यह इस तरह काम करता है!
PowerPoint प्रस्तुतियाँ विभिन्न उद्देश्यों के लिए बनाई गई हैं। पेशेवर माहौल में, महत्वपूर्ण जानकारी और, कुछ मामलों में, संवेदनशील सामग्री से अवगत कराया जाना चाहिए। उत्पाद की जानकारी और परियोजनाओं का विवरण उन प्रस्तुतियों में पारित किया जा सकता है जो सुरक्षा के लायक हैं। इन्हें कॉपी और दूसरों के साथ साझा नहीं किया जा सकता है। औद्योगिक जासूसी को रोकने के लिए अंतरराष्ट्रीय वातावरण में यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।
उदाहरण के लिए, यह घातक होगा यदि विशिष्ट तकनीकी चित्र जो सुरक्षा के योग्य कंपनी के रहस्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं, अनधिकृत व्यक्तियों द्वारा एक प्रस्तुति से निकाले गए और विस्तार से पुन: प्रस्तुत किए गए। निजी क्षेत्र में ऐसी स्थितियां भी होती हैं जिनमें सामग्री की रक्षा करना महत्वपूर्ण होता है, उदाहरण के लिए व्यक्तिगत जानकारी या पावरपॉइंट प्रस्तुतियों में छवियां।
पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन को प्रभावी ढंग से कैसे सुरक्षित रखें - 4 सुरक्षा विकल्प
पावरपॉइंट में लेखन सुरक्षा के साथ स्लाइड शो प्रदान करने और फ़ाइल को अनधिकृत परिवर्तनों से बचाने के लिए प्रभावी ऑन-बोर्ड टूल हैं। इसके अलावा महत्वपूर्ण, और कई मामलों में महत्वपूर्ण, पासवर्ड के साथ प्रस्तुति को सुरक्षित रखने का विकल्प है। इस तरह, प्रस्तुति में जानकारी केवल अधिकृत व्यक्तियों द्वारा ही पढ़ी जा सकती है, उदाहरण के लिए व्यावसायिक भागीदार या अधिकृत ग्राहक। आप निम्न चरणों में एक पासवर्ड सक्रिय कर सकते हैं और पावरपॉइंट में सुरक्षा के साथ-साथ अन्य विकल्प भी लिख सकते हैं:
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पहले चरण में, "फ़ाइल> सूचना" पर नेविगेट करें।
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पावरपॉइंट के सूचना क्षेत्र में आपको विभिन्न बटन मिलेंगे। प्रेजेंटेशन को सुरक्षित रखने के लिए, "प्रोटेक्ट प्रेजेंटेशन" बॉक्स को चुनें। यह पहले बटन के रूप में दिखाई देगा।
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"प्रोटेक्ट प्रेजेंटेशन" बटन पर क्लिक करने के बाद, आपको चार विकल्पों के साथ प्रस्तुत किया जाएगा:
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विकल्प 1: हमेशा पढ़ने के लिए खुला |
प्रस्तुति की एक सामान्य लेखन सुरक्षा गारंटी देती है कि जानकारी और स्लाइड को केवल देखा जा सकता है, लेकिन बदला नहीं जा सकता। महत्वपूर्ण अंशों को कॉपी करना अधिक कठिन है, हालांकि इस विकल्प के बावजूद स्क्रीन से फोटो या हार्ड कॉपी संभव है। यदि आप अनधिकृत व्यक्तियों को प्रस्तुति की सामग्री को बदलने से रोकना चाहते हैं तो लेखन सुरक्षा विशेष रूप से आवश्यक है। बटन पर क्लिक करने के बाद, प्रस्तुति की लेखन सुरक्षा पीले रंग में हाइलाइट हो जाती है। |
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विकल्प 2: पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करें |
किसी प्रस्तुति को अनधिकृत पहुंच से बचाने के लिए पासवर्ड असाइन करना सबसे अच्छा तरीका है। केवल वे लोग जो पासवर्ड जानते हैं, उनके पास प्रस्तुतीकरण और उसकी सामग्री तक पहुंच होती है। बटन पर क्लिक करने के बाद आपसे एक पासवर्ड डालने के लिए कहा जाएगा। |
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विकल्प 2: |
साथ ही, आपको सूचित किया जाता है कि प्रेजेंटेशन को केवल तभी एक्सेस किया जा सकता है जब पासवर्ड दर्ज किया गया हो। क्रिएटर के लिए इसका मतलब यह भी है कि पासवर्ड न भूलें। इस कारण से, पासवर्ड और उनसे संबंधित फ़ाइल नामों की सूची को सुरक्षित स्थान पर रखना एक अच्छा विचार है। यह हर समय पासवर्ड-एन्क्रिप्टेड फ़ाइलों तक पहुंच की गारंटी देता है। |
युक्ति:
आप महत्वपूर्ण और गोपनीय प्रस्तुतियों को एक पासवर्ड से सुरक्षित भी कर सकते हैं जिसे बदला जा सकता है और इस तरह से लोगों के एक विशिष्ट समूह के लिए प्रस्तुतिकरण उपलब्ध कराया जा सकता है।
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विकल्प 3: डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें |
एक डिजिटल एन्क्रिप्शन प्रक्रिया को डिजिटल हस्ताक्षर कहा जाता है। इससे सेंडर और रिसीवर दोनों के लिए डिजिटल वैल्यू की मदद से ट्रांसमिशन को डिक्रिप्ट करना संभव है। यदि आप Microsoft PowerPoint में एक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ सहेजे नहीं गए प्रस्तुति को सुरक्षित रखना चाहते हैं, तो पहला कदम प्रस्तुति को डिजिटल हस्ताक्षर का समर्थन करने वाले प्रारूप में सहेजना है। फ़ाइल प्रकार pptx डिजिटल हस्ताक्षर के साथ बैकअप लेने के लिए उपयुक्त है। |
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विकल्प 3: डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें |
"हां" बटन पर क्लिक करके निरंतरता की पुष्टि करें। यदि आपने अपनी प्रस्तुति पहले से सहेज ली है, तो यह चरण आवश्यक नहीं है। अगले चरण में, एक विंडो खुलती है जिसमें आप हस्ताक्षर बना सकते हैं। |
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विकल्प 3: डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें |
अन्य बातों के अलावा, आप स्वीकृति प्रकार फ़ील्ड में प्रविष्टि में निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आपने दस्तावेज़ को व्यक्तिगत रूप से बनाया या अनुमोदित किया है। आप एक उद्देश्य भी निर्दिष्ट कर सकते हैं और डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर कोड बदल सकते हैं। प्रक्रिया "साइन" कमांड पर एक क्लिक के साथ समाप्त हो जाती है। आपको जानकारी प्राप्त होगी कि हस्ताक्षर सफलतापूर्वक बनाया गया है। |
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विकल्प 3: डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें |
हस्ताक्षरित दस्तावेज़ और स्क्रीन प्रस्तुतियाँ व्यावसायिक वातावरण में विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं और व्यावसायिक भागीदारों को सूचना की प्रासंगिकता के संबंध में सुरक्षा प्रदान करते हैं। |
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विकल्प 4: अंतिम के रूप में चिह्नित करें |
यदि आप अपनी प्रस्तुति को अंतिम के रूप में चिह्नित करते हैं, तो आगे की प्रक्रिया वांछित नहीं है। अंकन इंगित करता है कि प्रस्तुति को अब बदला नहीं जाना चाहिए। |
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विकल्प 4: अंतिम के रूप में चिह्नित करें |
यदि किसी फ़ाइल को Microsoft Office में पूर्ण के रूप में चिह्नित किया गया है, उदाहरण के लिए PowerPoint में और Word या Excel में भी, तो इनपुट फ़ंक्शन, सभी संपादन आदेश और संशोधन चिह्न निष्क्रिय या बंद हो जाते हैं। फ़ाइल को अब संपादित नहीं किया जा सकता है और यह राइट-प्रोटेक्टेड है। दस्तावेज़ की स्थिति "अंतिम" पर सेट है। |
अपनी PowerPoint प्रस्तुति को कंपनी की संपत्ति के रूप में पहचानने और सुरक्षित रखने का दूसरा तरीका वॉटरमार्क को शामिल करना है। एक वॉटरमार्क के साथ जिसे हटाया नहीं जा सकता, आप अपनी कंपनी के लोगो को प्रस्तुतियों में शामिल कर सकते हैं और साथ ही गोपनीय जानकारी वाली कुछ स्लाइड्स को डुप्लिकेट होने से रोक सकते हैं।
प्रस्तुतियों की प्रभावी सुरक्षा के अलावा, यह सलाह दी जाती है कि प्रस्तुतियों को डिज़ाइन करते समय आमतौर पर ऑटो रिस्टोर फ़ंक्शन को सक्रिय किया जाए ताकि सिस्टम क्रैश होने की स्थिति में आप अपने पिछले कार्य परिणामों को आसानी से पुनर्स्थापित कर सकें।
निष्कर्ष: प्रस्तुतियों को प्रभावी ढंग से संरक्षित करने के लिए यह महत्वपूर्ण है
संक्षेप में, सुरक्षा विकल्प जैसे कि PowerPoint में अंतर्निहित लेखन सुरक्षा और पासवर्ड सुरक्षा सेट करने का विकल्प संवेदनशील सामग्री के साथ प्रस्तुति को प्रभावी ढंग से सुरक्षित रखने के लिए सर्वोत्तम विकल्प हैं। अंतिम अंकन भी प्रभावी हो सकता है, क्योंकि अंकन के अलावा लेखन सुरक्षा स्थापित की जाती है। एक डिजिटल हस्ताक्षर व्यावसायिक वातावरण में विशेष रूप से प्रभावी होता है और सुरक्षा के रूप में डिजिटल हस्ताक्षर के अलावा, विश्वास-निर्माण के उपाय के रूप में भी कार्य करता है। महत्वपूर्ण प्रस्तुतियों और उनकी सामग्री को प्रभावी ढंग से संरक्षित करना आवश्यक है। इसके लिए आवश्यकतानुसार PowerPoint के विभिन्न विकल्पों का उपयोग किया जा सकता है।
