निर्देश: वर्ड फाइल को पीडीएफ के रूप में कैसे सेव करें

वर्ड को पीडीएफ में बदलने के फायदे

जो कोई भी ई-मेल या अन्य चैनलों द्वारा वर्ड फाइलों को तीसरे पक्ष के साथ साझा करता है, वह नोटिस करेगा कि फाइलें अक्सर भेजी जाने के लिए बहुत बड़ी होती हैं या अनुकूलता के कारणों से प्राप्तकर्ता द्वारा खोली नहीं जा सकती हैं। इन और अन्य समस्याओं से बचने के लिए, Word फ़ाइलों को PDF के रूप में सहेजा जा सकता है। यह माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का उपयोग करके जल्दी और मुफ्त में किया जा सकता है।

पीडीएफ प्रारूप को क्या खास बनाता है?

संक्षिप्त नाम "पीडीएफ" अंग्रेजी शब्द "पोर्टेबल दस्तावेज़ प्रारूप" के लिए है। PDF एक क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म फ़ाइल स्वरूप है। इसका मतलब है कि मैक और विंडोज पीसी दोनों उपयोगकर्ता आसानी से पीडीएफ दस्तावेज़ खोल सकते हैं।

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि पीसी के पास माइक्रोसॉफ्ट लाइसेंस है या नहीं। पीडीएफ को विभिन्न मुफ्त कार्यक्रमों का उपयोग करके खोला जा सकता है। क्लासिक वर्ड फ़ाइल की तुलना में इस फ़ाइल प्रारूप का यह मुख्य लाभ है। और पीडीएफ में अन्य विशेष विशेषताएं हैं: एक ओर, पीडीएफ प्रारूप में एक दस्तावेज़ को बदला नहीं जा सकता है। दूसरी ओर, पोर्टेबल दस्तावेज़ प्रारूप क्लासिक टेक्स्ट या छवि फ़ाइल की तुलना में कम संग्रहण स्थान लेता है।

संगतता समस्याओं से बचने के लिए, Microsoft किसी भी Word फ़ाइल को PDF के रूप में सहेजने की अनुमति देता है। आप इसे कुछ सरल चरणों में स्थान बचाने वाली और अपरिवर्तनीय पीडीएफ फाइल में बदल सकते हैं।

भेजते समय लाभ - सामग्री को सुरक्षित और कॉम्पैक्ट रूप से भेजना

वर्ड से पीडीएफ में रूपांतरण विशेष रूप से वांछनीय है जब एक वर्ड दस्तावेज़ ई-मेल या मैसेंजर सेवा के माध्यम से भेजा जाता है। पीडीएफ प्रारूप में, आपके लेखन को जानबूझकर या अनजाने में नहीं बदला जा सकता है। विशेष रूप से यदि आप अनुबंध भागीदारों को सूचित करने के लिए पेशेवर कारणों से एक दस्तावेज़ भेजते हैं, तो बुकमार्क के साथ पीडीएफ फाइलें बनाना सार्थक है। वे सुनिश्चित करते हैं कि प्राप्तकर्ता दस्तावेज़ को खोल सकता है और उसे नियत मार्ग पर पढ़ सकता है।

एक विशेष हाइलाइट: वर्ड से आप टेक्स्ट फाइलों को पीडीएफ फाइलों के रूप में स्वचालित रूप से भेज सकते हैं। आपको फ़ाइल को कनवर्ट या कनवर्ट करने या Word से बाहर निकलने की भी आवश्यकता नहीं है। कुछ ही क्लिक के साथ, Word से एक ईमेल विंडो खुलेगी। नए पीडीएफ फॉर्मेट में फाइल अपने आप अटैच हो जाती है। इस प्रारूप प्रकार की फाइलें न केवल संपादन से सुरक्षित हैं, वे भंडारण स्थान भी बचाती हैं। बड़ी फ़ाइलें भेजते समय यह विशेष रूप से उपयोगी होता है।

हार्डवेयर या सॉफ्टवेयर की असंगति के लिए उपाय

किसी दस्तावेज़ को PDF के रूप में सहेज कर, आप बड़ी चतुराई से असंगत सॉफ़्टवेयर या हार्डवेयर की समस्याओं को दरकिनार कर देते हैं। जबकि वर्ड फाइलें केवल तभी खोली जा सकती हैं जब सशुल्क ऑफिस पैकेज स्थापित हो, पीडीएफ को किसी भी पीसी से ज्यादातर मुफ्त सॉफ्टवेयर के साथ खोला जा सकता है। अक्सर, ऐसे पीडीएफ रीडर डिफ़ॉल्ट रूप से पहले से इंस्टॉल होते हैं।

जानने लायक: इतना ही नहीं आप अपनी पूर्व वर्ड फाइल को बिना किसी समस्या के खोलेंगे। सामग्री की प्रस्तुति भी विश्वसनीय है। पीडीएफ़ में टेक्स्ट और छवियों को हमेशा मूल के लिए सही प्रदर्शित किया जाता है, भले ही फ़ाइल टैबलेट पीसी या मोबाइल फोन पर अनज़िप हो।

वर्ड फाइल को पीडीएफ के रूप में कैसे सेव करें - एक गाइड

वर्ड टेक्स्ट फाइल को पीडीएफ डॉक्यूमेंट में बदलने के लिए कई विकल्प हैं। आपकी कार्यालय पीढ़ी तय करती है कि आप किसका उपयोग करते हैं।

Word 2007 के लिए व्यावहारिक ऐड-इन

Office 2007 में किसी टेक्स्ट फ़ाइल को सीधे PDF के रूप में सहेजने के लिए, आपको एक एक्सटेंशन की आवश्यकता होती है। इसे अंग्रेजी में ऐड-इन कहा जाता है और इसे विंडोज 2007 में मुफ्त में इंस्टॉल किया जा सकता है। इससे पहले, विंडोज़ ने अपने स्वयं के क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म स्टोरेज का उपयोग किया था: एक्सटेंशन "एक्सपीएस" वाली फाइलें पीडीएफ फाइलों की तरह हैं, एक विंडोज़-स्वतंत्र प्रिंट प्रारूप। हालांकि, चूंकि अधिक से अधिक कार्यालय उपयोगकर्ताओं ने मानक के रूप में पीडीएफ प्रिंटिंग के विकल्प की मांग की, माइक्रोसॉफ्ट ने बाद की सभी पीढ़ियों के लिए फ़ंक्शन को जगह में बनाया।

वर्ड 2010 से वर्ड टू पीडीएफ रूपांतरण

वर्ड 2010 के बाद से, वर्ड टेक्स्ट फाइलों को जल्दी और आसानी से पीडीएफ फाइलों में बदला जा सकता है। आप इन चरणों का पालन करके किसी Word दस्तावेज़ को PDF के रूप में सहेज सकते हैं:

1. वह फ़ाइल खोलें जिसे आप PDF के रूप में सहेजना चाहते हैं।

2. "फ़ाइल" पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "इस रूप में सहेजें" विकल्प चुनें।

   

3. वर्तमान फ़ाइल प्रकार (वर्ड दस्तावेज़ .docx) के आगे वाले तीर पर क्लिक करें।

   

4. एक्सटेंशन .pdf के साथ फ़ाइल प्रकार को PDF में बदलें।

   

5. यदि आवश्यक हो तो दस्तावेज़ का नाम बदलें।

   

6. "सहेजें" पर क्लिक करें।

आप स्वचालित रूप से अपने मूल Word दस्तावेज़ पर वापस आ जाएंगे। आपको नई बनाई गई पीडीएफ फाइल उसी फोल्डर में और उसी नाम से मिलेगी।

Word दस्तावेज़ को PDF के रूप में प्रिंट करें और अधिक कार्य प्राप्त करें

दूसरा तरीका पीडीएफ के रूप में प्रिंट करना है। आप यहां वास्तविक प्रिंटर का उपयोग नहीं कर रहे हैं, न ही आप मुद्रित उत्पाद का उत्पादन कर रहे हैं। "पीडीएफ के रूप में प्रिंट करें" सेटिंग केवल एक पीडीएफ बनाती है। ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:

1. वह लक्ष्य दस्तावेज़ खोलें जिसे आप PDF के रूप में प्रिंट करना चाहते हैं।

2. "फाइल" पर क्लिक करें और बाईं ओर मेनू से "प्रिंट" चुनें।

   

3. "प्रिंटर" के तहत सेटिंग्स को "माइक्रोसॉफ्ट प्रिंट टू पीडीएफ" में बदलें।

   

4. यदि आवश्यक हो, तो "सेटिंग" बटन के भीतर या "पेज सेटअप" के अंतर्गत परिवर्तन करें।

   

5. ऊपर बाईं ओर "प्रिंट" बटन पर क्लिक करें।

   

6. नए डायलॉग बॉक्स में, पीडीएफ का फाइल नाम और स्टोरेज लोकेशन चुनें और "सेव" से कन्फर्म करें।

   

लेकिन "पीडीएफ के रूप में सहेजें" और "पीडीएफ के रूप में प्रिंट करें" में क्या अंतर है? यदि आप किसी दस्तावेज़ को PDF के रूप में प्रिंट करते हैं, तो आप - बस इसे सहेजने के विपरीत - व्यापक सेटिंग्स बना सकते हैं: उदाहरण के लिए, आप केवल पृष्ठ के कुछ क्षेत्रों को प्रिंट कर सकते हैं, हाशिये की चौड़ाई बदल सकते हैं या दो-तरफा मुद्रण या रंग मुद्रण सेट कर सकते हैं। "पेज सेटअप" के तहत आपको और प्रिंट विकल्प मिलेंगे।

टिप: विशेष रूप से, यदि आप एडोब के साथ एक फ्लायर या कुछ इसी तरह का डिज़ाइन करना चाहते हैं, तो प्रिंटर का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। आप यहां एक उच्च गुणवत्ता सेट कर सकते हैं ताकि पीडीएफ बिना किसी समस्या के मुद्रित उत्पाद के लिए अंतिम कलाकृति के रूप में कार्य कर सके।

"पीडीएफ के रूप में प्रिंट करें" के माध्यम से आप मानक सेटिंग के अलावा एक चार्ज करने योग्य पीडीएफ प्रिंटर, जैसे एडोब पीडीएफ प्रिंटर सेट कर सकते हैं। यह तब बेहतर रिज़ॉल्यूशन के साथ प्रिंटिंग को सक्षम बनाता है या इसमें और अलग-अलग विकल्प होते हैं।

Word फ़ाइलों को PDF के रूप में सहेजें और जोखिम के बिना सामग्री साझा करें

वर्ड टेक्स्ट डिज़ाइन से संबंधित कई प्रकार के कार्यों के साथ आता है। शीर्षलेख और पाद लेख में सामग्री की तालिका, दिनांक या पृष्ठ संख्या के साथ स्पष्टता और व्यावसायिकता सुनिश्चित करें। मैक्रोज़, फ़ील्ड फ़ंक्शंस, टेम्प्लेट और "रिवाइज़" या "सेट अप" फ़ंक्शंस के साथ, आप अपने दस्तावेज़ों को अधिक समान और पेशेवर बना सकते हैं। इसके अलावा, आप एक ओर उद्धरण या हाइपरलिंक सम्मिलित करके बेहतर पाठ गुणवत्ता सुनिश्चित करते हैं और दूसरी ओर Word में अनुवाद या खोज और प्रतिस्थापन के कार्यों के साथ।

Word फ़ाइलों को PDF के रूप में सहेजकर, आप न केवल अन्य सॉफ़्टवेयर या हार्डवेयर के साथ खुलने या प्रदर्शित होने में समस्याओं से बचते हैं। साझा किए गए दस्तावेज़ों में अवांछित परिवर्तनों से भी बचा जा सकता है। PDF साझा करना भी सुरक्षित है और काफी कम संग्रहण स्थान लेता है।

सामान्य प्रश्न

मैं Word दस्तावेज़ों को PDF के रूप में कैसे सहेज सकता हूँ?

Word दस्तावेज़ को PDF के रूप में सहेजने के दो तरीके हैं। या तो "इस रूप में सहेजें" पर "प्रारंभ" पर जाएं और फ़ाइल प्रारूप को "पीडीएफ" में बदलें या आप फ़ाइल को पीडीएफ के रूप में प्रिंट कर सकते हैं। एक पीडीएफ फाइल के रूप में मुद्रण आपको व्यापक अतिरिक्त सेटिंग्स बनाने और भंडारण स्थान या फ़ाइल नाम को अनुकूलित करने में सक्षम बनाता है।

Word दस्तावेज़ को PDF के रूप में सहेजने का क्या उपयोग है?

Word फ़ाइल के विपरीत, PDF को बिना किसी त्रुटि के खोला और प्रदर्शित किया जा सकता है, भले ही सॉफ़्टवेयर या हार्डवेयर का उपयोग किया गया हो। इसके अलावा, पीडीएफ के रूप में आपका टेक्स्ट प्राप्तकर्ता की ओर से इच्छित और अनजाने में हुए परिवर्तनों से सुरक्षित है। इसके अलावा, PDF भेजे जाने पर Word फ़ाइलों की तुलना में कम संग्रहण स्थान लेते हैं।