एक्सेल: विशिष्ट जानकारी के लिए संदर्भ फ़ंक्शन

इस प्रकार एक्सेल फ़ंक्शन का सही तरीके से उपयोग किया जाता है

क्या आपके पास बड़ी मात्रा में डेटा है और आपकी तालिका में दर्ज किए गए एक निश्चित मूल्य पर तत्काल जानकारी की आवश्यकता है? इस बिंदु पर, एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन का उपयोग करना समझ में आता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह आवश्यक जानकारी को एक खोज मानदंड और सेल क्षेत्रों का उपयोग करके निर्धारित करने की अनुमति देता है जिसमें आवश्यक मूल्य की खोज की जानी है। यह स्वचालित रूप से काम करता है और जानकारी को जल्दी से अनुरोध करने में सक्षम बनाता है। यदि आप अधिक लक्षित खोज करना चाहते हैं, तो आपको बेहतर संदर्भ फ़ंक्शन Vreference, Wreference या XVreference का उपयोग करना चाहिए। एक्सेल संगठन और डेटा पुनर्प्राप्ति के लिए और विकल्प प्रदान करता है।

एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन का उपयोग कैसे किया जाता है

एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन किसी स्तंभ या पंक्ति में किसी अन्य पंक्ति या स्तंभ में समान स्थिति में मान की खोज के लिए उपयोगी है। संदर्भ का उपयोग एक ओर वेक्टर संस्करण में और दूसरी ओर मैट्रिक्स संस्करण में किया जा सकता है। सदिश संस्करण का उपयोग तब किया जाता है जब किसी विशिष्ट खोज मानदंड के लिए किसी स्तंभ या पंक्ति की खोज की जाती है। मैट्रिक्स संस्करण में, कई कॉलम और पंक्तियों या संपूर्ण वर्कशीट को खोजा जा सकता है। हालाँकि, इस उद्देश्य के लिए बेहतर Vreference और Wreference फ़ंक्शन हैं। प्रोग्राम केवल अन्य स्प्रेडशीट प्रोग्राम के साथ संगतता के कारणों के लिए मैट्रिक्स संस्करण को सक्षम करता है।

एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन वेक्टर संस्करण में कैसे संरचित है?

एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन में तीन तर्क होते हैं और इसे निम्नानुसार संरचित किया जाता है: संदर्भ (खोज मानदंड, खोज वेक्टर, [परिणाम वेक्टर])।

• खोज मानदंड एक आवश्यक तर्क है। खोजा जाने वाला मान यहां दर्ज किया गया है। मान एक संख्या, पाठ, तार्किक मान, नाम या दूसरा संदर्भ फ़ंक्शन हो सकता है।
• वेक्टर खोजें सूत्र का दूसरा आवश्यक तर्क है। वह स्तंभ या पंक्ति क्षेत्र जिसमें खोज मान की खोज की जानी है, यहां निर्दिष्ट किया गया है। यह टेक्स्ट, नंबर या ट्रुथ वैल्यू भी हो सकता है।
• परिणाम वेक्टर: तीसरे तर्क के चारों ओर वर्ग कोष्ठक, परिणाम वेक्टर, इंगित करता है कि यह तर्क वैकल्पिक है। इस बिंदु पर एक और क्षेत्र निर्दिष्ट किया जा सकता है, जिसमें दूसरे तर्क के रूप में कई तत्व होने चाहिए।

कॉलम में खोजें - उदाहरण

आपके पास कॉलम बी में कपड़ों की संबंधित वस्तुओं के साथ कॉलम ए में आलेख संख्याओं की एक सूची है। आप एक विशिष्ट लेख संख्या की तलाश में हैं और यह पता लगाना चाहते हैं कि लेख संख्या किस प्रकार के कपड़ों के साथ जाती है।

एक खाली पंक्ति का चयन करें।

सूत्र डालें = संदर्भ ("ART7492031"; A2: A6; B2: B6)।

इसलिए फ़ंक्शन कॉलम ए में आलेख संख्या की खोज करता है और कॉलम बी से परिणाम आउटपुट करता है, उदाहरण के लिए "समग्र"।

मैट्रिक्स संस्करण में संदर्भ के सूत्र वाक्य रचना में कम तर्क हैं

मैट्रिक्स फ़ंक्शन में, एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन में एक संदर्भ (खोज मानदंड, मैट्रिक्स) होता है। इसमें कोई वैकल्पिक तर्क नहीं है, बल्कि दो आवश्यक तर्क हैं।

• खोज मानदंड पहला आवश्यक तर्क है और इसमें संख्या, पाठ, या तार्किक मान, एक नाम, या कुछ अन्य संदर्भ फ़ंक्शन शामिल हो सकते हैं।
• आव्यूह कोशिकाओं की एक श्रेणी है जिसका उपयोग तुलना के लिए किया जाता है। संख्याएं, तार या तार्किक मान भी यहां पाए जा सकते हैं।

जैसा कि उल्लेख किया गया है, अन्य एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन Vreference और Wreference का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है, क्योंकि उनके पास बेहतर कार्यक्षमता है। उदाहरण के लिए, आप एक कॉलम नंबर या एक कॉलम इंडेक्स निर्दिष्ट कर सकते हैं जिसमें रिटर्न वैल्यू हो।

कॉलम में खोजें - वेक्टर संस्करण: उदाहरण

यदि वेक्टर संस्करण में वही स्थिति ग्रहण की जाती है जैसा कि ऊपर दिए गए उदाहरण में है, तो इसी तरह आगे बढ़ें।

एक खाली पंक्ति का चयन करें।

सूत्र डालें = संदर्भ ("ART7492031"; A2: B6)।

इसलिए फ़ंक्शन कॉलम ए से कॉलम बी में लेख संख्या की खोज करता है और परिणाम के रूप में कपड़ों के संबंधित आइटम ("समग्र") को आउटपुट करता है।

संदर्भ फ़ंक्शन का उपयोग करते समय इसे ध्यान में रखा जाना चाहिए

मूल्यों में वेक्टर खोजें दोनों संस्करणों को आरोही क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए। इसका अर्थ है संख्याओं के लिए, उदाहरण के लिए -1, 0, 1, 2, 3, आदि, पाठ मूल्यों के लिए ए, बी, सी, आदि और सत्य मूल्यों के लिए गलत के बाद सच. टेक्स्ट केस-असंवेदनशील है। यदि खोज मानदंड के अनुसार कोई मूल्य नहीं पाया जा सकता है, तो एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन एक मान लेता है वेक्टर खोजेंजो खोज मानदंड में मूल्य के सबसे करीब आता है। यदि खोज मानदंड का मान खोज क्षेत्र में उससे छोटा है, तो एक्सेल त्रुटि मान #NV देता है।

इन तीन एक्सेल संदर्भ कार्यों के साथ त्वरित खोज

जो उपयोगकर्ता अनुकूलता के कारणों के लिए एक्सेल लिंक फ़ंक्शन का उपयोग नहीं करते हैं, उन्हें Sreference, Wreference या बेहतर संस्करण XLOOKUP का उपयोग करना चाहिए। वे मूल्यों के लिए अधिक सटीक खोज की अनुमति देते हैं, उदाहरण के लिए, वाइल्डकार्ड वर्ण।

खोज कॉलम या तालिका Vreference द्वारा

एक्सेल रेफरेंस फंक्शन VLOOKUP मैट्रिक्स और कॉलम इंडेक्स का उपयोग करके पंक्तियों में एक मान की खोज करता है। यहां यह महत्वपूर्ण है कि डेटा को इस तरह से व्यवस्थित किया जाए कि खोज मूल्य वापसी मूल्य के ठीक बगल में हो। हालांकि, मूल्यों को इस तरह से भी सौंपा जा सकता है कि वे कुछ श्रेणियों या समूहों से संबंधित हों। तालिका का मूल्यांकन करते समय यह प्रक्रिया समय बचाती है।

Vreference न केवल संपूर्ण तालिकाओं के माध्यम से खोज सकता है, बल्कि अन्य कार्यों के साथ भी जोड़ा जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक ही समय में कई मानदंडों की खोज करना संभव है। यदि आप कई लिंक की गई कार्यपत्रकों के लिए एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन का उपयोग करना चाहते हैं, तो आपको त्रुटि संदेश प्राप्त हो सकते हैं, लेकिन इन्हें सेटिंग्स की मदद से जल्दी से हल किया जा सकता है। हालाँकि, त्रुटि मान होगा #एनवी प्रदर्शित होता है, यह एक अनुप्रयोग त्रुटि है। यह एक्सेल त्रुटि संदेश अन्य सूत्रों के साथ पकड़ा जा सकता है।

संदर्भ को एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन के रूप में उपयोग करें और पंक्तियों के माध्यम से खोजें

VLOOKUP के विपरीत, HLOOKUP क्षैतिज रूप से खोज करता है। इसलिए यह एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन वर्कशीट में खोज मानदंड के लिए एक परिभाषित पंक्ति में कॉलम दर कॉलम खोजता है। HLOOKUP फ़ंक्शन में निम्नलिखित विशेषताएं हैं:

• 3 अनिवार्य तर्क (खोज मानदंड; आव्यूह; लाइन इंडेक्स)
• 1 वैकल्पिक तर्क (क्षेत्र_संदर्भ)
• स्तर तालिका में विशिष्ट खोज
• खोज मापदंड के रूप में वाइल्डकार्ड वर्णों का उपयोग

सभी दिशाओं में खोजें XVreference को सक्षम करता है

Microsoft 365 में एक बेहतर एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन XLOOKUP है, जो VLOOKUP और HLOOKUP के कार्यों को जोड़ता है। सूत्र के साथ, एक वर्कशीट को खोज मानदंड के लिए खोजा जा सकता है, भले ही परिणाम कॉलम कहीं भी स्थित हो। यह संदर्भ फ़ंक्शन 6 तर्कों के साथ थोड़ा अधिक जटिल है, लेकिन यह एक्सेल उपयोगकर्ताओं को सभी दिशाओं में एक विस्तृत और गतिशील खोज की अनुमति देता है।

तालिका के मूल्यांकन के लिए अन्य मैट्रिक्स सूत्रों का अवलोकन

क्या डेटा मूल्यांकन के लिए अपर और लोअर केस का विचार प्रासंगिक है? एक अधिक जटिल सरणी सूत्र जो संदर्भ फ़ंक्शन निष्पादित नहीं कर सकता है, इस मामले के लिए मदद कर सकता है। एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन कॉलम या पंक्तियों में जानकारी को क्वेरी करने का एकमात्र साधन नहीं है जो प्रोग्राम के प्रदर्शनों की सूची में है। उदाहरण के लिए, इंडेक्स फ़ंक्शन सेल से मान या संदर्भ आउटपुट कर सकता है। आवश्यक डेटा को सेल की एक चर स्थिति निर्दिष्ट करके या कॉलम और लाइन नंबर का उपयोग करके पढ़ा जा सकता है। तुलना फ़ंक्शन के लिंक के साथ, एक्सेल उपयोगकर्ता लाइनों और स्तंभों के चौराहे से मान भी निकाल सकते हैं। सेल श्रेणियों का उपयोग एक्सेल सूची में अंतिम प्रविष्टि को निर्धारित करने के लिए भी किया जा सकता है।

अन्य एक्सेल फ़ंक्शन जो सूचना के संगठन और मूल्यांकन में मदद कर सकते हैं:

• रो () एक एक्सेल फंक्शन है जिसका उपयोग आप वर्कशीट में रो नंबर सेट करने के लिए कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक्सेल सूचियों को दो चरणों में क्रमांकित कर सकते हैं। यह सूत्र किसी अन्य सूत्र में भी एम्बेड किया जा सकता है और जैसे ही एक खाली सेल को एक नया मान प्राप्त होता है, स्वचालित रूप से लाइन नंबरिंग जारी रख सकता है।
• अप्रत्यक्ष () आपको कॉलम में मल्टीलाइन डेटा को विभाजित और व्यवस्थित करने या सेल पते के माध्यम से सामग्री को पढ़ने में मदद करता है।
• पता () एक अन्य मैट्रिक्स सूत्र है जिसका उपयोग आप किसी विशिष्ट मान के सेल पते को निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं। अन्य कार्यों को एकीकृत करके, आप फ़ंक्शन का विस्तार कर सकते हैं और उदाहरण के लिए, एक्सेल सूची में सबसे बड़ी संख्या की स्थिति निर्धारित कर सकते हैं।
• अन्य फ़ार्मुलों के संयोजन में, हाइपरलिंक () न केवल किसी मान की सटीक स्थिति को आउटपुट कर सकता है, बल्कि एक ही समय में स्थिति के लिए एक लिंक भी संग्रहीत कर सकता है।

एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन जानकारी को जल्दी से क्वेरी करना संभव बनाता है

डेटा को किसी विशिष्ट कॉलम से निर्धारित किया जाना है, पंक्तियों की खोज की गई है या संबंधित खोज मूल्य के लिए परिणाम मान आउटपुट होना है, एक्सेल में संदर्भ फ़ंक्शन का उपयोग विभिन्न तरीकों से किया जा सकता है। उपयोगकर्ता एक्सेल संदर्भ फ़ंक्शन के बीच चयन कर सकते हैं, जो अन्य स्प्रेडशीट प्रोग्रामों के साथ संगत है, या अधिक व्यापक फ़ंक्शन Vreference या Wreference। उन्नत उपयोगकर्ताओं के लिए, XVerweis अधिक लक्षित खोज के लिए उपयुक्त है जो SVerweis और Wreweis के कार्यों को जोड़ती है। अन्य एक्सेल फ़ंक्शन का उपयोग डेटा को व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है, जैसे स्वचालित रूप से पंक्तियों को क्रमांकित करना या किसी मान की सेल स्थिति वापस करना।