आउटलुक के साथ काम करने के लिए विशेषज्ञ युक्तियाँ
Microsoft आउटलुक सबसे लोकप्रिय संचार कार्यक्रमों में से एक है जिसका उपयोग दुनिया भर में हर दिन लाखों लोग करते हैं। आउटलुक को अन्य बातों के अलावा, ई-मेल द्वारा लिखित संचार को अधिक प्रभावी और पेशेवर बनाने में मदद करनी चाहिए। इसे सुनिश्चित करने के लिए, आउटलुक के कई कार्य हैं। छँटाई समारोह रोजमर्रा के काम के लिए एक आवश्यक विकल्प है।
ई-मेल, अटैचमेंट और सूचनाओं की छँटाई और लक्षित फाइलिंग आउटलुक और सामान्य रूप से एनालॉग ऑफिस संचार दोनों में महत्वपूर्ण है। कार्यालयों में रजिस्ट्री और फ़ोल्डर आवश्यक हैं, उदाहरण के लिए, समझने योग्य मानदंडों के आधार पर ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए। एक सुविचारित फ़ोल्डर संरचना और आउटलुक में सॉर्टिंग फ़ंक्शन यह भी गारंटी देता है कि आवश्यक जानकारी और ई-मेल संदेश कुछ ही क्लिक के साथ उपलब्ध हैं।
आउटलुक में सॉर्टिंग फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें
कुछ आउटलुक उपयोगकर्ताओं को एक दिन में सैकड़ों ईमेल प्राप्त होते हैं। इतनी अधिक जानकारी के साथ, चीजों पर नज़र रखना और सही दृश्य चुनना मुश्किल है। परिभाषित मानदंडों के अनुसार संदेशों को स्वचालित रूप से प्रदर्शित करने में सक्षम होना आवश्यक है। Microsoft आउटलुक का ऑन-बोर्ड सॉर्टिंग फ़ंक्शन आपको संदेशों को कुशलतापूर्वक और उपयोगकर्ता-उन्मुख तरीके से सॉर्ट करने में मदद कर सकता है। आप सॉर्टिंग फ़ंक्शन का उपयोग निम्नानुसार कर सकते हैं:
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किसी भी फ़ोल्डर में नेविगेट करें। निर्देशिका में निहित ई-मेल के ऊपर आपको माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का छँटाई और छानने का कार्य मिलेगा।
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अन्य बातों के अलावा, आप निम्न मानदंडों के अनुसार संदेशों को फ़िल्टर कर सकते हैं:
- संदेश पढ़ें या अपठित।
- प्राथमिकता से।
- प्रारंभ या नियत तिथि से।
- आकार के अनुसार।
- विषय के अनुसार।
- प्रेषक द्वारा।
- प्रकार से।
- पौधों के अनुसार।
- खाते से।
इसके अलावा, आप "सॉर्ट करें" संवाद बॉक्स में यह निर्धारित कर सकते हैं कि नवीनतम या सबसे पुराना तत्व हमेशा शीर्ष पर दिखाई देना चाहिए या नहीं।
चयन विकल्पों की भीड़, जिन्हें आप टिक द्वारा सक्रिय करने पर पहचान सकते हैं, आपको विशेष रूप से फ़ोल्डर सामग्री को व्यवस्थित करने की अनुमति देते हैं। इस तरह, आप एक नज़र में देख सकते हैं कि कौन से कार्य, सूचना और संदेश महत्वपूर्ण हैं और जिन्हें संसाधित करने की आवश्यकता है। फ़िल्टर फ़ंक्शन सेटिंग्स स्व-व्याख्यात्मक हैं और सेकंड के भीतर अनुकूलित की जा सकती हैं।
आउटलुक को कैसे सॉर्ट और स्ट्रक्चर करें - 2 महत्वपूर्ण विशेषज्ञ टिप्स
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में महत्वपूर्ण सॉर्टिंग फ़ंक्शन के अलावा, आप केवल कुछ बदलावों के साथ संचार कार्यक्रम को पेशेवर रूप से संरचित कर सकते हैं। दो आवश्यक विशेषज्ञ युक्तियाँ यहाँ आपकी सहायता कर सकती हैं:
विशेषज्ञ टिप 1: विषय के अनुसार ई-मेल स्टोर करने के लिए फ़ोल्डर बनाएं
सैकड़ों संदेशों वाले इनबॉक्स के साथ, चीजों का ट्रैक खोना आसान है। आउटलुक में "सॉर्ट" और "सर्च" फ़ंक्शन का उपयोग उन ईमेल को प्रदर्शित करने में मदद कर सकता है जिन्हें आप अधिक तेज़ी से खोज रहे हैं। साथ ही, जब आउटलुक के साथ संरचित कार्य की बात आती है तो दोनों कार्य रामबाण नहीं हैं। आउटलुक में एक संरचना बनाने के लिए, व्यक्तिगत फ़ोल्डर सिस्टम के साथ काम करना महत्वपूर्ण है। व्यक्तिगत फ़ोल्डर उपयोगी होते हैं क्योंकि उनका उपयोग विषय के आधार पर ई-मेल संदेशों को छाँटने और संग्रहीत करने के लिए किया जा सकता है।
आप अपने मेलबॉक्स की फ़ोल्डर संरचना में आसानी से एक व्यक्तिगत फ़ोल्डर बना सकते हैं। यह उस क्षेत्र में राइट-क्लिक करके काम करता है जहां व्यक्तिगत फ़ोल्डर उत्पन्न किया जाना चाहिए। दिखाई देने वाली संवाद विंडो में, "नया फ़ोल्डर" चुनें और एक नाम निर्दिष्ट करें। परिणामस्वरूप, फ़ोल्डर आपके व्यक्तिगत फ़ोल्डर सिस्टम से संबंधित है और आपके विचार में प्रकट होता है।
एक सुविचारित फ़ोल्डर संरचना और एक फ़ोल्डर प्रणाली आउटलुक के साथ काम को पेशेवर बनाती है और एक दूरंदेशी कार्यालय संगठन का हिस्सा है।
विशेषज्ञ टिप 2: आउटलुक में ईमेल को वर्गीकृत करें
आप Microsoft Outlook में विशेष रूप से ऑन-बोर्ड सॉर्टिंग फ़ंक्शन का उपयोग करके ई-मेल संदेशों को सॉर्ट नहीं करते हैं। इसके अलावा, श्रेणियां आपके ईमेल को वर्गीकृत करने और मेलबॉक्स को व्यवस्थित करने में आपकी सहायता कर सकती हैं। उदाहरण के लिए, आप विभागों या ग्राहकों के नाम के अनुसार श्रेणियों को नाम दे सकते हैं या किसी श्रेणी के साथ प्रसंस्करण स्थिति स्पष्ट कर सकते हैं। "हो गया" या "देय भुगतान" जैसे कीवर्ड सॉर्टिंग पैरामीटर हैं जो आपको खुद को बेहतर तरीके से व्यवस्थित करने में मदद करते हैं।
एक नई श्रेणी बनाने के लिए, "होम" टैब में "श्रेणियां" मेनू क्षेत्र में नेविगेट करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "सभी श्रेणियां" चुनें। संवाद बॉक्स में "नया" बटन पर क्लिक करें। अपनी नई श्रेणी के लिए एक नाम दर्ज करने के बाद, ओके के साथ प्रक्रिया की पुष्टि करें। नतीजतन, आप अपने ई-मेल को विशिष्ट श्रेणियों में विभाजित कर सकते हैं और रंग कोडिंग का उपयोग करके उन्हें अधिक सटीक रूप से देख सकते हैं।
आउटलुक में छँटाई समारोह पेशेवर तरीके से ईमेल को व्यवस्थित करने में मदद कर सकता है
Microsoft आउटलुक में सॉर्टिंग फ़ंक्शन आपके निपटान में एक महत्वपूर्ण उपकरण है। यह इनबॉक्स या अन्य फ़ोल्डरों में ईमेल को व्यक्तिगत रूप से सॉर्ट और प्रदर्शित करने में मदद करता है। श्रेणियों का चयन गारंटी देता है कि योजना के अनुसार छँटाई की जा सकती है।
इसके अलावा, आउटलुक में आने वाले संचार को व्यवस्थित करने के लिए बोधगम्य फ़ोल्डर संरचनाओं को स्थापित करना समझ में आता है। यदि आप विषय क्षेत्र के अनुसार ईमेल को विभाजित करना चाहते हैं तो आउटलुक में श्रेणियां कार्य आवश्यक हैं। आउटलुक में किसी भी समय ई-मेल को सॉर्ट करने, स्टोर करने और खोजने में सक्षम होने के लिए सभी विकल्प एक साथ प्रभावी होते हैं।
