एक्सेल फ़ाइल को पासवर्ड से सुरक्षित रखें - वीडियो के साथ निर्देश

आपको इसके बारे में पता होना चाहिए

आमतौर पर आपके अपने कंप्यूटर या लैपटॉप पर ऐसे दस्तावेज़ होते हैं जिनमें संवेदनशील और गोपनीय डेटा होता है। इसमें अक्सर एक्सेल प्रोग्राम की फाइलें शामिल होती हैं जिनका उपयोग निजी या व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए किया जाता है। इसलिए एक्सेल अपने उपयोगकर्ताओं को एक संपूर्ण फ़ाइल, एक कार्यपुस्तिका या एक व्यक्तिगत कार्यपत्रक की सुरक्षा के लिए कई विकल्प प्रदान करता है। यह किसी को भी गोपनीय एक्सेल दस्तावेज़ देखने से रोकता है।

आप किसी Excel कार्यपुस्तिका के अनजाने में संपादन को कैसे रोक सकते हैं?

जैसे ही कई उपयोगकर्ता एक्सेल फ़ाइल तक पहुँचते हैं और काम करते हैं, यह सूत्रों को आकस्मिक विलोपन से बचाने के लिए समझ में आता है। एक्सेल दस्तावेज़ों को पासवर्ड से भी सुरक्षित किया जा सकता है। इसका मतलब है कि जो लोग पासवर्ड नहीं जानते हैं वे अब दस्तावेज़ नहीं खोल सकते हैं। अवांछित परिवर्तनों से बचने के लिए एक एक्सेल उपयोगकर्ता एक कार्यपुस्तिका को राइट-प्रोटेक्टेड के रूप में भी खोल सकता है। लेखन सुरक्षा के साथ एक मौजूदा फ़ोल्डर भी प्रदान किया जा सकता है।

फ़ाइल स्तर, कार्यपुस्तिका स्तर और कार्यपत्रक स्तर सुरक्षा: अंतर क्या हैं?

• फ़ाइल-स्तरीय सुरक्षा विकल्प: यहां आपके पास एक्सेल फाइल को पासवर्ड असाइन करने का विकल्प है। एक बार फ़ाइल लॉक हो जाने के बाद, इसे अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा खोला या संपादित नहीं किया जा सकता है। इस स्तर पर एक्सेल फाइल को खोलने और बदलने के लिए पासवर्ड भी सेट किया जा सकता है। फ़ाइल के पूर्ण संस्करण को "अंतिम संस्करण" पदनाम के साथ पहचाना जा सकता है। उसके बाद, एक एक्सेल उपयोगकर्ता फ़ाइल को केवल राइट-प्रोटेक्टेड के रूप में खोल सकता है।
• कार्यपुस्तिका स्तर सुरक्षा विकल्प: यहां पासवर्ड का उपयोग करके कार्यपुस्तिका की संरचना को संरक्षित किया जा सकता है। परिणामस्वरूप, कार्यपुस्तिका में कार्यपत्रकों को अब अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा हटाया, छिपाया, जोड़ा या बदला नहीं जा सकता है।
• वर्कशीट स्तर सुरक्षा विकल्प: वर्कशीट सुरक्षा आपको पूरी फ़ाइल को पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट किए बिना पहुंच और संपादन विकल्पों को प्रतिबंधित करने की अनुमति देती है। यहां आप परिभाषित कर सकते हैं कि उपयोगकर्ता संबंधित एक्सेल वर्कशीट में कैसे काम कर सकता है। आप निर्धारित करते हैं कि कोई उपयोगकर्ता केवल पंक्तियों को जोड़ या संपादित कर सकता है या नहीं।

पासवर्ड चुनते समय आपको किन बातों का ध्यान रखना चाहिए?

जटिल पासवर्ड से सुरक्षित फाइलों तक पहुंचना मुश्किल हो जाता है। इसकी संरचना और लंबाई से एक सुरक्षित पासवर्ड का परिणाम होता है। मूल रूप से, इसमें कम से कम आठ से दस वर्ण होने चाहिए। आदर्श रूप से, अपर और लोअर केस अक्षरों, संख्याओं और विशेष वर्णों के संयोजन का उपयोग किया जाता है। उमलॉट और क्षेत्रीय-विशिष्ट पात्रों से बचा जाना चाहिए।

निर्देश वीडियो: एक्सेल फाइलों को पासवर्ड से सुरक्षित रखना - इस तरह आप अपने डेटा की सुरक्षा करते हैं!

चरण-दर-चरण: एक्सेल फ़ाइल को पासवर्ड से सुरक्षित रखें

क्या आप पासवर्ड का उपयोग करके किसी एक्सेल फ़ाइल को अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए अप्राप्य बनाना चाहेंगे? फिर निम्न चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका का उपयोग करें:

1. सबसे पहले उस एक्सेल फाइल को ओपन करें जिसे प्रोटेक्ट करना है।

2. "फाइल" बटन पर जाएं।

3. "इस रूप में सहेजें" पर क्लिक करें और संग्रहण स्थान चुनें।

4. नई डायलॉग विंडो में, फ़ाइल को एक नाम दें जिसके तहत इसे बाद में सहेजा जाना है।

   

5. सहेजने के बाद, बाईं ओर "सूचना" पर जाएं, फिर "कार्यपुस्तिका की रक्षा करें" पर क्लिक करें।

   

6. नई विंडो में आप खोलने के लिए एक पासवर्ड और दिए गए क्षेत्र में फ़ाइल को बदलने के लिए एक पासवर्ड दर्ज कर सकते हैं।

   

7. "ओके" के साथ पासवर्ड की प्रविष्टि की पुष्टि करें।

8. अपने पासवर्ड फिर से दर्ज करना दोहराएं। फिर "ओके" के साथ फिर से अपनी प्रविष्टि की पुष्टि करें।

9. अब "सेव" बटन दबाएं ताकि एक्सेल फाइल सेलेक्टेड स्टोरेज लोकेशन में सेव हो जाए।

कौन सा सुरक्षा स्तर किस स्थिति के लिए उपयुक्त है?

• फ़ाइल-स्तरीय सुरक्षा किसी Excel दस्तावेज़ के उपयोगकर्ताओं के लिए पहुँच के स्तर को नियंत्रित करने के लिए उपयोगी है। आप किसी अन्य को फ़ाइल खोले बिना एक्सेल फ़ाइल को एन्क्रिप्ट कर सकते हैं। बदलने के लिए पासवर्ड निर्दिष्ट और पास करके, आप अन्य उपयोगकर्ताओं को फ़ाइल को संपादित करने की अनुमति भी दे सकते हैं।
• यदि आप कार्यपुस्तिका स्तर पर सुरक्षा का उपयोग करते हैं, तो आप नियंत्रित कर सकते हैं कि अन्य उपयोगकर्ता इस संरचना में कार्यपत्रकों के साथ कैसे कार्य कर सकते हैं। कल्पना करें कि आपकी किसी एक कार्यपुस्तिका में अनेक कार्यपत्रक हैं। आपकी टीम का प्रत्येक सदस्य अपनी वर्कशीट पर डेटा के लिए जिम्मेदार है। टीम में सभी को अब अपनी वर्कशीट में डेटा जोड़ने में सक्षम होना चाहिए। हालाँकि, आपके लिए इसे बदलना, स्थानांतरित करना या आगे या नई कार्यपत्रकों को जोड़ना संभव नहीं होना चाहिए।
• वर्कशीट-स्तरीय सुरक्षा आपको इस पर नियंत्रण देती है कि एक्सेल उपयोगकर्ता किसी विशेष वर्कशीट पर क्या कर सकता है। आप किसी सहकर्मी को कार्यपत्रक में डेटा लिखने और उसे सहेजने का अवसर दे सकते हैं। हालाँकि, उसे पंक्तियों और स्तंभों को हटाने की अनुमति नहीं है।

निष्कर्ष: एक्सेल फाइलों को पासवर्ड से सुरक्षित रखना सार्थक है

फ़ाइल की सुरक्षा के लिए एक्सेल आपको बहुत अलग विकल्प प्रदान करता है। एक्सेल उपयोगकर्ता एक्सेल फ़ाइल, संपूर्ण कार्यपुस्तिका या वर्कशीट को परिवर्तनों या नियंत्रण से सुरक्षित कर सकते हैं और तीसरे पक्ष के एक्सेस अधिकारों को प्रतिबंधित कर सकते हैं। एक्सेल फ़ाइल को पासवर्ड से आसानी से सुरक्षित किया जा सकता है जिसे एक्सेल विकल्पों में सेट किया जा सकता है।

सामान्य प्रश्न

मैं किसी Excel तालिका में अनलॉक किए गए कक्षों को कैसे प्रदर्शित कर सकता हूं?

सशर्त स्वरूपण के माध्यम से सूत्र = नहीं (सेल ("सुरक्षा"; ए 1)) का उपयोग करके, आप तालिका के चिह्नित क्षेत्र में अनलॉक किए गए कक्षों को कॉल कर सकते हैं।

मैं एक्सेल दस्तावेज़ को कैसे लिखूं-सुरक्षित करूं?

सबसे पहले, फ़ाइल खोलें और फ़ाइल> जानकारी प्राप्त करें चुनें। "प्रोटेक्ट डॉक्यूमेंट" पर जाएं और "मार्क अस कम्प्लीट" चुनें। फिर "ओके" के साथ अपनी प्रविष्टि की पुष्टि करें।

मैं अपने द्वारा बनाई गई पासवर्ड सुरक्षा को कैसे हटा सकता हूं?

एक्सेल फाइल खोलें जिसके लिए आपने पासवर्ड सेव किया है। अब "फाइल"> "सूचना" चुनें। इसके बाद प्रोटेक्ट डॉक्यूमेंट> एनक्रिप्ट विद पासवर्ड पर जाएं। आपके द्वारा सेट किया गया पासवर्ड हटाएं और "ओके" के साथ अपनी प्रविष्टि की पुष्टि करें।