Excel फ़ाइलें सहेजें और साझा करें: त्वरित और आसान

महत्वपूर्ण जानकारी जो मदद कर सकती है

यदि कई सहकर्मी किसी प्रोजेक्ट या कार्य पर काम कर रहे हैं, तो अक्सर एक्सेल वर्कबुक या एक्सेल प्रोग्राम की टेबल पर एक साथ काम करना आवश्यक होता है। हालाँकि, इसे जारी करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपने सही प्रारूप का चयन किया है और एक्सेल फ़ाइल को सही ढंग से सहेजा है। इसके अलावा, उपयोगकर्ताओं को फ़ाइल आकार पर ध्यान देना चाहिए और यदि संभव हो तो इसे विभाजित करना चाहिए। कभी-कभी, हालांकि, डेटा का प्रकाशन उस तक पहुंचने के लिए पर्याप्त होता है।

एक्सेल फाइल सेव करें: यहां बताया गया है कि यह कैसे काम करता है

एक्सेल "Ctrl + S" या "फाइल> सेव" या "सेव अस" के माध्यम से कुंजी संयोजन का उपयोग करके, वर्तमान एक्सेल फ़ाइल को एक व्यक्तिगत फ़ाइल नाम के तहत सहेजना संभव है। अपने मानक .xls और .xlsx फ़ाइल प्रकारों के अतिरिक्त, Excel OpenDocument या PDF स्वरूप में बचत की पेशकश करता है।

आपकी एक्सेल वर्कबुक्स को पहले से मानक स्टोरेज लोकेशन निर्दिष्ट करके वांछित स्टोरेज लोकेशन में सेव किया जा सकता है। भंडारण स्थान को भी कुछ ही चरणों में बदला जा सकता है। कभी-कभी यह सहायक होता है यदि दस्तावेज़ का फ़ोल्डर या संग्रहण पथ कार्यपुस्तिका के किसी कक्ष में प्रदर्शित होता है। यह तालिका फ़ंक्शन संभव बनाता है।

एक्सेल फाइल को बैकअप कॉपी के साथ सेव करें

दस्तावेज़ में परिवर्तन करने से पहले महत्वपूर्ण एक्सेल फाइलों की बैकअप प्रतियां बनाने की सलाह दी जाती है। कुछ एक्सेल फ़ंक्शन का उपयोग करके या मैक्रो का उपयोग करके एक बैकअप प्रतिलिपि बनाई जा सकती है। आप अपनी एक्सेल वर्कबुक को इस तरह से भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं कि हर बार बदलाव करने पर पिछले वर्कबुक वर्जन की बैकअप कॉपी सेव हो जाए।
बिजली की विफलता या बिना सहेजे गए एक्सेल फ़ाइल के अनजाने में बंद होने के परिणामस्वरूप डेटा और मूल्यवान कार्य समय खो सकता है। इसलिए स्वचालित डेटा संग्रहण आरंभ करने के लिए एक्सेल फ़ंक्शन "ऑटो रिकवर" को सक्रिय करने की सलाह दी जाती है।

निर्देश वीडियो: Microsoft Excel: एक फ़ाइल सहेजें और अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करें

एक्सेल फ़ाइल साझा करें: संभावनाएं

यदि आप किसी Excel कार्यपुस्तिका या दस्तावेज़ का डेटा अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करना चाहते हैं, तो एकीकृत रिलीज़ फ़ंक्शन के अतिरिक्त आपके लिए अन्य विकल्प उपलब्ध हैं:

• उदाहरण के लिए, संग्रहीत डेटा से एक आरेख कंपनी के इंट्रानेट या वेबसाइट पर प्रकाशित किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, आपको एक्सेल सूची से डेटा को ग्राफिक के रूप में निर्यात करने के लिए कुछ फ़ंक्शन का उपयोग करना होगा। एक्सेल एक प्रेजेंटेशन या किसी अन्य एप्लिकेशन में डालने और प्रदर्शित करने के लिए एक्सेल टेबल से वांछित उप-क्षेत्र को ग्राफिक के रूप में कॉपी करने का विकल्प भी प्रदान करता है।
• एक्सेल सूचियाँ या व्यक्तिगत स्प्रेडशीट आसानी से और जल्दी से ईमेल द्वारा कार्य सहयोगियों को भेजी जा सकती हैं। एक्सेल टूलबार में एक उपयुक्त बटन का एकीकरण इस सहायक मैक्रो के उपयोग के साथ-साथ भेजने की सुविधा प्रदान करता है।
• एक एक्सेल कार्यपुस्तिका को नेटवर्क पर भी साझा किया जा सकता है और इस प्रकार कई उपयोगकर्ताओं द्वारा संपादित किया जा सकता है। इससे पहले, कार्यपुस्तिका को मैक्रो का उपयोग करके कॉपी किया जा सकता है और एक अलग फ़ाइल नाम से सहेजा जा सकता है।
• अंत में, आप कार्यपुस्तिका को OneDrive जैसे ऑनलाइन क्लाउड पर सहेज कर Excel फ़ाइल साझा कर सकते हैं। यह अन्य उपयोगकर्ताओं को फ़ाइल को संपादित करने की अनुमति देता है।

Excel फ़ाइल साझा करना अधिक सुरक्षित है

एक्सेल डेटा के अलावा, कुछ फ़ंक्शन प्रदान की गई जानकारी की सुरक्षा भी करते हैं:

• डेटा अखंडता और प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के लिए डिजिटल हस्ताक्षर आसानी से एक्सेल फ़ाइल या फ़ोल्डर में एकीकृत किए जा सकते हैं। एक डिजिटल हस्ताक्षर दूसरों को इंगित करता है कि कार्यपुस्तिका या दस्तावेज़ की सामग्री को सत्यापित और हस्ताक्षरित किया गया है।
• टीम के साथियों या किसी और को किसी भी रूप में एक्सेल स्प्रेडशीट या वर्कबुक देने से पहले, इसे व्यक्तिगत डेटा और जानकारी से साफ कर लेना चाहिए।
• एक्सेल स्प्रेडशीट या फ़ोल्डर में सूत्रों की सुरक्षा अवांछित परिवर्तनों को रोकती है जब कई लोग किसी दस्तावेज़ पर काम कर रहे होते हैं।
• किसी कार्यपुस्तिका को पास करने से पहले, अलग-अलग कार्यपत्रकों को एक नई Excel कार्यपुस्तिका में कॉपी करना और सूत्रों को मानों से बदलना उपयोगी हो सकता है।

एक्सेल फ़ाइल साझा करने का सही प्रारूप

फर्म और व्यवसाय अक्सर एक्सेल के नए और पुराने संस्करणों का उपयोग करते हैं। कभी-कभी एक्सेल फ़ाइल के फ़ाइल प्रकार को बदलना आवश्यक हो सकता है:

• एक्सेल मेनू का उपयोग करके, एक फाइल को पीडीएफ के रूप में अपेक्षाकृत आसानी से सहेजा जा सकता है।
• एक एक्सेल फाइल या टेबल को कुछ ही स्टेप्स में CSV फॉर्मेट में सेव किया जा सकता है।
• ताकि एक एक्सेल फ़ाइल पुराने संस्करणों के साथ संगत हो, इसे एक्सएलएस फ़ाइल प्रारूप में सहेजा जा सकता है।
• किसी फ़ोल्डर की संपूर्ण सामग्री को Microsoft टूल का उपयोग करके XLSX फ़ाइल स्वरूप में परिवर्तित किया जा सकता है।
• एक मैनुअल संगतता जांच की जा सकती है ताकि सहेजी गई एक्सेल फाइलों को पुराने प्रोग्राम संस्करणों द्वारा पढ़ा जा सके।

Excel कार्यपुस्तिका का आकार कम करें

एक्सेल टेबल को कई हजार पंक्तियों के साथ साझा करना इतना आसान नहीं है। एक बड़ी एक्सेल फ़ाइल को विभाजित करने से पहले, यह आवश्यक है उदा। B. मैक्रो का उपयोग करके विभाजित करें। हालाँकि, आप इन युक्तियों का उपयोग फ़ाइल आकार को महत्वपूर्ण रूप से कम करने के लिए भी कर सकते हैं। एक्सेल के पुराने और नए दोनों संस्करणों के साथ, आप फ़ोल्डर में एक तस्वीर या सभी ग्राफिक्स को संपीड़ित कर सकते हैं और विभिन्न प्रस्तावों के बीच चयन कर सकते हैं।

निष्कर्ष: एक एक्सेल फाइल को सेव करें और अन्य यूजर्स के साथ शेयर करें

जब अन्य लोगों को Excel कार्यपुस्तिका में डेटा की आवश्यकता होती है, तो उपयोगकर्ताओं के पास कई विकल्प होते हैं। सबसे पहले, उपयोगकर्ताओं को एक्सेल फ़ाइल को सहेजना चाहिए। इसके लिए विभिन्न फाइल प्रकार उपलब्ध हैं। एक्सेल फ़ाइल साझा करने के लिए, एक अद्वितीय फ़ाइल नाम अग्रिम रूप से निर्दिष्ट किया जाना चाहिए। इसके अलावा, संभावित परिवर्तनों से पहले एक बैकअप प्रतिलिपि बनाई जा सकती है, उदाहरण के लिए मैक्रोज़ की सहायता से। एक्सेल प्रोग्राम आपको एक्सेल फाइलों के आकार को कम करने या कार्यपुस्तिका को विभाजित करने, फ़ाइल प्रारूप बदलने या डिजिटल हस्ताक्षर डालने की अनुमति देता है इससे पहले कि उपयोगकर्ता एक्सेल फ़ाइल को अन्य लोगों के साथ साझा करें।

एक्सेल पर और दिलचस्प लेख

• यदि एक्सेल स्प्रेडशीट पर कई लोग काम कर रहे हैं, तो सामग्री या फ़ार्मुलों में परिवर्तनों को पहचानना सहायक होता है।
• किसी कार्यपुस्तिका की संपूर्ण एक्सेल शीट को त्वरित रूप से स्थानांतरित किया जा सकता है या किसी अन्य एक्सेल कार्यपुस्तिका में कॉपी किया जा सकता है।
• ऑटो-फ़िल्टर फ़ंक्शन के साथ खाली लाइनों को स्थायी रूप से हटाया जा सकता है।
• अनावश्यक सामग्री को हटाने से एक्सेल फ़ाइल का फ़ाइल आकार कम हो जाता है।
• किसी कार्यपुस्तिका में एक्सेल फ़ार्मुलों को एक बार में संख्याओं में परिवर्तित किया जा सकता है।
• एक पूर्वावलोकन ग्राफ़िक को Excel फ़ाइलों के लिए संग्रहीत किया जा सकता है।
• इस लॉग फ़ंक्शन की मदद से, आप हमेशा समय और सेल सामग्री को बदलने वाले व्यक्ति को देख सकते हैं।

सामान्य प्रश्न

मैं एक्सेल स्प्रेडशीट कैसे साझा कर सकता हूं?

कार्यपुस्तिका खोलें और फिर समीक्षा टैब पर क्लिक करें। "परिवर्तन" के माध्यम से रिलीज़ विकल्प "उपयोगकर्ताओं को क्षेत्रों को संपादित करने की अनुमति है" पर नेविगेट करें। साझा तालिका को परिभाषित करने से पहले उपयोगकर्ता अनुमतियाँ मेनू से "नया" चुनें।

मुझे एक्सेल के स्वचालित बैकअप कहाँ मिल सकते हैं?

स्वतः पुनर्प्राप्ति फ़ंक्शन को सक्रिय करके, एक्सेल मानक सेटिंग में हर दस मिनट में वर्तमान में खुले कार्यक्षेत्र को सहेजता है। बैकअप प्रतिलिपि मूल फ़ाइल के समान फ़ोल्डर में होनी चाहिए।

मैं किसी कार्यपुस्तिका के लिए लेखन सुरक्षा को कैसे निष्क्रिय कर सकता हूँ?

अपनी कार्यपुस्तिका खोलें। फ़ाइल मेनू में "सूचना" पर क्लिक करें और फिर सामान्य क्षेत्र में "लॉक्ड" बॉक्स को निष्क्रिय करें।