क्या आपको वास्तव में अपने इनबॉक्स में पांच साल पहले के ईमेल या 2008 से अपने शेड्यूल और टू-डू सूची की आवश्यकता है? यदि नहीं, तो पुराने गिट्टी को आउटलुक से बाहर ले जाने की सलाह दी जाती है। यह आपके आउटलुक को फिर से तेज कर देगा - यू
आउटलुक का ऑटोआर्किविंग इस उद्देश्य के लिए है: यह पुराने डेटा को एक संग्रह फ़ाइल में या तो एक क्वेरी के बाद या स्वचालित रूप से ले जाता है। व्यक्तिगत फ़ोल्डर की तरह, संग्रह को पीएसटी प्रारूप में एक फ़ाइल में सहेजा जाता है ताकि आप किसी भी समय आउटलुक के साथ संग्रह को फिर से खोल सकें और इसमें शामिल ई-मेल, नियुक्तियों और कार्यों तक पहुंच सकें। संग्रह को कई फाइलों में भी विभाजित किया जा सकता है ताकि आपके पास 2008, 2009 और 2010 के लिए अलग-अलग संग्रह फ़ाइलें हो सकें, उदाहरण के लिए।
वैसे, विशेष रूप से व्यक्तिगत ईमेल या अपॉइंटमेंट को संग्रह से बाहर करना भी संभव है।
वैसे, आउटलुक संपर्कों को संग्रहित नहीं करता है क्योंकि इसका कोई मतलब नहीं होगा।
मानक सेटिंग्स बनाम व्यक्तिगत सेटिंग्स
ऑटो संग्रह को व्यक्तिगत रूप से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। सबसे पहले, मानक सेटिंग्स को परिभाषित करें: कितनी बार संग्रहीत किया जाता है, संग्रहीत होने के लिए डेटा को कितना "पुराना" होना चाहिए, डेटा किस फ़ाइल में संग्रहीत है, क्या पुराने डेटा को संग्रहीत करने के बजाय हटा दिया जाना चाहिए?
इसके अलावा, आप अलग-अलग आउटलुक मॉड्यूल के लिए सेटिंग्स का चयन कर सकते हैं, उदाहरण के लिए ई-मेल के लिए या इनबॉक्स के भीतर अलग-अलग फ़ोल्डरों के लिए, जो मानक सेटिंग्स से विचलित होते हैं। इस तरह यह संभव है, उदाहरण के लिए, नियुक्ति कैलेंडर को वर्ष में एक बार संग्रहीत करना, जबकि पुराने ई-मेल छह महीने के बाद आउटसोर्स किए जाते हैं। या एक निश्चित परियोजना के लिए ई-मेल स्थायी रूप से आउटलुक में रहते हैं, जबकि अन्य ई-मेल एक वर्ष के बाद संग्रहीत किए जाते हैं।
यदि आप वैसे भी प्रत्येक आउटलुक मॉड्यूल के लिए अलग-अलग सेटिंग्स बनाना चाहते हैं, तो आप मानक सेटिंग्स को छोड़ सकते हैं। यदि हां, तो निम्न अनुभाग को वैसे भी पढ़ें, क्योंकि सभी सेटिंग विकल्प यहां बताए गए हैं।
डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स समायोजित करें
आप संग्रह फ़ंक्शन के लिए मानक सेटिंग्स को निम्नानुसार परिभाषित करते हैं:
- आउटलुक में संस्करण २००७ तक अतिरिक्त >> विकल्प कमांड को कॉल करें और अधिक रजिस्टर खोलें। आउटलुक 2010 में, FILE >> OPTIONS कमांड को कॉल करें और एडवांस्ड टैब खोलें।
- आउटलुक में २००७ तक ऑटो-आर्काइविंग बटन पर, आउटलुक २०१० में ऑटो-आर्काइविंग सेटिंग्स पर क्लिक करें।
- विकल्प को हर X दिनों में स्वचालित रूप से सक्रिय करें और उस अंतराल को निर्दिष्ट करें जिस पर संग्रह किया जाना चाहिए।
- यदि आपको प्रत्येक संग्रह प्रक्रिया के लिए एक संवाद की पुष्टि करने में परेशानी होती है, तो विकल्प को निष्क्रिय करें पुष्टि के बाद ऑटोआर्किविंग शुरू करें।
- यदि आप अपने आउटलुक में ई-मेल की समय सीमा समाप्त होने के रूप में चिह्नित करते हैं और उन्हें संग्रहीत नहीं करना चाहते हैं, तो विकल्प को हटा दें समाप्त आइटम (केवल ई-मेल फ़ोल्डर) को सक्रिय करें।
- किसी भी स्थिति में, विकल्प को सक्रिय करें या पुराने तत्वों को हटाएं।
- यदि आप फोल्डर लिस्ट में SHOW ARCHIVE FOLDER विकल्प को सक्रिय करते हैं, तो आउटलुक आर्काइव फाइल को आर्काइव करने के बाद स्वचालित रूप से खोलता है और इसे फोल्डर लिस्ट में प्रदर्शित करता है। इसका मतलब है कि आप संग्रहीत डेटा को तुरंत एक्सेस करना जारी रख सकते हैं, लेकिन फिर आपको आउटसोर्सिंग के गति लाभ को छोड़ना होगा।
- DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN फ़ील्ड में, निर्दिष्ट करें कि डेटा कितना पुराना होना चाहिए ताकि इसे संग्रह में ले जाया जाए (या पूरी तरह से हटा दिया जाए)।
- यदि डेटा को संग्रह में स्थानांतरित किया जाना है, तो पुराने तत्वों को स्थानांतरित करें विकल्प को सक्रिय करें और खोज के माध्यम से वांछित फ़ोल्डर का चयन करें या एक नई संग्रह फ़ाइल का नाम दर्ज करें जिसे आउटलुक को बटन के बगल में फ़ील्ड में बनाना चाहिए।
- यदि आप इसके बजाय पुराने डेटा को अपरिवर्तनीय रूप से हटाना चाहते हैं, तो विकल्प को अंतिम रूप से पुराने तत्वों को हटा दें को सक्रिय करें। ताकि सभी पुराने तत्व तुरंत हटा दिए जाएं, APPLY SETTINGS TO ALL Folders पर क्लिक करें - लेकिन याद रखें कि इसे पूर्ववत नहीं किया जा सकता है।
- डायलॉग्स बंद करें।
