वर्ड में दस्तावेजों को कैसे संशोधित करें

इस प्रकार आप Word दस्तावेज़ों में परिवर्तन कर सकते हैं

एक नियम के रूप में, पाठ दस्तावेज़ बनाते समय, सुनिश्चित करें कि लेआउट सही है और आप वर्तनी, व्याकरण और विराम चिह्न त्रुटियों से बचते हैं। एक बार पाठ की सामग्री और प्रारूप पर काम पूरा हो जाने के बाद, अक्सर अभी भी अलग-अलग कमियाँ होती हैं। इस कारण से, अंत में दस्तावेजों को फिर से संशोधित करना और यदि आवश्यक हो तो परिवर्तन करना समझ में आता है।

शब्द: परिवर्तनों को ट्रैक, संशोधित और सही करें

Microsoft Word में टेक्स्ट संपादित करने के लिए विभिन्न विकल्प शामिल हैं। विशेष रूप से जब ग्रंथों को न केवल लेखक द्वारा बल्कि अन्य लोगों द्वारा भी ठीक किया जाना है, कार्यालय कार्यक्रम के विविध कार्य जाँच के लिए आदर्श हैं।

जबकि उपलब्ध टेम्प्लेट पहले से ही औपचारिक पहलुओं का अनुपालन करना संभव बनाते हैं, Word स्वचालित रूप से टेक्स्ट दस्तावेज़ के भीतर वर्तनी और विराम चिह्नों की भी जाँच करता है। Word में ये फ़ंक्शन अधिकांश उपयोगकर्ताओं के लिए जाने जाते हैं और विशिष्ट स्थिति के लाल या नीले रंग के रेखांकन द्वारा इंगित किए जाते हैं। लेकिन कौन सी विशेषताएं, यानी कार्यक्रम के एकीकृत उपकरण, अभी भी उपयोग किए जा सकते हैं? उदाहरण के लिए, परिवर्तनों की ट्रैकिंग कैसे कार्य करती है?

जब आपको वह पाठ प्राप्त होता है जिसे आपको Word में समीक्षा और संपादित करने की आवश्यकता होती है, तो आप सुधार करने और परिवर्तनों को ट्रैक करने के लिए इन चरणों का पालन कर सकते हैं:

अपनी वर्ड फ़ाइल के मेनू रिबन में "चेक" टैब खोलें।

यहां आपको परिवर्तनों को सम्मिलित करने और तदनुसार उन्हें चिह्नित करने के लिए विभिन्न विकल्प मिलेंगे। उदाहरण के लिए, उपयुक्त टैब खोलने के लिए फॉलो अप बटन पर क्लिक करें।

इस बिंदु पर, आपके पास यह विकल्प है कि आप परिवर्तनों को ट्रैक करना चाहते हैं या नहीं। यदि आप संबंधित प्रतीक पर क्लिक करते हैं, तो आपके द्वारा किए जाने वाले पाठ में किए गए संपादन तथाकथित मार्कअप के रूप में चिह्नित किए जाते हैं। इस तरह, लेखक समझ सकता है और ट्रैक कर सकता है कि पाठ को किसने, कहाँ और कब संपादित किया और परिवर्तन किए।

तब आपकी टिप्पणियों को "स्वीकार करें" फ़ील्ड का उपयोग करके टेक्स्ट में स्थानांतरित किया जा सकता है।

यदि आप किसी दस्तावेज़ को सुधार मोड में संशोधित करते हैं, तो चमकीले रंग के लिए धन्यवाद, संपादक के लिए परिवर्तनों को देखना और संभवतः उन्हें तुरंत रखना आसान हो जाता है। यदि कई समीक्षक किसी फ़ाइल पर काम कर रहे हैं, तो लेखक अंततः बेहतर ढंग से समझ सकता है कि सुधारों का सुझाव किसने दिया।

Word में परिवर्तन स्वीकार करें: यह इस तरह काम करता है

क्या आपको अनेक परिवर्तनों वाला एक दस्तावेज़ प्राप्त होता है और आप अनुवर्ती कार्रवाई करना और परिवर्तनों को क्रमिक रूप से स्वीकार करना चाहेंगे? फिर निम्न कार्य करें:

1. रिबन में "समीक्षा" टैब पर क्लिक करें।

2. "स्वीकार करें" पर क्लिक करके आप परिवर्तन को स्वीकार करते हैं, "अस्वीकार करें" परिवर्तन को अस्वीकार करता है।

   

3. आप "वापस" और "अगला" बटन पर क्लिक करके संशोधन से संशोधन पर जा सकते हैं।

जरूरी: "वापस" और "अगला" का उपयोग करके कोई भी परिवर्तन स्वीकार न करें।

मार्कअप सेट करना: निर्देश

एक संशोधित दस्तावेज़ आपके लिए बहुत भ्रमित करने वाला है? यह निर्धारित करके कि कौन से मार्कअप प्रदर्शित किए जाने हैं, आप चीजों का ट्रैक रख सकते हैं: सभी एनोटेशन, प्रारूप और टेक्स्ट स्तर पर संशोधनों के बीच चयन करें, या केवल वहां प्रदर्शित करें जहां कुछ सीधे टेक्स्ट में बदला गया है। ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:

1. रिबन में "समीक्षा" टैब पर क्लिक करें।

2. "मार्कअप दिखाएं" के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू में, चुनें कि आप कौन से मार्कअप देखना चाहते हैं: टिप्पणियां, सम्मिलन और हटाना और स्वरूपण।

   

3. "मार्कअप: सभी" के अंतर्गत आप चुन सकते हैं कि क्या आप सीधे टेक्स्ट में सभी परिवर्तन देखना चाहते हैं या केवल यह देखना चाहते हैं कि कुछ बदल गया है।

टिप: बिना किसी टिप्पणी या संशोधन वाले दस्तावेज़ को प्रिंट करना चाहते हैं? फिर "मार्कअप: कोई नहीं" चुनें।

इस तरह आप टिप्पणियाँ सम्मिलित कर सकते हैं और गलतियों को सुधार सकते हैं

Word में विभिन्न प्रकार के मार्कअप पाए जा सकते हैं। एक बात के लिए, प्रोग्राम स्वयं उन शब्दों को हाइलाइट करता है जिनमें त्रुटियां होती हैं। दूसरी ओर, संपादक भी सुधार मोड का उपयोग कर सकते हैं। मार्कअप को करीब से देखने पर, आप तुरंत देख सकते हैं कि आप किन सुझावों को स्वीकार करना चाहते हैं और किन सुझावों को अस्वीकार करना चाहते हैं।

यदि, उदाहरण के लिए, ऐसा प्रतीत होता है कि Word ने बार-बार किसी नाम या तकनीकी शब्द को चिह्नित किया है जो शब्दकोश में नहीं मिल सकता है, लेकिन फिर भी मौजूद है, तो आप इसे आसानी से शब्दकोश में जोड़ सकते हैं। सिद्धांत रूप में, त्रुटियों को उजागर करने वाली लाल तरंगों को बंद किया जा सकता है, उदाहरण के लिए यदि वे पढ़ते समय आपको परेशान करती हैं।

अन्य अंकन उन पाठकों को सुधारने से भी आ सकते हैं जिन्होंने सुधार मोड का उपयोग किया है। यदि आप संशोधन मोड का उपयोग करते हैं, तो आपके पास संपादकों की टिप्पणियों को स्वीकार करने का विकल्प होता है। यह संभव है कि एक ही समय में कई लोगों ने एक दस्तावेज़ पर काम किया हो। इसलिए मार्कअप और टिप्पणियों को अलग-अलग रंगों में पहचाना जा सकता है। यह आपको टिप्पणियों के रंगों को सेट करने की अनुमति देता है क्योंकि आप टिप्पणियों में अंतर करना चाहते हैं।

मार्कअप के अलावा, किसी दस्तावेज़ में सुधार के लिए परिवर्तन विचारों या सुझावों का सुझाव देने के लिए टिप्पणी फ़ंक्शन का भी उपयोग किया जा सकता है। वर्ड में कमेंट फंक्शन का उपयोग कैसे करें:

1. "चेक" टैब खोलें।

2. टिप्पणियाँ क्षेत्र में आपको "नई टिप्पणी" बटन मिलेगा। क्षेत्र पर माउस के एक क्लिक के साथ, आपके द्वारा चुने गए क्षेत्र के किनारे पर एक और कॉलम और एक स्पीच बबल खुल जाएगा। इस तरह, आप पाठ में विशिष्ट सीमांत नोट्स जल्दी से जोड़ सकते हैं, जिसे लेखक संशोधित करते समय ध्यान में रख सकता है।

   

3. आपकी फ़ाइल के रिबन के उसी क्षेत्र में, यदि आप पहले से ही उन्हें शामिल कर चुके हैं, तो आप टिप्पणियों को हटा सकते हैं।

यह जानना भी अच्छा है कि आप व्यक्तिगत टिप्पणियों के बीच स्विच कर सकते हैं और इस प्रकार टिप्पणियों को छोड़ सकते हैं और कुछ समय के लिए दूसरों को संपादित कर सकते हैं। आप अंतिम परिवर्तन को सीधे भी देख सकते हैं। यह फ़ाइल को संपादित करना और भी अधिक कुशल बनाता है।

वर्ड में फंक्शन: ये सेटिंग्स आपके काम को आसान बनाती हैं

जब आप लिख रहे हों तो Microsoft Word न केवल आपके लिए अपना टेक्स्ट डिज़ाइन करना आसान बनाता है। कार्यक्रम आपको कुछ कार्य भी प्रदान करता है जो प्रक्रिया के अंत में संशोधन को गति देता है। "ढूंढें और बदलें" का उपयोग करके कुछ ही चरणों में बार-बार होने वाली त्रुटियों को ठीक करने के विकल्प के अलावा, शब्द पर्यायवाची शब्दकोश के लिए धन्यवाद पाठ में अधिक विविधता भी सक्षम करता है। अन्य कार्य और विशेषताएं जिनके बारे में आपको Word में पता होना चाहिए वे हैं:

• क्षेत्र कार्य
• मैक्रो
• उल्लेख
• पृष्ठ संख्या
• दिनांक
• हाइपरलिंक

निष्कर्ष: इस प्रकार आप Word में संशोधन कर सकते हैं

पृष्ठ सेट करते समय, आप न केवल यह सुनिश्चित करते हैं कि आप शीर्ष लेख और पाद लेख, सामग्री तालिका, अनुवाद और स्रोत सूची को सही ढंग से व्यवस्थित करते हैं, बल्कि सामग्री और वर्तनी भी सही होनी चाहिए। दाईं ओर के दृश्य के साथ, अब आप किसी भी त्रुटि को चिह्नित करने से नहीं चूकेंगे। पाठ कार्य के अंत में एक नई वर्तनी जांच भी सहायक प्रतीत होती है।

यदि शब्दों या वर्णों की संख्या के लिए कोई विनिर्देश है, तो आप Word को उनकी गणना कर सकते हैं और उन्हें जल्दी और आसानी से जांच सकते हैं। केवल पाठ सुधारों को प्रिंट करना भी संभव है। कुल मिलाकर, प्रोग्राम की सेटिंग्स टेक्स्ट दस्तावेज़ों को संशोधित करने के लिए विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करती हैं।

परिवर्तनों को ट्रैक करके, आप दस्तावेज़ में परिवर्तनों का सटीक इतिहास देख सकते हैं। तथाकथित मार्कअप उपयोगी सहायक हैं: वे परीक्षण में परिवर्तनों की कल्पना करते हैं। अंत में, जब सभी संशोधन किए जा चुके हों, तो आप तैयार फ़ाइल को पीडीएफ़ के रूप में सहेज सकते हैं या प्रपत्र पत्रों के रूप में दस्तावेज़ भेज सकते हैं।

सामान्य प्रश्न

मैं अन्य संपादकों द्वारा किए गए परिवर्तनों को कैसे प्रदर्शित कर सकता हूं?

उस तरीके के आधार पर जिसमें अन्य संपादकों ने संबंधित दस्तावेज़ में सुधार या टिप्पणी की है, टिप्पणियों को विभिन्न तरीकों से प्रदर्शित किया जा सकता है। किसी भी तरह से, आप तय कर सकते हैं कि किन सुझावों को देखना है। ऐसा करने के लिए, "चेक" टैब के तहत "फॉलो-अप" टैब खोलें। यहां आप विभिन्न त्रुटि समूहों के लिए टिक सेट कर सकते हैं।

मैं किसी पाठ में टिप्पणियाँ कैसे सम्मिलित कर सकता हूँ?

"समीक्षा" टैब आपको "टिप्पणियां" बटन पर ले जाता है। इस बिंदु पर आप आवश्यक टेक्स्ट पैसेज को चिह्नित करके और फिर "नई टिप्पणी" फ़ील्ड पर क्लिक करके एक नई टिप्पणी बना सकते हैं। स्पीच बबल में अपना नोट लिखें। Word स्याही टिप्पणियों को एकीकृत करने का विकल्प प्रदान करता है। आप बिना कीबोर्ड के दस्तावेज़ों पर टिप्पणी कर सकते हैं।