ई-मेल और मेल प्रोग्राम - उपयोगकर्ताओं के लिए टिप्स और ट्रिक्स

आपको यह पता होना चाहिए!

अधिकांश लोगों के पास एक या अधिक ईमेल खाते हैं और उनका उपयोग करते हैं। ई-मेल लिखना और भेजना संचार का एक सिद्ध तरीका है जो रोजमर्रा की जिंदगी का हिस्सा है। सांख्यिकी पोर्टल स्टेटिस्टा बताता है कि 2022-2023 में हर दिन 306 बिलियन से अधिक ई-मेल भेजे और प्राप्त किए जाएंगे। यह अनुमान है कि अगले कुछ वर्षों में यह संख्या बढ़कर एक दिन में 360 बिलियन से अधिक ईमेल हो जाएगी।

अधिकांश उपयोगकर्ता ई-मेल और ई-मेल प्रोग्राम से सुरक्षा और उपयोग में आसानी की अपेक्षा करते हैं। उसी समय, विभिन्न तकनीकी शब्दों को जोड़ने के लिए ई-मेल का उपयोग किया जाता है जो पहली नज़र में प्रत्येक उपयोगकर्ता से परिचित नहीं होते हैं। POP3, इनकमिंग मेल सर्वर, सर्वर एड्रेस, एक्सचेंज या प्रोवाइडर और SMTP कुछ ऐसे तकनीकी शब्द हैं, जिन्हें समझाने की जरूरत है। तकनीकी शब्दों का अर्थ और उनका सही उपयोग, अन्य बातों के अलावा, यह निर्धारित करता है कि क्या ईमेल को सही तरीके से भेजा और संग्रहीत किया जा सकता है या क्या कोई ईमेल प्रोग्राम टीम संरचनाओं में दूसरों के साथ संवाद करने में सक्षम है। इससे पहले कि आप तकनीकी शर्तों से निपटें और मेल कार्यक्रमों में सेटिंग्स करें, हालांकि, अपनी खुद की जरूरतों के लिए सबसे अच्छा ई-मेल प्रदाता ढूंढना महत्वपूर्ण है।

प्रदाता के बिना कोई ई-मेल नहीं - यही कारण है कि आपको एक ई-मेल प्रदाता की आवश्यकता है

ई-मेल पता प्रदाता एक दर्जन से अधिक हैं। कई प्रदाताओं के बीच सबसे अच्छा प्रदाता खोजना इतना आसान नहीं है। चुनते समय कुछ बातों पर ध्यान देना चाहिए।

एक ई-मेल प्रदाता एक पेशेवर प्रदाता है जो अपने ग्राहकों को एक ई-मेल पता निःशुल्क या इंटरनेट पर शुल्क के साथ प्रदान करता है। एक सेवा प्रदाता के रूप में, इंटरनेट कंपनी के पास एक मेल सर्वर है। यह इसका उपयोग अपने ग्राहकों के मेल खातों और मेल सर्वर पर ई-मेल इनबॉक्स की पेशकश करने के लिए कर सकता है। इसके लिए ग्राहक को एक ईमेल अकाउंट की जरूरत होती है।

ई-मेल प्रदाता सभी संदेशों को सुचारू रूप से और बिना किसी देरी के अपने सर्वर के माध्यम से अग्रेषित करने के लिए जिम्मेदार है। वह मध्यस्थ की भूमिका निभाता है, जिसमें डेटा संरक्षण कानून के प्रश्न भी शामिल हैं। विशेष रूप से जनरल डेटा प्रोटेक्शन रेगुलेशन (जीडीपीआर) की शुरुआत के बाद से, यूरोप में डिजिटल संचार की निगरानी सख्त नियमों के अनुसार विधायक द्वारा की गई है। जनरल डेटा प्रोटेक्शन रेगुलेशन का उद्देश्य शामिल सभी पक्षों के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा करना है। यह विशेष रूप से व्यक्तियों और कंपनियों के ई-मेल पते पर कई फ़िशिंग हमलों को देखते हुए स्पष्ट है।

जानकारी:

फ़िशिंग नकली वेबसाइटों या ई-मेल के माध्यम से झूठे होने का नाटक करके व्यक्तिगत डेटा और पासवर्ड चुराने का प्रयास है। उदाहरण के लिए, इंटरनेट पर अपराधी किसी बैंक की ऑनलाइन बैंकिंग की बहुत विस्तार से नकल करते हैं और पहले से न सोचा उपयोगकर्ताओं को अपना डेटा दर्ज करने के लिए कहते हैं। नतीजतन, वे प्राप्त जानकारी का उपयोग धन की चोरी करने या संरक्षित डेटा सामग्री को फिर से बेचने के लिए करते हैं।

जाने-माने ईमेल प्रदाता और उनके फायदे

एक व्यक्तिगत ई-मेल पते के लिए सबसे प्रसिद्ध भुगतान और मुफ्त ऑफ़र में उपयोगकर्ताओं के लिए अलग-अलग अतिरिक्त मूल्य हैं। इस कारण से, "सर्वश्रेष्ठ" प्रस्ताव नहीं है, लेकिन फायदे और नुकसान के साथ कई अनुशंसित प्रदाता हैं। प्रत्येक उपयोगकर्ता को अपने लिए सर्वश्रेष्ठ प्रदाता को फ़िल्टर करना होगा। जबकि कुछ में ई-मेल या दस्तावेज़ों और फ़ोटो के लिए बहुत अधिक संग्रहण स्थान होता है, अन्य एक साधारण सेटअप के साथ या विशेष रूप से सख्त डेटा सुरक्षा के कारण स्कोर करते हैं।

नाम और प्रदाता	डोमेन भाग	लागत	फायदे
जीमेल (गूगल)	gmail.com	मुफ्त का	15 जीबी तक स्टोरेज
जीएमएक्स (यूनाइटेड इंटरनेट)	जीएमएक्स.डीई	मुफ्त का (शुल्क के लिए विस्तार संभव)	ईमेल मेड इन जर्मनी (डेटा सुरक्षा)
वेब.डी (यूनाइटेड इंटरनेट)	web.de	मुफ्त का (शुल्क के लिए विस्तार संभव)	ईमेल मेड इन जर्मनी (डेटा सुरक्षा)
Yahoo mail	याहू.कॉम	नि: शुल्क (शुल्क-आधारित प्रो एक्सटेंशन संभव)	आसान सेटअप
आउटलुक डॉट कॉम	आउटलुक डॉट कॉम आउटलुक.डीई	मुफ्त का	एक ही समय में स्काइप, ऑफिस ऑनलाइन या OneNote में साइन इन करें
Mail.de	mail.de	मुफ्त का	जर्मनी में डेटा केंद्र, बढ़ी डेटा सुरक्षा

जानकारी: एक ग्राहक के रूप में आपके लिए "ई-मेल मेड इन जर्मनी" का क्या अर्थ है

विभिन्न जर्मन कंपनियां जैसे ड्यूश टेलीकॉम, यूनाइटेड इंटरनेट और स्ट्रैटो "ई-मेल मेड इन जर्मनी" पहल में शामिल हैं। यूरोप में प्रतिस्पर्धी के रूप में जानी जाने वाली ये इंटरनेट कंपनियां "ई-मेल मेड इन जर्मनी" कीवर्ड के तहत मिलकर काम करती हैं। एसोसिएशन का उद्देश्य जर्मनी में संचार को और अधिक सुरक्षित बनाना है। कंपनियों के ग्राहकों के लिए इस मार्केटिंग उपाय का लाभ यह निश्चितता है कि हर ईमेल जर्मन डेटा सुरक्षा कानूनों के अनुसार भेजा जाता है और कंपनी के सर्वर जर्मन धरती पर हैं।

ई-मेल पते और उनकी तकनीकी संरचना पर बुनियादी जानकारी

एक ई-मेल पता एक सुबोध पैटर्न के अनुसार संरचित किया जाता है। इसमें आम तौर पर एक

• "डोमेन-पार्ट" और
• "स्थानीय-भाग।"

उदाहरण:

[email protected] - लोकल-पार्ट = मैक्स.मस्टर / डोमेन-पार्ट = gmx.de / @ = बाइंडिंग कैरेक्टर

ई-मेल भेजने वाले को "स्थानीय-भाग" का उपयोग करके स्पष्ट रूप से पहचाना जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि प्रेषक के उचित नाम का उपयोग किया जाता है, तो प्राप्तकर्ता तुरंत देख सकता है कि ईमेल किससे आया है। "डोमेन-पार्ट" मेल सर्वर या प्रदाता को दिखाता है जिसके माध्यम से ई-मेल डिलीवर किया गया था।

वैध ई-मेल पतों की पहचान कैसे करें - उपयोगी टिप्स और ट्रिक्स

ई-मेल पते के "स्थानीय भाग" का उपयोग करके प्रेषक का पता लगाया जा सकता है। इस कारण से, एक प्रतिष्ठित ई-मेल पते का उपयोग करना महत्वपूर्ण है, विशेष रूप से व्यावसायिक कारणों से भेजे गए ई-मेल के लिए। एक सम्मानित ईमेल पते में आमतौर पर प्रेषक का पहला और अंतिम नाम होता है। उदाहरण के लिए, नाम को एक बिंदु या पूर्ण, असंबद्ध नाम ([email protected] / [email protected]) से अलग करना आम बात है। प्रत्येक ईमेल पते का उपयोग केवल एक बार किया जा सकता है। इस कारण से, व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले नामों वाले ई-मेल पतों में एक संख्या या एक विशेष वर्ण होता है जो उन्हें उपयोग किए गए पतों से अलग करता है।

निजी और व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए अलग-अलग ई-मेल पते सेट करने की सलाह दी जाती है। इस मामले में, संचार को पेशेवर रूप से अलग किया जा सकता है। विशेष रूप से जब मुख्य पते की बात आती है, तो आपको चयनात्मक होना चाहिए और एक ऐसी वर्तनी का चयन करना चाहिए जो जितनी आकर्षक हो उतनी ही गंभीर भी। डेटा सुरक्षा के कारणों के लिए, यूरोपीय संघ में स्थित एक प्रदाता को चुनना समझ में आता है। इस मामले में, GDPR के सख्त डेटा संरक्षण कानून लागू होते हैं। साथ ही, संचार सरकारी एजेंसियों द्वारा पहुंच से सुरक्षित है। यूएस या अन्य देशों में सर्वर पर होस्ट किए गए डेटा के मामले में ऐसा नहीं है।

काल्पनिक नाम अविश्वसनीय या पेशेवर लगते हैं। अधिक से अधिक, उन्हें निजी संचार में द्वितीयक पते के रूप में उपयोग किया जा सकता है। अस्पष्ट नामों वाले ई-मेल पतों को भरोसेमंद नहीं माना जाता है। यदि इस तरह के ई-मेल का उपयोग मुख्य पते के रूप में किया जाता है, तो यह अधिकारियों या संभावित नियोक्ताओं के साथ संवाद करते समय कम से कम मुस्कान का कारण बन सकता है। सामान्य तौर पर, यह गंभीरता के लिए नहीं बोलता है और प्रतिकूल है।

युक्ति:

क्या आपके नाम के साथ या आपकी कंपनी के लिए आपका अपना इंटरनेट पता है? इस मामले में, आप प्रदाता के साथ एक या अधिक ई-मेल पते पंजीकृत कर सकते हैं। जर्मनी में स्थित एक कंपनी के लिए, शीर्ष स्तर के डोमेन (टीएलडी) को अंतिम डी के साथ चुनना सबसे अच्छा है। .net, .org, .eu और अन्य अंत भी ज्ञात हैं। अंतर्राष्ट्रीय कंपनियां .com डोमेन का उपयोग करना और अपनी वेबसाइट का विभिन्न भाषाओं में अनुवाद करना पसंद करती हैं। निजी व्यक्तियों के लिए, एक अलग इंटरनेट पता जिसमें कम भंडारण स्थान और कुछ ई-मेल पते आमतौर पर पर्याप्त होते हैं।

सशुल्क और निःशुल्क ईमेल पतों के बीच ये अंतर हैं

ई-मेल पतों के लिए प्रदाताओं की ओर से सशुल्क और निःशुल्क ऑफ़र के बीच का अंतर बहुत बड़ा है। कुछ प्रदाताओं के शुल्क-आधारित संस्करण में, उदाहरण के लिए, एक स्पैम फ़िल्टर वितरण के दायरे में शामिल होता है। यह संभावित खतरे या विज्ञापन संदेशों के लिए ई-मेल खाते में प्रत्येक ई-मेल को स्कैन करता है। सेटिंग्स के आधार पर, यह अवांछित संदेशों को फ़िल्टर करता है और तुरंत उन्हें संदिग्ध स्पैम फ़ोल्डर में ले जाता है।

नामों की मुफ्त पसंद सशुल्क ई-मेल प्रदाताओं का एक और लाभ है। चूंकि अलग-अलग अंत गैर-मुक्त संस्करणों में उपलब्ध हैं, इसलिए एक आकर्षक, संक्षिप्त, नाम-आधारित ईमेल पता बनाना आसान है। इस तरह के ई-मेल का उपयोग जीवन भर के लिए किया जा सकता है और यह किसी व्यक्ति से अटूट रूप से जुड़ा होता है। बढ़ी हुई डेटा सुरक्षा और समस्याओं की स्थिति में बेहतर ग्राहक सहायता भुगतान सेवा प्रदाताओं द्वारा प्रदान किए जाने वाले अन्य लाभ हैं।

अस्थायी ई-मेल पतों के साथ गुमनाम रूप से ई-मेल भेजें - जो संभव है

ज्यादातर मामलों में, आपको लंबी अवधि के लिए एक ईमेल पते की आवश्यकता होती है। इस कारण से, नया ई-मेल पता आपके अपने नाम और अन्य व्यक्तिगत विशेषताओं के साथ अविभाज्य रूप से जुड़ा हुआ है और एक ई-मेल खाता बनाया गया है। हर अपवाद नियम की पुष्टि करने के लिए जाना जाता है। इस कारण से, ऐसे प्रदाता हैं जो आपको गुमनाम रूप से ईमेल भेजने की पेशकश करते हैं। अन्य इंटरनेट पोर्टल अस्थायी ई-मेल पते का उपयोग करने का विकल्प प्रदान करते हैं जो केवल 10 मिनट के लिए सक्रिय होते हैं।

इसमें कोई संदेह नहीं है कि इस प्रकार के ईमेल पते के लिए आवेदन का क्षेत्र सीमित है। आवेदन के क्षेत्र हैं, उदाहरण के लिए, एक अच्छे दोस्त के लिए आश्चर्यजनक ई-मेल या पुलिस को किसी अपराध की गुमनाम रिपोर्टिंग। इस मामले में, एक गुमनाम ई-मेल की तुलना उस पत्र से की जा सकती है जो बिना प्रेषक के भेजा जाता है। यह संभव है और वैधानिक प्रावधानों का खंडन नहीं करता है। एक अनाम ई-मेल सेवा का प्रदाता अमेरिकी कंपनी 10minutE-Mail.com है। आप अपना खुद का ईमेल पता बताए बिना इस वेब सेवा की सदस्यता ले सकते हैं। सेवा एक डिस्पोजेबल ईमेल पता उत्पन्न करती है जो केवल 10 मिनट के लिए मौजूद होती है। अस्थायी ई-मेल पते को क्लिपबोर्ड पर कॉपी करें और इसे पंजीकरण फॉर्म में दर्ज करें, उदाहरण के लिए।

10 मिनट की समयावधि के भीतर ई-मेल पते पर भेजे जाने वाले सभी ई-मेल www.10minutE-Mail.com पर सीधे आपके मेलबॉक्स में प्रदर्शित होते हैं। आप प्राप्त ई-मेल को पढ़ सकते हैं और उनका उत्तर दे सकते हैं। ई-मेल में निहित लिंक को भी क्लिक किया जा सकता है ताकि आप सेवा के माध्यम से पुष्टिकरण लिंक के साथ ई-मेल भी प्राप्त कर सकें।

यदि सभी कार्य को पूरा करने के लिए 10 मिनट पर्याप्त नहीं हैं, तो "10 मिनट बढ़ाएँ" लिंक पर एक या अधिक बार क्लिक करें। 10 मिनट मेल को पंजीकरण की आवश्यकता नहीं है और यह आपका ईमेल पता नहीं मांगता है। ताकि वेबसाइट जर्मन में प्रदर्शित हो, नीचे बाईं ओर "जर्मन" चुनें और "बदलें" पर क्लिक करें।

आरई-मेलर सेवाओं के साथ गुमनाम रूप से संदेश भेजें

आरई-मेलर सेवाएं गुमनाम रूप से सूचना भेजने के लिए भी उपयोगी हैं। इनमें से कुछ प्रदाता एक सर्वर के माध्यम से सभी ई-मेल भेजते हैं जो आम तौर पर संदेश भेजने वाले के रूप में कार्य करता है। वास्तविक प्रेषक का व्यक्तिगत डेटा छुपाया जाता है और उसका पता नहीं लगाया जा सकता है।

अन्य आरई मेलर सेवा प्रदाता यादृच्छिक रूप से सर्वर का उपयोग करते हैं। वास्तविक प्रेषक या तो प्रकट नहीं होता है। वीपीएन सेवा (वर्चुअल प्राइवेट नेटवर्क) का उपयोग करना भी संभव है। वीपीएन कनेक्शन राउटर जैसे सभी उपकरणों को सौंपे गए आईपी पते को मास्क करता है। स्थान और उपयोगकर्ता को आईपी पते के आधार पर सत्यापित किया जा सकता है। यह खुलासा करने के बजाय कि जर्मनी से गुमनाम रूप से एक संदेश भेजा गया था, एक तथाकथित सुरंग कनेक्शन का उपयोग वीपीएन कनेक्शन के साथ किया जाता है। इस मामले में, वास्तविक प्रेषक पहचान का पता नहीं लगाया जा सकता है।

अधिकांश अनाम ई-मेल सेवाओं के लिए ई-मेल खाते की आवश्यकता नहीं होती है। उन्हें ब्राउज़र के यूजर इंटरफेस के माध्यम से आसानी से इस्तेमाल किया जा सकता है। कई प्रदाताओं के साथ एक अनाम ई-मेल के साथ अनुलग्नक भेजना भी संभव है। कई अन्य तकनीकी नवाचारों की तरह, गुमनाम ई-मेल, वीपीएन कनेक्शन या आरई-मेलर सेवाएं आपराधिक गतिविधियों को छिपाने और छिपाने की संभावना प्रदान करती हैं। यह बिना कहे चला जाता है कि ऐसी सेवाओं का उपयोग केवल कानून के अनुसार किया जाना चाहिए। ऐसे ई-मेल भेजना जिनमें गैरकानूनी कृत्यों के लिए धमकी या अनुरोध के साथ-साथ गुमनाम रूप से भेजे गए फ़िशिंग या स्पैम ई-मेल शामिल हैं, दंडनीय हैं।

एक विशिष्ट ईमेल पता सेट करें - आपको यह जानना आवश्यक है

एक बार जब आप एक ई-मेल प्रदाता पर निर्णय ले लेते हैं और अपने व्यक्तिगत ई-मेल के लिए एक अप्रयुक्त नाम का चयन कर लेते हैं, तो आपके अपने ई-मेल खाते से ई-मेल द्वारा संचार केवल एक कदम दूर होता है। इससे पहले कि आप किसी विशिष्ट ई-मेल पते को स्थायी रूप से बुक और सेट कर सकें, सेवा प्रदाता को नए ग्राहक के व्यक्तिगत डेटा की आवश्यकता होती है। पते के अलावा, एक टेलीफोन नंबर और एक अन्य ई-मेल पता भी दर्ज किया जाना चाहिए।

ई-मेल खाते को अन्य खातों से अलग करने के लिए एक उपयोगकर्ता नाम आवश्यक है। ज्यादातर मामलों में, उपयोगकर्ता नाम और ईमेल पता समान होते हैं। वैकल्पिक रूप से, एक व्यक्तिगत उपयोगकर्ता नाम सेट करना संभव है। यह हैकर्स के खिलाफ अधिक सुरक्षा प्रदान करता है। उपयोगकर्ता नाम के अलावा, एक सुरक्षित पासवर्ड भी असाइन किया जाना चाहिए।

मेलबॉक्स तक पहुंच को अनलॉक करने के लिए उपयोग किया जाने वाला पासवर्ड गुप्त होना चाहिए। एक कठिन-से-खोज पासवर्ड जिसमें निम्न शामिल हैं:

• पत्र,
• अंक और
• विशेष पात्रों से मिलकर बनता है,

साइबर अपराध के माध्यम से हैकर के हमलों और डेटा चोरी के खिलाफ पर्याप्त सुरक्षा प्रदान करता है। सभी व्यक्तिगत डेटा और नए ई-मेल के मालिक के बारे में जानकारी दर्ज करने के बाद, इसका उपयोग किया जा सकता है। परिणामस्वरूप, ई-मेल कर सकते हैं:

1. वेब-आधारित वेबमेल, ईमेल प्रदाता की ईमेल पहुंच के माध्यम से,
2. Microsoft आउटलुक या थंडरबर्ड जैसे मेल प्रोग्राम के माध्यम से या
3. मोबाइल, टैबलेट, स्मार्टफोन और संबंधित ई-मेल प्रोग्राम के माध्यम से

पुनर्प्राप्त किया जा सकता है।

चरण-दर-चरण निर्देश: एक नया ईमेल पता सेट करें

ईमेल प्रदाता GMX के उदाहरण का उपयोग करके, आप देख सकते हैं कि एक नया ईमेल पता कैसे सेट किया जाता है:

चरण 1	www.gmx.net पर नेविगेट करें और पृष्ठ के ऊपरी भाग में फ़ील्ड पर क्लिक करें: "मुफ्त में पंजीकरण करें।"
चरण 2	निम्नलिखित विंडो में आपको एक नए ई-मेल के प्रस्ताव मिलेंगे। विज्ञापन-वित्तपोषित, निःशुल्क पहुँच के अतिरिक्त, एक प्रभार्य ई-मेल इनबॉक्स भी चुना जा सकता है। एक प्रकार पर निर्णय लेने के बाद, आप बटन के साथ चयन समाप्त करते हैं: "अभी पंजीकृत करें।"
चरण 3	अगले चरण में वांछित ई-मेल पते की जांच करने की संभावना है। इसके लिए अपने वांछित संयोजन को मुक्त क्षेत्र में सम्मिलित करना पर्याप्त है। ई-मेल प्रदाता जांचता है कि दर्ज किया गया ई-मेल पता उपलब्ध है या नहीं। यदि पता अन्यथा निर्दिष्ट है, तो आपको समान ई-मेल पतों के लिए सुझाव प्राप्त होंगे।
चरण 4	नतीजतन, उपयोगकर्ता की व्यक्तिगत जानकारी दर्ज की जानी चाहिए। पते के अलावा, इसमें जन्म तिथि और एक पासवर्ड शामिल होता है, जिसे दो बार दर्ज किया जाना चाहिए।
चरण 5	यदि पासवर्ड भूल गए हैं, तो इसे एसएमएस के माध्यम से पुनर्स्थापित किया जा सकता है। इसके लिए मोबाइल फोन नंबर को ई-मेल अकाउंट से लिंक करना जरूरी है।
चरण 6	स्वचालित रूप से उत्पन्न वर्ण स्ट्रिंग का उपयोग करते हुए बाद की सुरक्षा क्वेरी यह सुनिश्चित करती है कि पंजीकरण स्वचालित नहीं है।
चरण 7	"मैं सहमत हूं" बटन पर क्लिक करके। अभी एक ई-मेल खाता बनाएं ”, नया ग्राहक प्रदाता के सामान्य नियमों और शर्तों और उसके डेटा सुरक्षा प्रावधानों दोनों से सहमत होता है।
चरण 8	ई-मेल प्रदाता नए ई-मेल पते की पुष्टि करता है और एक अलग ई-मेल में ई-मेल प्रोग्राम के लिए अलग-अलग सेटिंग्स भेजता है। इसमें इनकमिंग मेल सर्वर और आउटगोइंग मेल सर्वर के लिए एक्सेस डेटा होता है। एक्सेस डेटा मेलबॉक्स के प्रकार के आधार पर भिन्न होता है। अधिकांश प्रदाता IMAP या POP3 प्रोटोकॉल दोनों को विकल्प के रूप में अनुमति देते हैं।

महत्वपूर्ण: एक सुरक्षित पासवर्ड असाइन करें और उसे संग्रहित करें

ई-मेल पते के माध्यम से संदेश भेजने या प्राप्त करने में सक्षम होने के लिए, आपको आमतौर पर एक पासवर्ड की आवश्यकता होती है। आप किस ईमेल पासवर्ड को असाइन करना चाहते हैं, इस निर्णय पर सावधानीपूर्वक विचार किया जाना चाहिए। मेलबॉक्स खोलते समय लॉगिन प्रक्रिया के दौरान, आपसे दो बार अपना गुप्त पासवर्ड दर्ज करने और पासवर्ड इस तरह सेट करने के लिए कहा जाएगा। दोहरी प्रविष्टि यह सुनिश्चित करने के लिए है कि कोई वर्तनी की गलती न हो।

ई-मेल खाते के लिए पासवर्ड को नोट करना और सुरक्षा पहलुओं के अनुसार इसे संग्रहित करना महत्वपूर्ण है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि पासवर्ड व्यक्तिगत ईमेल तक पहुंच प्राप्त करने का एकमात्र तरीका है।

IMAP और POP3 प्रोटोकॉल - क्या अंतर है

आपके द्वारा ई-मेल पता बनाने और सेट करने के बाद, आपको ई-मेल प्रदाता से व्यक्तिगत एक्सेस डेटा प्राप्त होगा। प्रदाता के सर्वर (आउटगोइंग मेल सर्वर) को ई-मेल भेजने और डेटा (इनकमिंग मेल सर्वर) प्राप्त करने के लिए इनकी आवश्यकता होती है।

POP प्रोटोकॉल (पोस्ट ऑफिस प्रोटोकॉल) जो 1996 से ज्ञात है और 2003 में शुरू किए गए IMAP प्रोटोकॉल के बीच सबसे गंभीर अंतर ई-मेल की कैशिंग है। जबकि पीओपी प्रोटोकॉल के साथ एक ई-मेल को प्राप्तकर्ता के कंप्यूटर पर भौतिक रूप से लोड किया जाता है और सर्वर से हटा दिया जाता है, कई अंतिम उपकरणों से आईएमएपी प्रोटोकॉल एक्सेस संभव है। इस स्थिति में, ई-मेल प्रदाता के सर्वर पर ई-मेल बना रहता है।

IMAP प्रोटोकॉल स्पष्ट अतिरिक्त मूल्य प्रदान करता है, विशेष रूप से आज के नेटवर्क वाले समाज में। जबकि सहस्राब्दी के अंत में केवल एक स्थिर पीसी द्वारा ई-मेल का उपयोग किया जाता था, आज डेटा और संदेश विभिन्न अंत उपकरणों पर उपलब्ध होने चाहिए। पीसी के अलावा, उपयोगकर्ताओं को स्मार्टफोन या टैबलेट या मोबाइल स्मार्टवॉच पर अपने ई-मेल की आवश्यकता होती है। IMAP प्रोटोकॉल सभी अंतिम उपकरणों पर उपलब्धता की गारंटी देता है।

IMAP प्रोटोकॉल का उपयोग करके ईमेल तक पहुंचना अधिक सुविधाजनक और सुरक्षित है। यदि आप कई उपकरणों का उपयोग करते हैं, तो आप किसी भी समय वर्तमान और सहेजे गए ईमेल को कॉल कर सकते हैं। इसके अलावा, IMAP प्रोटोकॉल डेटा सुरक्षा मुद्दों के मामले में भी बेहतर प्रदर्शन करता है। ऐसा इसलिए कहा जा सकता है क्योंकि पुराने पीओपी प्रोटोकॉल के साथ कई मामलों में प्रमाणीकरण डेटा स्पष्ट पाठ में प्रसारित होता है। एसएसएल कनेक्शन स्थापित होने से पहले ऐसा होता है। एन्क्रिप्शन की कमी एक उच्च सुरक्षा जोखिम का प्रतिनिधित्व करती है जिसे रोका जाना चाहिए।

IMAP प्रोटोकॉल का सिद्धांत POP3 प्रोटोकॉल के समान है। एक स्पष्ट लाभ यह है कि प्रदाता का सर्वर पासवर्ड के प्रसारण को प्रतिबंधित करने के लिए सेटिंग्स का उपयोग कर सकता है। पासवर्ड और ई-मेल केवल तभी अग्रेषित किए जाते हैं जब एक सुरक्षित एसएसएल कनेक्शन स्थापित किया गया हो। ज्यादातर मामलों में, संक्षेप में, पुराने पीओपी खाते की तुलना में आईएमएपी खाता स्थापित करना अधिक समझ में आता है। खाता स्थापित करने में कॉन्फ़िगरेशन केवल मामूली रूप से भिन्न होता है।

सरल रूप से समझाया गया: इनकमिंग और आउटगोइंग मेल सर्वर के साथ-साथ सर्वर जानकारी

यदि आप एक IMAP या POP3 खाता सेट करते हैं, तो आपसे विशेष रूप से इनकमिंग मेल सर्वर और आउटगोइंग मेल सर्वर के लिए कहा जाएगा। इनकमिंग मेल सर्वर आपके ई-मेल प्रदाता के डेटा सेंटर में सर्वर का पता होता है, जिस पर केवल आने वाले ई-मेल संग्रहीत होते हैं। प्रत्येक ई-मेल प्रदाता ई-मेल संचार के वितरण के लिए अपने स्वयं के सर्वर और सर्वर पते संचालित करता है, जिसे मेल प्रोग्राम द्वारा नियंत्रित किया जाना चाहिए। ज्यादातर मामलों में, आने वाले मेल सर्वर में निम्नलिखित पहचानकर्ता होते हैं जिसमें परिवहन प्रोटोकॉल और प्रदाता पहचान शामिल होती है (प्रदाता 1 और 1 Ionos के उदाहरण का उपयोग करके):

आने वाले मेल सर्वर के सर्वर पते: Pop3.ionos.de या imap.ionos

केवल वे ई-मेल जो उपयोगकर्ता द्वारा भेजे जाते हैं, आउटगोइंग मेल सर्वर में सहेजे और वितरित किए जाते हैं। इनकमिंग मेल सर्वर और आउटगोइंग मेल सर्वर के बीच अलगाव सुनिश्चित करता है कि इनकमिंग और आउटगोइंग मेल मिश्रित या मिश्रित नहीं हैं।

आउटगोइंग मेल सर्वर SMTP प्रोटोकॉल का उपयोग करके संचालित होते हैं। ज्यादातर मामलों में, आपको निम्नलिखित पहचानकर्ता प्राप्त होगा, जिसमें परिवहन प्रोटोकॉल और प्रदाता आईडी भी शामिल है:

आउटगोइंग मेल सर्वर के सर्वर पते: SMTP.ionos.de

इनकमिंग मेल सर्वर और आउटगोइंग मेल सर्वर के सही नामों के अलावा सर्वर की जानकारी भी जरूरी है। आपका ईमेल प्रदाता आमतौर पर स्वागत ईमेल के साथ सर्वर की जानकारी भेजता है। इनकमिंग और आउटगोइंग मेल सर्वर के लिए सही पैरामीटर के बारे में अपने मेल प्रोग्राम को सूचित करने के लिए आपको सर्वर जानकारी की आवश्यकता है। सर्वर जानकारी में पोर्ट और एन्क्रिप्शन विधि के बारे में जानकारी होती है। जब आप ई-मेल प्रदाता और अपना ई-मेल पता दर्ज करते हैं तो माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक या थंडरबर्ड जैसे आधुनिक मेल प्रोग्राम स्वचालित रूप से सर्वर जानकारी के साथ-साथ इनकमिंग और आउटगोइंग मेल सर्वर के लिए प्रविष्टियों को निर्धारित करते हैं। नतीजतन, वे एक सही संबंध स्थापित करते हैं।

जानकारी: एसएसएल कनेक्शन क्यों महत्वपूर्ण हैं

यह बिना कहे चला जाता है कि ईमेल और उनके अटैचमेंट को केवल प्राप्तकर्ता द्वारा ही पढ़ा जाना चाहिए। जबकि एक ई-मेल का परिवहन किया जा रहा है, इसे तकनीकी रूप से विभिन्न नोड्स पर पढ़ा जा सकता है और इसकी सामग्री को स्कैन किया जा सकता है। सत्तावादी संरचना वाली राजनीतिक व्यवस्थाएं अन्य बातों के अलावा अपने नागरिकों के ई-मेल संचार को समझने पर निर्भर करती हैं। एसएसएल (सिक्योर सॉकेट लेयर), जिसे इसके नए नाम टीएलएस (ट्रांसपोर्ट लेयर सिक्योरिटी) से भी जाना जाता है, ई-मेल डेटा को पढ़ने से रोकता है। एन्क्रिप्शन विधि का अभ्यास में परीक्षण और परीक्षण किया गया है और वेबसाइटों के लिए बोर्ड भर में इसका उपयोग किया जाता है। एसएसएल या टीएसएल से एन्क्रिप्ट किए गए इंटरनेट पेजों को आसानी से पहचाना जा सकता है। वे ब्राउज़र विंडो के खोज बार में "https" के रूप में प्रदर्शित होते हैं।

ईमेल में कौन से व्यक्तिगत घटक शामिल हैं

प्रत्येक ईमेल में दो मुख्य भाग होते हैं:

• हेडर, जिसे ईमेल का प्रमुख भी कहा जा सकता है।
• वह निकाय जिसमें ईमेल की सामग्री है।

एक ईमेल के हेडर में विभिन्न विस्तृत जानकारी संग्रहीत की जाती है। यह प्रेषक और निर्माण की तारीख के बारे में जानकारी प्रदान करता है। इसके अलावा, हेडर में ट्रांसमिशन के विभिन्न स्टेशनों के बारे में तकनीकी जानकारी होती है। चूंकि यह डेटा अधिकांश उपयोगकर्ताओं के लिए महत्वपूर्ण नहीं है, इसलिए अधिकांश मामलों में मेल प्रोग्राम उन्हें छिपाते हैं।

ई-मेल में कौन से व्यक्तिगत घटक होते हैं - निर्देश:

Microsoft आउटलुक में हेडर को पूरी तरह से दिखाने के लिए और प्राप्त ई-मेल की परिवहन जानकारी को पढ़ने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:

1. संदेश को पठन क्षेत्र के बाहर खोलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें।

2. फ़ाइल> गुण पर क्लिक करें।

3. हेडर जानकारी इंटरनेट हेडर्स फ़ील्ड में प्रदर्शित होती है। उन्हें आगे की प्रक्रिया के लिए CTRL + C कमांड के साथ माइक्रोसॉफ्ट वर्ड या किसी अन्य टेक्स्ट प्रोग्राम में कॉपी किया जा सकता है।

   

मोज़िला थंडरबर्ड में, डिस्प्ले अधिक आसानी से काम करता है। ऐसा करने के लिए, शीर्षलेख और HTML स्रोत पाठ प्रदर्शित करने के लिए कुंजी संयोजन Ctrl + U दबाएं।

शरीर में कौन सी जानकारी निहित है

हेडर से बॉडी को एक ब्लैंक लाइन से अलग किया जाता है। इसमें ई-मेल की वास्तविक जानकारी होती है और इसमें केवल 7-बिट ASCII वर्ण सेट (सूचना इंटरचेंज के लिए अमेरिकी मानक कोड) के वर्ण हो सकते हैं। चूंकि जर्मन umlauts इस प्रारूप में शामिल नहीं हैं, इसलिए उन्हें हेडर सेक्शन में घोषित और एन्कोड किया जाना चाहिए। अधिकांश मेल प्रोग्राम स्वचालित रूप से कोडिंग करते हैं।

प्रत्येक संदेश कर सकते हैं:

• सादे पाठ में एक साधारण पाठ संदेश के रूप में या
• HTML संदेश के रूप में स्वरूपित भेजा जाए।

HTML में फ़ॉर्मेट किए गए टेक्स्ट का लाभ यह है कि वे पढ़ने में आसान होते हैं। "हाइपरटेक्स्ट मार्कअप लैंग्वेज" को HTML कहा जाता है। इसका उपयोग टेक्स्ट को संरचित करने और इंटरनेट पेजों को प्रोग्रामिंग करने के लिए किया जाता है। HTML वर्ल्ड वाइड वेब पर मानक भाषा है और प्रोग्रामिंग वेबसाइटों का आधार है।

ईमेल संदेश के अन्य आवश्यक घटक

ज्यादातर मामलों में, एक ईमेल संदेश में एक हस्ताक्षर भी होता है। यह शरीर का अंग है और प्रेषक के बारे में जानकारी प्रदान करता है। निर्माता का पता या संपर्क विवरण आमतौर पर हस्ताक्षर में दिखाया जाता है। इमेज और हाइपरलिंक को ईमेल सिग्नेचर में भी शामिल किया जा सकता है।

जानकारी:

हाइपरलिंक किसी अन्य वेबसाइट या ईमेल पते का संदर्भ है।

निजी प्रदाता तथाकथित मेल फ़ुटर में एक मानक टेक्स्ट डालते हैं जिसमें विज्ञापन या उनकी निःशुल्क सेवा का संदर्भ होता है।

अटैचमेंट भी ईमेल का हिस्सा हैं। एक ई-मेल अटैचमेंट एक विशिष्ट फ़ाइल एक्सटेंशन वाला एक दस्तावेज़ है जिसे एक अलग प्रोग्राम में खोला जाना है। निम्नलिखित संलग्नक सामान्य हैं:

• एक पोर्टेबल दस्तावेज़ प्रारूप (पीडीएफ) फ़ाइल।
• MS Word (docx) या MS Excel प्रारूप (xlsx) में एक फ़ाइल।
• एक छवि फ़ाइल (फ़ाइल एक्सटेंशन jpg.webp, bmp.webp, gif.webp)।
• एक वीडियो या ध्वनि फ़ाइल (mov, mp3, mpeg)।
• एक निष्पादन फ़ाइल (exe)।

जरूरी:

केवल असाधारण मामलों में संलग्न निष्पादन योग्य फ़ाइलों पर भरोसा करें। यदि आप प्रेषक को नहीं जानते हैं, तो अधिकांश मामलों में निष्पादन योग्य अनुलग्नकों में मैलवेयर होता है जो आपके कंप्यूटर को किसी का ध्यान नहीं जाता है। यह विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम का उपयोग करने वाले पर्सनल कंप्यूटर के लिए विशेष रूप से सच है।

ई-मेल भेजना, विस्तार से समझाया गया

ई-मेल खाते के माध्यम से मिलीसेकंड के भीतर इंटरनेट पर एक ई-मेल अग्रेषित किया जा सकता है। यदि प्राप्तकर्ता तक पहुंचने से पहले संदेश की लगातार जांच की जाती है, तो स्थानांतरण में आमतौर पर कुछ सेकंड लगते हैं। इंटरनेट से जुड़ा कोई भी टर्मिनल डिवाइस ई-मेल भेज और प्राप्त कर सकता है यदि संबंधित ई-मेल प्रोग्राम उपलब्ध है। तकनीकी दृष्टिकोण से, एक ईमेल निम्नलिखित मार्ग लेता है:

• ईमेल "भेजें बटन" के साथ बना और भेजा जाता है।
• संदेश प्रेषक के सेवा प्रदाता और उसके खाते को मौजूदा कनेक्शन (डब्ल्यूएलएएन, लैन, मोबाइल) के माध्यम से अग्रेषित किया जाता है। यह ई-मेल की जांच करता है और इसे इंटरनेट के माध्यम से प्राप्तकर्ता के ई-मेल प्रदाता को अग्रेषित करता है। यह विभिन्न नोड्स के माध्यम से किया जाता है। अपने डेटा थ्रूपुट के कारण, जर्मन कमर्शियल इंटरनेट एक्सचेंज (DE-CIX) 9.1 Tbit / s से अधिक के डेटा थ्रूपुट के साथ दुनिया का सबसे बड़ा नोड है। इंटरनेट हब दुनिया के अधिकांश प्रमुख शहरों में पाए जा सकते हैं।
• ई-मेल के प्राप्तकर्ता का सेवा प्रदाता इसे प्राप्तकर्ता के मेलबॉक्स में संग्रहीत करता है। यदि अपस्ट्रीम में कोई स्पैम फ़िल्टर है, तो विज्ञापन या मैलवेयर के लिए संदेश स्कैन किया जाता है।
• ई-मेल को कॉल किया जा सकता है और मेल प्रोग्राम के साथ प्रदर्शित किया जा सकता है।

चूंकि ई-मेल भेजने की पूरी प्रक्रिया कम से कम समय में होती है, प्रेषक और प्राप्तकर्ता लगभग वास्तविक समय में संवाद कर सकते हैं। संदेश की प्राप्ति और पढ़ने का पता एक ही समय में एक डिलीवरी और पढ़ने की पुष्टि के माध्यम से लगाया जा सकता है। यह कुशल है और गारंटी देता है कि महत्वपूर्ण सूचनाओं और अनुलग्नकों का तुरंत आदान-प्रदान किया जा सकता है। यदि प्राप्तकर्ता कंप्यूटर की सीमा के भीतर नहीं है, तो वह वैकल्पिक रूप से आने वाले संदेशों को अपने मेलबॉक्स के पुश फ़ंक्शन का उपयोग करके प्रदर्शित कर सकता है।

जानकारी:

पुश फ़ंक्शन एक ऐसी सेवा है जिसमें ईमेल इनबॉक्स को नए ईमेल के लिए निर्धारित समय अंतराल पर या लगातार स्कैन किया जाता है। यदि नए संदेश हैं, तो ये प्रदर्शित किए जाएंगे। वैकल्पिक रूप से, उपयोगकर्ता को यह जानकारी प्राप्त होती है कि नए ई-मेल प्राप्त हुए हैं।

Android के लिए कौन से ईमेल ऐप्स उपयुक्त हैं

जिन विभिन्न ऐप्स से आप विंडोज से परिचित हैं, उन्हें एंड्रॉइड ऑपरेटिंग सिस्टम वाले एंड्रॉइड फोन या टैबलेट पर अनुशंसित किया जाता है। उदाहरण के लिए, Android के लिए Microsoft Outlook का उपयोग किया जा सकता है। अपने टैबलेट या स्मार्टफोन संस्करण में, प्रोग्राम में विंडोज़ के समान कार्य होते हैं। ऐप्स को Google Play Store में भी उत्कृष्ट रेटिंग मिली:

• ब्लू मेल भी
• मेरा मेल।

ब्लू मेल में एक सहज उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस है और स्वचालित रूप से विभिन्न प्रदाताओं से ई-मेल खाते सेट करता है। ऐप फिल्टर फंक्शन के साथ-साथ टू-डू लिस्ट और रिमाइंडर फंक्शन का इस्तेमाल करता है। एक कमी ऐप डिज़ाइनर के सर्वर के माध्यम से सभी संदेशों को अग्रेषित करना है। यहां एक डेटा सुरक्षा जोखिम है जिसे ऐप इंस्टॉल करने से पहले शामिल किया जाना चाहिए।

माई मेल अपने समझने में आसान और उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस से भी प्रभावित करता है। एप्लिकेशन विभिन्न खातों को प्रबंधित करने की अनुमति देता है और इसमें एक एकीकृत इंटरनेट ब्राउज़र है जिसका उपयोग ईमेल अटैचमेंट देखने के लिए किया जा सकता है।

सभी प्रसिद्ध प्रदाताओं के ई-मेल खाते एंड्रॉइड के माध्यम से ब्राउज़र में वेबमेल के रूप में भी खोले जा सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, Google का Gmail ऐप, Android ऑपरेटिंग सिस्टम वाले लगभग सभी उपकरणों पर मेल प्रोग्राम के रूप में स्थापित होता है। ऐप का उपयोग ईमेल भेजने और प्राप्त करने के लिए भी किया जा सकता है। एंड्रॉइड के साथ स्मार्टफोन या टैबलेट पर ई-मेल व्यवस्थित करने के लिए इसमें व्यापक ऑन-बोर्ड टूल भी हैं।

आईओएस और मैक ओएस के लिए ई-मेल ऐप्स - ये विकल्प आश्वस्त करने वाले हैं

आईपैड, आईफोन के साथ-साथ मैकबुक और आईमैक के लिए आईओएस और मैक ओएस ऑपरेटिंग सिस्टम में पहले से इंस्टॉल, स्टैंड-अलोन ई-मेल प्रोग्राम होते हैं। मैक ओएस में मेल प्रोग्राम शामिल है। यह अपने पर्याप्त उपकरणों से प्रभावित करता है। Apple के अपने क्लाउड सर्वर iCloud के साथ सिंक्रनाइज़ेशन एक महत्वपूर्ण अतिरिक्त मूल्य का प्रतिनिधित्व करता है।

जो उपयोगकर्ता केवल Apple उपकरणों का उपयोग करते हैं, वे सिंक्रनाइज़ेशन के साथ-साथ सुव्यवस्थित, उपयोगकर्ता के अनुकूल और स्टाइलिश सतह की सराहना करते हैं। IOS के लिए Apple मेल ऐप भी iPad और iPhone पर प्रीइंस्टॉल्ड है। यह ई-मेल खातों के अपने सरल सेटअप और उच्च स्तर की परिचालन सुविधा के साथ पोर्टेबल उपकरणों पर भी प्रभाव डालता है।

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक को आईओएस ऑपरेटिंग सिस्टम वाले उपकरणों पर भी स्थापित किया जा सकता है। अधिकांश Microsoft प्रोग्राम ऐप स्टोर में उपलब्ध हैं। उन्हें बिना किसी समस्या के स्थापित और उपयोग किया जा सकता है। विशेष रूप से Microsoft एक्सचेंज खाते के साथ व्यावसायिक अनुप्रयोगों के साथ, यह सुनिश्चित किया जाता है कि सभी संदेश मोबाइल और स्थिर अंत उपकरणों पर बिना किसी देरी के दिखाई दें, भले ही ऑपरेटिंग सिस्टम का उपयोग किया गया हो।

IOS के लिए वैकल्पिक ई-मेल ऐप जो उपयोगकर्ताओं के लिए अतिरिक्त मूल्य प्रदान करते हैं, उदाहरण के लिए, निम्नलिखित एप्लिकेशन हैं:

• चिंगारी और
• न्यूटन।

स्पार्क उपयोगकर्ताओं को यह लाभ प्रदान करता है कि सबसे महत्वपूर्ण सूचनाएं और ईमेल आमतौर पर उनके डिवाइस के शीर्ष पर प्रदर्शित होते हैं। यह iPhone जैसे छोटे अंत उपकरणों के लिए विशेष रूप से दिलचस्प है। एप्लिकेशन स्वचालित रूप से ई-मेल को न्यूज़लेटर्स से अलग करता है और इसमें एक बुद्धिमान इनबॉक्स होता है।

न्यूटन ऐप मुख्य रूप से उन उपयोगकर्ताओं के लिए रुचिकर है जिनके लिए आपके संदेशों को आसानी से पढ़ने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। ऐप अपने सरल मेनू नेविगेशन से प्रभावित करता है, जिसके साथ संदेशों को एक नज़र में पढ़ा, अग्रेषित या भेजा जा सकता है। इसकी सरल संरचना के बावजूद, इसमें निजी उपयोगकर्ताओं और व्यापारिक लोगों के लिए सभी महत्वपूर्ण कार्य हैं।

प्रदाताओं के पीछे कंपनियां - ये बड़े खिलाड़ी बाजार पर राज करते हैं

राष्ट्रीय या विश्व स्तर पर काम करने वाली अधिकांश कंपनियाँ टोल-फ़्री या प्रभार्य ई-मेल खातों के प्रदाताओं के पीछे हैं। कई ई-मेल प्रदाता जो मुफ्त ई-मेल की पेशकश करते हैं, विज्ञापन उद्देश्यों के लिए प्राप्त व्यक्तिगत डेटा का उपयोग करते हैं। विदेशी प्रदाताओं ने कीवर्ड के लिए आने वाले ई-मेल को स्कैन करने और एकत्रित, अज्ञात डेटा को विज्ञापन ग्राहकों को बेचने के लिए सिद्ध किया है।

इस ज्ञान के साथ, यह समझना आवश्यक है कि ईमेल प्रदाता पर निर्णय लेने से पहले कंपनियां डेटा सुरक्षा और विज्ञापन से कैसे निपटती हैं। कई मामलों में यह एक सस्ते, भुगतान किए गए ई-मेल खाते में निवेश करने लायक है। अतिरिक्त लागतें गारंटी देती हैं कि विज्ञापन और स्पैम संदेशों को बाहर रखा गया है और जीडीपीआर के अनुसार डेटा सुरक्षा संरक्षित है।

कुछ प्रमुख ईमेल पता प्रदाता और उनकी मूल कंपनियां:

जीमेल लगीं	गूगल
Yahoo mail	याहू
1 और 1 आयनोस	यूनाइटेड इंटरनेट
वेब.डी	यूनाइटेड इंटरनेट
जीएमएक्स	यूनाइटेड इंटरनेट
दूरसंचार मेल	ड्यूश टेलीकॉम
Mail.de	Mail.de GmbH गुटर्सलोह
आउटलुक.डी	माइक्रोसॉफ्ट

स्पैम फ़िल्टर सेट करना और स्पैम ईमेल को पहचानना - यही आपको पता होना चाहिए

अध्ययनों ने पुष्टि की है कि तथाकथित स्पैम ईमेल का अनुपात 50% से अधिक होने का अनुमान लगाया जा सकता है। एक नियम के रूप में, स्पैम या "कचरा" शब्द बड़े पैमाने पर ईमेल का वर्णन करने के लिए उपयोग किया जाता है जिसमें विज्ञापन होते हैं और प्राप्तकर्ता द्वारा अनुरोध नहीं किया गया था। वे अवांछित भेजे जाते हैं और प्राप्तकर्ता के ई-मेल इनबॉक्स को भ्रमित कर सकते हैं। वांछित और अवांछित संदेशों को अलग करने में काफी समय लगता है। उसी समय, स्पैम ई-मेल में मैलवेयर और वायरस हो सकते हैं और ई-मेल प्राप्तकर्ता और उसके व्यक्तिगत डेटा की जासूसी कर सकते हैं।

तथाकथित "फ़िशिंग", जिसमें जाली ई-मेल या वेब पेजों का उपयोग बैंक विवरण या व्यक्तिगत डेटा चोरी करने के लिए किया जाता है, वर्षों से एक बढ़ता हुआ खतरा रहा है। अधिनायकवादी राज्यों द्वारा समर्थित आपराधिक गिरोह और सरकारी हैकर जाली ई-मेल के साथ सभी चैनलों पर नुकसान करने की कोशिश करते हैं। ई-मेल प्रोग्राम में एक स्पैम फ़िल्टर अवांछित या संभावित खतरनाक ई-मेल से बचने में आपकी सहायता कर सकता है।

इसके अलावा, अनुलग्नक के साथ ईमेल के प्रत्येक प्राप्तकर्ता पर निम्नलिखित लागू होता है:

फ़ाइल एक्सटेंशन .exe, .doc, .pdf और अन्य फ़ाइल एक्सटेंशन वाले अटैचमेंट केवल तभी खोलें जब आप प्रेषक को जानते हों और उस पर विश्वास करते हों। अन्यथा एक मौका है कि एक एकल फ़ाइल आपके व्यक्तिगत कंप्यूटर को वायरस और मैलवेयर के लिए खोल देगी। एक क्लिक से आप बिना देखे ही अपने डेटा की जासूसी कर सकते हैं।

मैलवेयर के खतरे और अनचाहे विज्ञापन के उच्च अनुपात का मतलब है कि स्पैम फ़िल्टर का उपयोग करने का कोई विकल्प नहीं है, जिन्हें जंक मेल फ़िल्टर के रूप में भी जाना जाता है। एक स्पैम फ़िल्टर एक स्पष्ट एल्गोरिथम के अनुसार काम करता है और अवांछित ई-मेल के एक बड़े हिस्से को छाँट सकता है। जिन प्रदाताओं ने अपने ऑफ़र में एक स्पैम फ़िल्टर को एकीकृत किया है, वे अन्य बातों के अलावा, प्रेषक के पते या हेडर में प्रविष्टियों के आधार पर ई-मेल को वर्गीकृत करते हैं। यदि ई-मेल में ऐसे शब्द, शब्द या भाव पाए जाते हैं जो अवांछित विज्ञापन या मैलवेयर के साथ अटैचमेंट का संकेत देते हैं, तो इन संदेशों को फ़्लैग कर दिया जाता है या तुरंत "स्पैम" या "जंक मेल" फ़ोल्डर में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

आप अपने मेलबॉक्स में स्पैम या जंक मेल को कैसे पहचानें और लेख में कौन से 7 बिंदु महत्वपूर्ण हैं, यह पता लगा सकते हैं: "संदिग्ध ई-मेल: इन 7-चरणीय निर्देशों के साथ आप मैलवेयर और वायरस से अपनी रक्षा कर सकते हैं।"

ब्लैकलिस्ट और संभाव्यता गणना

काली सूची में अवांछित शर्तों को संग्रहीत करने के अलावा, प्रदाता संभाव्यता गणना के साथ भी काम करते हैं। उपयोगकर्ता की पिछली विलोपन प्रक्रियाओं से, सिस्टम गणना करता है कि कौन सा ई-मेल अग्रेषित किया जाना चाहिए और जिसे तुरंत स्पैम फ़ोल्डर में पुनर्निर्देशित किया जाएगा।

आप आमतौर पर निम्नलिखित विशेषताओं से स्पैम ई-मेल की पहचान कर सकते हैं:

• आपको व्यक्तिगत रूप से नहीं, बल्कि सामान्य अभिवादन के साथ संबोधित किया जाएगा।
• क्लिक करने योग्य लिंक या चित्र संदेश के पाठ में पाए जा सकते हैं।
• लिंक का URL अज्ञात सर्वर पर ले जाता है। जैसे ही आप माउस को लिंक पर क्लिक किए बिना ले जाते हैं, URL दिखाई देने लगता है।
• विषय सनसनीखेज है, इसमें गलत वर्तनी या ऑनलाइन बैंकिंग या किसी अन्य संरक्षित क्षेत्र में तुरंत लॉग इन करने का अनुरोध शामिल है।
• प्रेषक की छाप या ईमेल हस्ताक्षर गायब है।
• Zip, Exe, Word या Excel फ़ाइलें संलग्न हैं।

इन और अन्य संकेतों की स्थिति में, यह सलाह दी जाती है कि ई-मेल न खोलें और लिंक और अटैचमेंट को खोले बिना नष्ट कर दें। यदि प्रेषक ज्ञात है, तो यदि आप अनिश्चित हैं तो आपको उनसे संपर्क करना चाहिए ताकि कंप्यूटर गुप्त रूप से मैलवेयर से संक्रमित न हो।

स्पैम फ़िल्टर और जंक फ़िल्टर को मेल प्रोग्राम में कैसे एकीकृत करें

ईमेल प्रदाता द्वारा स्पैम या मैलवेयर के लिए प्रत्येक ईमेल पते का निःशुल्क परीक्षण नहीं किया जाता है। एक नियम के रूप में, प्रदाता मासिक शुल्क के लिए चल रहे, पेशेवर परीक्षण की पेशकश करते हैं। यदि आप प्रदाता के प्रारंभिक सत्यापन को छोड़ना चाहते हैं, तो आप वैकल्पिक रूप से अपने ईमेल की जाँच के लिए एक ईमेल प्रोग्राम का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप अतिरिक्त फ़िल्टर सुरक्षा के साथ प्रदाता द्वारा चेक किए गए मेल को अनुकूलित करना चाहते हैं तो वही लागू होता है। जंक फिल्टर को अधिकांश मेल प्रोग्रामों में थोड़े से प्रयास से सक्रिय किया जा सकता है। इसका उपयोग स्पैम या फ़िशिंग ईमेल को इंटरसेप्ट करने के लिए किया जा सकता है जिन्हें ईमेल प्रदाता के स्पैम फ़िल्टर द्वारा पहचाना नहीं गया था। इससे डेटा सुरक्षा भी बढ़ती है।

Microsoft Outlook में जंक ई-मेल फ़िल्टर सक्रिय करें - यह इतना आसान है

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में जंक ई-मेल फिल्टर को मेन्यू बार में आसानी से सक्रिय किया जा सकता है। यह मेनू आइटम "हटाएं" में स्थित है और इसे "निषेध चिह्न के साथ पारदर्शी अवतार" के रूप में प्रदर्शित किया जाता है। आइकन पर क्लिक करने से उप-आइटम "जंक ई-मेल विकल्प" के तहत जंक ई-मेल फ़िल्टर का मेनू खुल जाता है। फ़िल्टरिंग की तीव्रता को तब समायोजित किया जा सकता है।

सेटिंग के बाद, आउटलुक द्वारा जंक मेल के रूप में पहचाने जाने वाले संदेशों को स्वचालित रूप से जंक ई-मेल फ़ोल्डर में ले जाया जाएगा।

"ई-मेल पतों में संदिग्ध डोमेन नामों के बारे में मुझे चेतावनी दें" चेकबॉक्स को सक्रिय करके, ई-मेल में लिंक सक्रिय होने से पहले एक सुरक्षा चेतावनी भी दी जाती है। ये सुरक्षा सेटिंग्स यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकती हैं कि ई-मेल संचार अधिक सुरक्षित और पेशेवर है। उन्नत फ़िल्टरिंग विधियों के बावजूद, समय-समय पर जंक ई-मेल फ़ोल्डर की जांच करना उचित है। यह समीचीन है क्योंकि दुर्लभ मामलों में महत्वपूर्ण संदेशों को भी फ़िल्टर किया जा सकता है।

थंडरबर्ड में जंक फ़िल्टर सेटिंग सक्रिय करें

फ़ायरफ़ॉक्स ब्राउज़र के मुफ्त मेल प्रोग्राम थंडरबर्ड में जंक फिल्टर सेटिंग्स भी बनाई जा सकती हैं। थंडरबर्ड एक अनुकूली एल्गोरिथ्म का उपयोग करता है जो डिफ़ॉल्ट रूप से सक्रिय होता है। अनुकूली, स्व-शिक्षण फ़िल्टर को भी चालू किया जा सकता है। वह ई-मेल के पिछले संचालन से सीखता है और प्राप्त करता है कि कौन से संदेश वांछित हैं और उन्हें स्पैम मेल के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है।

थंडरबर्ड में जंक फ़िल्टर सेटिंग्स निम्न के अंतर्गत पाई जा सकती हैं:

• टूल्स> सेटिंग्स> सुरक्षा और आगे लाइन के नीचे
• जंक टैब में

समायोजित करें। एक क्लिक के साथ: "सेल्फ-लर्निंग फिल्टर के लिए जंक प्रोटोकॉल सक्रिय करें" अनुकूली फिल्टर चालू है।

विंडोज मेल में कोई स्पैम फिल्टर नहीं

विंडोज मेल का वर्तमान संस्करण, जिसे विंडोज 10 के साथ मानक के रूप में मुफ्त में पेश किया जाता है, का अपना स्पैम फ़िल्टर स्थापित नहीं है। विंडोज मेल ई-मेल प्रदाता 1: 1 के सिस्टम फोल्डर को मैप करता है। यदि कोई प्रदाता, उदाहरण के लिए GMX या Yahoo, जंक ई-मेल फ़ंक्शन ऑफ़र करता है, तो Windows मेल में एक फ़ोल्डर भी प्रदर्शित होता है। Microsoft में, ऑन-बोर्ड स्पैम फ़िल्टर के लिए विकल्प सेट करना केवल Microsoft Outlook में ही संभव है।

फ़ील्ड "टू", "सीसी" और "गुप्त प्रति" - आपके संचार के लिए महत्वपूर्ण

यह बहुत संभव है कि जब आपने अपने मेल प्रोग्राम को देखा तो आपने "To" "Cc" और Bcc "फ़ील्ड पर ध्यान दिया। जब आप कोई ई-मेल भेजना चाहते हैं तो ये सभी मेल प्रोग्राम में डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई देते हैं।

"टू" फ़ील्ड सबसे महत्वपूर्ण इनपुट फ़ील्ड है और संदेश भेजने के लिए आवश्यक है। यह प्राप्तकर्ता के लिए प्लेसहोल्डर के रूप में खड़ा है। प्राप्तकर्ता का ईमेल पता निम्नलिखित पैटर्न के अनुसार "प्रति" फ़ील्ड में दर्ज किया जाना चाहिए:

स्थानीय-भाग = उदा। उदा.: max.muster / domain-part = उदा. gmx.de @ प्रतीक द्वारा अलग किया गया।

उदाहरण: [email protected]

"प्रति" फ़ील्ड में, उन प्राप्तकर्ताओं को दर्ज करें जिन्हें आप विशेष रूप से अपने ई-मेल से संबोधित करना चाहते हैं और जिनसे आप अपेक्षा करते हैं, उदाहरण के लिए, एक प्रतिक्रिया या एक कार्रवाई। प्रत्येक ई-मेल में एक प्राप्तकर्ता अवश्य होना चाहिए, अन्यथा कोई ई-मेल नहीं भेजा जा सकता है।

फ़ील्ड "Cc" का अर्थ अंग्रेजी से अनुवादित "कार्बन कॉपी" है। जर्मन में, "Cc" को कार्बन कॉपी कहा जाएगा। सीसी फ़ील्ड में एक ई-मेल पता दर्ज करें और अन्य प्राप्तकर्ताओं को ई-मेल की एक प्रति भेजें। उदाहरण के लिए, व्यावसायिक वातावरण में, वरिष्ठों या अन्य कर्मचारियों को सूचित करने के लिए इस मार्ग का उपयोग करना आम बात है। ईमेल सीधे प्राप्तकर्ता (ओं) को भेजा जाता है। प्राप्तकर्ता सीसी क्षेत्र से पढ़ सकते हैं जिसे अन्य लोगों ने भी संदेश प्राप्त किया है। प्रतिलिपि फ़ील्ड में, उन प्राप्तकर्ताओं का सारांश दर्ज करें जिन्हें आप ई-मेल की सामग्री के बारे में सूचित करना चाहते हैं, लेकिन जिनसे आप किसी प्रतिक्रिया या कार्रवाई की अपेक्षा नहीं करते हैं।

"गुप्त प्रति" फ़ील्ड में संक्षिप्त नाम का शाब्दिक अर्थ है "ब्लाइंड कार्बन कॉपी।" अनुवादित, इसका अर्थ है एक अदृश्य कार्बन कॉपी। "गुप्त प्रति" इनपुट फ़ील्ड का उपयोग असाधारण मामलों में किया जाता है, उदाहरण के लिए, यदि, सत्यापन योग्य कारणों से, आप इस संभावना को बाहर करना चाहते हैं कि संदेश प्राप्त करने वाले को यह पता नहीं चलता है कि अन्य लोगों ने भी ई-मेल प्राप्त किया है।

"गुप्त प्रति" फ़ील्ड का भी उपयोग किया जा सकता है यदि एक ई-मेल को कई प्राप्तकर्ताओं के साथ वितरण सूची में भेजा जाना है। इस मामले में, गुप्त प्रतिलिपि फ़ील्ड में सभी प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते दर्ज करें। सभी प्राप्तकर्ता ईमेल प्राप्त करते हैं। साथ ही, वे यह नहीं देख सकते कि वितरण सूची का हिस्सा कौन है, और न ही वे यह जानते हैं कि प्राप्तकर्ताओं के ई-मेल पते क्या हैं। आप बता सकते हैं कि यदि कोई ई-मेल पता सूचीबद्ध नहीं है, तो संदेश के प्रेषक क्षेत्र में देखकर ई-मेल खोलने के बाद प्राप्तकर्ता "गुप्त प्रति" पर सेट हो जाते हैं।

विभिन्न प्राप्तकर्ता फ़ील्ड के साथ, आप प्राप्तकर्ताओं को यह बताते हैं कि वे संदेश से कैसे संबंधित हैं और आप किस प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं।

भेजे गए ई-मेल को वापस कॉल करना - ये आपके विकल्प हैं

निम्नलिखित स्थिति में हर कोई भावना जानता है: आप एक ई-मेल लिखते हैं और एक सार्थक ई-मेल अटैचमेंट जोड़ना या "सीसी" में एक महत्वपूर्ण संपर्क डालना भूल गए हैं। चूंकि एक ई-मेल प्राप्तकर्ता तक एक सेकंड में पहुंच सकता है, इसलिए भेजे गए ई-मेल को वापस बुलाना मुश्किल है। परियोजना के सफल होने के लिए, गति का सार है।

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक से कॉल बैक ईमेल

जब कोई ई-मेल याद किया जाता है, तो प्राप्तकर्ताओं के मेलबॉक्स से भेजे गए संदेश को पुनः प्राप्त करने का प्रयास किया जाता है यदि इसे अभी तक पढ़ा नहीं गया है। इस कारण से, आपको गलत तरीके से भेजे गए ई-मेल को तुरंत वापस कॉल करना चाहिए। आप बदले गए संदेश के लिए संदेश का आदान-प्रदान भी कर सकते हैं।

संदेशों को वापस बुलाने का विकल्प माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के तहत उपलब्ध है:

• जब प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों के पास एक ही संगठन में Microsoft 365 या Microsoft Exchange ईमेल खाता हो।

आउटलुक से किसी संदेश को वापस बुलाने के लिए, निम्न कार्य करें:

आउटलुक विंडो के बाईं ओर फ़ोल्डर क्षेत्र में, "भेजे गए आइटम" फ़ोल्डर का चयन करें।

जिस संदेश को आप वापस कॉल करना चाहते हैं, उस पर डबल-क्लिक करके खोलें।

टैब पर संदेश> क्रियाएँ चुनें और "इस संदेश को वापस कॉल करें" बटन पर क्लिक करें।

GMX, Gmail या Web.de जैसे सेवा प्रदाताओं से ई-मेल को वापस कॉल करना सैद्धांतिक रूप से संभव नहीं है। Google की जीमेल ई-मेल सेवा को सेट किया जा सकता है ताकि एक संदेश 30 सेकंड के लिए कतार में रहे। इस दौरान आपके पास प्रसारण को बाधित करने का अवसर है। 30 सेकंड के बाद ई-मेल भेजा जाएगा और इसे पुनर्प्राप्त नहीं किया जा सकता है।

अंत में, भेजने से पहले प्रत्येक ईमेल को दोबारा जांचना महत्वपूर्ण है। संदेश भेजने से पहले निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर देने से गलत या अधूरे ईमेल से बचने में मदद मिल सकती है:

• क्या मैंने संदेश के सभी प्राप्तकर्ताओं पर विचार किया है?
• क्या फ़ील्ड में ई-मेल पते हैं: "टू", "सीसी" और "गुप्त प्रति" सही ढंग से असाइन किए गए हैं?
• क्या ईमेल का कोई सार्थक विषय है?
• क्या मैंने सभी प्रासंगिक ईमेल अटैचमेंट जोड़े हैं?
• क्या मैंने वर्तनी और वर्ण त्रुटियों और पूर्णता के लिए अपने पाठ की जाँच की है?
• क्या सही मेल हस्ताक्षर डाला गया है?

इस चेकलिस्ट से आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि गलत या अधूरे संदेश नहीं भेजे गए हैं और केवल पेशेवर रूप से तैयार किए गए ई-मेल ही आपके प्राप्तकर्ताओं तक पहुंचते हैं।

जानकारी:

आउटलुक कैलेंडर और अन्य सभी कैलेंडर अनुप्रयोगों में मीटिंग अनुरोधों के लिए कैलेंडर सेटिंग्स को ई-मेल की तुलना में अधिक आसानी से पुनर्प्राप्त किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, बस आउटलुक में कैलेंडर में सेट अपॉइंटमेंट को चिह्नित करें और मेनू में उप-आइटम "हटाएं" देखें। डिलीट फ़ंक्शन को दबाने के बाद, सभी प्रतिभागियों को यह जानकारी प्राप्त होती है कि अपॉइंटमेंट रद्द कर दिया गया है। मीटिंग अनुरोध को हटाते समय, प्रश्नों से बचने के लिए प्रतिभागियों को पाठ में कॉलबैक का कारण बताना समझ में आता है।

ईमेल का विकल्प: मेलिंग सूचियां और क्या देखना है

एक मेलिंग सूची मूल रूप से एक ईमेल वितरण सूची है। मेलिंग सूचियों का सिद्धांत सरल और आजमाया हुआ और परीक्षण किया हुआ है और मुख्य रूप से न्यूज़लेटर्स के लिए उपयोग किया जाता है।

पहले चरण में, एक इच्छुक पार्टी मेलिंग सूची की सदस्यता लेती है। उदाहरण के लिए, वह उस कंपनी के न्यूज़लेटर की सदस्यता लेता है जिसके उत्पादों में उसकी दिलचस्पी है। ईमेल पते की जाँच के बाद और डेटा सुरक्षा जानकारी पढ़ ली गई है, इच्छुक पार्टी मेलिंग सूची का हिस्सा है। यदि कोई नया समाचार पत्र भेजा जाता है, तो इसे अन्य सभी सदस्यों को ईमेल द्वारा भेजा जाएगा।

एक नियम के रूप में, भेद किया जाता है:

• मॉडरेट और
• अनियंत्रित मेलिंग सूचियाँ।

मॉडरेट की गई मेलिंग सूचियों के मामले में, एक संदेश को सभी प्रतिभागियों को अग्रेषित करने से पहले एक जिम्मेदार मॉडरेटर द्वारा सक्रिय रूप से जाँच की जाती है। एक महत्वपूर्ण परीक्षण मानदंड तथाकथित नेटिकेट है। यह इंटरनेट पर सामाजिक संचार व्यवहार के नियमों का वर्णन करता है। यदि किसी संदेश में नस्लवादी या आपत्तिजनक टिप्पणियां, या असभ्य मुहावरे हैं, तो उसे अग्रेषित नहीं किया जाएगा। मॉडरेटर किसी संदेश की सामग्री की भी जांच करते हैं ताकि कोई भी स्पैम या विज्ञापन संदेश बिना फ़िल्टर के अग्रेषित न हो। गैर-संशोधित मेलिंग सूचियों के मामले में, इसके विपरीत, प्रत्येक संदेश सभी पतेदारों को बिना जांचे ही डिलीवर कर दिया जाता है।

मेलिंग सूचियाँ सुविधाजनक और कुशल हैं। चूंकि व्यक्तिगत डेटा जैसे कि व्यक्तिगत ई-मेल पता ई-मेल सूचियों के मामले में स्वतंत्र रूप से सुलभ हो सकता है, प्रत्येक मेलिंग सूची को सामान्य डेटा संरक्षण विनियमन (जीडीपीआर) के प्रावधानों के अनुसार जांचना चाहिए। व्यक्तिगत डेटा को हर समय सुरक्षित और छिपाकर रखा जाना चाहिए और अनधिकृत व्यक्तियों के लिए सुलभ नहीं होना चाहिए।

एक मेलिंग सूची अनजाने में भी उत्पन्न हो सकती है यदि किसी ई-मेल के "टू" फ़ील्ड में सादे पाठ में कई ई-मेल पते नोट किए गए हों। इस मामले में, प्रत्येक प्राप्तकर्ता के पास भेजे गए डेटा तक पहुंच होती है। इससे निजात पाने के लिए, यदि कई प्राप्तकर्ताओं को संदेश भेजने हैं, तो "गुप्त प्रति" पता फ़ील्ड का उपयोग करना समझ में आता है। यह प्रक्रिया गारंटी देती है कि सभी पतेदारों को डेटा सुरक्षा-संगत ईमेल प्राप्त होता है।

व्यक्तिगत उपयोग के लिए मेलिंग सूचियाँ

मेलिंग सूचियाँ निजी क्षेत्र का एक अनिवार्य हिस्सा हैं। यदि आप एक साथ कई लोगों के साथ ई-मेल द्वारा संवाद करना चाहते हैं, तो ई-मेल सबसे कम आम भाजक है। संचार का एक अन्य विकल्प फेसबुक या व्हाट्सएप जैसे संदेशवाहक हैं। कई मामलों में, Facebook समूहों को अस्वीकार कर दिया जाता है, क्योंकि डेटा सुरक्षा के कारणों से, हर कोई Facebook से जुड़ना नहीं चाहता है। एक ऑनलाइन फ़ोरम जटिल होता है और इसे सेट होने में लंबा समय लगता है, इसलिए ईमेल पहली नज़र में सबसे अच्छा विकल्प लगता है।
एक सामान्य ई-मेल प्रोग्राम के माध्यम से नियंत्रित ई-मेल वितरण सूचियों में एक निर्णायक नुकसान होता है। प्रत्येक उपयोगकर्ता संचार के नियमों को नहीं जानता और उनका पालन करता है और अराजकता अपरिहार्य है। जबकि कुछ केवल एक ही व्यक्ति को उत्तर देते हैं, हालांकि वे सभी को संबोधित करना चाहते थे, अन्य उपयोगकर्ता इसके विपरीत जाते हैं। जो लोग मेलिंग सूची छोड़ना चाहते हैं उन्हें भी चुनौतियों का सामना करना पड़ता है, क्योंकि उनका पता केवल एक बार केंद्रीय रूप से संग्रहीत नहीं होता है। समूह के प्रत्येक प्रतिभागी का ईमेल पता होता है, जो डेटा सुरक्षा के दृष्टिकोण से भी समस्याग्रस्त है।

एक केंद्रीय मेलिंग सूची इस अजीब दुविधा से बाहर निकलने का रास्ता है। विशेष रूप से

• विश्वविद्यालय या
• स्कूल में संचार के लिए,
• काम पर या
• शौक के लिए,

मेलिंग सूचियाँ उनके सेटअप में आसानी के कारण पहली पसंद हैं।

इंटरनेट पर विभिन्न प्रदाता हैं जो उपयोग में आसान और प्रभावी हैं। निःशुल्क मेलिंग सूची प्रदाता का एक उदाहरण Google समूह है। यदि आप जर्मन कानून के अनुसार डेटा सुरक्षा को महत्व देते हैं, तो आप पोस्टियो पर एक मेलिंग सूची निःशुल्क सेट कर सकते हैं। JPBerlin पर आप एक महीने में सात यूरो में पांच मेलिंग सूचियां बुक कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप ezmlm के साथ अपना स्वयं का सूची सर्वर सेट कर सकते हैं। मेलमैन सॉफ्टवेयर एक व्यवस्थापक और विभिन्न वितरण सूचियों के साथ मेलिंग सूचियों के प्रबंधन के लिए भी उपयुक्त है।

ईमेल का सारांश और उनका उपयोग कैसे किया जाता है

ईमेल के माध्यम से सूचना और दस्तावेज भेजना आजकल आम बात है। हर दिन कुछ ही सेकंड में अरबों ईमेल का आदान-प्रदान होता है। इस कारण से, ई-मेल संचार के सबसे महत्वपूर्ण और कुशल साधनों में से एक है।

एक ईमेल पता सेट करने के लिए, आपको पहले एक प्रदाता की आवश्यकता होती है जो ईमेल और खाते का प्रबंधन करता है। ऐसे अनगिनत प्रदाता हैं जो ईमेल पते के मुफ्त या सशुल्क संस्करण प्रदान करते हैं। ईमेल प्रदाता के साथ पंजीकरण करना आसान है और इसे कुछ ही चरणों में किया जा सकता है। भुगतान किए गए ईमेल खातों के मुफ़्त संस्करणों की तुलना में कई फायदे हैं। एक एकीकृत स्पैम फ़िल्टर, जो संलग्न मैलवेयर और वायरस के साथ विज्ञापन ई-मेल और ईमेल को सावधानीपूर्वक छांटता है, एक महत्वपूर्ण अतिरिक्त मूल्य का प्रतिनिधित्व करता है। जंक फ़िल्टर ई-मेल के साथ काम करना आसान बनाता है और संचार को अधिक सुरक्षित बनाता है।

वेबमेल के माध्यम से प्रदाता को सीधे मेल भेजना या प्राप्त करना संभव है। वेबमेल एक स्थानीय मेल प्रोग्राम के बिना ई-मेल का ब्राउज़र-आधारित प्रसंस्करण है। मेल प्रोग्राम जैसे थंडरबर्ड, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक, विंडोज मेल या एप्पल मेल के व्यापक फायदे हैं। उदाहरणों में संदेशों का व्यक्तिगत संग्रह या टीम संरचनाओं में अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ बेहतर सहयोग शामिल है।

मेल प्रोग्राम में उपयोगकर्ता को यह तय करना होता है कि वह POP3 या IMAP प्रोटोकॉल के साथ संदेश भेजना और प्राप्त करना चाहता है या नहीं। IMAP प्रोटोकॉल डेटा को स्थानीय रूप से सहेजता नहीं है और उन उपयोगकर्ताओं के लिए विशेष रूप से दिलचस्प है जो कई अंतिम उपकरणों के साथ काम करते हैं। इसके अलावा, यह डेटा सुरक्षा के मामले में लाभ प्रदान करता है। उपयोग किए गए प्रोटोकॉल के आधार पर, आने वाले मेल सर्वर, आउटगोइंग मेल सर्वर और सर्वर पते के कॉन्फ़िगरेशन के लिए विनिर्देश भिन्न होते हैं।

व्यक्तिगत ईमेल पता सेट करते समय, एक आकर्षक और सुरक्षित पासवर्ड चुनना आवश्यक है। ईमेल भेजते समय, आपको एक हस्ताक्षर शामिल करना भी सुनिश्चित करना चाहिए। यह प्राप्तकर्ता को किसी भी समय प्राप्तकर्ता को पहचानने की अनुमति देता है। प्रत्येक ईमेल में एक विशिष्ट अभिवादन और विषय भी होता है। ई-मेल के पाठ के अलावा, दस्तावेज़, चित्र या वीडियो जैसे अनुलग्नकों को संदेश के साथ भेजा या प्राप्त किया जा सकता है।

ईमेल अटैचमेंट का आकार 5MB से अधिक नहीं होना चाहिए। अटैचमेंट के साथ ईमेल प्राप्त करते समय, आपको यह जांचना होगा कि प्रेषक भरोसेमंद है या नहीं। यह आवश्यक है क्योंकि अटैचमेंट में किसी भी समय मैलवेयर और वायरस हो सकते हैं जो किसी का ध्यान नहीं जाने पर पर्सनल कंप्यूटर को संक्रमित कर देते हैं।

ईमेल प्रदाता और व्यक्तिगत ईमेल पते पर निर्णय लेने से पहले, सभी प्रस्तावों पर निर्णय लेना महत्वपूर्ण है। इस मामले में, आप एक प्रदाता ढूंढ सकते हैं जो आपके व्यक्तिगत विचारों और ढांचे की शर्तों के अनुकूल हो।कोई भी जो ई-मेल के बारे में सबसे महत्वपूर्ण बुनियादी शर्तों को जानता है और ई-मेल प्रोग्राम को नियंत्रित कर सकता है, वह ई-मेल द्वारा पेशेवर रूप से संवाद करने में सक्षम है।