वर्ड में टेम्प्लेट कैसे बनाएं और उपयोग करें

अपने Word दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे व्यवस्थित करें

Word उपयोगकर्ताओं को विभिन्न आवश्यकताओं या व्यक्तिगत विचारों के अनुसार टेक्स्ट दस्तावेज़ों को डिज़ाइन करने के लिए कई अलग-अलग विकल्प प्रदान करता है। न केवल फ़ॉन्ट सेटिंग्स, बल्कि दस्तावेज़ों के लेआउट और स्वरूपण को भी समायोजित किया जा सकता है। विशेष रूप से यदि आप अक्सर Word का उपयोग करते हैं और नियमित रूप से एक निश्चित पाठ संरचना का उपयोग करते हैं, तो आप "प्रारूप टेम्पलेट" के कार्य से बहुत लाभ उठा सकते हैं। लेकिन आप Word में एक टेम्पलेट कैसे बनाते हैं? और आप उन्हें कैसे संपादित करते हैं?

Word में टेम्पलेट: यह वास्तव में क्या है?

क्या आपका काम एक विशेष प्रारूप तक सीमित नहीं है? क्या आपको विभिन्न प्रकार के टेक्स्ट के बीच स्विच करने की आवश्यकता है? आप Word में विभिन्न उपयोगकर्ता टेम्पलेट सहेज सकते हैं और उन्हें किसी भी समय एक्सेस कर सकते हैं। यह आपको थोड़े से प्रयास से दस्तावेज़ बनाने और उन्हें उपयुक्त सामग्री से शीघ्रता से भरने में सक्षम बनाता है।

कुछ परिस्थितियों में, आपके फाइलिंग सिस्टम में कुछ टेम्प्लेट जमा हो जाएंगे। एक सिंहावलोकन रखने के लिए, आप इन नमूना दस्तावेज़ों को संबंधित कार्य क्षेत्र में सॉर्ट कर सकते हैं। इस तरह, जब आप किसी विशिष्ट शैली की तलाश कर रहे हों तो आप इसे और भी तेज़ पाएंगे। लेकिन प्रारूप टेम्पलेट्स को आपके दस्तावेज़ में कैसे एकीकृत किया जा सकता है?

एक नज़र में: टेक्स्ट को स्पष्ट रूप से संरचना और संपादित करें

आपको "प्रारंभ" टैब के अंतर्गत मेनू रिबन में प्रारूप टेम्पलेट का चयन मिलेगा। डिफ़ॉल्ट रूप से, Word अलग-अलग फ़ॉन्ट और आकारों में शीर्षकों के लिए अलग-अलग स्तरों को परिभाषित करता है, इस प्रकार टेक्स्ट दस्तावेज़ों को मानकीकृत करने में मदद करता है। इसके अलावा, शीर्षक टेक्स्ट या छवि सामग्री से बहुत अलग दिखते हैं।

टेम्प्लेट का उपयोग दस्तावेज़ के भीतर तेज़ नेविगेशन की भी अनुमति देता है। एक नियम के रूप में, आपको Word में पृष्ठ के बाईं ओर तथाकथित "नेविगेशन क्षेत्र" मिलेगा। यदि यह आपको दिखाई नहीं दे रहा है, तो निम्नानुसार आगे बढ़ें:

1. "देखें" टैब चुनें।

2. "प्रदर्शन" क्षेत्र में आप "रूलर", "ग्रिड लाइन" और "नेविगेशन क्षेत्र" फ़ील्ड देख सकते हैं।

   

3. जैसे ही आप "नेविगेशन क्षेत्र" को चेक करते हैं, नेविगेशन बार बाईं ओर दिखाई देता है।

   

4. यहां "Headings" पर क्लिक करें ताकि नेवीगेशन बार में हेडिंग स्ट्रक्चर दिखाई दे।

Word यहां सभी परिभाषित शीर्षकों और उप-शीर्षकों को दिखाता है। नेविगेशन क्षेत्र में लक्षित टेक्स्ट फ़ील्ड पर क्लिक करके, आप अपने द्वारा बनाई गई परतों के बीच आसानी से स्विच कर सकते हैं।

क्या आपको मुख्य भाग के पाठ और शीर्षकों के स्वरूपण के लिए विशिष्ट दिशानिर्देशों का पालन करना है? क्या आपको इस बारे में विशिष्ट निर्देश प्राप्त हुए हैं कि दस्तावेज़ का अंत कैसा दिखना चाहिए? Word के सुझाव हमेशा कंपनियों, स्कूलों या व्यक्तिगत स्वाद की आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं। यदि आप अपने अनुकूलित टेम्पलेट का उपयोग करते हैं, तो आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि यह एक समान दिखाई देगा और आपके विनिर्देशों को पूरा करेगा।

व्यावहारिक और व्यक्तिगत: शब्द का प्रारूप निरीक्षक

इस कारण से, टेम्पलेट्स को अनुकूलित किया जा सकता है। जबकि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड अक्सर एक निश्चित फ़ॉन्ट आकार, फ़ॉन्ट, विशिष्ट लाइन स्पेसिंग और उचित, दाएं या बाएं उचित के बीच विकल्प निर्दिष्ट करता है, यहां अभी भी गुंजाइश है: आप अपनी इच्छानुसार सेटिंग्स में बदलाव कर सकते हैं।

एक प्रारूप टेम्पलेट संपादित करने के लिए या एक नया पैटर्न बनाने के लिए, मेनू रिबन में "प्रारंभ" टैब खोलें। यहां आपको "फॉर्मेट टेम्प्लेट" फ़ील्ड मिलेगा। निचले दाएं कोने में छोटे तीर पर क्लिक करें। Word के संस्करण के आधार पर, आपके पास इस समय विभिन्न विकल्प हैं। निम्नलिखित कार्य आपके लिए उपलब्ध हैं:

• नई शैली टेम्पलेट
• प्रारूप निरीक्षक
• शैलियों की जाँच करें
• विकल्प

आप यहां सूचीबद्ध शब्दों के बजाय केवल प्रतीकों को देख सकते हैं। उदाहरण के लिए, "ए +" का अर्थ "नया प्रारूप टेम्पलेट" है। संबंधित विंडो खोलने के लिए प्रतीक पर क्लिक करें।

"नए प्रारूप टेम्पलेट" के तहत आप अपने स्वयं के विचारों के अनुसार या अपने नियोक्ता के परामर्श से टेक्स्ट स्वरूपण के लिए नए टेम्पलेट्स को परिभाषित कर सकते हैं। दूसरी ओर, "प्रारूप निरीक्षक", एक सहायक है जो आपके लिए जाँच करता है कि क्या पहले से परिभाषित प्रारूप टेम्पलेट का पालन किया जा रहा है - "प्रारूप टेम्पलेट की जाँच" के समान। उदाहरण के लिए, "विकल्प" के अंतर्गत, आप एक नया टेम्पलेट बनाने के लिए आधार के रूप में वर्तमान दस्तावेज़ का उपयोग कर सकते हैं।

सुव्यवस्थित: इस प्रकार आप Word में चीज़ों पर नज़र रखते हैं

यदि आपने Microsoft Word में अलग-अलग उपयोगकर्ता टेम्पलेट बनाने का निर्णय लिया है, तो नमूना दस्तावेज़ को उपयुक्त संग्रहण स्थान में सहेजा जा सकता है। फ़ाइलों को सही समय पर जल्दी से खोलने में सक्षम होने के लिए, संबंधित फ़ोल्डर को ढूंढना आसान होना चाहिए।

चूंकि कंप्यूटर पर बड़ी मात्रा में डेटा जल्दी जमा हो सकता है, इसलिए आपका संगठन यहां विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। Word फ़ाइल के प्रकार के आधार पर विभिन्न संग्रहण स्थानों का सुझाव देता है। साथ ही, Office प्रोग्राम आपको सभी उपलब्ध स्वरूप टेम्पलेट प्रदर्शित करने का विकल्प प्रदान करता है।

हालांकि, आप न केवल उपयोगकर्ता टेम्प्लेट तक पहुंच सकते हैं, बल्कि सूची चयन के माध्यम से व्यक्तिगत, तैयार टेक्स्ट मॉड्यूल का भी उपयोग कर सकते हैं। साथ ही ग्राफिक्स, दस्तावेजों को एक फ़ोल्डर में एक साथ रखा जा सकता है और आपके उपयोगकर्ता नाम के तहत एक अलग और उचित रूप से लेबल किए गए भंडारण स्थान में रखा जा सकता है।

क्षमता का उपयोग करें: Word फ़ंक्शन का सही उपयोग करें

चर पाठ मॉड्यूल के लिए धन्यवाद, आपका पाठ न केवल कुछ चरणों में बनाया जा सकता है, आप अतिरिक्त वैयक्तिकरण करने के लिए कुछ अन्य कार्यों का उपयोग कर सकते हैं। दस्तावेज़ को अंत में किन आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए, इस पर निर्भर करते हुए, आप कुछ ऐसे तत्व सम्मिलित कर सकते हैं जो पाठ को अधिक आकर्षक बनाते हैं।

ग्राफिक्स, अलग टेक्स्ट फ़ील्ड, कोटेशन और हाइपरलिंक्स जो बाकी टेक्स्ट से अलग हैं, अक्सर पाठकों को विशेष रूप से आकर्षित करते हैं और उनकी रुचि जगाते हैं। सामग्री की एक तालिका, स्रोतों की एक सूची, लेखकों के नाम और दिनांक और पृष्ठ संख्याएं आमतौर पर औपचारिक मूल बातें का हिस्सा होती हैं जिनमें अधिकांश दस्तावेज़ शामिल होते हैं।

यदि एक से अधिक व्यक्ति एक फ़ाइल के साथ काम कर रहे हैं, तो यह उस पथ को शामिल करने में मदद कर सकता है जिससे दस्तावेज़ के फ़ाइल स्थान को पाठ के शीर्षलेख या पाद लेख में पहुँचा जा सकता है। आपका उपयोगकर्ता नाम मेनू में दिखाई दे सकता है ताकि पाठ पर काम करने वाला प्रत्येक व्यक्ति देख सके कि दस्तावेज़ को किसने बनाया या संपादित किया।

टेम्प्लेट और अन्य कार्य: दस्तावेज़ों को आकर्षक बनाना

Word के विभिन्न कार्य आपको मौजूदा टेम्पलेट्स को संशोधित करने की अनुमति भी देते हैं। यदि आप सुधार करना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, आप "ढूंढें और बदलें" फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप अपने टेम्पलेट को किसी फ़ोल्डर में पहले ही सहेज लेने के बाद उसमें कोई त्रुटि देखते हैं, तब भी आप अपने परिवर्तनों को एकीकृत कर सकते हैं और दस्तावेज़ को अपडेट कर सकते हैं। प्रविष्टि तब वर्तमान संस्करण में खोली जा सकती है।

जब आप कोई पृष्ठ सेट करते हैं, तो आप विभिन्न फ़ील्ड फ़ंक्शंस का उपयोग करने के लिए बटन का उपयोग कर सकते हैं। मैक्रोज़ के अलावा, उदाहरण के लिए, आप कुछ ही क्लिक के साथ अपने टेक्स्ट में कार टेक्स्ट सम्मिलित कर सकते हैं, जिसे आपने पहले से तैयार किया है और जिसे आप अक्सर उपयोग करना चाहेंगे। जब आप मैक्रोज़ के साथ नियमित रूप से उपयोग किए जाने वाले आदेशों को जल्दी से कॉल और सक्रिय कर सकते हैं, तो आप इस फ़ंक्शन का उपयोग टेक्स्ट फ़ील्ड या ग्राफिक्स को अपने दस्तावेज़ में शामिल करने के लिए कर सकते हैं।

जानकर अच्छा लगा: माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के साथ कुशलता से कैसे काम करें

रोज़मर्रा के पेशेवर जीवन में, मैक्रोज़ या टेक्स्ट मॉड्यूल जैसे टेम्प्लेट और फ़ंक्शन न केवल वर्ड के उपयोगी तत्व हैं। आप किसी भी फाइल को पीडीएफ के रूप में सेव कर सकते हैं। दस्तावेजों को फिर जल्दी से भेजा जा सकता है और अब अन्य लोगों द्वारा आसानी से नहीं बदला जा सकता है।

Office प्रोग्राम आपको अनुवाद करने और प्रपत्र पत्र बनाने में भी सक्षम बनाता है। इस तरह आप न केवल जल्दी, बल्कि कुशलता से भी कई प्राप्तकर्ताओं तक पहुँच सकते हैं। कुल मिलाकर, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड आपको विभिन्न प्रकार की टेक्स्ट निर्माण आवश्यकताओं से निपटने का एक व्यावहारिक तरीका प्रदान करता है। आप कार्यालय कार्यक्रम के मेनू रिबन में कार्यों का संरचित अवलोकन प्राप्त कर सकते हैं।

प्रश्नोत्तर:

मैं Word में एक प्रारूप टेम्पलेट या उपयोगकर्ता टेम्पलेट कैसे बना सकता हूँ?

मेनू रिबन में "प्रारंभ" टैब चुनें। फिर शीर्ष बार में "फ़ॉर्मेट टेम्प्लेट" फ़ील्ड देखें। यहां आपको एक छोटा काला तीर मिलेगा: इस पर क्लिक करने पर एक और फील्ड खुल जाएगी। निचले क्षेत्र में आपको वे विकल्प मिलेंगे जो आपके लिए टेम्प्लेट संपादित करने के लिए उपलब्ध हैं। "नया प्रारूप टेम्पलेट" या एक प्लस प्रतीक एक नया टेम्पलेट बनाने का विकल्प दर्शाता है।

मैं अपने टेम्प्लेट के लिए कौन सी सेटिंग कर सकता हूं?

सबसे पहले, अपने प्रारूप टेम्पलेट को एक उपयोगकर्ता नाम दें। इस तरह आप पैटर्न को बाद में मेनू में या अपने इच्छित फ़ाइल संग्रहण स्थान में फिर से पा सकते हैं। फिर आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि यह किस प्रकार का दस्तावेज़ है। क्या आप टेबल टेम्पलेट बना रहे हैं? या एक नमूना सूची? अन्य सेटिंग्स में, फ़ॉन्ट और आकार के साथ-साथ रिक्ति और चिह्नों को भी निर्दिष्ट किया जा सकता है।