इस प्रकार आप समान प्राप्तकर्ताओं को समान या समान सामग्री के साथ मीटिंग अनुरोध शीघ्रता से लिखने के लिए आउटलुक टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं।
आपको न केवल ई-मेल के लिए, बल्कि अनावश्यक टाइपिंग को बचाने के लिए नियमित मीटिंग अनुरोधों के लिए भी अपने स्वयं के टेम्प्लेट को परिभाषित करना चाहिए।
आप निम्नलिखित तीन युक्तियों में पढ़ सकते हैं कि कैसे टेम्पलेट्स को शीघ्रता से सुलभ बनाया जाए:
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आउटलुक टेम्प्लेट तक त्वरित पहुंच
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मेल टेम्प्लेट जल्दी से एक्सेस करें
- टेम्प्लेट के लिए स्वयं का मेनू
मीटिंग अनुरोध टेम्प्लेट को परिभाषित करने के लिए:
1. मीटिंग अनुरोध बनाएं (CTRL + SHIFT + Q) और आवश्यक जानकारी दर्ज करें। "प्रति" फ़ील्ड में, उन प्राप्तकर्ताओं का चयन करें जो सामान्य रूप से अनुरोध प्राप्त करेंगे। उपयुक्त श्रेणियों को परिभाषित करना भी उपयोगी हो सकता है।
2. जैसे ही आप कर लें, "फ़ाइल, इस रूप में सहेजें" कमांड का चयन करें।
3. "फ़ाइल प्रकार" फ़ील्ड में, "आउटलुक टेम्पलेट (* अक्सर)" चुनें।
4. अर्थपूर्ण फ़ाइल नाम दर्ज करें और सहेजें क्लिक करें.
5. अब आप खुली हुई मेल भेज सकते हैं या उसे बंद कर सकते हैं।
महत्वपूर्ण लेख: यदि आपने Word को अपने मेल संपादक के रूप में सेट किया है, तो चरण 3 में OFT स्वरूप (Outlook टेम्पलेट) का चयन नहीं किया जा सकता है। इस टिप में आप पढ़ सकते हैं कि आप वर्ड के बावजूद आउटलुक के टेम्पलेट फ़ंक्शन का उपयोग कैसे कर सकते हैं।
जैसे ही आप टेम्प्लेट के आधार पर एक नया ईमेल लिखना चाहते हैं, इस प्रकार आगे बढ़ें:
1. "फाइल, न्यू" कमांड को कॉल करें और फिर "फॉर्म का चयन करें"।
2. "लुक इन" फील्ड में, "फाइल सिस्टम में टेम्प्लेट" चुनें।
3. अब आप अपने द्वारा बनाए गए टेम्प्लेट देख सकते हैं। जिसे आप चाहते हैं उसे चुनें और इसे खोलें।
4. अब लापता जानकारी (जैसे प्राप्तकर्ता, एक अनुलग्नक या एक वाक्यांश) भरें और फिर अनुरोध भेजें।
