Word में फ़ील्ड कोड का सही उपयोग कैसे करें

फ़ील्ड कोड का उपयोग कैसे करें

आप इसे अच्छी तरह से जानते हैं: टेक्स्ट दस्तावेज़ बनाते समय, केवल वास्तविक कागजी कार्रवाई पर ध्यान केंद्रित नहीं किया जाता है। सामग्री और अभिव्यक्ति के अलावा, आपको फ़ॉन्ट और आकार, पंक्ति रिक्ति और कई अन्य विवरणों पर भी विचार करने की आवश्यकता है। विभिन्न क्षेत्र कार्य इसमें आपकी मदद करते हैं, जो अक्सर सचेत रूप से उपयोग किए जाते हैं, लेकिन कभी-कभी स्वचालित रूप से भी। लेकिन कार्य कहाँ छिपे हुए हैं और उनका सही तरीके से उपयोग कैसे किया जाता है?

फील्ड फ़ंक्शंस - उनके पीछे क्या है?

जब आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के साथ एक दस्तावेज़ बनाते हैं, तो आपको आमतौर पर पहले यह स्पष्ट करना चाहिए कि यह किस प्रकार का टेक्स्ट है। तदनुसार, आप तब एक फ़ाइल बनाते हैं जिसका प्रारूप और लेआउट टेक्स्ट प्रकार की आवश्यकताओं से मेल खाता है।

यहां आप फ़ॉन्ट के आकार और आकार को समायोजित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, लेकिन किनारे से और अपने पाठ की पंक्तियों के बीच की दूरी को भी। कई दस्तावेजों के लिए, पृष्ठ संख्या निर्दिष्ट करना भी आवश्यक है और, उदाहरण के लिए, वर्तमान तिथि डालें। यह वह जगह है जहाँ फ़ील्ड फ़ंक्शंस, जिन्हें शॉर्ट के लिए फ़ील्ड भी कहा जाता है, का उपयोग किया जाता है।

Office प्रोग्राम Word कुछ पाठ तत्वों को पहचानता है और आवश्यकतानुसार उन्हें स्वचालित रूप से बदल देता है। उदाहरण के लिए, तिथि को अद्यतन किया जा सकता है और हमेशा अद्यतित रखा जा सकता है। ये फ़ील्ड फ़ंक्शंस प्रारंभ में प्लेसहोल्डर हैं जिन्हें आप, उपयोगकर्ता, फ़ील्ड नाम असाइन करते हैं। लेकिन वर्ड में इस उपयोगी फ़ंक्शन का उपयोग कैसे किया जा सकता है? आप वांछित परिणाम कैसे प्राप्त करते हैं?

यह इस प्रकार काम करता है: फ़ील्ड फ़ंक्शंस और टेक्स्ट बनाने में उनकी भूमिका

आप किसी फ़ील्ड फ़ंक्शन को सक्रिय करने के लिए विभिन्न तरीकों से आगे बढ़ सकते हैं। एक सरल और अक्सर इस्तेमाल किया जाने वाला उदाहरण आपके टेक्स्ट में तारीख डाल रहा है। जब आप केवल तिथि को स्वयं टाइप कर सकते हैं, तो इनपुट फ़ंक्शन का उपयोग करके संख्या संयोजन को आपके दस्तावेज़ में भी एकीकृत किया जा सकता है।

1. सबसे पहले अपनी वर्ड फाइल के मेन्यू रिबन में "इन्सर्ट" टैब पर क्लिक करें।

2. दाईं ओर के क्षेत्र में आपको "टेक्स्ट" फ़ील्ड मिलेगा।

3. इस क्षेत्र में, विभिन्न प्रतीक विभिन्न फ़ील्ड फ़ंक्शंस को इंगित करते हैं जो प्रारंभ में आपके टेक्स्ट में प्लेसहोल्डर के रूप में एकीकृत होते हैं। वर्तमान तिथि सम्मिलित करने के लिए कैलेंडर आइकन चुनें।

   

4. फिर एक अतिरिक्त विंडो खुलेगी। "स्वचालित रूप से अपडेट करें" बॉक्स को चेक करें।

   

5. अब आप कर्सर को फ़ील्ड में रख सकते हैं और अपने टेक्स्ट में दिनांक बदल सकते हैं या इसे स्वचालित रूप से अपडेट कर सकते हैं।

तिथि की तरह, आप अपने टेक्स्ट के कई अन्य घटकों को भी वर्ड एडिट कर सकते हैं। फील्ड फ़ंक्शंस गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों को कवर करते हैं जो आपको उपयोगी लग सकते हैं। यह व्यावहारिक भी है: यदि आपको स्वचालित परिवर्तनों की आवश्यकता नहीं है, तो आप अस्थायी रूप से फ़ील्ड अपडेट को बंद कर सकते हैं।

सही उपयोग: फ़ील्ड फ़ंक्शंस यहाँ विशेष रूप से उपयुक्त हैं

फ़ील्ड फ़ंक्शंस का उपयोग हमेशा समझ में नहीं आता है। सही जगह पर डाला गया, फ़ंक्शन आपके दैनिक कार्य को सरल करता है और जल्दी से संतोषजनक परिणाम देता है। जब आप एक पृष्ठ सेट करते हैं, तो आप कार्यों के लिए तेजी से प्रगति करेंगे: उदाहरण के लिए, स्रोत सूची और आपकी फ़ाइल की सामग्री की तालिका कुछ ही क्लिक के साथ अपडेट की जा सकती है। यहां आपको अपनी निर्देशिका में शीर्षकों को मैन्युअल रूप से स्थानांतरित करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन फ़ील्ड संपत्ति का उपयोग करके Word को स्वचालित रूप से काम करने दे सकते हैं।

यह आपके दस्तावेज़ को संशोधित करने की परेशानी को कम करता है। ऊपर उल्लिखित फ़ील्ड फ़ंक्शंस के अलावा, निम्नलिखित तत्व भी सुविधाओं (एकीकृत संपादन उपकरण और Word में सहायता) से संबंधित हैं जो कार्यालय प्रोग्राम को पाठ कार्य में एक उपयोगी सहायक बनाते हैं:

• लिंक फ़ील्ड
• लेखक क्षेत्र
• संख्यापृष्ठ फ़ील्ड
• फ़ाइलनाम फ़ील्ड
• उद्धरण क्षेत्र

ये और कई अन्य फ़ील्ड फ़ंक्शंस Word टेक्स्ट में सामान्य हैं। उन्हें आवश्यकतानुसार संपादित किया जा सकता है और व्यक्तिगत विचारों और उपयोगकर्ता व्यवहार के अनुसार सेट किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने पाठ में उद्धरण या लेखक का नाम जोड़ते हैं, तो आप एक क्लिक से नई फ़ील्ड का चयन कर सकते हैं।

धूसर फ़ील्ड छायांकन आपको दिखाता है कि फ़ील्ड सामग्री को अब संपादित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक उद्धरण निर्दिष्ट करते समय, आप चुन सकते हैं कि क्या केवल लेखक का नाम या प्रकाशन का वर्ष और स्थान भी निर्दिष्ट किया जाना चाहिए।

बहुमुखी और गतिशील: इस प्रकार आप अपने दस्तावेज़ में फ़ील्ड फ़ंक्शंस को एकीकृत करते हैं

टेक्स्ट दस्तावेज़ अपने पाठकों का ध्यान आकर्षित करते हैं, खासकर यदि वे एक बहुमुखी और संरचित तरीके से संरचित होते हैं। हाइपरलिंक, उद्धरण और आकर्षक रूप से डिज़ाइन किया गया शीर्षलेख और पाद लेख पाठ को सुसंगत बनाते हैं।

एक नियम के रूप में, पृष्ठ संख्याएँ शीर्षलेख या पाद लेख में स्थित होती हैं। यहां भी, आपके पास कई विकल्प हैं: आप अपने दस्तावेज़ के पृष्ठों को मैन्युअल रूप से क्रमांकित कर सकते हैं या आप संबंधित फ़ील्ड फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप कर्सर को शीर्ष लेख या पाद लेख में रखते हैं, तो फ़ील्ड की छायांकन दिखाई देने लगती है। फिर आप संबंधित टेक्स्ट प्रॉपर्टी में बदलाव कर सकते हैं या फ़ील्ड को अपडेट कर सकते हैं।

उसी तरह, Word में फ़ाइल नाम फ़ील्ड फ़ंक्शंस का उपयोग करके पाद लेख में सम्मिलित किए जा सकते हैं। कार्यालय कार्यक्रम उपयोगकर्ताओं को विभिन्न त्वरित बिल्डिंग ब्लॉक प्रदान करता है जिन्हें विभिन्न कुंजी संयोजनों के साथ सक्रिय किया जा सकता है। इसमें शामिल हैं, उदाहरण के लिए, मैक्रोज़ (क्विक एक्सेस के साथ अक्सर उपयोग किए जाने वाले कमांड) या ऑटो टेक्स्ट जिन्हें पहले से सहेजा जा सकता है और आवश्यकतानुसार कॉल किया जा सकता है।

इस प्रकार आप अपने कार्य को सरल बनाते हैं: फ़ील्ड फ़ंक्शंस को सक्रिय और सहेजना

फ़ील्ड फ़ंक्शंस का उपयोग कुंजी संयोजन के साथ भी किया जा सकता है। Word के संस्करण के आधार पर, आप फ़ील्ड सामग्री की स्थिति के लिए विभिन्न संयोजनों का उपयोग कर सकते हैं। Word 2007 और 2010 में अपने टेक्स्ट में फ़ील्ड कोड को कैसे एकीकृत करें:

नियंत्रण कुंजी [CTRL] दबाएँ।

कुंजी दबाए रखें और [F9] भी दबाएं।

अब कोष्ठक और क्षेत्र छायांकन दिखाई देते हैं। फ़ील्ड में अपनी इच्छित फ़ील्ड प्रॉपर्टी या फ़ील्ड का नाम लिखें, उदा. बी "तारीख" तिथि के लिए। दस्तावेज़ अब स्वचालित रूप से संबंधित दिन की तारीख खींचता है।

अन्य सुविधाओं को भी [CTRL] कुंजी के साथ Word में सक्रिय किया जा सकता है। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप किसी फ़ील्ड फ़ंक्शन में प्रवेश करने के लिए कोष्ठक खोलने के लिए सही कुंजी संयोजन का चयन करते हैं। अधिक जानकारी को शिफ्ट कुंजी के साथ बुलाया जा सकता है। इस तरह, उदाहरण के लिए, आप टेक्स्ट ब्लॉक को एक पृष्ठ पर सटीक रूप से रख सकते हैं और उन्हें अपने विचारों के अनुसार डिज़ाइन कर सकते हैं।

त्वरित भागों के अलावा, कार्यालय कार्यक्रम अन्य कार्य भी प्रदान करता है जो पाठ दस्तावेज़ों के साथ काम करना आसान बनाता है। उदाहरण के लिए, आप अनुवाद सम्मिलित कर सकते हैं या टेम्पलेट बना सकते हैं। इसके अलावा, प्रपत्र पत्र सेट किए जा सकते हैं और एक वर्ड फ़ाइल को पीडीएफ के रूप में सहेजा जा सकता है। अपने दस्तावेज़ भेजने या प्रिंट करने से पहले, आपको फ़ाइलों की दोबारा जाँच करनी चाहिए।

परिवर्तन और सुधार: Word के साथ कार्य करना

"खोज और बदलें" के साथ आप अपनी फ़ाइल में सामान्य त्रुटियां ढूंढ सकते हैं और उन्हें एक चरण में बदल सकते हैं। न केवल दस्तावेज़ की सामग्री की जाँच की जानी चाहिए और, यदि आवश्यक हो, तो सुधारा जाना चाहिए: आपके दस्तावेज़ के प्रारूप में त्रुटियाँ भी हो सकती हैं।

सामान्य रूप से त्वरित मॉड्यूल या फ़ील्ड फ़ंक्शंस आपको त्रुटि के स्रोतों से बचने में मदद करते हैं और इस प्रकार जल्दी से एक आकर्षक परिणाम प्राप्त करते हैं। आप Word को दिनांक, पृष्ठ संख्या और कोटेशन जैसी जानकारी को स्वचालित रूप से नियंत्रित करने दे सकते हैं। इसके अलावा, आपके काम में तेजी आई है: आप पहले से तैयार की गई दस्तावेज़ सामग्री को गतिशील रूप से सम्मिलित कर सकते हैं और इसे आसानी से एक्सेस कर सकते हैं।

जानकर अच्छा लगा: अपने टेक्स्ट दस्तावेज़ को यथासंभव एक समान बनाने के लिए, टेक्स्ट फ़ील्ड और पेज नंबर के साथ-साथ NumPages फ़ील्ड - यानी पेजों की कुल संख्या पर पेज नंबर - को पूरी फ़ाइल में उसी तरह डिज़ाइन किया जाना चाहिए। आप इसके लिए तथाकथित मर्ज प्रारूप का उपयोग कर सकते हैं। फ़ील्ड में {STYLEREF "Heading 1" \ n \ * MERGEFORMAT} टाइप करने से, फ़ील्ड परिणाम उसी तरह से फ़ॉर्मेट हो जाएगा जैसे वह पैराग्राफ़ जिसमें फ़ील्ड स्थित है। आप एक पेज पर टेक्स्ट को दूसरे पेज पर जारी रखने के लिए भी सेट कर सकते हैं।

निष्कर्ष: क्षेत्र समर्थन के रूप में कार्य करता है

फ़ील्ड फ़ंक्शंस कई तरह से दस्तावेज़ बनाने की प्रक्रिया में सहायक होते हैं। वे आपको महत्वपूर्ण टेक्स्ट तत्वों को सम्मिलित करने और मौजूदा दस्तावेज़ सामग्री को अपडेट करने की अनुमति देते हैं। आप अपनी व्यक्तिगत आवश्यकताओं के अनुसार तैयार फ़ाइल बनाने के लिए कुछ सेटिंग्स और वैयक्तिकरण करने के लिए फ़ील्ड फ़ंक्शंस का उपयोग कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, आप प्रभावित कर सकते हैं कि टेक्स्ट फ़ील्ड फ़्रेम तुरंत प्रिंट हो जाएंगे या आपके मेल मर्ज में कुछ डेटा शामिल किया जाएगा या नहीं। वर्ड व्यक्तिगत विचारों को स्थान देता है और उपयोगकर्ताओं को विभिन्न क्षेत्र कार्यों के साथ पेशेवर और कुशलता से दस्तावेजों को व्यवस्थित करने का विकल्प प्रदान करता है।

प्रश्नोत्तर:

मेरे दस्तावेज़ों को मानकीकृत करने के लिए कौन से फ़ील्ड फ़ंक्शन मदद करते हैं?

मर्ज प्रारूप आपको फ़ील्ड में एक समान सेटिंग बनाने में मदद करता है। जब आप फ़ॉर्मेट कमांड दर्ज करते हैं, तो आपके पास किसी फ़ील्ड के गुणों को बाद के फ़ील्ड में स्थानांतरित करने का विकल्प होता है। इस प्रकार आप अपने शेष टेक्स्ट दस्तावेज़ के लिए समान सेटिंग्स का उपयोग करते हैं।

मैं अपने टेक्स्ट में फ़ील्ड्स को कैसे पहचानूं?

आप फ़ील्ड फ़ंक्शंस को विभिन्न तरीकों से प्रदर्शित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप [CTRL + A] के साथ संपूर्ण पाठ का चयन करते हैं, तो आप फ़ील्ड फ़ंक्शन देखेंगे। किसी भी स्थिति में, जब आप किसी फ़ील्ड फ़ंक्शन पर क्लिक करते हैं, तो एक फ़ील्ड छायांकन दिखाई देता है। फ़ील्ड के कोने में छोटे तीर पर एक और क्लिक के साथ, आपके सेटिंग विकल्प दिखाई देते हैं।