शब्द संगतता: 4 युक्तियाँ और तरकीबें

यदि कार्यालय के संस्करण असंगत हैं तो आप ऐसा करते हैं

व्यावहारिक कंप्यूटर प्रोग्रामों ने काम की डिजिटल दुनिया के साथ-साथ निजी जीवन को भी काफी सरल बना दिया है। सबसे ऊपर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम वर्ड। इस सॉफ़्टवेयर का नियमित रूप से आगे विकास न केवल नए व्यावहारिक कार्य लाता है, बल्कि अक्सर संगतता समस्याएं भी लाता है। लेकिन वे क्या हैं और आप उनसे कैसे मिल सकते हैं?

1. शब्द संस्करण संगतता: इसका क्या अर्थ है?

सॉफ्टवेयर कंपनी माइक्रोसॉफ्ट नियमित अंतराल पर नए ऑफिस पैकेज जारी करती है। यह आमतौर पर कार्यालय में उपयोग किए जाने वाले सॉफ्टवेयर का एक संग्रह है। आप अद्यतन संस्करण खरीदकर नवीनतम संस्करण का उपयोग करने के लिए लाइसेंस प्राप्त कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, इस तरह के पैकेज में वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम वर्ड, प्रेजेंटेशन सॉफ्टवेयर पावरपॉइंट और स्प्रेडशीट प्रोग्राम एक्सेल शामिल हैं।

मूल Word 2000 संस्करण के बाद से, Microsoft ने Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 और 2022-2023 जारी किया है। नवाचारों का मतलब है कि हर बार अलग-अलग विवरणों के साथ संभालना आसान होता है। एक अन्य बड़ा परिवर्तन फ़ाइल स्वरूप को Word 2003 से Word 2007 में XML-आधारित फ़ाइल स्वरूप में बदलने से संबंधित है। XML का अर्थ "एक्सटेंसिबल मार्कअप लैंग्वेज" है - जर्मन में इसका अर्थ "टेक्स्ट प्रोडक्शन के लिए विस्तार योग्य मशीन-पठनीय भाषा" जैसा कुछ है। दूसरे शब्दों में: यह एक ऐसी भाषा है जिसे Word और आपका PC दोनों समझते हैं।

कहा गया है कि परिवर्तन का मतलब न केवल उपयोगकर्ता के लिए एक बदलाव है, बल्कि इसमें वर्ड संगतता के साथ समस्याएं भी शामिल हैं। लेकिन वास्तव में क्या होता है जब आप एक पुरानी या नई वर्ड फ़ाइल खोलते हैं और समस्याओं का समाधान कैसे किया जा सकता है?

2. जब मैं Word के असंगत संस्करण खोलता हूँ तो क्या होता है?

वर्ड फाइल को खोलने के दो कारण हैं जो आपके पीसी पर स्थापित ऑफिस संस्करण के साथ संगत नहीं हैं: या तो आप अपने पीसी पर वर्ड के पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं या प्राप्त दस्तावेज़ पिछले संस्करण में बनाया गया था। परिणामी समस्याएं हमेशा तुलनीय होती हैं।

यदि आप पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो संभवतः आपको फ़ाइल खोलने में कठिनाई होगी और कुछ सुविधाएँ गलत तरीके से प्रदर्शित होंगी या बिल्कुल नहीं। दूसरी ओर, यदि आप Word दस्तावेज़ के लेखक की तुलना में Word के नए संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो आपके द्वारा किए गए परिवर्तन - नए Word संस्करण के साथ - गलत तरीके से प्रदर्शित या प्रदर्शित नहीं हो सकते हैं।

यदि आप सहकर्मियों या मित्रों के साथ दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करना चाहते हैं, तो हम अनुशंसा करते हैं कि उन्हें एक संगत फ़ाइल स्वरूप में सहेजने या संगतता मोड में काम करने के लिए। इसका मतलब है कि वर्ड डॉक्यूमेंट को इस तरह से सेव किया जाता है कि इसे विभिन्न प्रोग्राम वर्जन द्वारा बिना किसी समस्या के खोला जा सकता है।

फ़ाइल स्वरूपों में समस्या: DOC या DOCX?

सबसे अधिक समस्याग्रस्त नए वर्ड दस्तावेज़ हैं जिन्हें पुराने प्रोग्राम संस्करण वर्ड 2000, वर्ड एक्सपी या 2003 के साथ खोला जाना चाहिए। क्योंकि 2003 से छोटे सभी संस्करण एक अनुकूलित फ़ाइल स्वरूप में सहेजे गए हैं। .doc एक्सटेंशन वाली फ़ाइल के बजाय, Word 2007, 2010, 2016 और 2022-2023 .docx में समाप्त होने वाली फ़ाइलें बनाएं।

इसके पीछे टेक्स्ट फाइल को सेव करने के तरीके में बदलाव है। एक .docx फ़ाइल एक्सएमएल डेटा के रूप में छवियों और टेक्स्ट को अन्य चीजों के साथ सहेजती है और फिर उन्हें ज़िप फ़ोल्डर के समान संपीड़ित करती है।

जब आप ऐसे दस्तावेज़ खोलते हैं तो Word केवल सामग्री को अनपैक करता है। इसका मतलब है कि कम संग्रहण स्थान की आवश्यकता है - और ई-मेल द्वारा भेजना, उदाहरण के लिए, अधिक सरल है। हालाँकि, यदि आपके कंप्यूटर पर Word का पुराना संस्करण स्थापित है, तो आप इस नए प्रारूप को नहीं खोल पाएंगे और फलस्वरूप आप पाठ और छवि सामग्री तक नहीं पहुँच पाएंगे।

विभिन्न विशेषताएं और स्वरूपण: क्या जोड़ा जाता है, क्या खोया जाता है?

इसके अलावा, वर्ड के विभिन्न संस्करण कार्यक्षमता और शैलियों के मामले में भिन्न हैं। उदाहरण के लिए, Word 2010 के बाद से विस्तारित संख्या प्रारूप हैं और 2016 से उपयोगकर्ता दस्तावेज़ में टिप्पणियों को पूर्ण के रूप में चिह्नित करने में सक्षम हैं।

यदि आप पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो असंगतताओं से बचा नहीं जा सकता है। आपका वर्ड प्रोग्राम फोंट जैसे कुछ तत्वों की गलत व्याख्या करता है और उन्हें बिल्कुल भी प्रदर्शित नहीं कर सकता है। 1997 के बाद से Word में सुविधाओं के आगे विकास का एक सिंहावलोकन निम्नलिखित है:

विशेषता	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
सूत्रों
मेजर और माइनर फोंट
विस्तारित नंबरिंग प्रारूप
टिप्पणियों को हो गया के रूप में चिह्नित किया जा सकता है
वास्तविक समय में सह-लेखकों द्वारा किए गए परिवर्तन देखें

यह केवल उन कार्यों का एक हिस्सा है जो कार्यालय पीढ़ी से पीढ़ी तक जोड़े गए हैं। उदाहरण के लिए, Office2022-2023 में कई अन्य सेटिंग्स हैं जो अधिक पहुंच को सक्षम करती हैं।

हालांकि, न केवल विकल्प जोड़े गए हैं, बल्कि पिछले संस्करणों के तत्व भी खो गए हैं। यदि आप पुरानी सुविधाओं का उपयोग करना जारी रखना चाहते हैं और धीरे-धीरे नए कार्यालय संस्करणों के लिए अभ्यस्त हो जाते हैं, तो यह विशेष तरकीबों का सहारा लेने के लायक है, जिसके साथ आप कष्टप्रद सेटअप संवादों से बच सकते हैं।

3. मैं दूसरों के साथ अपने दस्तावेज़ की संगतता का पता कैसे लगा सकता हूँ?

पाठ लिखते समय किसी दस्तावेज़ की Microsoft Office के अन्य संस्करणों के साथ संगतता सुनिश्चित करने के लिए, संगतता जाँच की अनुशंसा की जाती है। इन सबसे ऊपर, आप इस बारे में जानकारी प्राप्त करते हैं कि क्या उपयोग की जाने वाली सुविधाएँ पुराने संस्करणों में समर्थित हैं:

आप निम्न चार चरणों द्वारा संगतता की जांच करते हैं:

"फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें और "सूचना" बटन का चयन करें।

"समस्याओं की जांच करें" चुनें।

ड्रॉप-डाउन मेनू में "संगतता जांचें" चुनें और, यदि आवश्यक हो, तो "प्रदर्शन किए जाने वाले संस्करण का चयन करें" के अंतर्गत संबंधित कार्यालय संस्करण की खोज करें।

मौजूदा संगतता समस्याएं "सारांश" विंडो में सूचीबद्ध हैं।

यदि आपको यहां असंगतताएं दिखाई जाती हैं, तो आपके पास संबंधित सुविधाओं को पुराने संस्करणों में प्रदर्शित सुविधाओं के साथ बदलने का विकल्प है। सुनिश्चित करने के लिए, वांछित परिणाम प्राप्त करने तक परीक्षण फिर से चलाएं।

4. यदि Office संस्करण असंगत हैं तो समाधान क्या है?

व्यक्तिगत असंगतियों को ठीक करने की संभावना के अलावा, संगत वर्ड फाइलों के लिए और अधिक सुरुचिपूर्ण समाधान भी हैं। दस्तावेज़ बनाते समय भी, आप पिछले संस्करणों के साथ संगतता पर ध्यान दे सकते हैं। हालांकि, कभी-कभी एक अतिरिक्त प्रोग्राम डाउनलोड करना आवश्यक होता है।

Microsoft Office 2000, XP और 2003 के लिए संगतता पैक

Microsoft Office 2000, XP या 2003 के उपयोगकर्ताओं के लिए तथाकथित "संगतता पैक" आवश्यक है। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, Word 2007 के बाद से विभिन्न फ़ाइल स्वरूप हैं। पुराने Office संस्करणों के साथ .docx फ़ाइलें खोलने के लिए, एक पूरक पैकेज की आवश्यकता होती है।

ऐसे ही कन्वर्टर हैं जो आपको Word में पुरानी वर्क्स फ़ाइलें खोलने की अनुमति देते हैं। कार्यक्षमता के संदर्भ में, ऐसे रूपांतरण अनुप्रयोग बहुत समान हैं। आप एक टेक्स्ट फ़ाइल आयात करते हैं और इसे लक्ष्य प्रारूप में आउटपुट प्राप्त करते हैं। "संगतता पैक" के साथ .docx पाठ फ़ाइलें खोलते समय मज़बूती से काम करता है, .docx फ़ाइलों के ग्राफ़िक्स और पाठ कभी-कभी गलत तरीके से प्रदर्शित होते हैं। ऐसा तब भी होता है जब आप Word 2007 या उसके बाद के संस्करण में .doc टेक्स्ट फ़ाइल को सहेजते और संपादित करते हैं।

सही प्रारूप में लक्षित भंडारण: यह इस तरह काम करता है

"संगतता पैक" के साथ आपके पास एक कनवर्टर है जो आपको .docx दस्तावेज़ों तक पहुँचने में सक्षम बनाता है। इसके विपरीत, यदि आप Word के नए संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको .doc फ़ाइलों तक पहुँचने में समस्या हो सकती है। एक .doc फ़ाइल को .docx प्रारूप में कुछ ही क्लिक में सहेजा जा सकता है:

फ़ाइल टैब पर क्लिक करें।

"इस रूप में सहेजें" चुनें।

ड्रॉप-डाउन मेनू से .doc फ़ाइल के बजाय .docx चुनें।

सहेजें बटन पर क्लिक करें।

पुराने संस्करणों के लिए Word दस्तावेज़ बनाएँ

दूसरी ओर, यदि आप सह-लेखक नहीं हैं, लेकिन एक Word दस्तावेज़ बनाते हैं और फिर इसे 2007 से पुराने सॉफ़्टवेयर संस्करणों के उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करते हैं, तो आपके पास इसे भेजने से पहले संगतता स्थापित करने का विकल्प होता है। सहेजते समय आप "वर्ड 97-2003" का चयन करके ऐसा कर सकते हैं। चरण दर चरण निम्नानुसार आगे बढ़ें:

1. सिस्टम ट्रे में "फाइल" पर जाएं।

2. इस रूप में सहेजें" पर क्लिक करें।

   

3. .docx के बजाय "वर्ड 97-2003" चुनें।

   

4. "सहेजें" पर क्लिक करके अपनी प्रविष्टि की पुष्टि करें।

आपके पास न केवल वर्णित दो फ़ाइल स्वरूपों में से विकल्प हैं, बल्कि इनमें से भी चुन सकते हैं:

• वर्ड दस्तावेज़ (.docx)
• वर्ड एक्सएमएल दस्तावेज़ (.xml)
• XPS दस्तावेज़ (.xps)
• Word 97-2003 दस्तावेज़ (.doc)
• माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (.docm) में फाइल एक्सटेंशन

यह आपको मैन्युअल रूप से यह निर्धारित करने की अनुमति देता है कि आप किस फ़ाइल स्वरूप में सहेजते हैं और Word में एक टेक्स्ट दस्तावेज़ साझा करते हैं।

संगतता मोड: Word आपके लिए सुविधाओं के समायोजन को संभाल लेता है

हालाँकि, Word में संगतता मोड भी है। Word के पुराने संस्करणों में बनाए गए दस्तावेज़ खोलते समय यह मोड स्वचालित रूप से संगतता सुनिश्चित करता है। क्योंकि संगतता मोड में नए Office संस्करण के अंतर्गत संपादन के दौरान कोई भी विस्तारित और अनुकूलित सुविधाएँ उपलब्ध नहीं हैं।

जो लोग एक दस्तावेज़ पर एक साथ काम करते हैं लेकिन विभिन्न कार्यालय संस्करणों का उपयोग करते हैं, इसलिए उनके पास केवल उन कार्यों तक पहुंच होती है जो शामिल सबसे पुराने संस्करण के तहत भी उपलब्ध हैं। किसी भिन्न पीढ़ी के Office के साथ Word दस्तावेज़ को संपादित करते समय प्रारूप भी अपरिवर्तित रहता है।

संगतता मोड आमतौर पर दस्तावेज़ शीर्षक के दाईं ओर शीर्षक पट्टी में दिखाया जाता है। एक बार सक्रिय होने के बाद, आपको इस बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है कि आपकी वर्ड फ़ाइल संपादन के बाद भी सह-लेखकों के संस्करणों के साथ संगत होगी या नहीं। Word आपके लिए Word के विभिन्न संस्करणों का समन्वय करेगा।

निष्कर्ष: सही पृष्ठभूमि ज्ञान के साथ संगतता समस्याओं से निपटना

Microsoft Word के साथ यह न केवल यह जानना उपयोगी है कि Word को वैयक्तिकृत कैसे करें, अपने स्वयं के दस्तावेज़ों की सुरक्षा करें या Word ऐड-इन्स को सक्रिय करें। Word संस्करणों की अनुकूलता भी एक बाधा हो सकती है जिसे आप व्यावहारिक चरणों के उचित ज्ञान से दूर कर सकते हैं।

इससे सहकर्मियों के साथ-साथ विभिन्न Office संस्करणों का उपयोग करने वाले मित्रों के साथ डेटा का आदान-प्रदान करना आसान हो जाता है। संगतता मोड के अतिरिक्त, आप उपयोग की गई सुविधाओं और फ़ाइल स्वरूपों को स्वतंत्र रूप से प्रबंधित करने के लिए Word में मैन्युअल सेटिंग विकल्पों का भी उपयोग कर सकते हैं।

प्रश्नोत्तर:

Word में संगतता समस्या क्या है?

जब लोग - चाहे वह काम हो या निजी - एक टेक्स्ट दस्तावेज़ पर एक साथ काम करते हैं लेकिन माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के एक ही संस्करण का उपयोग नहीं करते हैं, फाइलों को खोलने और फाइलों के उचित प्रदर्शन के साथ समस्याएं उत्पन्न होती हैं। शब्द के संस्करण हैं:

• वर्ड 2000
• वर्ड एक्सपी
• वर्ड 2003, 2007, 2013, 2016 और 2022-2023

Word में .doc और .docx फ़ाइलों में क्या अंतर है?

Word 2007 के बाद से, टेक्स्ट फ़ाइलें अब संक्षिप्त नाम .doc के साथ नहीं, बल्कि एक्सटेंशन .docx के साथ सहेजी जाती हैं। इसके पीछे जानकारी संग्रहीत करने का एक अधिक संकुचित और इसलिए अधिक स्थान बचाने वाला तरीका है। तकनीकी शब्द फ़ाइल स्वरूप है।

आप संगतता मुद्दों के आसपास कैसे काम करते हैं?

यदि Word फ़ाइलें असंगत हैं, तो इसे प्रारूपों को सहेजने के लिए विभिन्न विकल्पों का उपयोग करके मैन्युअल रूप से हल किया जा सकता है। या आप प्रदर्शन समस्याओं के प्रबंधन और फ़ाइलों तक पहुँच को Word के स्वचालित संगतता मोड पर छोड़ सकते हैं।

संगतता मोड कैसे काम करता है?

Word का संगतता मोड उन सभी कार्यों को निष्क्रिय कर देता है जो पुराने संस्करणों में उपलब्ध नहीं थे। इसका मतलब यह है कि उपयोगकर्ताओं के पास सभी संशोधनों सहित वर्ड फ़ाइल तक पहुंच है, भले ही कार्यालय पीढ़ी का उपयोग किया गया हो। शैली टेम्पलेट भी बनाए रखा जाता है और सही ढंग से प्रदर्शित किया जाता है।