माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल डिफ़ॉल्ट रूप से डेटा को पंक्तियों में क्रमबद्ध करता है। इसका मतलब यह है कि तालिका की पहली पंक्ति अंतिम पंक्ति तक अन्य सभी पंक्तियों का क्रम निर्धारित करती है। असाधारण मामलों में Microsoft Excel में स्तंभों को क्रमबद्ध करना आवश्यक है, उदाहरण के लिए जब नामों की सूची को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध किया जाना है। एक्सेल आपको कॉलम में सॉर्ट करने के लिए किसी एक टैब में एक विशिष्ट बटन की पेशकश नहीं करता है। हालांकि, पांच आसान चरणों में मेनू कमांड के माध्यम से कॉलम में सॉर्टिंग की जा सकती है।
स्तंभों में छंटनी, पंक्तियों की तरह, संख्याओं के साथ-साथ पाठ पर भी लागू किया जा सकता है और परिणाम लौटाता है जब यह स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाता है कि कौन से मान प्रमुख क्षेत्रों के रूप में कार्य करते हैं और उन्हें कैसे क्रमबद्ध किया जाना चाहिए।निम्न व्यावहारिक उदाहरण दिखाता है कि स्तंभों में पाठ और डेटा को सॉर्ट करने के लिए Microsoft Excel में उपयोग में आसान पाँच चरणों का उपयोग कैसे करें।
एक्सेल में कॉलम के आधार पर कैसे छाँटें?
उदाहरण में हमने एक साधारण तालिका बनाई है। इसका उद्देश्य पिछले कैलेंडर वर्ष में किसी कंपनी के चार कर्मचारियों के कार्य दिवसों को दिखाना है।
तालिका को कॉलम द्वारा क्रमबद्ध किया जाना चाहिए ताकि कर्मचारियों के नाम वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध हों। स्तंभों को क्रमबद्ध करने के लिए, निम्न कार्य करें:
1. क्रमित करने के लिए श्रेणी B1 से E13 चिह्नित करें।
2. Excel संस्करण 2007 से, डेटा टैब और SORT AND FILTER मेनू आइटम पर नेविगेट करें। Excel में 2003 तक और संस्करण सहित, DATA - SORT कमांड को कॉल करें।
3. SORT बटन पर क्लिक करने के बाद, विकल्प मेनू खुल जाता है, जिसमें आप अपनी व्यक्तिगत छँटाई सेटिंग्स कर सकते हैं। स्तंभों के आधार पर छाँटने के लिए, विकल्प पर जाएँ।
4. दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में, ALIGNMENT विकल्प के अंतर्गत SORT COLUMNS पर क्लिक करें। ओके बटन के साथ सॉर्टिंग विकल्प की पुष्टि करें।
5. SORT डायलॉग बॉक्स फिर से दिखाई देता है। SORT सूची फ़ील्ड में "कॉलम क्रमबद्ध करें" पर स्विच करने के बाद, अब आप कॉलम नहीं बल्कि तालिका की पंक्तियों का चयन कर सकते हैं। सूचियों से, उन पंक्तियों (पंक्तियों) का चयन करें जिनके द्वारा आप चाहते हैं कि आपकी तालिका स्तंभों में क्रमबद्ध हो। फिर आप निर्दिष्ट करते हैं कि स्तंभों को आरोही या अवरोही क्रम में क्रमबद्ध किया जाना चाहिए या नहीं।हमारे उदाहरण में हम एक संदर्भ के रूप में पंक्ति 1 का उपयोग करते हैं।
निम्नलिखित चित्र वर्णित सेटिंग्स के बाद डायलॉग बॉक्स दिखाता है:
ओके बटन से अपनी सॉर्टिंग सेटिंग्स की पुष्टि करें। एक्सेल फिर आपकी तालिका को वांछित रूप में पंक्ति 1 में नामों के लिए A से Z तक वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करके क्रमबद्ध करता है, ताकि कर्मचारी जेनिफर पहले आए।
सारांश में, पंक्तियों द्वारा सामान्य छँटाई के अलावा Microsoft Excel में कॉलम द्वारा क्लस्टर करना संभव है। यह समीचीन हो सकता है, उदाहरण के लिए, यदि आपको वर्णानुक्रम में डेटा के साथ एक व्यापक कर्मचारी तालिका को क्रमबद्ध करना है।
मूल रूप से, सॉर्टिंग क्रम को SORT मेनू क्षेत्र में उपयोगकर्ता के अनुकूल तरीके से समायोजित किया जा सकता है। डिफ़ॉल्ट "A से Z" सेटिंग के अलावा, आप रिवर्स या कस्टम कॉलम में भी सॉर्ट कर सकते हैं।
सॉर्टिंग कसौटी को समायोजित करके और पंक्तियों और स्तंभों द्वारा सॉर्ट करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में सॉर्टिंग फ़ंक्शन का उपयोग करने में सक्षम होने के कारण, एक्सेल उपयोगकर्ताओं के पास व्यक्तिगत रूप से और पेशेवर रूप से सॉर्ट करने के लिए अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट प्रदर्शित करने के लिए सभी विकल्प हैं।
