अपनी प्रस्तुति को अनुकूलित करने के लिए इन उपकरणों का उपयोग करें
पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन बनाना एक चुनौती हो सकती है। प्रस्तुति की अवधारणा और सामग्री की अभिव्यक्ति पर काम करने के अलावा, यह सुनिश्चित करने में लेआउट एक निर्णायक भूमिका निभाता है कि दर्शकों को पेशेवर रूप से सूचित और आश्वस्त किया जाता है। टेम्प्लेट या सैंपल फ़ॉइल सहित एक व्यक्तिगत प्रस्तुति को डिज़ाइन करने के बाद, यह समझ में आता है, विशेष रूप से व्यावसायिक वातावरण में, डिज़ाइन के प्रभाव पर दूसरी राय प्राप्त करने के लिए। एक सहयोगी, पर्यवेक्षक या किसी एजेंसी के पेशेवर अपने अनुभव का उपयोग विशेष रूप से यह जांचने के लिए कर सकते हैं कि लक्षित समूह को सहानुभूतिपूर्वक संबोधित किया जा रहा है या नहीं। वे बेहतर परिणाम प्राप्त करने के लिए पावरपॉइंट लेआउट और डिज़ाइन और सामग्री को अनुकूलित करने के तरीके के बारे में सुझाव दे सकते हैं।
आपकी अपनी टीम या सेवा प्रदाताओं के रूप में एजेंसियों से सुझाव गारंटी देते हैं कि व्याख्यान में लक्षित समूह के लिए उच्चतम संभव अभिव्यक्ति है और लोगों को बौद्धिक और भावनात्मक दोनों तरह से आश्वस्त करता है।
वीडियो ट्यूटोरियल - पावरपॉइंट: पावरपॉइंट स्लाइड्स को पेशेवर और त्वरित रूप से कैसे संशोधित करें
प्रस्तुति को सुव्यवस्थित करने के लिए स्पीकर PowerPoint में टिप्पणियों का उपयोग कैसे कर सकते हैं
Microsoft PowerPoint में टिप्पणी फ़ंक्शन दूसरों को कंपनी की प्रस्तुति या निजी वातावरण में व्याख्यान को अनुकूलित करने की अनुमति देने के लिए उपयुक्त है। विशेष रूप से बाहरी एजेंसियों के पेशेवरों का अपने पेशेवर काम से व्याख्यान के बयानों के बारे में एक अलग दृष्टिकोण है। वे इन्फोग्राफिक्स या आरेखों के मूल्य को जानते हैं और बोले गए शब्दों की अभिव्यक्ति का समर्थन करने के लिए स्लाइड्स पर डिज़ाइन, रंग और ग्राफिक्स का उपयोग कैसे किया जाता है। यदि टीम के पेशेवर या सहकर्मी किसी प्रस्तुति या व्यक्तिगत स्लाइड को संशोधित करते हैं, तो आप उनकी प्रतिक्रिया देने के लिए टिप्पणी फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।
टिप्पणी फ़ंक्शन Microsoft PowerPoint में "समीक्षा" मेनू में पाया जा सकता है।
"नई टिप्पणी" फ़ील्ड में एक क्लिक के साथ, डिज़ाइन पर प्रतिक्रिया के रूप में या सामग्री को अनुकूलित करने के लिए एक नई, व्यक्तिगत टिप्पणी आसानी से दर्ज की जा सकती है। अग्रिम में, अपने कर्सर को प्रस्तुति के क्षेत्र में रखें जिसके लिए प्रतिक्रिया दी जानी है।
आपके द्वारा दर्ज की गई टिप्पणियाँ दाईं ओर प्रदर्शित होती हैं। टिप्पणी फ़ंक्शन को मेनू आइटम "टिप्पणियां दिखाएं" के साथ दिखाया या छुपाया जा सकता है। एक प्रस्तुति में एकीकृत की गई टिप्पणियों को उनकी विशिष्ट सामग्री के साथ मुद्रित नहीं किया जा सकता है। दूसरी ओर, मार्कअप को प्रेजेंटेशन के साथ प्रिंट किया जा सकता है। एक प्रिंटआउट वक्ताओं को यह समझने में मदद कर सकता है कि किन टिप्पणियों को अभी भी संपादित करने की आवश्यकता है। यदि उपयोगकर्ता टिप्पणियों की सामग्री का प्रिंट आउट लेना चाहते हैं, तो स्क्रीन की एक हार्ड कॉपी मदद कर सकती है। "प्रिंट बटन" के साथ स्क्रीन सामग्री को क्लिपबोर्ड में सहेजना और फिर उसका प्रिंट आउट लेना संभव है। "कट एंड स्केच" टूल विंडोज 10 के तहत उपलब्ध है। वैकल्पिक रूप से, आप स्क्रीन सामग्री को सहेजने और आगे संसाधित करने के लिए "ग्रीनशॉट" जैसे निःशुल्क प्रोग्राम का उपयोग कर सकते हैं।
PowerPoint में "टिप्पणियां" मेनू क्षेत्र में संपादन के लिए निम्नलिखित विकल्प उपलब्ध हैं:
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नई टिप्पणी |
प्रस्तुति में एक नई टिप्पणी सम्मिलित करता है, |
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बुझा |
एक सक्रिय टिप्पणी हटाता है। किसी टिप्पणी को हटाने के अलावा, आपके पास स्लाइड पर सभी टिप्पणियों या प्रस्तुतिकरण में सभी टिप्पणियों को हटाने का विकल्प होता है। |
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वापसी |
"वापस" के साथ आप पिछली टिप्पणी पर जा सकते हैं। |
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आगे |
"अगला" के साथ आप अपनी प्रस्तुति में अगली टिप्पणी पर पहुंच जाते हैं। |
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टिप्पणियाँ देखें |
Microsoft PowerPoint में टिप्पणी क्षेत्र प्रदर्शित करता है जो प्रस्तुति के दाईं ओर दिखाया गया है। |
"टिप्पणियां" मेनू क्षेत्र एक प्रस्तुति को संशोधित करने और अनुकूलित करने और इसके सूचनात्मक मूल्य को बढ़ाने के लिए आवश्यक है। आप टिप्पणी फ़ील्ड को स्थानांतरित, बदल या हटा सकते हैं। इस तरह आप प्रस्तुति को और अधिक ठोस और अधिक व्यावसायिकता के साथ प्रस्तुत कर सकते हैं। आपके पास टिप्पणियों को अस्थायी रूप से छिपाने और उसी समय अपनी प्रस्तुति के हिस्से के रूप में रखने का विकल्प भी है।
पावरपॉइंट को फिर से काम करना - प्रस्तुतियों को और अधिक सार्थक कैसे बनाया जाए
प्रस्तुति की प्रासंगिकता और प्रतिबद्धता को बेहतर बनाने के अनगिनत तरीके हैं। मूल रूप से, सभी अनुकूलन को दो क्षेत्रों में विभाजित किया जा सकता है:
- प्रस्तुति का वैचारिक अनुकूलन।
- लेआउट और डिजाइन के लिए समायोजन।
प्रस्तुति का वैचारिक अनुकूलन
यदि आप स्वयं किसी प्रस्तुति को संशोधित करते हैं या यदि आपको टीम या किसी बाहरी एजेंसी द्वारा सलाह दी जाती है, तो सबसे ऊपर यह जांचना चाहिए कि क्या प्रस्तुतिकरण लक्ष्यों को प्राप्त किया जा रहा है। यदि एक व्याख्यान तार्किक रूप से संरचित है और तर्क और मुख्य बिंदु एक दूसरे पर आधारित हैं, तो सूचनात्मक मूल्य बढ़ जाता है। नमूना स्लाइड और टेम्प्लेट तर्क की पंक्तियों को सही ढंग से स्थापित करने में मदद कर सकते हैं और आरेखों और इन्फोग्राफिक्स का उपयोग इस तरह से कर सकते हैं जो कहा गया है। स्पीकर अपनी प्रस्तुति को सूचनात्मक बनाने और अनुकूलन के बाद उच्च स्तर के दृढ़ संकल्प के साथ आवश्यक तथ्यों और सामग्री समर्थन वक्ताओं के साथ नोट करते हैं।
लेआउट और डिजाइन में समायोजन
विज़ुअलाइज़ेशन के साथ प्रस्तुतियों में बहुत कुछ हासिल किया जा सकता है। इस कारण से अर्थपूर्णता के लिए टेम्प्लेट की जांच करना महत्वपूर्ण है। यह इस बात पर भी प्रतिबिंबित होना चाहिए कि क्या कंपनी के डिजाइन दिशानिर्देशों का पालन किया जाता है और क्या कोई अनुकूलन व्यावसायिक मानकों के अनुरूप है। रंग योजना और ग्राफिक्स आकर्षक दिखने चाहिए और हैंडआउट्स पर भी सुपाठ्य होने चाहिए। आप यह पता लगा सकते हैं कि प्रेजेंटेशन एजेंसी स्मविकॉन में व्यावसायिक प्रस्तुतियों को कैसे संरचित किया जाना चाहिए।
संक्षेप में, प्रस्तुतिकरण के प्रत्येक अनुकूलन या स्लाइडों के संशोधन का उद्देश्य प्रस्तुति लक्ष्यों को प्राप्त करना है। PowerPoint में टिप्पणियाँ पेशेवर रूप से स्लाइड और संपूर्ण प्रस्तुति को संशोधित करने और सूचनात्मक मूल्य को बढ़ाने के लिए उपयोगी होती हैं। अनुकूलन, पेशेवरों और एजेंसियों की युक्तियों और बहुत अच्छी तैयारी के साथ, आपकी पावरपॉइंट प्रस्तुति डिजाइन दिशानिर्देशों का पालन करेगी। वह श्रोताओं को सूचित कर सकती है, छू सकती है, विश्वास दिला सकती है और अत्यंत पेशेवर परिणाम प्राप्त कर सकती है।