Microsoft PowerPoint का उपयोग करना - आपकी सफलता के लिए युक्तियाँ और तरकीबें

पावरपॉइंट का उपयोग करने के बारे में आपको जो कुछ पता होना चाहिए!

Microsoft PowerPoint को Office सुइट के हिस्से के रूप में दुनिया भर में लाखों उपयोगकर्ताओं द्वारा महत्व दिया जाता है। व्यावसायिक वातावरण में, वर्तमान में किसी व्याख्यान को PowerPoint प्रस्तुति के साथ संयोजित करना मानक है। निजी तौर पर, उपयोगी और रोचक तरीके से विशिष्ट जानकारी तैयार करने के लिए पावरपॉइंट का व्यक्तिगत रूप से भी उपयोग किया जा सकता है।

Microsoft PowerPoint अपने मेनू नेविगेशन और कार्यों के संदर्भ में उपयोगकर्ता के अनुकूल और आत्म-व्याख्यात्मक है। इस तथ्य के बावजूद, उपयोगकर्ताओं के लिए सॉफ़्टवेयर के विभिन्न कार्यात्मक क्षेत्रों को विस्तार से जानना महत्वपूर्ण है। इसके अलावा, पावरपॉइंट की पूरी क्षमता का उपयोग करने में सक्षम होने के लिए टिप्स और ट्रिक्स उपयोगी हैं। यदि दृश्य शैलीगत उपकरणों और एक बोधगम्य संरचना के माध्यम से दर्शकों का ध्यान बढ़ाया जाए, तो प्रस्तुति के लक्ष्यों को अधिक प्रभावी ढंग से प्राप्त किया जा सकता है।

विज़ुअलाइज़ेशन के माध्यम से PowerPoint प्रस्तुतियों को पेशेवर बनाना

इसमें कोई संदेह नहीं है कि हमारे समाज में विज़ुअलाइज़ेशन तेजी से महत्वपूर्ण होते जा रहे हैं। स्मार्टफोन के आगे विकास और इंटरनेट की निरंतर उपलब्धता के लिए धन्यवाद, वीडियो, एनिमेटेड या उच्च-रिज़ॉल्यूशन छवियों के साथ-साथ ध्वनि और संगीत बस एक क्लिक दूर हैं।

इस तथ्य के कारण कि लोग दृश्य जानकारी को अधिक गहनता से देखते हैं और बनाए रखते हैं, Microsoft PowerPoint में विज़ुअलाइज़ेशन का उपयोग आवश्यक है। मूल रूप से, पावरपॉइंट में एक प्रस्तुति का उद्देश्य स्लाइड्स का उपयोग करके लक्षित तरीके से तथ्यों और सूचनाओं को दर्शकों के करीब लाना है। विभिन्न फोंट, हाइलाइटिंग और रंग के साथ-साथ विभिन्न फ़ॉन्ट आकार दर्शकों को चर्चा किए गए मुद्दों की प्रासंगिकता दिखाते हैं।

साथ ही, यह समझ में आता है कि एक प्रस्तुति जिसमें केवल ग्रंथ प्रस्तुत किए जाते हैं, दर्शकों को आश्वस्त नहीं करते हैं। प्रेजेंटेशन में जितने अधिक टेक्स्ट होते हैं, प्रेजेंटेशन उतना ही थका देने वाला होता है। इस कारण से, PowerPoint के पास कई कार्य और शैलीगत उपकरण हैं:

• प्रतिभागियों के हित को बढ़ावा देने के लिए,
• ध्यान बढ़ाने के लिए और
• दर्शकों को शामिल करें।

PowerPoint में विज़ुअलाइज़ेशन - यहाँ आपको सबसे महत्वपूर्ण कार्य मिलेंगे

आप हमेशा "प्रारंभ" टैब के माध्यम से PowerPoint में पाठ सम्मिलित करते हैं। "फ़ॉन्ट" और "पैराग्राफ" मेनू क्षेत्रों में आपको ग्रंथों को प्रभावी ढंग से वैयक्तिकृत करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण विकल्प मिलेंगे।

"फ़ॉन्ट और अनुच्छेद" मेनू क्षेत्र आपको PowerPoint में नियमित पाठ को अनुकूलित करने के लिए पेशेवर उपकरण प्रदान करते हैं।

ग्राफिक्स और स्मार्टआर्ट शामिल करें - ये आपके विकल्प हैं

प्रस्तुति में सामान्य टेक्स्ट बॉडी के अलावा, स्लाइड की अवधारणा के लिए माइक्रोसॉफ्ट में लोकप्रिय छवियों और स्मार्ट आर्ट ग्राफिक्स का उपयोग करना समझ में आता है। व्याख्यात्मक ग्राफिक्स शब्दों के बिना ग्रंथों को रेखांकित करते हैं और उनकी अभिव्यक्ति को बढ़ाते हैं। यदि आप तकनीकी विवरण या विशिष्ट सामग्री पर एक प्रस्तुति दे रहे हैं, तो उपयुक्त ग्राफिक्स और स्मार्टआर्ट्स के साथ जानकारी का समर्थन करना और भी महत्वपूर्ण है।

ग्राफिक्स और स्मार्टआर्ट्स को माइक्रोसॉफ्ट पावरपॉइंट में "इन्सर्ट" टैब में मेनू आइटम "इमेज" और "इलस्ट्रेशन" के तहत पाया जा सकता है।

अन्य बातों के अलावा, आपके पास विकल्प है:

• व्यक्तिगत फोटो एलबम से तस्वीरों को स्लाइड्स में एकीकृत करें या
• स्क्रीनशॉट का उपयोग करने के लिए।

स्मार्ट आर्ट ग्राफिक्स के अलावा, जिसमें सूचियों, चक्रों या प्रक्रियाओं की कल्पना की जा सकती है, आपको "चित्र" चयन मेनू में अपनी प्रस्तुति में आरेख या 3-डी मॉडल को एकीकृत करने का विकल्प भी मिलेगा।

सम्मिलित छवियों को PowerPoint में व्यावसायिक रूप से संपादित भी किया जा सकता है। आप सॉफ़्टवेयर में एक एम्बेडेड छवि को हाइलाइट करके ऐसा कर सकते हैं। आप स्वचालित रूप से मेनू क्षेत्र "छवि प्रारूप" पर पहुंच जाएंगे। इस चयन मेनू में आपके पास विकल्प है:

• ग्राफिक के कुछ हिस्सों को बाहर करने के लिए या
• मूल रूप से एक छवि के रंग और लेआउट को अपनाना।

सॉफ्टवेयर में एकीकृत छवि प्रारूप टेम्पलेट अनुकूलन के लिए सुझावों को स्वीकार करने और लागू करने के लिए उपयोगी हैं।

संक्षेप में, Microsoft PowerPoint में कई फ़ंक्शन उपलब्ध हैं जिनके साथ आप छवियों, स्मार्ट आर्ट ग्राफ़िक्स या अन्य विज़ुअलाइज़ेशन फ़ंक्शंस का उपयोग कर सकते हैं। छवियों को बदलने की संभावना के अलावा, आप फ़ॉइल के रंग डिज़ाइन को अनुकूलित करने के विकल्प से भी लाभान्वित होते हैं, उदाहरण के लिए फ़ॉइल पृष्ठभूमि। विज़ुअलाइज़ेशन को अनुकूलित करने पर एक प्रस्तुति के लिए तैयारी के समय के एक बड़े हिस्से का उपयोग करना समीचीन और आशाजनक है। इस मामले में, प्रस्तुति और वक्ता के अलंकारिक कौशल के साथ, एक सुसंगत समग्र चित्र परिणाम देता है।

युक्ति:

Microsoft 365 के वर्तमान संस्करण में आपको स्लाइड देखने के लिए एक दिलचस्प और महत्वपूर्ण कार्य मिलेगा। यह ऑन-बोर्ड टूल "डिज़ाइन विचार" है, जो स्वचालित रूप से पावरपॉइंट की मूल सेटिंग्स में दाईं ओर प्रदर्शित होता है। "डिज़ाइन विचार" फ़ंक्शन के साथ, आप साधारण टेक्स्ट स्लाइड को कुछ ही क्लिक के साथ स्पष्ट, ग्राफिक रूप से एनिमेटेड स्लाइड में बदल सकते हैं। ऐसी ही स्थिति स्लाइड्स के साथ होती है जिसमें ग्राफ़िक्स या टेबल होते हैं।

स्वयं ग्राफ़िक्स बनाएं - इस तरह यह काम करता है

हर उत्पाद या प्रस्तुति के हर विषय के लिए ग्राफिक्स या चित्र उपलब्ध नहीं हैं या कॉपीराइट कानून के कारण बिना किसी सूचना के उपयोग किए जा सकते हैं।

ऐसे मामले में, PowerPoint स्वयं ग्राफिक्स बनाने की संभावना प्रदान करता है। विभिन्न उपकरण जिनके साथ ग्राफिक्स को स्वतंत्र रूप से बनाया और संपादित किया जा सकता है, PowerPoint में उपलब्ध हैं और "इन्सर्ट" टैब में चुने जा सकते हैं।

अपने खुद के ग्राफिक्स डिजाइन करने के लिए उपकरण

अपने स्वयं के ग्राफिक्स को डिजाइन करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण उपकरण "आकृतियाँ" और "चित्रलेख" के साथ उपलब्ध हैं।

"आकृतियाँ" फ़ंक्शन के साथ, उदाहरण के लिए, आप अपने स्वयं के ब्लॉक तीर बना सकते हैं या मानक आकृतियों का उपयोग कर सकते हैं। PowerPoint में चित्रलेख आपको तैयार प्रतीक या वास्तविक लोग भी प्रदान करते हैं जिन्हें आप प्रस्तुति में एम्बेड कर सकते हैं। इस तरह आपके पास अपने खुद के ग्राफिक्स डिजाइन करने का अवसर होता है। ये आपकी प्रस्तुति के लिए विषयगत रूप से फिट होते हैं और आवश्यक मुख्य बिंदुओं की व्याख्या करते हैं। "वर्डआर्ट" फ़ंक्शन के टेक्स्ट फ़ील्ड या ग्राफिक्स को उसी तरह आपकी प्रस्तुति में एकीकृत किया जा सकता है।

प्रभाव और एनिमेशन आपकी प्रस्तुति में जान फूंक देते हैं

विज़ुअलाइज़ेशन हर प्रस्तुति को पेशेवर बनाते हैं। तस्वीरें, प्रतीक, एक टेबल या एक स्मार्ट आर्ट ग्राफिक रुचि जगाता है और व्याख्यान को दर्शकों के लिए मूर्त बनाता है। यह विशेष रूप से सच है जब आप ग्राफ़िक या स्लाइड में प्रभाव या एनिमेशन जोड़ते हैं। आप "एनिमेशन" और "ट्रांज़िशन" टैब में अपनी प्रस्तुति में प्रभाव और एनिमेशन को एकीकृत करने का विकल्प पा सकते हैं। एनिमेशन को आम तौर पर अलग-अलग टेक्स्ट भागों या ग्राफिक में शामिल किया जा सकता है। इसके विपरीत, संक्रमण आमतौर पर दो पन्नी के बीच उपलब्ध होते हैं।

किसी छवि को प्रभाव से चेतन कैसे करें

अपनी प्रस्तुति में माउस के एक क्लिक से ग्राफिक का चयन करें।

फिर आप "एनिमेशन" मेनू क्षेत्र में एक उपयुक्त प्रभाव का चयन कर सकते हैं।

पावरपॉइंट आपको प्रभाव और एनीमेशन के लिए कई विकल्प देता है।

आप "ट्रांज़िशन" टैब में दो स्लाइड्स के बीच अलग-अलग ट्रांज़िशन बनाते हैं।

उदाहरण के लिए, आपके पास स्लाइड को फीका करने या उसे ऊपर और दूर धकेलने का विकल्प है। प्रदर्शन अवधि के अलावा, आप विशिष्ट ध्वनि प्रभावों को भी शामिल कर सकते हैं और यह निर्धारित कर सकते हैं कि संक्रमण को माउस क्लिक से शुरू किया जाना चाहिए या किसी अन्य तरीके से।

प्रभाव और एनिमेशन के साथ-साथ दो स्लाइडों के बीच संक्रमण एक प्रस्तुति में महत्वपूर्ण शैली तत्व हैं। यदि इस प्रकार के विज़ुअलाइज़ेशन का अत्यधिक उपयोग नहीं किया जाता है, तो वे दर्शकों का ध्यान आकर्षित करेंगे और रुचि बढ़ाएंगे। यह बहुत अधिक पाठ और जटिल जानकारी के साथ लंबी प्रस्तुतियों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।

PowerPoint के साथ अधिक कुशलता से कार्य करने के लिए टेम्प्लेट और लेआउट का उपयोग करें

मूल रूप से, आपको PowerPoint में एक प्रस्तुति बनाने के लिए एक टेम्पलेट की आवश्यकता होती है। PowerPoint प्रारंभ करते समय आप इसे पहले चरण में चुनें। कार्यक्रम शुरू करने के बाद, "नया" मेनू आइटम के तहत "फ़ाइल" टैब के माध्यम से एक नई प्रस्तुति शुरू करें।

एक खाली प्रस्तुति के अलावा, Microsoft से तैयार प्रस्तुतियाँ उपयोग के लिए उपलब्ध हैं। एक अन्य विकल्प ऑनलाइन टेम्प्लेट और डिज़ाइन की खोज करना है जो विषयगत रूप से आपकी प्रस्तुति से संबंधित हैं।

प्रेजेंटेशन डिजाइन करने के लिए रेडीमेड या एक्सटर्नल टेम्प्लेट एक महत्वपूर्ण विकल्प हैं। एक अलग प्रकार अस्थायी रूप से व्यक्तिगत रूप से डिज़ाइन की गई प्रस्तुति को टेम्पलेट के रूप में सहेजना है। इसके बाद इसे आगे PowerPoint प्रस्तुतियों के लिए आधार के रूप में उपयोग किया जा सकता है।

प्रस्तुति को टेम्पलेट या टेम्पलेट के रूप में सहेजें

यदि आप किसी मौजूदा प्रस्तुतिकरण को टेम्पलेट के रूप में सहेजना चाहते हैं, तो नेविगेट करें:

1. "फ़ाइल" टैब में, "इस रूप में सहेजें" मेनू आइटम पर जाएं।

2. भंडारण स्थान का चयन करें, उदाहरण के लिए आपकी हार्ड ड्राइव या क्लाउड ड्राइव, और प्रस्तुति को PowerPoint टेम्पलेट के रूप में सहेजें।

   

नया टेम्प्लेट चयनित संग्रहण पथ में सहेजा गया है और आपके लिए तुरंत उपलब्ध है।

स्लाइड लेआउट समायोजित करें - स्लाइड मास्टर के साथ कोई समस्या नहीं है

रेडी-मेड प्रेजेंटेशन टेम्प्लेट केवल दुर्लभतम मामलों में 1: 1 को ही अपनाया जा सकता है। फिल्म को अनुकूलित करने के पहले चरण में, रंगों को आमतौर पर समायोजित करना पड़ता है। PowerPoint में स्लाइड मास्टर स्लाइड लेआउट को अनुकूलित और निर्माण करने में एक आवश्यक भूमिका निभाता है। इसमें कर सकते हैं:

• आकार और रंग, फ़ॉन्ट और फ़ॉन्ट आकार, पृष्ठभूमि और शीर्षक और
• मूल डिजाइन

सार्वभौमिक रूप से अनुकूलित। फ़ॉइल मास्टर का उपयोग करने से आपका बहुत समय और प्रयास बचता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि एक क्लिक के साथ स्लाइड पर सभी दृश्य या पाठ्य संशोधनों को पूरी प्रस्तुति के लिए अपनाया जा सकता है।

कारोबारी माहौल में, प्रस्तुति टेम्पलेट ज्यादातर मामलों में कॉर्पोरेट डिजाइन के अधीन होते हैं। इसमें फिल्म डिजाइन के लिए या आम तौर पर डिजिटल या पारंपरिक प्रिंट उत्पादों के लिए विनिर्देश शामिल हैं और रंग, ग्राफिक्स और फोंट को परिभाषित करता है।

अपनी प्रस्तुति में प्लेसहोल्डर्स को एम्बेड करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि एक ग्राफिक, उदाहरण के लिए कंपनी का लोगो, प्रत्येक स्लाइड में एक विशिष्ट स्थान पर शामिल किया गया है। प्लेसहोल्डर शीर्षक स्लाइड पर या पादलेख में वस्तुओं या ग्राफिक्स को समान रूप से दर्शाने के लिए भी उपयोगी होते हैं। बाएँ माउस बटन के एक क्लिक से, शीर्षक प्लेसहोल्डर या फ़ुटर के लिए प्लेसहोल्डर को दिखाया या छिपाया जा सकता है।

PowerPoint का सही तरीके से उपयोग करना - एक सफल प्रस्तुति के लिए महत्वपूर्ण

प्रस्तुति कार्यक्रम में मेनू संरचना मूल रूप से उपयोगकर्ता के अनुकूल है। इन सबसे ऊपर, पावरपॉइंट के अलावा माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल या आउटलुक के साथ काम करने वाले उपयोगकर्ता टैब, विकल्प मेनू में सेटिंग्स और एकीकृत सहायता फ़ंक्शन के संबंध में बहुत कुछ पाएंगे। प्रस्तुति सॉफ्टवेयर के विभिन्न कार्यों और संभावनाओं का प्रभावी ढंग से उपयोग करने में सक्षम होने के लिए, पावरपॉइंट की मेनू संरचना को समझना महत्वपूर्ण है। पावरपॉइंट को अभ्यास-उन्मुख तरीके से संरचित किया गया है ताकि नए उपयोगकर्ता जिन्होंने आवश्यक कार्यों और विकल्पों को आंतरिक रूप दिया है, वे भी पावरपॉइंट का ठीक से उपयोग कर सकते हैं।

विशेष रूप से, आपको PowerPoint के निम्नलिखित तीन नियंत्रण क्षेत्रों से परिचित होना चाहिए:

मुख्य स्क्रीन	निम्नलिखित उपखंड के साथ सबसे महत्वपूर्ण कार्य क्षेत्र: बाएं: आपके द्वारा बनाई गई सभी स्लाइड्स का अवलोकन। मध्य: अपनी प्रस्तुति को अनुकूलित करने के लिए अवधारणा क्षेत्र। दाईं ओर: फ़ंक्शन डिज़ाइन विचारों का एकीकरण
"होम" टैब	Microsoft PowerPoint में "प्रारंभ" टैब में आपको PowerPoint में एक पेशेवर स्लाइड शो डिज़ाइन करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण उपकरण, कार्य और कॉन्फ़िगरेशन विकल्प मिलेंगे। अन्य बातों के अलावा, निम्नलिखित कार्यों को "प्रारंभ" टैब में चुना जा सकता है: फोंट और फ़ॉन्ट आकार की स्थापना। अनुच्छेदों को शामिल करें और सूचियों को प्रारूपित करने के लिए बुलेट पॉइंट एम्बेड करें। फ़ंक्शन "ढूंढें, बदलें और हाइलाइट करें" जिसके साथ आप टेक्स्ट में विशिष्ट शब्दों को खोज और बदल सकते हैं।
फंक्शन बार्स	आप आवश्यक कार्यों को निचले और ऊपरी फ़ंक्शन बार में आवश्यकतानुसार रख सकते हैं। निम्नलिखित प्रीसेट हैं, उदाहरण के लिए: स्वचालित भंडारण समारोह। तीर कुंजी "आगे और पीछे" जिसके साथ आप परिवर्तनों को पूर्ववत कर सकते हैं। प्रोजेक्टर पर प्रेजेंटेशन शुरू करने के लिए "स्क्रीन प्रेजेंटेशन" आइकन का उपयोग करें। पावरपॉइंट सर्च फंक्शन। निचले टूलबार में सुधार कार्य, जिसके साथ वर्तनी और वर्ण त्रुटियों को व्यवस्थित रूप से ठीक किया जाता है।

PowerPoint में तीन प्राथमिक नियंत्रण क्षेत्रों के अलावा, आपको कई अन्य मेनू क्षेत्र और टैब मिलेंगे जिनमें आप अलग-अलग सेटिंग्स कर सकते हैं।

"सहायता" टैब के इस संदर्भ में विशेष उल्लेख किया जाना चाहिए, जिसमें आपको पावरपॉइंट के साथ-साथ प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों और समाचारों के बारे में प्रश्नों पर व्यापक सहायता मिलेगी। सहायता क्षेत्र को विषयगत रूप से संरचित किया गया है और इसे प्रमुख बिंदुओं द्वारा खोजा जा सकता है।

ग्रंथों, ध्वनियों, वीडियो और तालिकाओं को एकीकृत करें और अपने दर्शकों को प्रभावित करें

एक सफल पॉवरपॉइंट प्रेजेंटेशन में आम तौर पर टेक्स्ट, ग्राफिक्स और वीडियो के साथ-साथ सूचनात्मक तालिकाओं का मिश्रण होता है। कई प्रस्तुतियों में संगीत या ध्वनियाँ भी होती हैं। सभी शैलीगत उपकरणों का सही मिश्रण श्रोताओं को प्रभावित करता है और प्रस्तुति के प्रमुख संदेशों को रेखांकित करता है।

ग्रंथों के विपरीत, ध्वनि या वीडियो फ़ाइलों को "इन्सर्ट" टैब का उपयोग करके स्लाइड शो में डाला जाता है। आप "मीडिया" मेनू आइटम में निम्नलिखित विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं:

• स्थानीय कंप्यूटर या कनेक्टेड क्लाउड ड्राइव से ऑडियो फ़ाइलें लोड करें।
• ऑडियो फाइलों को रिकॉर्ड करें और उन्हें प्रेजेंटेशन में स्टोर करें।
• अपने कंप्यूटर से वीडियो फ़ाइलों को लोड और शामिल करें।
• इंटरनेट से वीडियो आयात करें, उदाहरण के लिए YouTube से, एम्बेड कोड के साथ।

प्रस्तुति में ऑडियो फ़ाइल या वीडियो डालने के बाद, उपयोगकर्ताओं के पास मीडिया फ़ाइल को संपादित करने के लिए विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला होती है। वीडियो के लिए विभिन्न रंग फिल्टर या ऑडियो प्रतीक और ऑडियो प्रारूप के लिए अनुकूलन प्रस्तुति में व्यक्तिगत रूप से मीडिया फ़ाइलों को एम्बेड करने के लिए उपयोगी होते हैं।

युक्ति:

मीडिया फ़ाइलों के अलावा, आप स्लाइड को स्मार्ट और समय बचाने वाले ई-मेल फ़ंक्शन से लैस कर सकते हैं। इस तरह, आप उन लोगों से फीडबैक प्राप्त कर सकते हैं जो पीसी पर बाहरी रूप से प्रेजेंटेशन देख रहे हैं।

प्रतीकों और सूत्रों को शामिल करें - PowerPoint में शीघ्रता से किया गया

विशिष्ट ग्राफिक्स और छवियों के अलावा जो मौखिकीकरण का समर्थन या सुदृढ़ीकरण करते हैं, आइकन और विशेष वर्ण भी प्रस्तुति को अधिक पेशेवर बनाने में मदद कर सकते हैं। इसके अलावा, प्रतीक या इमोजी भाषाई और सांस्कृतिक बाधाओं को दूर करते हैं और सार्वभौमिक और समझने योग्य होते हैं।

प्रस्तुति में प्रतीकों और विशेष वर्णों को शामिल करने का विकल्प "सम्मिलित करें" टैब में भी पाया जा सकता है। "प्रतीक" प्रविष्टि के तहत मेनू बार के अंत में, विशेष वर्णों और प्रतीकों के साथ-साथ सूत्रों को भी प्रस्तुति में एकीकृत किया जा सकता है .

विशिष्ट विशेष वर्ण

उदाहरण के लिए, यदि आप अंतरराष्ट्रीय व्यापार भागीदारों के लिए एक प्रस्तुति के लिए एक विशिष्ट विशेष चरित्र की तलाश कर रहे हैं, तो आप इसे आमतौर पर इस मेनू क्षेत्र में पाएंगे।

वही वैज्ञानिक सूत्रों के लिए जाता है।

तालिकाओं का उपयोग करके PowerPoint में तथ्यों को स्पष्ट करें - इस तरह यह काम करता है

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस अतिरिक्त मूल्य प्रदान करता है कि अलग-अलग अनुप्रयोगों में कई कार्य समान हैं। अन्य टूल्स के अलावा, यह प्रेजेंटेशन सॉफ्टवेयर के टेबल फंक्शन पर भी लागू होता है। यह वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम वर्ड में फ़ंक्शन के समान है।

अन्य बातों के अलावा, आप यह निर्धारित करने के लिए एक बटन का उपयोग कर सकते हैं कि तालिका में कितनी पंक्तियाँ और कॉलम सम्मिलित किए जाने हैं। PowerPoint में तालिकाओं को डिज़ाइन करने के अलावा, Excel उपयोगकर्ता "Excel स्प्रेडशीट सम्मिलित करें" विकल्प भी चुन सकते हैं और PowerPoint में Excel में बनाई गई तालिका को एम्बेड कर सकते हैं। यह हाइपरलिंक और जंप लेबल के साथ उपयोगकर्ता के अनुकूल तरीके से काम करता है।

संरचना, संशोधन, प्रस्तुतियाँ भेजें और सामग्री की रक्षा करें

किसी भी प्रस्तुति की सफलता के लिए एक बोधगम्य और पेशेवर संरचना महत्वपूर्ण है। प्रस्तुतकर्ता के दृष्टिकोण से, तैयारी में दर्शकों के लिए महत्वपूर्ण संदेशों और अतिरिक्त मूल्य पर जोर देना महत्वपूर्ण है। इसके अलावा, विज़ुअलाइज़ेशन गारंटी देता है कि तर्क प्रबल होते हैं।एक "सामान्य सूत्र" और एक तार्किक संरचना के अलावा, एक स्लाइड पर शीर्षक को सार्थक तरीके से प्रस्तुत करना समीचीन है। एक शीर्षक में आम तौर पर निम्नलिखित स्लाइड का मुख्य संदेश होना चाहिए। श्रोता का ध्यान रखने वाले शब्द भी महत्वपूर्ण हैं।

प्रस्तुतियों की संरचना - वह आवश्यक है

पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन को हमेशा टाइटल स्लाइड से शुरू करना चाहिए। शीर्षक स्लाइड दर्शकों को विषय और व्याख्यान की संरचना का आभास देती है। अगली स्लाइड को एक सिंहावलोकन स्लाइड के रूप में दिखाया जाना चाहिए। एक सिंहावलोकन स्लाइड में आमतौर पर व्याख्यान के विषयों की एक संरचित सूची होती है। किसी पुस्तक की सामग्री तालिका के समान, अवलोकन स्लाइड का उद्देश्य दर्शकों में तनाव पैदा करना है।

प्रस्तुति के मुख्य भाग को मुख्य संदेशों द्वारा संरचित किया जाना चाहिए और अनुभागों में विभाजित किया जाना चाहिए। कई वक्ताओं को मुख्य विषयगत बिंदु लेने और तर्कों के साथ इसे दो स्लाइडों पर प्रस्तुत करने का अच्छा अनुभव हुआ है। तीसरी स्लाइड पर, मूल संदेश का सारांश दर्शकों के अतिरिक्त मूल्य से जोड़ा जा सकता है। संबंधित स्लाइड्स "नई स्लाइड" मेनू आइटम के अंतर्गत "प्रारंभ" टैब में पाई जा सकती हैं।

युक्ति:

अपनी प्रस्तुति में जल्दी और आसानी से एक नई स्लाइड जोड़ने के लिए [Ctrl] और [M] कुंजियों का उपयोग करें।

एक बाध्यकारी और सारांश के रूप में, प्रस्तुति के लिए एक या अधिक अंतिम स्लाइड प्रदान करना उचित है। सामग्री और तथ्यों को संक्षेप में प्रस्तुत करने के अलावा, मुख्य उद्देश्य प्रस्तुति के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए दर्शकों को भावनात्मक रूप से संबोधित करना है। इस तरह, खरीदारी के आवेगों को सेट किया जा सकता है या दर्शकों को आश्वस्त किया जा सकता है।

एक प्रस्तुति भेजें और सुरक्षित करें

यदि आप अपनी प्रस्तुति बाद में भेजना चाहते हैं, तो आपके पास विभिन्न विकल्प हैं। प्रस्तुति फ़ाइल को सीधे PowerPoint से पास करना सबसे आसान तरीका है। यह "फ़ाइल" टैब में "साझा करें" या "निर्यात" बटन का चयन करके काम करता है।

अन्य बातों के अलावा, आपके पास प्रस्तुतिकरण को PDF या XPS फ़ाइल में बदलने का विकल्प है। इसे क्लाउड ड्राइव के माध्यम से एक लिंक के माध्यम से दूसरों के लिए उपलब्ध कराया जा सकता है, उदाहरण के लिए माइक्रोसॉफ्ट वनड्राइव।

यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि प्रस्तुति की सामग्री में कोई परिवर्तन नहीं किया जा सकता है, तो आपको फ़ाइल को लिखित सुरक्षा या पासवर्ड सुरक्षा प्रदान करनी चाहिए।

"फाइल> इंफॉर्मेशन> प्रोटेक्ट प्रेजेंटेशन" के तहत, आपको राइट प्रोटेक्शन और पासवर्ड एन्क्रिप्शन के लिए अलग-अलग विकल्प मिलेंगे।

यदि अलग-अलग लोग प्रस्तुति पर काम कर रहे हैं, तो "समीक्षा" टैब का उपयोग करके टिप्पणियों और टिप्पणियों को शामिल करना समझ में आता है। इस तरह, अंतिम चरण में ग्राहकों को प्रस्तुत करने से पहले टीम प्रस्तुति को ऑनलाइन समन्वित और बेहतर बनाया जा सकता है।

सभी टिप्पणियों के संसाधित होने के बाद, प्रस्तुति को "अंतिम" के रूप में चिह्नित किया जा सकता है। यह इंगित करता है कि यह अंतिम संस्करण है जिसे अब बदला नहीं जाएगा।

पावरपॉइंट संगतता - पुराने संस्करणों और फ़ाइल स्वरूपों का अच्छा उपयोग करें

Microsoft PowerPoint के नवीनतम संस्करण का उपयोग करना हमेशा आवश्यक या संभव नहीं होता है। पावरपॉइंट के कई संस्करण जो वर्षों से जारी किए गए हैं, वे अभी भी विंडोज 10 पर चल सकते हैं। भले ही पुराने संस्करणों में नवीनतम कार्य और सुविधाएँ न हों, उनका उपयोग पेशेवर प्रस्तुतियाँ बनाने के लिए किया जा सकता है।

इसके अलावा, PowerPoint * .ppt प्रारूप में डिज़ाइन की गई प्रस्तुतियाँ भी वर्तमान संस्करण के साथ पढ़ी जा सकती हैं। इसके विपरीत, PowerPoint 365 और फ़ाइल एक्सटेंशन * .pptx के साथ बनाई गई प्रस्तुतियों को फ़ाइल एक्सटेंशन * .ppt के साथ सहेजा जा सकता है। इस तरह, PowerPoint के तहत आगे और पीछे की संगतता की गारंटी हर समय दी जाती है।

प्रस्तुति कार्यक्रम में एक अतिरिक्त उपकरण के रूप में संगतता मोड है। इसे "सूचना" मेनू आइटम के तहत "फ़ाइल" टैब में चुना जा सकता है। एक क्लिक से पुराने * .ppt "फ़ाइल स्वरूप में बनाई गई प्रस्तुति को वर्तमान * .pptx फ़ाइल स्वरूप में परिवर्तित करना संभव है।

इसके अलावा, PowerPoint प्रस्तुति को अन्य स्वरूपों में सहेजा जा सकता है, उदाहरण के लिए wmv स्वरूप में स्वचालित रूप से चलने वाली प्रस्तुति के रूप में।

प्रस्तुत करना - समझाने के लिए वक्ताओं को क्या देखना चाहिए

Microsoft PowerPoint अपने उपयोगकर्ताओं को प्रभावी ढंग से, जल्दी और उच्च स्तर की क्षमता के साथ प्रस्तुतियाँ बनाने के लिए विकल्पों और कार्यों की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है। दर्शकों को प्रभावित करने और दर्शकों का ध्यान बढ़ाने वाली प्रस्तुतियों को डिजाइन करने के लिए, आपको कार्यक्रम ज्ञान के अलावा एक प्रस्तुति योजना की आवश्यकता होती है। इसमें एक स्पष्ट लक्ष्य होना चाहिए।

उदाहरण के लिए, पेशेवर वातावरण में कई पावरपॉइंट प्रस्तुतियों के मामले में, प्रस्तुति का उद्देश्य दर्शकों को किसी उत्पाद के गुणों के बारे में सूचित करना और फिर उन्हें खरीदने के लिए प्रोत्साहित करना है। अन्य प्रस्तुतियाँ केवल जानकारी देने का काम करती हैं। एक स्पष्ट और बोधगम्य प्रस्तुति लक्ष्य और एक पेशेवर संरचना के बिना, व्याख्यान तुच्छता और तथ्यों की सूची में खो जाता है।

यहां तक कि एक निर्धारित प्रस्तुति लक्ष्य और स्लाइड की संरचित संरचना के साथ, एक प्रस्तुति दर्शकों पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकती है। ऐसा तब होता है जब वक्ता और उसकी बयानबाजी का कौशल कमजोर होता है। इस मामले में, एक पेशेवर लेआउट प्रस्तुति को सहेज नहीं सकता है, क्योंकि प्रस्तुतकर्ता का प्रदर्शन उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि प्रस्तुति की सामग्री।

पावरपॉइंट समर्थन के साथ एक सफल व्याख्यान या प्रस्तुति में हमेशा शामिल होता है:

• तैयारी का पर्याप्त समय भी
• व्यक्तिगत फ़ॉइल का एक डिज़ाइन जो एक दूसरे पर बनता है।

स्लाइड्स पर कही गई बातों या टेक्स्ट को रेखांकित करने वाले विज़ुअलाइज़ेशन प्रभावी होते हैं। इस तरह प्रस्तुतीकरण दर्शकों के लिए एक अनुभव बन जाता है। प्रस्तुतकर्ता के लिए, स्लाइड्स की तार्किक संरचना से भी अतिरिक्त मूल्य प्राप्त होता है। वह अधिक स्वतंत्र रूप से और अधिक आत्मविश्वास से प्रस्तुत कर सकता है। स्लाइड की सामग्री पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय, वह दर्शकों के साथ बातचीत करता है। इस तरह वह अपनी प्रस्तुति को दर्शकों की जरूरतों के अनुसार व्यक्तिगत रूप से तैयार कर सकता है।

प्रेजेंटेशन डिजाइन करते समय वक्ताओं को खुद से क्या पूछना चाहिए

प्रत्येक प्रस्तुति से पहले, वक्ताओं को अपने दर्शकों की जरूरतों के प्रति सहानुभूति रखनी चाहिए। जैसे प्रश्न:

• मेरे श्रोताओं को क्या चाहिए?
• दर्शकों की वास्तव में क्या दिलचस्पी है?
• मैं प्रस्तुति लक्ष्य कैसे प्राप्त करूं और कौन से तथ्य वास्तव में आवश्यक हैं?

आवश्यक एंकर पॉइंट हैं जो दर्शकों पर प्रस्तुति को केंद्रित करते हैं। यदि प्रस्तुतकर्ता एक जीवंत प्रस्तुति शैली और अच्छे नेत्र संपर्क के साथ स्कोर करता है और यदि वह अपने इशारों और चेहरे के भावों के साथ-साथ अपनी आवाज का भी सावधानी से उपयोग करता है, तो वह दर्शकों को जीतेगा और प्रस्तुति लक्ष्यों को प्राप्त करेगा।

सारांश: कोई भी व्यक्ति जो PowerPoint को अच्छी तरह जानता है, वह पेशेवर प्रस्तुतियाँ बना सकता है

Microsoft PowerPoint के साथ, उपयोगकर्ताओं को सूचनात्मक और दिलचस्प प्रस्तुतियाँ बनाने के लिए नवीनतम सॉफ़्टवेयर मिलता है। ग्राफिक्स, वीडियो, एनिमेशन और अन्य शैलीगत उपकरणों के उपयोग से दर्शकों का ध्यान बढ़ता है। जो कोई भी सबसे महत्वपूर्ण टिप्स और ट्रिक्स के साथ-साथ विज़ुअलाइज़ेशन के लिए आवश्यक बिंदुओं को जानता है, वह सभी एकीकृत कार्यों का प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकता है। अंततः, पेशेवर रूप से बनाई गई स्लाइड्स और स्पीकर के अलंकारिक कौशल के बीच सही मिश्रण यह तय करता है कि प्रस्तुति के लक्ष्यों को प्राप्त किया जाएगा या नहीं।