एक्सेल कार्यपुस्तिकाओं का आकार कम करें

एक्सेल फाइलों के फाइल साइज को कैसे कम करें और अनावश्यक सामग्री को कैसे हटाएं

कभी भी बड़े स्टोरेज मीडिया और तेज़ कनेक्शन के समय में, फ़ाइल आकार अब वह भूमिका नहीं निभाते हैं जो उन्होंने कुछ साल पहले की थी। फिर भी, आपको अपनी एक्सेल फाइलों को यथासंभव छोटा रखना चाहिए। तब वे न केवल सहेजे जाते हैं और तेजी से भेजे जाते हैं, बल्कि वे तेजी से काम भी करते हैं।

यदि आप एक्सेल तालिकाओं को लंबे समय तक संपादित करते हैं और उन्हें बार-बार जोड़ते हैं, तो वे जल्दी से एक ऐसे आकार में बढ़ जाते हैं जो उनके साथ काम करना सीमित कर सकता है।

गणना के फ़ाइल आकार को कम करने के कई तरीके हैं। हम यहां सबसे महत्वपूर्ण प्रस्तुत करते हैं। कुछ भी करने से पहले, अपनी कार्यपुस्तिका का बैकअप बना लें ताकि कुछ गलत होने पर आप कोई डेटा न खोएं।

टिप 1: अतिरिक्त कोशिकाओं को हटा दें

मूल रूप से, केवल वास्तव में उपयोग की जाने वाली कोशिकाओं को फ़ाइल आकार में शामिल किया जाता है। यदि आपने अस्थायी गणनाओं के लिए सेल श्रेणियों का उपयोग किया है, उदाहरण के लिए, उन्हें अभी भी उपयोग किया जाने वाला माना जाता है। यह तब भी लागू होता है जब आपने सामग्री हटा दी हो।

यह जांचने के लिए कि एक्सेल किस क्षेत्र का उपयोग करता है, कुंजी संयोजन CTRL END का उपयोग करें। एक्सेल तब इस्तेमाल किए गए क्षेत्र के निचले दाएं कोने में कूदता है।

यदि निचला दायां कोना बहुत नीचे है और / या वास्तव में उपयोग की जाने वाली कोशिकाओं के दाईं ओर है, तो आपको अनावश्यक पंक्तियों या स्तंभों को हटाना होगा। ऐसा करने के लिए, लाइनों को चिह्नित करें और उन्हें कुंजी संयोजन CTRL MINUS के साथ हटा दें। फिर कॉलम के लिए इसे दोहराएं।

संबंधित कार्यपुस्तिका में सभी कार्यपत्रकों के लिए वर्णित चरणों को दोहराएं। हटाने के बाद, फ़ोल्डर को बंद करें, परिवर्तनों को सहेजें और उन्हें फिर से खोलें। हटाना सफल हुआ या नहीं, यह जांचने के लिए CTRL END का उपयोग करें।

टिप 2: अनावश्यक स्वरूपण हटाएं

कुछ सूचियों में बड़ी संख्या में रिक्त रेखाएँ होती हैं - चरम फ़ाइल आकार का एक अन्य कारण। यह विशेष रूप से अन्य कार्यक्रमों से सूचियाँ आयात करने के बाद हो सकता है। यह न केवल कष्टप्रद है, बल्कि कुछ मूल्यांकनों में गलत परिणाम भी दे सकता है। आपकी सूचियों से ऐसी रिक्त पंक्तियों को हटाने के कई तरीके हैं।

विकल्प 1: "सामग्री" संवाद बॉक्स के साथ खाली पंक्तियों को हटाएं

एक्सेल के सभी संस्करणों में, GO TO डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए CTRL G का उपयोग करें।

सामग्री पर क्लिक करें।

फिर एक और डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है। BLANK विकल्प को हाइलाइट करें।

OK के साथ अपनी परिभाषा की पुष्टि करें।

खाली कोशिकाओं को पूरी तरह मिटा दें

सभी खाली सेल अब चिह्नित हैं। अनावश्यक स्वरूपण या अन्य चीजों को हटाने के लिए अब आप बिना किसी समस्या के इन कोशिकाओं को पूरी तरह से हटा सकते हैं। इन कदमों का अनुसरण करें:

Excel 2007 या उसके बाद के संस्करण में, START टैब को सक्रिय करें और संपादित करें समूह में DELETE और फिर DELETE ALL पर क्लिक करें।

यदि आप संस्करण Excel 2003 तक के संस्करणों का उपयोग कर रहे हैं, तो संपादन मेनू में DELETE कमांड और ब्रांचिंग मेनू में ALL कमांड को कॉल करें।

हटाने के बाद, फ़ोल्डर को बंद करें, परिवर्तनों को सहेजें और उन्हें फिर से खोलें।

निर्देश वीडियो: एक्सेल में अनावश्यक स्वरूपण हटाएं

विकल्प 2: एक्सेल फिल्टर के साथ खाली सेल हटाएं

1. सबसे पहले, कॉलम शीर्षकों सहित, अपनी सूची के संपूर्ण डेटा क्षेत्र का चयन करें।

2. डेटा - फ़िल्टर - ऑटोफ़िल्टर (संस्करण 2003 तक एक्सेल) या डेटा - फ़िल्टर (संस्करण 2007 से एक्सेल) कमांड को कॉल करें।

3. फिर आपकी सूची की पहली पंक्ति को फ़िल्टर विकल्पों के लिए छोटे सूची तीरों के साथ प्रदान किया जाएगा।

   

4. तो एक्सेल सूची को फ़िल्टर करता है। उस कॉलम के सूची तीर पर माउस से क्लिक करें जिसमें आप रिक्त कक्षों की खोज करना चाहते हैं।

5. अब आप फ़िल्टर मानदंड का उपयोग करके प्रविष्टि (EMPTY) का चयन कर सकते हैं। Excel 2003 में आप इसे एक अलग फ़िल्टर बिंदु के रूप में पाएंगे। एक्सेल 2007 और 2010 के लिए आपको सेलेक्ट ऑल के तहत एंट्री (EMPTY) मिलेगी।

6. ओके पर क्लिक करें।

यदि आवश्यक हो, तो इसे अन्य कॉलम में तब तक दोहराएं जब तक कि केवल खाली डेटा रिकॉर्ड (और सहायक कॉलम में संबंधित नंबर) न देखे जा सकें।

अब इन अभिलेखों को हाइलाइट करें और उन्हें हटाने के लिए DELETE कुंजी दबाएं। कक्षों में अंकन स्वयं करें और समन्वय स्तंभ में पंक्ति संख्याओं का उपयोग करके चिह्नित न करें।

फिर आप हटाई गई रिक्त पंक्तियों के साथ पूरी सूची प्रदर्शित करने के लिए स्वत: फ़िल्टर सूची में (सभी) विकल्प का उपयोग कर सकते हैं। हटाने के बाद, सहायक कॉलम में संख्याओं के अनुसार सूची को फिर से क्रमबद्ध करके अभिलेखों के मूल क्रम को पुनर्स्थापित करें।

यदि आप स्विच किए गए फ़िल्टर में हस्तक्षेप करते हैं, तो आप डेटा - फ़िल्टर - ऑटोफ़िल्टर का उपयोग करके उन्हें फिर से बंद कर सकते हैं।

टिप 3: मैक्रोज़ आयात और निर्यात करें

बड़ी तालिकाओं का तीसरा कारण वे मैक्रोज़ हो सकते हैं जिनमें वे शामिल हैं। आपको उन लोगों को हटा देना चाहिए जिनकी आवश्यकता नहीं है, अन्य सभी को निर्यात करें और फिर उन्हें फिर से आयात करें। ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:

विजुअल बेसिक एडिटर को कुंजी संयोजन ALT F11 के साथ कॉल करें। वहां आपको प्रोजेक्ट एक्सप्लोरर मिलेगा, जिसे आप तस्वीर में देख सकते हैं।

दाएं माउस बटन से एक के बाद एक मैक्रो मॉड्यूल पर क्लिक करें और रिमूव कमांड चुनें। ओके के साथ एक्सपोर्ट क्वेरी की पुष्टि करें।

जब सभी मैक्रो हटा दिए जाते हैं और निर्यात किए जाते हैं, तो एक्सेल पर वापस लौटें, फ़ाइल को बंद करें, अपने परिवर्तनों को सहेजें और इसे फिर से खोलें।

फिर विजुअल बेसिक एडिटर को ALT F11 के जरिए दोबारा कॉल करें। प्रोजेक्ट एक्सप्लोरर में वर्तमान फ़ोल्डर की परियोजना का चयन करें। FILE मेनू में, IMPORT FILE कमांड को कॉल करें और सभी आवश्यक मैक्रोज़ को एक के बाद एक आयात करें।

टिप 4: पिवट टेबल का फ़ाइल आकार कम करें

एक पिवट टेबल फ़ाइल का आकार महत्वपूर्ण रूप से बढ़ा सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि स्रोत डेटा जिस पर पिवट तालिका आधारित है, को भी एक अलग छिपी हुई मेमोरी, तथाकथित "पिवट कैश" में कॉपी किया जाता है।

इसलिए यदि स्रोत डेटा में कुछ बदल गया है तो पिवट तालिका को रीफ्रेश करने के लिए आपको हमेशा "ताज़ा करें" बटन पर क्लिक करना होगा। क्योंकि पिवट कैश को अपडेट करने का यही एकमात्र तरीका है। व्यवहार में, आप इसका उपयोग पिवट टेबल के फ़ाइल आकार को कम करने के लिए कर सकते हैं।

पिवट टेबल का फ़ाइल आकार कम करें

पिवट टेबल में एक सेटिंग होती है जो फाइल सेव होने पर पिवट कैशे को साफ करती है। पिवट टेबल को ही बरकरार रखा जाता है।

पिवट तालिका में राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से "पिवट टेबल विकल्प" प्रविष्टि का चयन करें।

"डेटा" टैब खोलें और "फ़ाइल के साथ स्रोत डेटा सहेजें" को अनचेक करें। ऐसा करने के लिए, "फ़ाइल खोलते समय अपडेट करें" के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें।

फ़ाइल सहेजे जाने पर अब पिवट कैश हटा दिया जाता है - वास्तविक डेटा तालिका निश्चित रूप से बरकरार रहती है।

फ़ाइल का आकार काफी कम हो गया है और पिवट तालिका के बिना फ़ाइल आकार तक लगभग पहुंच गया है।

टिप 5: ग्राफिक्स और छवियों को कम करें या हटाएं

पृष्ठभूमि चित्र, लोगो या सम्मिलित चित्र अक्सर अनावश्यक होते हैं और बहुत अधिक संग्रहण स्थान लेते हैं। इसलिए, तालिका में पृष्ठभूमि छवियों को शामिल न करें। केवल एक तरफ कंपनी का लोगो शामिल करें। छवियों को उनके मूल आकार में न डालें, बल्कि उन्हें कम करें। एक्सेल ऐसा फ़ंक्शन प्रदान करता है: चित्र पर क्लिक करें। "समायोजित" समूह में "प्रारूप" मेनू आइटम में "छवियों को संपीड़ित करें" फ़ंक्शन होता है। मूल रूप से, जब आप ग्राफिक्स को कम करते हैं और हटाते हैं, तो आपको सावधान रहना चाहिए कि आवश्यक किसी भी ग्राफिक्स को न हटाएं।

टिप 6: अनावश्यक फ़ार्मुलों को हटा दें

कई जटिल सूत्र एक्सेल फ़ाइल के आकार को भी प्रभावित करते हैं। इसलिए किसी Excel कार्यपुस्तिका से अवांछित फ़ार्मुलों को निकालने का प्रयास करें। ऐसे समय होते हैं जब आपके पास डेटा सेट होता है और आपको इसमें शामिल फ़ार्मुलों की आवश्यकता नहीं होती है, इन फ़ार्मुलों को मानों से बदलना बेहतर होता है। ऐसा करने के लिए, नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करें:

1. एक्सेल फ़ाइल खोलें और संपूर्ण वर्कशीट/डेटासेट का चयन करने के लिए Ctrl + A दबाएं। फिर F5 की दबाएं।

2. गो टू विकल्प खोलें और "विशेष" पर क्लिक करें।

3. सूत्रों का चयन करें और ठीक क्लिक करें, अब आपने उन सभी कक्षों का चयन कर लिया है जिनमें सूत्र है।

4. फिर चयनित फ़ार्मुलों को मानों में बदलें: चयनित कक्षों की प्रतिलिपि बनाने के लिए कुंजी संयोजन Ctrl + C दबाएँ।

5. फिर होम टैब पर क्लिक करें और क्लिपबोर्ड समूह में पेस्ट पर क्लिक करें।

6. इसके बाद इंसर्ट वैल्यू आइकन पर क्लिक करें। सूत्रों के साथ सभी कक्ष अब मानों में परिवर्तित हो गए हैं।

टिप 7: फ़ाइल प्रकार को बाइनरी प्रारूप (XLSB) में बदलें

व्यापक गणनाओं के लिए .xlsb प्रारूप में सहेजने की अनुशंसा की जाती है। यह फ़ाइल को बाइनरी में सहेजता है। यह बड़े पैमाने पर छोटा होगा और पहुंच तेज होगी। आमतौर पर इससे आपको कोई नुकसान नहीं होगा। इन-हाउस प्रोग्रामिंग और विशेष अनुप्रयोगों के लिए एक विस्तृत परीक्षण की सिफारिश की जाती है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न: एक्सेल कार्यपुस्तिकाओं का फ़ाइल आकार कम करें

1. मेरी एक्सेल फाइल इतनी बड़ी क्यों है?

मूल रूप से, 100,000 से अधिक पंक्तियों और कई स्तंभों वाली वर्कशीट के लिए बहुत अधिक मेमोरी की आवश्यकता होती है। आप अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट में जितना अधिक डेटा और ग्राफ़िक्स डालेंगे, फ़ाइल समय के साथ उतनी ही बड़ी और धीमी होती जाएगी। इसलिए, जांचें कि क्या आप सम्मिलित छवियों के पिक्सेल की संख्या को थोड़ा कम नहीं कर सकते हैं या आपको वास्तव में उनकी आवश्यकता है या नहीं। पिवट टेबल और गलत फ़ॉर्मेटिंग भी फ़ाइल का आकार बढ़ा सकते हैं।

2. मैं एक्सेल में अपने ग्राफ के आकार को कैसे कम कर सकता हूं?

माउस क्लिक की सहायता से तालिका में सम्मिलित ग्राफिक को चिह्नित करें ताकि एक्सेल 2010 और एक्सेल 2007 में मेनू बैंड में "इमेज टूल्स" टैब प्रदर्शित हो। एक्सेल 2003 के साथ, इसके बजाय "ग्राफिक्स" टूलबार दिखाई देता है। अब "कम्प्रेस इमेजेज" आइकन पर क्लिक करें।

3. मैं अपनी एक्सेल फाइल को कैसे कंप्रेस कर सकता हूं?

आप "ज़िप फ़ाइल" विकल्प का उपयोग करके एक्सेल फ़ाइल को आसानी से संपीड़ित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, उस एक्सेल फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें जिसे आप संपीड़ित करना चाहते हैं। अब सेंड टू ऑप्शन पर क्लिक करें और फिर "कंप्रेस्ड फोल्डर" विकल्प चुनें।