एक्सेल टेबल: एक नज़र में संरचना

पंक्तियाँ, कॉलम, सेल, शीर्षक

Microsoft Excel का उपयोग निजी और व्यावसायिक क्षेत्रों में किया जाता है। कार्यक्रम के लिए धन्यवाद, गणितीय गणना करना और विभिन्न संबंधों में विभिन्न पैरामीटर सेट करना संभव है। मूल रूप से, यह पहली बार में सार लगता है। हालाँकि, एक्सेल मूल रूप से एक बुद्धिमान प्रोग्राम है जो आपको डेटा एकत्र करने, उसका मूल्यांकन करने और उसे अपनी इच्छानुसार प्रस्तुत करने में मदद करता है। पेशेवर या निजी उद्देश्यों के लिए एक्सेल के इन कार्यों का उपयोग करने में सक्षम होने के लिए, एक एक्सेल तालिका बनाने की सलाह दी जाती है जिसे उपयोगकर्ता स्वतंत्र रूप से प्रारूपित कर सकें। लेकिन एक्सेल टेबल की संरचना कैसी है और क्या संभव है?

एक्सेल टेबल की संरचना इस तरह दिखती है

कार्यक्रम आवेदन के विभिन्न क्षेत्रों की पेशकश करता है और इसलिए बहुत बहुमुखी है। हालांकि, यह समझना महत्वपूर्ण है कि एक्सेल स्प्रेडशीट कैसे संरचित होती है और इसे प्रासंगिक डेटा के साथ कैसे फीड किया जाता है। जैसे ही उपयोगकर्ता प्रोग्राम खोलते हैं, उनके सामने एक कार्यपुस्तिका होती है, जिसमें एक रिक्त कार्यपत्रक होता है। पंक्ति और स्तंभ शीर्षलेख अलग-अलग कक्षों का परिसीमन करते हैं। एक खाली वर्कशीट में दर्ज की गई संख्याओं और टेक्स्ट के रूप में डेटा को प्रारंभ में एक्सेल सूची के रूप में संदर्भित किया जाता है। यह सूची या अलग-अलग सेल श्रेणियों को सरल चरणों में एक्सेल तालिका में स्वरूपित किया जा सकता है। मूल रूप से, एक्सेल टेबल की संरचना इस तरह दिखती है:

• पंक्तियां
• कॉलम
• प्रकोष्ठों
• रजिस्टर करें

स्वरूपित तालिकाओं को पंक्तियों और स्तंभों द्वारा दर्शाया जाता है। लाइन हेडर क्षैतिज और क्रमागत रूप से गिने जाते हैं। स्तंभ शीर्ष लंबवत रूप से चलते हैं और एक अक्षर को असाइन किए जाते हैं। जिस बिंदु पर एक पंक्ति और एक स्तंभ मिलते हैं उसे सेल कहा जाता है। उदाहरण के लिए, सेल बी 3 वह बिंदु है जो पंक्ति 3 और कॉलम बी से उत्पन्न होता है। रजिस्टर टैब भी हैं। जब आपकी फ़ाइल बड़ी हो जाती है तो आप इसे बना सकते हैं। आप रजिस्टर टैब का उपयोग करके वर्कशीट के भीतर विभिन्न तालिकाओं के बीच आसानी से स्विच कर सकते हैं। विभिन्न तत्वों की हल्की संरचना के कारण, उपयोगकर्ता विभिन्न डेटा को सारणीबद्ध रूप में दर्ज कर सकते हैं और इस प्रकार इसे स्पष्ट रूप से प्रदर्शित कर सकते हैं।

एक्सेल टेबल का उपयोग: आवेदन के निजी और व्यावसायिक क्षेत्र

चाहे वित्त के लिए हो या डेटा के सांख्यिकीय विश्लेषण के लिए - एक्सेल सबसे व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला स्प्रेडशीट प्रोग्राम है।

एक्सेल के साथ, उदाहरण के लिए, इनपुट और आउटपुट (चाहे निजी या व्यावसायिक) रिकॉर्ड करने की संभावना है। उपयोगकर्ता यह अनुकूलित कर सकता है कि दर्ज किए जाने वाले मानों के लिए कौन से सूत्रों का उपयोग किया जाता है। एक्सेल टेबल स्ट्रक्चर की मदद से डेटा का ओवरव्यू जल्दी से बनाया जा सकता है।

निजी क्षेत्र से एक्सेल टेबल का उदाहरण

आप अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट में एक बजट बुक रखते हैं। आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि आपकी आय और व्यय कितना अधिक है। आप खर्चों को विभिन्न समूहों में वर्गीकृत कर सकते हैं। उदाहरण के लिए: किराया, किराने का सामान, बीमा, आदि। विभिन्न फ़ार्मुलों का उपयोग करके और विभिन्न खर्चों को दर्ज करके, उदाहरण के लिए, आप लंबी अवधि में वित्त की निगरानी कर सकते हैं। इस तरह आप विश्लेषण कर सकते हैं कि पिछले महीने या पिछले पांच सालों में आपके खर्च कैसे बदल गए हैं।

व्यापार क्षेत्र से एक्सेल स्प्रेडशीट का उदाहरण

उदाहरण के लिए, विभिन्न कंपनी स्थानों से डेटा रिकॉर्ड और मूल्यांकन करने के लिए कंपनियां एक्सेल टेबल का उपयोग कर सकती हैं। इसमें मुनाफे का निर्धारण उनकी संपूर्णता में या अलग-अलग शाखाओं में विभाजित किया जा सकता है। इसके अलावा, कर्मियों पर डेटा, उदाहरण के लिए, एक्सेल टेबल में डाला जा सकता है।

तालिका के विशेष रूप के रूप में पिवट टेबल

यदि डेटा सारणीबद्ध रूप में है और आप उसका मूल्यांकन करना चाहते हैं, तो एक्सेल जैसे स्प्रेडशीट प्रोग्राम तथाकथित पिवट टेबल बनाने का विकल्प प्रदान करते हैं। यह एक विशेष तालिका है जिसके साथ बड़ी मात्रा में डेटा को समझने योग्य दायरे में कम किया जा सकता है और विश्लेषण किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, फ़ोकस को उसी प्रकार के डेटा रिकॉर्ड पर रखा जा सकता है और पिवट तालिका में सारांशित किया जा सकता है। आंशिक परिणामों की गणना उसी तरह की जा सकती है। पिवट टेबल की संरचना एक्सेल टेबल की संरचना के समान होती है; यह सिर्फ एक और कार्य पूरा करता है।

पिवट टेबल का उदाहरण

एक कंपनी के पास अपने कर्मचारियों पर सूची के रूप में डेटा होता है। यह हो सकता है, उदाहरण के लिए, विभाग, लिंग, जन्म का वर्ष, वेतन और कंपनी के साथ रोजगार के वर्ष। इस एक्सेल टेबल को अब पिवट टेबल में बदला जा सकता है। इसका यह फायदा है कि अलग-अलग डेटा का अलग-अलग मूल्यांकन किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, पिवट टेबल औसत वेतन, कुल वेतन की गणना कर सकती है या व्यक्तिगत टीमों में कर्मचारियों की गणना कर सकती है। कंपनी में कितनी महिलाएं और पुरुष हैं या कर्मचारियों की औसत आयु कितनी अधिक है, इसका मूल्यांकन करना भी संभव है।

एक्सेल टेबल की संरचना सूचियों पर ये लाभ प्रदान करती है

एक्सेल में डाटा एंटर करते ही सबसे पहले एक लिस्ट बनाई जाती है। एक सूची को बटन या कुंजी संयोजनों का उपयोग करके तालिका में परिवर्तित किया जा सकता है। सूचियों की तुलना में टेबल्स के कई फायदे हैं। विशेष रूप से बड़े डेटा सेट के साथ काम करते समय, स्थानांतरण, मूल्यांकन या सॉर्टिंग के दौरान त्रुटियां आ सकती हैं, जो पूरे डेटा सेट को नष्ट कर देती हैं। दूसरी ओर, तालिकाओं के मामले में, डेटा रिकॉर्ड की छंटाई गलत नहीं है। टेबल्स बड़े डेटा सेट को एक प्रबंधनीय तरीके से प्रस्तुत करते हैं और आवश्यकतानुसार डेटा के विस्तार की संभावना प्रदान करते हैं।

एक्सेल टेबल की फॉर्मेटिंग कैसे काम करती है?

तालिकाओं को प्रारूपित करना आसान है। कुछ क्लिक के साथ, विभिन्न प्रारूप विकल्प हैं जो यह सुनिश्चित करते हैं कि जानकारी स्पष्ट रूप से प्रस्तुत की गई है।

• शीर्षलेख और पादलेख
• परिणाम लाइनें
• जुड़ी हुई पंक्तियाँ और स्तंभ
• पहली और आखिरी पंक्ति
• ऑटो फ़िल्टर

बेहतर अवलोकन के लिए शीर्षलेख और पादलेख

एक्सेल आपको हेडर और फुटर डालने का विकल्प प्रदान करता है। यह आपको अपनी कार्यपुस्तिका में तालिकाओं को स्पष्ट बनाने और आवश्यक जानकारी प्रदान करने की अनुमति देता है। हेडर या फुटर में पेज नंबर, तारीख या नाम के लिए जगह होती है। शीर्षक पंक्तियाँ भी हैं जो संबंधित कक्षों में दर्ज किए गए डेटा के प्रकार को दर्शाती हैं। यह हो सकता है, उदाहरण के लिए, पदनाम, मात्रा या समय अवधि। आप इन्हें अपनी इच्छानुसार फ़िल्टर कर सकते हैं। सूचियों के विपरीत, तालिकाओं के शीर्षलेख और पादलेख छिपाए और दिखाए जा सकते हैं।

एक्सेल टेबल के हिस्से के रूप में परिणाम लाइनें

समग्र परिणाम के रूप में विभिन्न कक्षों या कक्ष श्रेणियों के योग को दिखाने के लिए परिणाम पंक्तियाँ हैं। योग बनाने के अलावा, अन्य कार्यों को परिणाम पंक्ति को सौंपा जा सकता है। इन्हें तालिकाओं में दिखाया और छिपाया भी जा सकता है।

मर्ज की गई पंक्तियाँ और मर्ज किए गए कॉलम सेल की कई श्रेणियों को सारांशित करने के लिए

कोशिकाओं को लंबवत और क्षैतिज रूप से जोड़ा जा सकता है। यह तब एक तालिका के भीतर एक बेहतर अवलोकन प्रदान करने के लिए आवश्यक है। उदाहरण के लिए, आपने प्रत्येक माह के लिए एक सेल बनाया है। यह स्पष्ट करने के लिए कि दर्ज की गई संख्याओं का क्या अर्थ है, आप डेटा के ऊपर की कोशिकाओं को मर्ज कर सकते हैं और वहां एक शीर्षक सम्मिलित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यह "मासिक बिक्री" कह सकता है। आप स्वरूपित तालिकाओं में पहले और अंतिम कॉलम को आसानी से हाइलाइट भी कर सकते हैं। पहली या आखिरी पंक्ति को फ्रीज करना भी संभव है। यह आवश्यक अवलोकन प्रदान करता है, विशेष रूप से लंबी तालिकाओं के साथ। अन्यथा, स्क्रॉल करते समय, यह खोना आसान है कि यह कौन सा इनपुट है।

डेटा सॉर्ट करने के लिए उपयोगी ऑटोफ़िल्टर

एक्सेल के भीतर एक और उल्लेखनीय कार्य तथाकथित ऑटोफिल्टर है। फ़िल्टर फ़ंक्शंस के अलावा, सॉर्टिंग विकल्प भी हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप नामों की सूची वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करना चाहते हैं। हालाँकि, तब एक सेटिंग बनाई जानी चाहिए ताकि न केवल एक कॉलम को सॉर्ट किया जाए, बल्कि संबंधित पंक्तियों को भी। ऑटोफिल्टर का यह फायदा है कि, उदाहरण के लिए, आप वर्णानुक्रम में या संख्याओं को छोटे से बड़े में क्रमबद्ध कर सकते हैं और यह कि संबंधित डेटा स्वचालित रूप से भी सॉर्ट किया जाता है। इसके अलावा, व्यक्तिगत जानकारी को फ़िल्टर किया जा सकता है।

ऑटोफ़िल्टर उदाहरण

कर्मचारी डेटा के साथ एक्सेल तालिका में, आप फ़िल्टर करना चाहते हैं कि कितने स्थान xy से आते हैं। ऐसा करने के लिए, उपयुक्त ऑटो फ़िल्टर सेट किया जाना चाहिए और केवल उपयुक्त कर्मचारियों को प्रदर्शित किया जाना चाहिए। इसके अलावा, आप कई मापदंडों के अनुसार फ़िल्टर कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, मूल स्थान और टीम। संबंधित ऑटो फिल्टर के साथ, उपयोगकर्ता यह पता लगा सकते हैं कि एक टीम के कितने कर्मचारी एक ही स्थान पर रहते हैं।

पूर्वनिर्धारित और कस्टम तालिका शैलियाँ

एक्सेल आपको विभिन्न पूर्वनिर्धारित तालिका प्रारूप टेम्पलेट्स का एक बड़ा चयन प्रदान करता है। इसका बड़ा फायदा यह है कि सहायक तालिका तत्वों को जल्दी से अनुकूलित और बदला जा सकता है। कस्टम टेबल स्टाइल बनाना भी संभव है। कंपनियां विशेष रूप से अपने कॉर्पोरेट डिजाइन में टेबल बना सकती हैं। इस प्रकार तालिकाओं को आपके अपने फ़ॉन्ट या आपके अपने रंगों में प्रदर्शित किया जा सकता है।

अपने काम के लिए एक्सेल टेबल संरचना का कुशलतापूर्वक उपयोग करें

यदि आप पेशेवर या निजी वातावरण में स्वरूपित एक्सेल टेबल का उपयोग करना चाहते हैं, तो आपको कार्यक्रम की मूल बातें जाननी चाहिए। कई लोगों के लिए, एक्सेल एक चुनौतीपूर्ण कार्यक्रम है जिसमें असंख्य भ्रमित करने वाली विशेषताएं हैं।

सामान्य तौर पर, पहले ऑपरेशन की मूल बातों पर ध्यान केंद्रित करना उचित है। सिर्फ इसलिए कि स्वरूपण जैसे बुनियादी कार्यों में महारत हासिल है, कार्यक्रम पहले से ही कुशलता से उपयोग किया जा सकता है।

यह जानना भी उपयोगी है कि कार्यक्रम किन कार्यों को पूरा कर सकता है। यह महत्वहीन है कि क्या उपयोगकर्ता जानता है कि किस सूत्र का उपयोग किया जा रहा है और कैसे। यह अभी भी शोध किया जा सकता है और बाद में विनियोजित किया जा सकता है। यदि आप किसी विशिष्ट उद्देश्य के लिए एक्सेल का उपयोग करना चाहते हैं, तो आपको कौशल प्राप्त करते समय शुरुआत में खुद को इस तक सीमित रखना चाहिए और संभवतः बाद में अन्य कार्यों को जानना चाहिए। यह सुनिश्चित करता है कि उपयोगकर्ता शुरू से ही कार्यक्रम के दायरे से दूर नहीं जाता है और अवलोकन खो देता है।

निष्कर्ष: स्वरूपित एक्सेल टेबल संरचना डेटा के अवलोकन की सुविधा प्रदान करती है

एक्सेल प्रोग्राम माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज का हिस्सा है और एप्पल और माइक्रोसॉफ्ट यूजर्स के लिए उपलब्ध है। स्प्रैडशीट प्रोग्राम के साथ, उपयोगकर्ता कार्यपुस्तिका में तालिका में डेटा सूचीबद्ध कर सकते हैं और प्रोग्राम द्वारा इसका मूल्यांकन कर सकते हैं। एक्सेल टेबल की आसान संरचना उपयोगकर्ताओं को पंक्ति और कॉलम हेडर, हेडिंग और परिणाम लाइनों के माध्यम से डेटा का संरचित प्रदर्शन प्रदान करती है। इसके अलावा, महत्वपूर्ण सेल क्षेत्रों और उनके मूल्यों को उजागर करने के लिए या फ़ॉन्ट और आकार को बदलने के लिए स्वरूपण का उपयोग करना संभव है। इसके अलावा, दर्ज किए गए डेटा को एक्सेल टेबल में आरेखों में परिवर्तित किया जा सकता है, उदाहरण के लिए सूचना का स्पष्ट वितरण दिखाने के लिए। डेटा सूचियों की तुलना में, एक्सेल टेबल की संरचना में यह फायदा है कि विस्तारित फ़ंक्शन उपलब्ध हैं, जो प्रविष्टियों का समय बचाने और अधिक कुशल मूल्यांकन संभव बनाते हैं। टेबल के अलग-अलग डिज़ाइन के अलावा, उपयोगकर्ताओं को निश्चित रूप से टेम्प्लेट भी प्रदान किए जाते हैं जिनका उपयोग वे वर्कशीट में अपने डेटा का मूल्यांकन करने के लिए कर सकते हैं।