़िल्टर एक सहायक उपकरण होते हैं। हालांकि, कभी-कभी वे सीमित हो जाते हैं या अब उनकी आवश्यकता नहीं होती है। इसलिए किसी तालिका में सेट किए गए सभी फ़िल्टर को रीसेट करने के लिए विशिष्ट फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग करना आसान नहीं है। क्या आप सुनिश्चित नहीं हैं कि क्या आप वाकई सभी फ़िल्टर हटाना चाहते हैं? फिर आप अलग-अलग मानदंडों को देख सकते हैं और फिर तय कर सकते हैं कि आप किसे हटाना चाहते हैं या नहीं। दूसरी ओर, यदि आपके पास बहुत लंबी सूचियाँ हैं, तो ऑटोफ़िल्टर उन्हें पूरी तरह से प्रदर्शित होने से रोक सकता है। इन परिस्थितियों में, आपको प्रदर्शन सीमा से बचना चाहिए।

हर जरूरत के लिए एक्सेल सूचियों को क्रमबद्ध और फ़िल्टर करें

एक्सेल में विभिन्न फिल्टर फ़ंक्शन और कमांड यह सुनिश्चित करते हैं कि आप टेबल या सूचियों में डेटा रिकॉर्ड को बेहतर तरीके से तैयार कर सकते हैं। सार्थक अनुक्रम के साथ, उपयोगकर्ता विभिन्न मूल्यों का ट्रैक नहीं खोता है और यह जांच सकता है कि क्या सभी डेटा रिकॉर्ड किए गए हैं। इसलिए संगठित सूचियाँ एक्सेल में कार्य चरणों को गति देने में मदद करती हैं। तो एक्सेल सूचियों को सॉर्ट करने के लिए विभिन्न कार्यों और संख्या फ़िल्टर का उपयोग करना समझ में आता है।

पूछे जाने वाले प्रश्न

मैं एक्सेल टेबल को वर्णानुक्रम में कैसे सॉर्ट कर सकता हूं?

इच्छित तालिका का चयन करें। फिर टैब के शीर्ष पर "डेटा" टैब के अंतर्गत "सॉर्ट करें" पर क्लिक करें। फिर एक विंडो खुलती है जिसमें आप उस कॉलम का चयन कर सकते हैं जिसके द्वारा आप सॉर्ट करना चाहते हैं। संबंधित विकल्प "आदेश" के अंतर्गत पाया जा सकता है।

मैं अपनी सूचियों को अलग-अलग कैसे फ़िल्टर कर सकता हूं?

यदि आप अपनी सूची को उन मानदंडों के अनुसार क्रमबद्ध करना चाहते हैं जो आपको सामान्य आदेशों में नहीं मिल सकते हैं, तो एक व्यक्तिगत छँटाई का उपयोग करें। आप तब कर सकते हैं

• बस अपनी सूची से सभी महत्वपूर्ण डेटा को फ़िल्टर करें अन्यथा
• अद्वितीय प्रविष्टियों को खोजें और चिह्नित करें।

यदि आप केवल हर दूसरी पंक्ति की सामग्री में रुचि रखते हैं, तो आप कुछ ही क्लिक के साथ मान प्रदर्शित कर सकते हैं।

मैं सूची में किसी विशिष्ट मान की खोज कैसे कर सकता हूं?

क्या आप केवल कक्षों की श्रेणी में एक विशिष्ट मान खोजना चाहते हैं और पूरी सूची में नहीं जाना चाहते हैं? एक्सेल इसके लिए एक फ़ंक्शन प्रदान करता है जिसके साथ आप जांच सकते हैं कि यह विशिष्ट मान तालिका में उपलब्ध है या नहीं।

मेरी परियोजना के लिए कौन सी छँटाई सही है?

यदि आप नहीं जानते कि एक्सेल में अपनी सूचियों को क्रमबद्ध करने का कौन सा तरीका सही है, तो आप कर सकते हैं

• दो तालिकाओं के डेटा की एक दूसरे से तुलना करें,
• दो पंक्तियों के बीच अंतर दिखाओ,
• दो स्तंभों की तुलना करें,
• ऐसी सामग्री प्रदर्शित करें जो चयनित सेल सामग्री के समान हो।

कई कार्यों के लिए यह भी महत्वपूर्ण है कि तालिका में कोई डुप्लिकेट न हो। इसके लिए एक उपयुक्त फिल्टर भी है।