यह ई-मेल के लिए लेटरहेड के साथ कैसे काम करता है? मैं अपनी स्टेशनरी कैसे डिजाइन करूं? मेरे आउटलुक में स्टेशनरी क्यों नहीं है? आप इस लेख में "स्टेशनरी" विषय पर इन और अन्य सवालों के जवाब पढ़ सकते हैं।
आउटलुक में पूर्वनिर्धारित डिजाइनों का एक संग्रह है, तथाकथित स्टेशनरी, जिसके साथ आप एचटीएमएल और रिच टेक्स्ट फॉर्मेट में ई-मेल डिजाइन कर सकते हैं। आप इन डिज़ाइनों का उपयोग वैसे ही कर सकते हैं जैसे वे आउटलुक में पेश किए जाते हैं, या आप उन्हें अपने विचारों के अनुकूल बना सकते हैं। अपना खुद का लेटरहेड डिजाइन करना भी संभव है।
आउटलुक 2007/2010: लेटरहेड के साथ एक ई-मेल लिखें
यदि आप दो नए आउटलुक संस्करणों में एक नया ई-मेल बनाते हैं और इसे एक विशिष्ट लेटरहेड के साथ डिजाइन करना चाहते हैं, तो निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- ईमेल मॉड्यूल खोलें।
- आउटलुक 2007 में, ACTION >> NEW E-MAIL MESSAGE with कमांड पर जाएं। आउटलुक 2010 में नए आइटम बटन पर स्टार्ट टैब पर और फिर ई-मेल संदेश के साथ क्लिक करें।
- यदि आप पहले से ही आउटलुक में स्टेशनरी का उपयोग कर चुके हैं, तो आपको सबमेनू में प्रत्येक लेआउट के लिए एक प्रविष्टि मिलेगी। जब आप जो चाहते हैं उसे सूची में देखा जा सकता है, तो उसे माउस के एक क्लिक से चुनें। इसके बाद स्टेप 8 पर जाएं। यदि आप जो लेटरहेड चाहते हैं वह सूची में प्रकट नहीं होता है, तो अधिक लेटरपेपर पर क्लिक करें।
- एक स्टेशनरी चुनें। आप देख सकते हैं कि यह पूर्वावलोकन विंडो में कैसे काम करता है।
- आप इन तत्वों को सक्रिय ग्राफिक्स और पृष्ठभूमि छवि फ़ील्ड का उपयोग करके स्टेशनरी में चालू या बंद कर सकते हैं। प्राप्तकर्ता के लिए प्रदर्शन समस्याओं से बचने के लिए, यह सलाह दी जाती है कि सक्रिय ग्राफिक्स का उपयोग न करें, क्योंकि ये कई ई-मेल क्लाइंट पर बिल्कुल भी प्रदर्शित नहीं होते हैं।
- आप VIVID COLORS विकल्प को सक्रिय या निष्क्रिय करके भी डिफ़ॉल्ट रंग योजना को प्रभावित कर सकते हैं।
- एक बार जब आपको उपयुक्त स्टेशनरी मिल जाए, तो ओके पर क्लिक करें।
- TO फ़ील्ड और SUBJECT भरें, संदेश दर्ज करें और ईमेल भेजें।
आउटलुक २००७/२०१०: सभी ई-मेल के लिए स्टेशनरी निर्दिष्ट करें
यदि आप चाहते हैं कि प्रत्येक नया ई-मेल एक विशिष्ट लेटरहेड के साथ स्वचालित रूप से डिज़ाइन किया जाए, तो इस लेटरहेड को डिफ़ॉल्ट के रूप में परिभाषित करें:
- आउटलुक 2007 में EXTRAS >> OPTIONS >> EMAIL FORMAT कमांड को कॉल करें और LETTERPAPER AND FONTS बटन पर क्लिक करें। आउटलुक 2010 में FILE >> OPTIONS कमांड पर जाएं, E-MAIL टैब खोलें और LETTERPAPER AND FONTS पर क्लिक करें।
- व्यक्तिगत पत्र रजिस्टर खोलें और डिजाइन बटन पर क्लिक करें।
- परिचित संवाद अब प्रकट होता है, जिसमें से आप वांछित स्टेशनरी और विकल्पों का चयन कर सकते हैं। फिर ओके पर क्लिक करें।
- डिफ़ॉल्ट USE DESIGN FONT को FONT फ़ील्ड में रखना सबसे अच्छा है।
- डायलॉग्स बंद करें।
- यदि आप स्टेशनरी का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो कमांड ACTIONS >> NEW E-MAIL MESSAGE with या START >> E-MAIL MESSAGE with या HTML या ONLY TEXT या RICH-TEXT का चयन करें।
पिछले आउटलुक संस्करणों के विपरीत, दो नए संस्करण अब आपकी खुद की स्टेशनरी डिजाइन करने या स्टेशनरी की सेटिंग्स को समायोजित करने का विकल्प प्रदान नहीं करते हैं।
हालांकि, पिछले संस्करणों की तरह, आप किसी अन्य प्रोग्राम के साथ HTML प्रारूप में लेटरहेड बना सकते हैं और इसे आउटलुक में एकीकृत कर सकते हैं। आपको या तो Word जैसे प्रोग्राम की आवश्यकता है जो HTML फ़ाइलें उत्पन्न करता है, या Windows संपादक और HTML का कुछ ज्ञान।
Word के साथ लेटरहेड बनाने के लिए निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- वर्ड में जाएं और न्यू पर क्लिक करें।
- दस्तावेज़ को अपनी इच्छानुसार डिज़ाइन करें (फ़ॉन्ट, संभवतः एक पृष्ठभूमि रंग या एक पृष्ठभूमि छवि)। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका WEBLAYOUT दृश्य का उपयोग करना है।
- सेव एएस कमांड को इनवाइट करें (वर्ड 2007 में ऑफिस बटन पर क्लिक करने के बाद, वर्ड 2010 में फाइल मेन्यू पर क्लिक करने के बाद)।
- फ़ाइल प्रकार चुनें: वेबसाइट, फ़िल्टर की गई।
- एचटीएम फाइल को हार्ड ड्राइव में सेव करें।
- विंडोज एक्सप्लोरर के साथ स्टेशनरी के लिए स्टोरेज लोकेशन खोलें (बॉक्स देखें) और एचटीएम फाइल और उसी नाम के फोल्डर को कॉपी या मूव करें, जिसे वर्ड ने फोल्डर में बनाया था।
स्टेशनरी अब निर्दिष्ट नाम के तहत आउटलुक में चयन के लिए उपलब्ध है। यदि नहीं, तो आउटलुक को पुनरारंभ करें।
