यदि आप Excel 2007 या बाद के संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो तालिका को PDF फ़ाइल के रूप में सहेजना बहुत आसान है। कई अन्य फ़ाइल स्वरूपों के अलावा, पीडीएफ को भंडारण प्रारूप के रूप में वहां पेश किया जाता है। ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
ऑफिस बटन (एक्सेल 2007) का उपयोग करके "फाइल" मेनू (एक्सेल 2010) या "इस रूप में सहेजें" कमांड को कॉल करें। निम्न संवाद बॉक्स में, "फ़ाइल प्रकार" सूची बॉक्स खोलें। माउस के एक क्लिक के साथ उपलब्ध फ़ाइल स्वरूपों की सूची से "पीडीएफ (* .pdf)" प्रारूप का चयन करें। निम्नलिखित आंकड़ा दिखाता है कि संवाद बॉक्स कैसा दिखता है:
इस डायलॉग बॉक्स में पीडीएफ दस्तावेज़ के लिए एक फ़ाइल नाम दर्ज करें। एक्सेल टेबल का नाम दिया गया है, लेकिन आप कोई दूसरी टेबल भी चुन सकते हैं।
एक्सेल आपको पीडीएफ फाइल के रूप में सहेजने के लिए दो अनुकूलन विकल्प प्रदान करता है। विकल्प आपको फ़ाइल को "मानक (ऑनलाइन प्रकाशन और प्रिंटिंग)" या "न्यूनतम आकार (ऑनलाइन प्रकाशन)" में अनुकूलित करने की अनुमति देते हैं। आप जो विकल्प चाहते हैं उसे चुनें।
यदि आप सहेजते समय केवल कार्यपुस्तिका के भाग को PDF फ़ाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं, तो "विकल्प" पर क्लिक करें। फिर आप "(चयनित सेल श्रेणी)", "सक्रिय शीट (एस)", "संपूर्ण कार्यपुस्तिका" या "तालिका" का चयन करने के लिए "क्या प्रकाशित करें" ब्लॉक का उपयोग कर सकते हैं (केवल तभी लागू होता है जब आप किसी क्षेत्र में कर्सर का उपयोग कर रहे हों तालिका के रूप में स्वरूपित) को PDF के रूप में सहेजा जा सकता है।
यदि आप "प्रिंट क्षेत्रों पर ध्यान न दें" चेक बॉक्स का चयन करते हैं, तो आपके द्वारा एक्सेल में बनाए गए किसी भी प्रिंट क्षेत्र को पीडीएफ फाइल बनाते समय नजरअंदाज कर दिया जाएगा।
एक्सेल फाइल से आंतरिक जानकारी जैसे लेखक, सेव डेट और कमेंट को पीडीएफ फाइल में सेव नहीं किया जाना चाहिए अगर यह फाइल कंपनी के बाहर भी इस्तेमाल की जाती है। इसलिए संवाद बॉक्स "विकल्प" के "गैर-मुद्रण योग्य जानकारी शामिल करें" क्षेत्र में चेक बॉक्स "दस्तावेज़ गुण" को निष्क्रिय करें।
जब आप सभी सेटिंग्स कर लें, तो डायलॉग बॉक्स में "ओके" पर क्लिक करें। एक्सेल तब पीडीएफ फाइल बनाता है और इसे चयनित स्टोरेज लोकेशन में स्टोर करता है।
