निम्नलिखित लेख में आप सीखेंगे कि कैसे पता लगाया जाए कि आपके एक्सेल टेबल में कौन से बाहरी संदर्भ हैं और कॉपी के बाद उन्हें सफलतापूर्वक कैसे अनुकूलित और संपादित किया जाए।
एक्सेल में बाहरी संदर्भों को कैसे संरचित किया जाता है
बाहरी संदर्भ हमेशा एक ही योजना के अनुसार संरचित होते हैं। सबसे पहले आप कार्यपुस्तिका के नाम को वर्गाकार कोष्ठकों में प्रयोग करें। इसके बाद वर्कशीट का नाम आता है। इसके बाद एक विस्मयादिबोधक बिंदु होता है, उसके बाद सेल संदर्भ होता है।
यदि आप एक बाहरी संदर्भ बनाते हैं जो एक वर्कशीट को संदर्भित करता है जिसके नाम में रिक्त स्थान हैं, तो फ़ोल्डर और शीट का नाम एकल उद्धरण चिह्नों में संलग्न है।
यदि बाहरी संदर्भ संदर्भित फ़ोल्डर खुला नहीं है, तो जिस पथ में यह फ़ोल्डर पाया जा सकता है वह कार्य फ़ोल्डर के नाम के सामने प्रकट होता है।
मूल रूप से, एक्सेल हमेशा बाहरी संदर्भों को पूर्ण संदर्भ के रूप में बनाता है। आप इस तथ्य से बता सकते हैं कि उनमें डॉलर के संकेत हैं।
एक्सेल टेबल के बाहरी संदर्भों को सही ढंग से कॉपी और अनुकूलित कैसे करें
सूत्रों की प्रतिलिपि बनाते समय, एक्सेल स्वचालित रूप से संदर्भों को समायोजित करता है यदि वे पूर्ण संदर्भ नहीं हैं। दुर्भाग्य से, यह काम नहीं करता है यदि संदर्भ कई अन्य तालिकाओं तक पहुंचते हैं और तालिका का नाम अनुकूलित किया जाना है। निम्नलिखित स्थिति की कल्पना करें:
आप हमेशा 01.xls, 02.xls आदि नामों के साथ अलग-अलग तालिकाओं से एक ही सेल से मान पढ़ना चाहते हैं। संदर्भों में निम्नलिखित संरचना होती है:
= 'सी: \ मेरी फ़ाइलें \ [01.xls] तालिका 1'! A1
= 'सी: \ मेरी फ़ाइलें \ [02.xls] तालिका 1'! A1
यदि आप इस तरह के संदर्भ को अपनी तालिका में कॉपी करते हैं, तो अंत में केवल सेल पते के संदर्भ को समायोजित किया जाता है। हालाँकि, यदि आप पूरे कवर को आसानी से और आराम से बदलना चाहते हैं, तो निम्न विधि के अनुसार कार्य करें।
सबसे पहले एक कॉलम बनाएं जिसमें फाइल के नाम का वेरिएबल पार्ट लिखा जा सके। इससे फिर आप मनचाहा फॉर्मूला एक साथ रखें, जिसे आप कॉपी कर सकते हैं। यह इस तरह काम करता है:
अपनी वर्कशीट में एक कॉलम बनाएं जिसमें वेरिएबल पार्ट (इस मामले में फाइल का नाम) दर्ज किया गया हो। आपको इस कॉलम को टेक्स्ट नंबर फॉर्मेट के साथ सेट करना होगा। फिर कॉलम में फ़ाइल नाम के चर भागों को दर्ज करें, जैसा कि निम्न आकृति में दिखाया गया है:
फिर सेल B1 में निम्न सूत्र दर्ज करें:
= "= 'सी: \ मेरे दस्तावेज़ \ [" और ए 1 और "। एक्सएलएस] टेबल 1'! $ ए $ 1"
इस सूत्र को नीचे की कोशिकाओं में कॉपी करें। तालिका में परिणाम निम्न आकृति में दिखाया गया है:
एक्सेल शुरू में सूत्र के परिणाम को पाठ के रूप में व्याख्या करता है। इन सूत्रों के साथ गणना करने में सक्षम होने के लिए, आपको उन्हें परिवर्तित करना होगा:
- कॉपी किए गए फ़ार्मुलों वाले सभी कक्षों का चयन करें - इस उदाहरण में कक्ष श्रेणी B1: B20।
- क्लिपबोर्ड में सेल सामग्री को सहेजने के लिए "संपादित करें - कॉपी करें" कमांड का उपयोग करें।
- चयनित कक्षों को छोड़ दें और "संपादित करें" मेनू में "पेस्ट स्पेशल" कमांड का चयन करें।
- इस बॉक्स में, "मान" विकल्प को सक्रिय करें।
- "ओके" बटन से इसकी पुष्टि करें।
सूत्रों के बजाय, परिणाम अब कक्षों में हैं। फिर से, चयनित सेल को छोड़ दें और टेक्स्ट रूपांतरण विज़ार्ड शुरू करने के लिए "डेटा" मेनू में "कॉलम में टेक्स्ट" कमांड का चयन करें।
यहां आप सीधे "फिनिश" बटन के साथ स्टार्ट स्क्रीन की पुष्टि करते हैं। फिर सूत्रों को वांछित रूप में एक साथ रखा जाता है और संबंधित परिणाम दिखाता है।
एक्सेल टेबल में बाहरी संदर्भ कैसे खोजें
यदि आप अपने फ़ोल्डरों में बाहरी संदर्भ ढूंढना चाहते हैं, तो आपको इसे मैन्युअल रूप से करने की आवश्यकता नहीं है। एक्सेल को आपके लिए सभी संदर्भों का अवलोकन करने दें।
यह तब भी उपयोगी होता है जब किसी कार्यपुस्तिका में कोई संदर्भ होता है, लेकिन आप यह नहीं जानते कि यह किस डेटा स्रोत का उल्लेख कर रहा है।
अपनी कार्यपुस्तिका में सभी संदर्भों की सूची प्राप्त करने के लिए, निम्न कार्य करें:
- उस कार्यपुस्तिका को सक्रिय करें जिसमें आप संदर्भों में रुचि रखते हैं।
- एक्सेल 2010: फाइल मेन्यू पर क्लिक करें। इसके बाद PREPARE - एडिट लिंक्स टू फाइल्स कमांड को चुनें।
- एक्सेल 2007: ऑफिस बटन पर क्लिक करें। इसके बाद PREPARE - एडिट लिंक्स टू फाइल्स कमांड को चुनें।
- एक्सेल 2003: कमांड को कॉल करें संपादित करें - लिंक।
एक्सेल आपको अपनी तालिका में लिंक की एक सूची दिखाएगा।
लिंक की सूची में आप सभी लिंक की गई कार्यपुस्तिकाएं देख सकते हैं। सूची में संबंधित फ़ाइल नाम पर क्लिक करने के बाद आप इस सूची से फ़ोल्डर खोलने के लिए ओपन सोर्स बटन का उपयोग कर सकते हैं।
