- वीडियो ट्यूटोरियल: आउटलुक में विशेष रूप से फाइलों और ईमेल की खोज कैसे करें
- माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में फ़ोल्डर और फ़ोल्डर संरचना
- मेनू संरचना और मेल दिखाएं
- फ़ोल्डरों को क्रमबद्ध करें या पसंदीदा बनाएं - इस तरह यह काम करता है
- आउटलुक में सर्च फंक्शन - सर्च का सही इस्तेमाल कैसे करें
- सारांश: आउटलुक को विशेष रूप से और उपयोगकर्ता-उन्मुख स्थापित करना आसान है
आउटलुक के साथ काम करने के लिए निर्देश और उपयोगी जानकारी
कई उपयोगकर्ता Microsoft आउटलुक को उपयोगकर्ता के अनुकूल बताते हैं। आप कार्यों की श्रेणी और ई-मेल संचार की कई संभावनाओं की सराहना करते हैं। अन्य लोगों को मुख्य रूप से व्यक्तिगत संगठन के लिए आउटलुक की आवश्यकता होती है और एकीकृत कैलेंडर और इसके विविध समाधानों का उपयोग करते हैं।
व्यक्तिगत उपयोग प्राथमिकताओं के अलावा, यह महत्वपूर्ण है:
- सामान्य फ़ोल्डर संरचना,
- कार्यात्मक मेनू नेविगेशन भी
- पढ़ने का क्षेत्र और
- सबसे महत्वपूर्ण कार्य, जैसे खोज फ़ंक्शन या "सॉर्ट" फ़ंक्शन
समझने और लागू करने के लिए।
वीडियो ट्यूटोरियल: आउटलुक में विशेष रूप से फाइलों और ईमेल की खोज कैसे करें
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में फ़ोल्डर और फ़ोल्डर संरचना
एक प्रसिद्ध कहावत कहती है: "आदेश आधी लड़ाई है।" यह रूपक एक पेपर ट्रे और एक सुविचारित संगठन प्रणाली के साथ-साथ Microsoft आउटलुक के साथ एक एनालॉग कार्यालय पर लागू होता है। आउटलुक में ईमेल हमेशा फोल्डर में स्टोर होते हैं। इनबॉक्स फ़ोल्डर को ई-मेल के लिए सबसे प्रसिद्ध और सबसे महत्वपूर्ण स्टोरेज फ़ोल्डर के रूप में वर्णित किया जा सकता है, क्योंकि प्रत्येक आने वाली ई-मेल इस फ़ोल्डर से गुजरती है। आउटलुक में सभी फोल्डर मुख्य विंडो के बाईं ओर दिखाए जाते हैं।
कुछ ही क्लिक के साथ एक नया फ़ोल्डर बनाना संभव है। ऐसा करने के लिए, व्यक्तिगत फ़ोल्डर सिस्टम में उस बिंदु पर नेविगेट करें जहां नया फ़ोल्डर अनुकूलित किया जाना है। राइट-क्लिक करें और "नया फ़ोल्डर" प्रविष्टि चुनें।
एक सार्थक नाम निर्दिष्ट करने के बाद, आप विषयगत रूप से उपयुक्त ई-मेल्स को फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं। फ़ोल्डरों का उपयोग करके, आप ई-मेल को सटीक रूप से वर्गीकृत कर सकते हैं और गारंटी दे सकते हैं कि वे एक संरचना में पाए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, फ़ोल्डरों का नाम विभागों, ग्राहकों के नाम, तिथियों या अन्य विशिष्ट मानदंडों के नाम पर रखा जा सकता है।
सिद्धांत रूप में, व्यक्तिगत फ़ोल्डरों के लिए कोई ऊपरी सीमा नहीं है। एक सुविचारित आदेश प्रणाली के हिस्से के रूप में, यह भी समझ में आता है कि चीजों को स्पष्ट रखने के लिए बहुत अधिक फ़ोल्डर्स सेट न करें।
मेनू संरचना और मेल दिखाएं
मूल रूप से, जब ईमेल देखने और पढ़ने की बात आती है, तो Microsoft आउटलुक इसमें है:
- एक फ़ोल्डर क्षेत्र भी
- पढ़ने के क्षेत्र को विभाजित किया।
आप एक कार्य क्षेत्र भी प्रदर्शित कर सकते हैं।
आपको आउटलुक में टैब भी मिलेंगे जिसमें आउटलुक के कार्यों को विषय के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। उदाहरण के लिए, "प्रारंभ" टैब आपको "त्वरित चरण" या "हटाएं" मेनू क्षेत्र तक पहुंच प्रदान करता है।
"व्यू" टैब में आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि कैसे और किस विंडो आकार में मेल प्रदर्शित किए जाने हैं और फ़ोल्डर क्षेत्र और दृश्य क्षेत्र प्रदर्शित किया जाना है।
"व्यू" टैब में केवल कुछ समायोजन के साथ, आपको एक विशिष्ट संदेश केंद्र मिलता है जो आपकी इच्छाओं और आवश्यकताओं के अनुरूप होता है।
फ़ोल्डरों को क्रमबद्ध करें या पसंदीदा बनाएं - इस तरह यह काम करता है
"फ़ोल्डर" टैब आपको फ़ोल्डर आकार की परवाह किए बिना, सबफ़ोल्डर बनाने या पसंदीदा के रूप में फ़ोल्डर प्रदर्शित करने के लिए व्यक्तिगत रूप से आपकी फ़ोल्डर संरचना को सॉर्ट करने के लिए सभी विकल्प प्रदान करता है।
आप फ़ोल्डर के लिए भी उपयोग कर सकते हैं
- ऑटो संग्रह सेट करें,
- टीमों में साझा करते समय, फ़ोल्डर अनुमतियां असाइन करें और
- फ़ोल्डर गुण निर्दिष्ट करें।
एक नया खोज फ़ोल्डर बनाने के लिए आप कुंजी संयोजन CTRL + SHIFT + P का भी उपयोग कर सकते हैं। एक खोज फ़ोल्डर आउटलुक में एक वर्चुअल फ़ोल्डर है जिसमें सभी ई-मेल आइटम्स का एक दृश्य होता है जो कुछ पूर्व-निर्धारित खोज मानदंडों को पूरा करता है।
आउटलुक में सर्च फंक्शन - सर्च का सही इस्तेमाल कैसे करें
Microsoft आउटलुक के वर्तमान संस्करण में आपको खोज क्षेत्र में रिबन के बगल में ऊपरी फ़ंक्शन बार में खोज फ़ंक्शन मिलेगा। खोज फ़ंक्शन में एक या अधिक खोज शब्द दर्ज करने के अलावा, "खोज" टैब में और विकल्प और सेटिंग विकल्प होते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक आपको विभिन्न मानदंडों के अनुसार अपनी फ़ोल्डर संरचना और सभी सहेजे गए ई-मेल खोजने का विकल्प प्रदान करता है।
आप अन्य बातों के अलावा कर सकते हैं:
- वर्तमान मेलबॉक्स में या विश्व स्तर पर आउटलुक में खोजें या
- खोज में संलग्नक शामिल करें।
वर्तमान खोज फ़ंक्शन खोज शब्दों का सुझाव देता है, आपको स्पष्ट रूप से दिखाता है कि आपने पहले से कौन से कीवर्ड खोजे हैं और आपको खोज टूल का उपयोग करने का विकल्प देता है।
संक्षेप में, आउटलुक में "सॉर्ट" और "सर्च" फ़ंक्शन आपको आउटलुक में सहेजे गए ई-मेल को व्यावसायिक रूप से दर्ज करने के लिए सभी विकल्प प्रदान करते हैं और, यदि आवश्यक हो, तो मानदंड के अनुसार तत्काल खोज का उपयोग करके उन्हें फिर से ढूंढना।
सारांश: आउटलुक को विशेष रूप से और उपयोगकर्ता-उन्मुख स्थापित करना आसान है
संचार कार्यक्रम के रूप में, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक लचीला और अनुकूलनीय है। आप व्यक्तिगत फ़ोल्डर और एक व्यक्तिगत फ़ोल्डर सिस्टम के उपयोग के माध्यम से आउटलुक को व्यवस्थित कर सकते हैं। "खोज" और "सॉर्ट करें" फ़ंक्शन ई-मेल को उपयोगकर्ता-उन्मुख तरीके से संग्रहीत करना और परिभाषित मानदंडों का उपयोग करके उन्हें फिर से ढूंढना संभव बनाता है।
इसके अलावा, आप आउटलुक रीडिंग क्षेत्र में व्यक्तिगत रूप से मेल प्रदर्शित कर सकते हैं और परिभाषित कर सकते हैं कि "व्यू" टैब में रीडिंग एरिया और फोल्डर एरिया को कैसे प्रदर्शित किया जाना चाहिए। केवल कुछ सेटिंग्स के साथ आउटलुक को अपनी आवश्यकताओं के अनुकूल बनाना और संचार सॉफ्टवेयर के साथ प्रभावी ढंग से काम करना संभव है।
