अच्छा डेटा प्रबंधन: कार्य, उपकरण और एक अवधारणा

ये चार प्रकार के डेटा हैं जिन्हें आपको बिल्कुल जानना चाहिए

कंपनियों के लिए सही डेटा मैनेजमेंट का सवाल अहम होता जा रहा है। आखिरकार, कंपनियों में हर दिन बड़ी मात्रा में डेटा संसाधित किया जाता है और उन्हें एक तरफ उपलब्ध कराना और दूसरी तरफ उनकी सुरक्षा करना डेटा प्रबंधन का ही हिस्सा है।

डेटा प्रबंधन में क्या शामिल है? परिभाषा

डेटा प्रबंधन कुछ मापदंडों को ध्यान में रखते हुए डेटा के संग्रह, उपयोग और भंडारण को संदर्भित करता है। डेटा को सस्ते, सुरक्षित और कुशलता से प्रबंधित किया जाना चाहिए। डेटा प्रबंधन को कंपनियों और अन्य संगठनों में कर्मचारियों को लक्ष्य प्राप्त करने, निर्णय लेने, उपायों को लागू करने और कंपनी के मूल्य में वृद्धि करने के लिए डेटा का उपयोग करने में सक्षम बनाना चाहिए। डेटा का यह उपयोग कुछ विशिष्टताओं के तहत होना चाहिए और हमेशा अनुकूलित किया जाना चाहिए।

इस संदर्भ में, डेटा प्रबंधन और प्रक्रिया प्रबंधन बारीकी से जुड़े हुए हैं। आखिरकार, कई कंपनियों में, डेटा ही कंपनी की संपत्ति का गठन करता है। इस मूल्य की कुशलता से रक्षा करने के लिए, लेकिन नए मूल्यों को बनाने और बिना किसी समस्या के मौजूदा डेटा तक पहुंचने में सक्षम होने के लिए संगत प्रक्रियाएं आवश्यक हैं।

जिम्मेदार और कुशल डेटा प्रबंधन के लिए, कंपनियों को एक ऐसी अवधारणा की आवश्यकता होती है जिसमें सभी पहलू शामिल हों:

• डेटा जुटाओ
• डेटा बचाना
• डेटा का प्रसंस्करण
• डेटा संग्रहीत करें
• डेटा हटाएं

सर्वोत्तम स्थिति में, यह अवधारणा कंपनी की डेटा प्रबंधन आवश्यकताओं और डेटा की सुरक्षा और सुरक्षा दोनों को ध्यान में रखती है।

डेटा के 4 अलग-अलग प्रकार होते हैं

डेटा प्रबंधन के लिए एक समग्र दृष्टिकोण अपनाने के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि आप विभिन्न प्रकार के डेटा को समझें। आखिरकार, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत डेटा जैसे कि कर्मचारियों के नाम और पते, आपके द्वारा अपनी कंपनी की वेबसाइट पर प्रकाशित किए जाने वाले डेटा से अलग तरीके से व्यवहार किया जाना चाहते हैं जो सभी के लिए सुपाठ्य है।

व्यक्तिगत डेटा

विशिष्ट व्यक्तियों से संबंधित सभी डेटा जैसे नाम, पते या कर्मचारियों के बैंक विवरण व्यक्तिगत डेटा हैं। हालांकि, एकत्र किए गए माप डेटा और ग्राहक डेटा को भी व्यक्तिगत डेटा के रूप में गिना जाता है। हमारे अपने कर्मचारियों और ग्राहकों के साथ-साथ अन्य तृतीय पक्षों से संबंधित सभी डेटा को व्यक्तिगत डेटा के रूप में गिना जाता है। इन्हें विशेष रूप से संरक्षित किया जाना चाहिए।

संवेदनशील कंपनी डेटा

कंपनी के रहस्यों से संबंधित सभी डेटा, जैसे कर और लेखा दस्तावेज़, संवेदनशील कंपनी डेटा हैं। परियोजनाओं के दौरान उत्पन्न होने वाले डेटा, जैसे गणना, व्यंजनों, अनुसंधान डेटा और तकनीकी ज्ञान को भी संवेदनशील जानकारी के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। आंतरिक प्रक्रियाओं या प्रक्रियाओं, ग्राहक सूचियों और कॉर्पोरेट रणनीतियों की भी इस क्षेत्र में गणना की जाती है। यहां यह स्पष्ट रूप से परिभाषित करना महत्वपूर्ण है कि डेटा प्रबंधन के हिस्से के रूप में कौन सी जानकारी को संरक्षित किया जाना चाहिए और कौन सी नहीं। आमतौर पर, कंपनियों के नए कर्मचारी कंपनी में शामिल होने पर एक गोपनीयता समझौते पर हस्ताक्षर करते हैं, जिसके साथ वे किसी भी संवेदनशील कंपनी डेटा को तीसरे पक्ष को प्रकट नहीं करने का वचन देते हैं।

सहायक डेटा

द्वितीयक डेटा आगे संसाधित प्राथमिक डेटा से उत्पन्न होता है। वे सभी डेटा को संदर्भित करते हैं जो एक अलग उद्देश्य के लिए बनाए जाते हैं और एक माप के हिस्से के रूप में भी होते हैं। यदि, उदाहरण के लिए, कर्मचारियों या ग्राहकों की लाइसेंस प्लेट कंपनी के अपने परिसर से ली गई और प्रकाशित की गई तस्वीरों पर देखी जा सकती हैं, तो यह द्वितीयक डेटा है। भले ही, उदाहरण के लिए, एक सर्वेक्षण किया गया हो, द्वितीयक डेटा उत्पन्न हो सकता है। वास्तविक प्रश्नावली प्राथमिक डेटा है और परिणाम, जो इन प्राथमिक डेटा से सारांशित होते हैं और अब उत्तरदाताओं के बारे में कोई निष्कर्ष निकालने की अनुमति नहीं देते हैं, तब द्वितीयक डेटा होते हैं।

सार्वजनिक रूप से उपलब्ध डेटा

यदि डेटा किसी की अपनी कंपनी की वेबसाइट या प्रिंट दस्तावेज़ों में जनता के साथ साझा किया जाता है, तो उन्हें कुछ आवश्यकताओं को पूरा करना होगा। उदाहरण के लिए, किसी भी कॉपीराइट या ट्रेडमार्क अधिकारों का उल्लंघन नहीं किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, किसी फ़ोटो पर आपके स्वयं के अलावा अन्य ब्रांड देखे जा सकते हैं। अपने स्वयं के लोगो और नारों को दूसरों द्वारा चोरी के खिलाफ संरक्षित किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए उन्हें एक शब्द या लाक्षणिक चिह्न के रूप में पंजीकृत करके।

डेटा प्रबंधन: ये कार्य हैं

डेटा के प्रबंधन में विभिन्न कार्य शामिल हैं।

• आंकड़ा संग्रहण डेटा अर्थव्यवस्था को ध्यान में रखते हुए, यानी केवल उतना ही डेटा एकत्र किया जा सकता है, जिसकी वास्तव में आवश्यकता है। सामान्य डेटा संरक्षण विनियमन (जीडीपीआर) में बचत का यह कर्तव्य निर्धारित किया गया है।
• डेटा की गुणवत्ता सुनिश्चित करेंडेटा दर्ज करते समय सावधानी से काम करके।
• डेटा का उपयोग इसे पारदर्शी बनाओ।
• डेटा ट्रांसफर से बचें, अगर संभव हो तो। जितना अधिक डेटा ए से बी में ले जाया जाता है, उतना ही आप सुरक्षा उल्लंघनों या डेटा हानि के प्रति संवेदनशील हो जाते हैं।
• डेटा स्रोतों को आसानी से सुलभ बनाएं।
• डेटा सुरक्षित रूप से स्टोर करें, उदाहरण के लिए क्लाउड में या इस उद्देश्य के लिए प्रदान किए गए डेटाबेस सॉफ़्टवेयर के भीतर।
• सुरक्षित डेटा और नियमित रूप से बैकअप बनाएं, उदाहरण के लिए क्लाउड में या बाहरी स्टोरेज मीडिया पर।
• फ़ाइल सिस्टम और संपूर्ण IT को सुरक्षित रखें, हैकर के हमलों या मैलवेयर से। यह फायरवॉल और अप-टू-डेट वायरस सुरक्षा के साथ संभव है।
• आंतरिक डेटा सुरक्षा डेटा सिस्टम के भीतर अधिकार निर्दिष्ट करके। आखिरकार, कर्मचारी डेटा, उदाहरण के लिए, अन्य कर्मचारियों से भी सुरक्षित होना चाहिए।
• हार्डवेयर की रक्षा करें, आग, पानी की क्षति या ओवरवॉल्टेज के खिलाफ।
• डेटा को संभालने में सक्षमता का संचार करेंगलत संचालन से बचने के लिए.
• डेटा गुणवत्ता की जाँच करें, अधिमानतः एक निश्चित नियमितता में।
• डेटा का संग्रहवर्तमान में उपयोग किए जा रहे सिस्टम और उपकरणों पर डेटा की मात्रा को यथासंभव छोटा रखने के लिए। उदाहरण के लिए, डेटा को कुछ समय के लिए कर कार्यालय के लिए भी संग्रहीत किया जाना चाहिए, भले ही वे वर्तमान व्यावसायिक कार्यों के लिए अभी भी आवश्यक हों या नहीं।
• डेटा को स्थायी रूप से हटाएंएक तरफ जगह बनाने के लिए और दूसरी तरफ डेटा सुरक्षा जिम्मेदारी से छुटकारा पाने के लिए। यह पहले से सावधानीपूर्वक जांच लिया जाना चाहिए कि क्या हटाया जाने वाला डेटा वास्तव में स्थायी रूप से हटाया जा सकता है या फिर कहीं और इसकी आवश्यकता नहीं हो सकती है। हटाना डिलीट करने के समान नहीं है, इसलिए कुछ हार्ड ड्राइव पर डेटा केवल ओवरराइट किया जाता है। उन्हें वास्तव में हटाने के लिए, आपको CCleaner जैसे उपयुक्त कार्यक्रमों के साथ काम करना चाहिए।
• कानूनी निश्चितता का पालन करें और a . के माध्यम से अपने स्वयं के डेटा का नियमित विश्लेषण सामान्य कानूनों का पालन करें।
• अंतर्दृष्टि पारदर्शी बनाओ और दूसरों के साथ साझा करो।

डेटा प्रबंधन में चुनौतियां और लक्ष्य

डेटा प्रबंधन के साथ चुनौती यह है कि ये सभी कार्य आपस में जुड़े हुए हैं और यथासंभव कुशलतापूर्वक और व्यावहारिक रूप से डिज़ाइन किए गए हैं। प्रत्येक कर्मचारी के पास डेटा सुरक्षा की उपेक्षा किए बिना आवश्यक डेटा तक पहुंच होनी चाहिए। एक तथाकथित डेटा गवर्नेंस दिशानिर्देश कंपनियों के लिए उपयोगी हो सकता है। यह परिभाषित करता है कि कंपनी में डेटा को कैसे संभाला जाता है।

डेटा प्रबंधन में विशेष चुनौतियाँ, अन्य बातों के अलावा, इन पहलुओं से उत्पन्न होती हैं:

• डेटा की लगातार बढ़ती मात्रा (बड़ा डेटा)
• हैकर्स द्वारा डेटा सुरक्षा पर अधिक से अधिक घातक हमले
• लगातार बदलती कानूनी आवश्यकताएं, जिसका अर्थ है कि कंपनियों को हमेशा अप टू डेट रहना होगा

किसी संगठन के भीतर परिवर्तन डेटा के प्रबंधन को भी जटिल बनाते हैं। चूंकि कई कंपनियों में डेटा प्रबंधन का विषय अधिक से अधिक महत्वपूर्ण होता जा रहा है, इसलिए अब स्थायी पद भी हैं, तथाकथित डेटा प्रबंधक, जो इस विषय से विशेष रूप से निपटते हैं।

डेटा प्रबंधन: 4 संभावित सॉफ़्टवेयर समाधान

कंपनियों में डेटा प्रबंधन के लिए कई विकल्प और कई तैयार सॉफ़्टवेयर समाधान हैं:

सामग्री प्रबंधन प्रणाली	सीएमएस वे सिस्टम हैं जिनमें सामग्री और सूचना को बंडल किया जाता है। डेटाबेस को सामग्री प्रबंधन प्रणालियों में भी एकीकृत किया जा सकता है।
मास्टर डेटा प्रबंधन	मास्टर डेटा प्रबंधन का अर्थ है मास्टर डेटा का केंद्रीय प्रशासन, यानी किसी संगठन का मुख्य डेटा। चाहे कर्मचारी डेटा हो या ग्राहक डेटा - वे सभी मास्टर डेटा के अंतर्गत आते हैं और उन्हें विशेष सुरक्षा की आवश्यकता होती है।
उद्यम संसाधन योजना प्रणाली	इस तरह के समग्र सॉफ्टवेयर के साथ, किसी संगठन के सभी संसाधनों को रिकॉर्ड किया जा सकता है। काम के उपकरण, सामग्री, कर्मचारियों के लिए मासिक खर्च और बहुत कुछ इस पर मैप किया जा सकता है।
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली	इस तरह के सिस्टम का इस्तेमाल दस्तावेजों को स्टोर, सॉर्ट, मैनेज और आर्काइव करने के लिए किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, ईकोडीएमएस छोटे व्यवसायों और एकमात्र स्वामित्व के लिए उपयुक्त है।

Google, Oracle, SAP और कई अन्य बड़ी कंपनियों द्वारा डेटा प्रबंधन के लिए कई टूल और प्रोग्राम पेश किए जाते हैं।

निजी व्यक्तियों के लिए डेटा प्रबंधन

फ्रीलांसरों, एकल स्वामित्व और छोटे स्टार्टअप के लिए, डेटा प्रबंधन का विषय भी पहले दिन से ही प्रासंगिक है और उन्हें प्रारंभिक चरण में संबंधित सॉफ़्टवेयर के लिए चारों ओर देखना चाहिए।

डेटा प्रबंधन का विषय एक निजी व्यक्ति के रूप में भी प्रासंगिक है, भले ही वह छोटे स्तर पर हो। होम कंप्यूटर, स्मार्टफोन और टैबलेट पर बड़ी मात्रा में डेटा होता है जिसे सॉर्ट करने, प्रबंधित करने और बैकअप लेने की आवश्यकता होती है।

डेटा प्रबंधन के लिए उपयोगी उपकरण

आप सही उपकरणों के साथ डेटा का प्रबंधन कर सकते हैं - हर उद्देश्य के लिए सही सॉफ्टवेयर है:

• ऑर्डर इन माय फोल्डर से आप अपने विंडोज कंप्यूटर पर फाइलों को सॉर्ट और मैनेज कर सकते हैं।
• DirPrintOK एक सूची के रूप में आपके फ़ोल्डर और फ़ाइल ओवरव्यू को प्रिंट करता है।
• VisiPics से आप अपनी हार्ड ड्राइव पर डुप्लिकेट फ़ोटो ढूंढ सकते हैं और नए डेटा के लिए जगह बनाने के लिए अनावश्यक छवियों को हटा सकते हैं।
• डुपेगुरु आपको डुप्लीकेट फाइल खोजने में मदद करेगा। आप विभिन्न प्रकार की फ़ाइलों जैसे संगीत, चित्र, और बहुत कुछ के आधार पर छाँट सकते हैं।
• अनलॉकर के साथ अवरुद्ध फ़ाइलों को अनलॉक करें।
• जाजुक सॉफ्टवेयर आपको अपने संगीत संग्रह को आयात करने और फिर उसे क्रमबद्ध करने देता है।
• Terminplaner.net आपकी फ़ाइलों को प्रबंधित करने का एक सरल उपकरण है।
• चींटी मूवी कैटलॉग वीडियो, डीवीडी और ब्लू-रे को सूचीबद्ध करने में मदद करता है।
• फ़ाइल प्रबंधक डबल कमांडर कंप्यूटर पर आदेश बनाने के लिए फ़ाइलों की प्रतिलिपि बनाने और स्थानांतरित करने के लिए उपयुक्त है। आप इस प्रोग्राम का उपयोग फ़ाइलों का नाम बदलने के लिए भी कर सकते हैं।
• डेटा स्टॉक को सुसंगत रखने के लिए Dircomp आपको एक दूसरे के साथ पूर्ण फ़ोल्डरों की तुलना करने देता है।
• "खाली फ़ोल्डरों को त्वरित रूप से हटाएं" डाउनलोड के साथ आप आउटलुक में खाली फ़ोल्डरों को आसानी से हटा सकते हैं।
• फ़ोल्डर कुल्हाड़ी आपको बड़ी मात्रा में फ़ाइलों वाले फ़ोल्डरों को दो या अधिक फ़ोल्डरों में विभाजित करने की अनुमति देता है।
• टूकेन टूल का केवल एक ही कार्य है: फ़ाइलों को आराम से और सुरक्षित रूप से कॉपी करें। यह कार्य संतोषजनक ढंग से करता है।
• आप सीडीईएक्स या ईज़ीटैग के साथ ऑडियो पुस्तकें पढ़ सकते हैं और उन्हें अपनी हार्ड ड्राइव पर सहेज सकते हैं।
• IsoBuster से आप इमेज फाइल्स को पढ़ सकते हैं।

अच्छे डेटा प्रबंधन के लिए टिप्स और ट्रिक्स

अच्छा डेटा प्रबंधन सही टूल से शुरू होता है, लेकिन इसके लिए बहुत अधिक की आवश्यकता होती है। यदि आप कुछ नियमों का पालन करते हैं, तो आप अपने डेटा के जीवन चक्र का विस्तार करेंगे और अपने सिस्टम में अराजकता को बचाएंगे:

• डेटा की गुणवत्ता शुरू से ही उच्च रखें। पहली बार में कोई भी गलत, अधूरा, खराब संरचित या अनावश्यक डेटा दर्ज न करें। दोहराव से बचें।
• कृपया परेशानी से बचने के लिए डेटा सुरक्षा पर लागू कानून पर ध्यान दें।
• अपने डेटा का बैकअप लें ताकि आप हमेशा बैकअप पर वापस आ सकें।
• डेटा के उपयोग को पारदर्शी बनाएं।
• अपने डेटा को वहां रखना सबसे अच्छा है जहां उसका अंतिम गंतव्य है।
• वर्तनी और अनुवाद का मानकीकरण करें।
• बैकअप बनाने जैसी प्रक्रियाओं को स्वचालित करें।
• प्रक्रियाओं को सरल बनाएं।
• सबसे व्यापक डेटा प्रबंधन को संभव बनाने के लिए नेटवर्क समाधान कुशलतापूर्वक और विभिन्न तरीकों को जोड़ते हैं।
• डेटा एकीकरण और एक समान संरचना में विभिन्न सूचनाओं का विलय भी समझ में आता है।

निष्कर्ष: डेटा प्रबंधन के लिए संरचित प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है

डेटा प्रबंधन कई अलग-अलग आवश्यकताओं के साथ एक जटिल क्षेत्र है। विभिन्न प्रकार के डेटा होते हैं और प्रत्येक को अलग-अलग व्यवहार करने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, जबकि व्यक्तिगत डेटा विशेष सुरक्षा के अधीन हैं, अन्य डेटा जानबूझकर जनता के लिए उपलब्ध कराए जाते हैं। डेटा प्रबंधन सूचना के प्रबंधन, बैकअप और संग्रह में कई चुनौतियों का सामना करता है। विभिन्न सॉफ्टवेयर समाधानों में से पसंद के लिए कंपनियां खराब हो जाती हैं। निजी व्यक्तियों को भी डेटा प्रबंधन के विषय से निपटना पड़ता है। कई छोटे उपकरण इसमें मदद करते हैं और डेटा की लगातार बढ़ती मात्रा से निपटना आसान बनाते हैं।