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ऑटो संग्रह को व्यक्तिगत रूप से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। सबसे पहले, मानक सेटिंग्स को परिभाषित करें: कितनी बार संग्रहीत किया जाता है, डेटा कितना "पुराना" होना चाहिए ताकि इसे संग्रहीत किया जा सके, डेटा को किस फ़ाइल में संग्रहीत किया जाना चाहिए
आप संग्रह फ़ंक्शन के लिए मानक सेटिंग्स को निम्नानुसार परिभाषित करते हैं:
- आउटलुक में संस्करण २००७ तक अतिरिक्त >> विकल्प कमांड को कॉल करें और अधिक रजिस्टर खोलें। आउटलुक 2010 में, FILE >> OPTIONS कमांड को कॉल करें और एडवांस्ड टैब खोलें।
- Outlook में 2007 तक AUTOARCHIVE बटन पर, Outlook 2010 में AUTOARCHIVE सेटिंग्स पर क्लिक करें। संग्रह सेटिंग्स सभी आउटलुक मॉड्यूल के लिए प्रभावी हैं - जब तक कि आप उन्हें अलग-अलग मॉड्यूल या फ़ोल्डर्स के लिए नहीं बदलते।
- हर X DAYS ऑटोआर्काइव विकल्प को सक्रिय करें और उस अंतराल को निर्दिष्ट करें जिस पर संग्रह किया जाना चाहिए।
- यदि आपको प्रत्येक संग्रह प्रक्रिया के लिए एक संवाद की पुष्टि करने में परेशानी होती है, तो विकल्प को निष्क्रिय करें पुष्टि के बाद ऑटोआर्किविंग शुरू करें।
- यदि आप अपने आउटलुक में ई-मेल की समय सीमा समाप्त होने के रूप में चिह्नित करते हैं और उन्हें संग्रहीत नहीं करना चाहते हैं, तो विकल्प को हटा दें समाप्त आइटम (केवल ई-मेल फ़ोल्डर) को सक्रिय करें।
- किसी भी स्थिति में, विकल्प को सक्रिय करें या पुराने तत्वों को हटाएं।
- यदि आप फोल्डर लिस्ट में SHOW ARCHIVE FOLDER विकल्प को सक्रिय करते हैं, तो आउटलुक आर्काइव फाइल को आर्काइव करने के बाद स्वचालित रूप से खोलता है और इसे फोल्डर लिस्ट में प्रदर्शित करता है। इसका मतलब है कि आप संग्रहीत डेटा को तुरंत एक्सेस करना जारी रख सकते हैं, लेकिन फिर आपको आउटसोर्सिंग के गति लाभ को छोड़ना होगा।
- DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN फ़ील्ड में, निर्दिष्ट करें कि डेटा कितना पुराना होना चाहिए ताकि इसे संग्रह में ले जाया जाए (या पूरी तरह से हटा दिया जाए)।
- यदि डेटा को संग्रह में स्थानांतरित किया जाना है, तो पुराने तत्वों को स्थानांतरित करें विकल्प को सक्रिय करें और खोज के माध्यम से वांछित फ़ोल्डर का चयन करें या एक नई संग्रह फ़ाइल का नाम दर्ज करें जिसे आउटलुक को बटन के बगल में फ़ील्ड में बनाना चाहिए।
- यदि आप इसके बजाय पुराने डेटा को अपरिवर्तनीय रूप से हटाना चाहते हैं, तो विकल्प को अंतिम रूप से पुराने तत्वों को हटा दें को सक्रिय करें। ताकि सभी पुराने तत्व तुरंत हटा दिए जाएं, APPLY SETTINGS TO ALL Folders पर क्लिक करें - लेकिन याद रखें कि इसे पूर्ववत नहीं किया जा सकता है।
- डायलॉग्स बंद करें।
अलग-अलग मॉड्यूल के लिए अलग-अलग सेटिंग्स
यह मानते हुए कि आपने एक मानक सेटिंग के रूप में निर्दिष्ट किया है कि तत्वों को एक वर्ष के बाद संग्रह में ले जाया जाना चाहिए, लेकिन आप अभी भी अपने अपॉइंटमेंट कैलेंडर में पिछले वर्षों की नियुक्तियों को रखना चाहते हैं। फिर कैलेंडर के लिए सेटिंग्स समायोजित करें:
- कैलेंडर खोलें।
- My CALENDAR के तहत, CALENDAR पर राइट-क्लिक करें और PROPERTIES कमांड को इनवाइट करें। उदाहरण में, कैलेंडर संग्रहीत नहीं है।
- स्वचालित टैब खोलें।
- यदि आप कैलेंडर को संग्रहित नहीं करना चाहते हैं, तो इस फ़ोल्डर में आइटम संग्रह न करें विकल्प को सक्रिय करें और चरण 6 के साथ जारी रखें। यदि आप डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स के अलावा अन्य का उपयोग करना चाहते हैं, तो इस फ़ोल्डर के लिए निम्नलिखित सेटिंग्स का उपयोग करें विकल्प को सक्रिय करें।
- सेटिंग्स को समायोजित करें, उदाहरण के लिए संग्रहीत की जाने वाली वस्तुओं की आयु, या एक अलग संग्रह फ़ाइल निर्दिष्ट करें।
- संवाद बंद करें।
अलग-अलग फ़ोल्डरों, अपॉइंटमेंट प्रविष्टियों या ईमेल के लिए अलग-अलग सेटिंग्स
आउटलुक आपको इन आइटम्स को ऑटो-आर्काइविंग से बाहर करने का विकल्प देता है। ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- वांछित तत्व खोलें, उदाहरण के लिए एक महत्वपूर्ण ईमेल या अपॉइंटमेंट प्रविष्टि।
- मेल, अपॉइंटमेंट या कार्य के लिए विंडो में, "फ़ाइल, गुण" कमांड को कॉल करें।
- विकल्प "इस तत्व का कोई स्वत: संग्रह नहीं" सक्रिय करें और संवाद बंद करें।
