माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस प्रोग्राम के साथ काम करना व्यावहारिक और प्रभावी है। लेकिन विशेष रूप से Microsoft Excel में, दोहराए जाने वाले कार्य चरण थकाऊ हो सकते हैं। आप Microsoft Excel और अन्य Office प्रोग्रामों में तथाकथित "मैक्रोज़" रिकॉर्ड कर सकते हैं और बना सकते हैं ताकि आप इन कार्यों को अधिक तेज़ी से पूरा कर सकें और उन्हें स्वचालित रूप से भी कर सकें। लेकिन मैक्रोज़ वास्तव में क्या हैं? और आप विभिन्न कार्यालय कार्यक्रमों में मैक्रोज़ कैसे बनाते हैं?
Microsoft में मैक्रोज़ क्या हैं?
इसे सीधे शब्दों में कहें तो मैक्रोज़ छोटे सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम हैं जो Microsoft Office ब्रह्मांड के भीतर मौजूद हैं।इन मैक्रोज़ की मदद से तथाकथित "नियमित कार्यों" को स्वचालित करना संभव है। इसका अर्थ है, अन्य बातों के साथ-साथ, आपके द्वारा Microsoft Excel में किए जाने वाले समय लेने वाले, आवर्ती कार्यों को मैक्रोज़ के साथ सरल बनाया जा सकता है।
शब्द "मैक्रो" ग्रीक से आया है और इसका अर्थ है "बड़ा" । Microsoft में मैक्रोज़ को इसलिए कहा जाता है क्योंकि उन्हें बड़ी कमांड माना जाता है। ये बदले में सॉफ्टवेयर प्रोग्राम से कई छोटे आदेशों को जोड़ते हैं और जैसे ही ऐसा करने का निर्देश दिया जाता है, उन्हें एक साथ निष्पादित करते हैं। पहला कदम अपने मैक्रो के लिए एक विशिष्ट प्रक्रिया खोजना है जिसे आप एक्सेल, वर्ड या किसी अन्य माइक्रोसॉफ्ट प्रोग्राम में स्वचालित करना चाहते हैं।
कार्य चरणों को बंडल करना और वापस चलाना: मैक्रोज़ इस प्रकार कार्य करते हैं
मैक्रोज़ के लिए मूलभूत बात यह है कि काम के चरणों का एक निश्चित क्रम होता है जो एक ही तरह से बार-बार किया जाता है। एक मैक्रो के साथ, अब आपको इन कार्य चरणों को व्यक्तिगत रूप से स्वयं करने की आवश्यकता नहीं है, बल्कि उन्हें एक फिल्म की तरह रिकॉर्ड कर सकते हैं।यह निश्चित प्रोग्रामिंग फिर एक विशिष्ट कुंजी संयोजन का उपयोग करके वापस खेली जा सकती है, ताकि आपके काम के चरण स्वचालित रूप से पूरे हो जाएं और न्यूनतम समय के साथ बंडल हो जाएं।
एक मैक्रो निम्नलिखित कार्यक्षमता पर आधारित है:
- आप एक विशिष्ट कार्यप्रवाह की पहचान करते हैं जो अक्सर होता है और स्वचालित होना चाहिए। एक मैक्रो उपयोगी है, उदाहरण के लिए, यदि आपको स्प्रेडशीट में कर्मचारी, सदस्य या मित्र डेटा को सम्मिलित करते रहने की आवश्यकता है।
- अब मैक्रो बनाएं। ऐसा करने में, आप उन कार्य चरणों को रिकॉर्ड करते हैं जिन्हें आपको सामान्य रूप से मैन्युअल रूप से बार-बार पूरा करना होगा। इस तरह से ऑफिस प्रोग्राम बाद में इस गाइड तक पहुंच सकता है और फिर इसे स्वचालित रूप से चला सकता है।
- फिर आपके पास बनाए गए मैक्रो को सीधे एक माउस क्लिक से या किसी विशिष्ट कीबोर्ड शॉर्टकट से चलाने का विकल्प होता है। यह आपको काम के कई छोटे चरणों से बचाता है।
| टिप: भले ही आप लंबे समय से माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस प्रोग्राम के साथ काम नहीं कर रहे हों, मैक्रोज़ आपके काम को आसान बना सकते हैं। क्योंकि बड़े आदेशों के साथ सबसे सामान्य कार्यों को भी सरल बनाया जा सकता है। |
एक्सेल में मैक्रोज़ का उपयोग किस लिए किया जा सकता है?
पहली नज़र में, मैक्रोज़ का विषय काफी अमूर्त लगता है। लेकिन करीब से निरीक्षण करने पर और कुछ उदाहरणों के साथ, यह जल्दी से स्पष्ट हो जाता है कि छोटे सॉफ्टवेयर प्रोग्राम कई क्षेत्रों में सहायक हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रोग्राम में, आप निम्नलिखित कार्यों के लिए मैक्रोज़ बना सकते हैं:
- डेटाबेस से डेटा क्वेरी करना
- कार्यपुस्तिकाओं या कार्यपत्रकों को स्थानांतरित करें
- टेक्स्ट, सेल या चार्ट को फॉर्मेट करें
- सेल सामग्री, लिंक या सूत्र को अनुकूलित करना
- डेटा छांटना और छानना
- टेबल, पीडीएफ फाइल या ग्राफिक्स बनाना
- डेटा बदलना
बड़े कमांड की विविधता दर्शाती है: Microsoft Excel में संभव होने वाली लगभग सभी क्रियाओं को मैक्रो के रूप में स्वचालित रूप से चलाया जा सकता है। लेकिन Microsoft Word प्रोग्राम में भी, विशेष रूप से असाइन की गई मैक्रो कुंजियाँ विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करती हैं।
रोजमर्रा की जिंदगी में व्यावहारिक: माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मैक्रो विकल्पों के उदाहरण
लोकप्रिय वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में, क्रियाओं को रिकॉर्ड करने और उन्हें एक विशिष्ट कमांड के साथ मैक्रो के रूप में परिभाषित करने का विकल्प भी है। एप्लिकेशन उदाहरण दिखाते हैं कि बड़े आदेश रोजमर्रा की जिंदगी में सहायक हो सकते हैं, उदाहरण के लिए:
- तारीख या फ़ाइल नाम का स्वत: समायोजन
- व्यक्तिगत तत्वों को छिपाएं, उदाहरण के लिए एक दस्तावेज़ के भीतर सभी छवियां
- उचित खाने में नाम, पता या फोन नंबर चिपकाएं
- वाक्य की औसत लंबाई की गणना
- अक्सर मुड़े हुए अक्षरों को सही करें
इस बात पर ध्यान दिए बिना कि आप कार्यालय के कार्यक्रमों का उपयोग पेशेवर या निजी संदर्भ में करते हैं: मैक्रोज़ कुछ काम आपके हाथों से ले सकते हैं। आप व्यक्तिगत आदेश बना सकते हैं जो किसी भी समय आपकी व्यक्तिगत ज़रूरतों को पूरा करते हैं।
आप एक्सेल में मैक्रो कैसे बनाते हैं?
मैक्रो बनाना अलग-अलग तरीकों से काम करता है। जो लोग प्रोग्रामिंग भाषा से परिचित हैं वे वीबीए (" एप्लिकेशन के लिए विजुअल बेसिक" ) के साथ तथाकथित डेवलपर टूल में माइक्रोसॉफ्ट में मैक्रोज़ बना सकते हैं।
VBA एक प्रोग्रामिंग भाषा है जो विशेष रूप से Microsoft के लिए उपयोग की जाती है। लेकिन यहां तक कि जो उपयोगकर्ता प्रोग्रामिंग से परिचित नहीं हैं, वे आसानी से माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या वर्ड में मैक्रोज़ बना सकते हैं।क्योंकि रिकॉर्डिंग कुछ ही चरणों में होती है - और कीबोर्ड पर अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई मैक्रो कुंजियों के साथ आपका बहुत सारा काम बचाती है।
मैक्रो बनाना: कैसे आगे बढ़ना है
VBA के बिना भी, आप Microsoft प्रोग्राम जैसे Excel में मैक्रो को आसानी से रिकॉर्ड कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको रिबन में "व्यू" टैब पर "डेवलपर टूल" आइटम मिलेगा। अन्य संस्करणों में, टैब में अपना "मैक्रोज़" आइटम भी हो सकता है। एक बार जब आपको इस बात का अंदाजा हो जाए कि आप अपने मैक्रो से कौन सा कार्य करना चाहते हैं, तो निम्न कार्य करें:
- दृश्य टैब पर, मैक्रोज़ क्षेत्र में, रिकॉर्ड मैक्रो पर क्लिक करें।
- एक विंडो खुलती है जिसमें आप मैक्रो नाम निर्दिष्ट कर सकते हैं। यह आपको बाद में एक बेहतर अवलोकन देगा और उदाहरण के लिए, यह बता सकता है कि मैक्रो क्या करता है। यदि आप मैक्रो को नाम नहीं देते हैं, तो मैक्रो नाम स्वचालित रूप से क्रमांकित हो जाएगा।
- विंडो में आप यह भी निर्दिष्ट करते हैं कि मैक्रो में कौन सा कुंजी संयोजन होना चाहिए। संबंधित फ़ील्ड में आपको पदनाम "विकल्प कुंजी" और "कमांड कुंजी" (जैसे CTRL) के साथ-साथ आपकी पसंद की दूसरी कुंजी के लिए एक इनपुट फ़ील्ड के साथ पूर्व-निर्धारित कुंजियाँ मिलेंगी। बाद में, मैक्रो का उपयोग करने का आदेश देते हुए, सभी प्रदर्शित मैक्रो कुंजियों को एक साथ दबाएं।
- आप यह भी चुन सकते हैं कि आपका मैक्रो किस एक्सेल क्षेत्र में उपलब्ध होना चाहिए। यदि आपको केवल उस कार्यपुस्तिका में इसकी आवश्यकता है जिसमें आप इसे रिकॉर्ड कर रहे हैं, तो इस कार्यपुस्तिका पर क्लिक करें। यदि आप चाहते हैं कि जब भी आप एक्सेल का उपयोग करें तो इसका उपयोग करें, "व्यक्तिगत मैक्रो कार्यपुस्तिका" का चयन करें।
- सफेद क्षेत्र में आपके पास मैक्रो का संक्षिप्त विवरण दर्ज करने का विकल्प भी है। यह उपयोगी हो सकता है यदि आप एक्सेल का बहुत अधिक उपयोग नहीं करते हैं और देखना चाहते हैं कि आपने पहले से कौन से मैक्रोज़ बनाए हैं और उनका उपयोग किस लिए किया जाता है।
- अब "ओके" पर क्लिक करें। आपका मैक्रो फिर रिकॉर्डिंग शुरू कर देगा।
- अब बिल्कुल वही कदम उठाएं जो बाद में मैक्रो को आपके लिए संभालने चाहिए।
- एक बार जब आप सभी कार्य चरणों को पूरा कर लेते हैं, तो बस मैक्रोज़ टैब पर "रिकॉर्डिंग रोकें" फ़ंक्शन पर क्लिक करें।
एक बार जब आप इन सभी चरणों का पालन कर लेते हैं, तो आपके द्वारा प्रोग्राम किया गया मैक्रो एक्सेल में उपलब्ध होगा। अब आप किसी भी समय मैक्रो कुंजियों को दबाकर कमांड का उपयोग कर सकते हैं और अपने कार्य चरणों को अनुकूलित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको केवल आपके द्वारा परिभाषित मैक्रो कुंजियों की आवश्यकता है।
उन्नत के लिए: डेवलपर टैब
यदि आप बार-बार मैक्रो रिकॉर्ड करते हैं, तो रिबन में "डेवलपर टूल" टैब को एकीकृत करने की सलाह दी जाती है। अब आपको "व्यू" कार्ड से नहीं गुजरना होगा, लेकिन सीधे मैक्रो क्रिएशन तक पहुंच सकते हैं। ऑफिस 365 में, निम्न कार्य करें:
- एक्सेल में, अपने टैब के बिल्कुल ऊपर हरे रंग की पट्टी पर ध्यान दें। फाइल को सेव या ईमेल करने के सिंबल के अलावा आपको तीन डॉट्स भी दिखाई देंगे। (कार्यालय के अन्य संस्करणों में, आइकन नीचे तीर के साथ डैश जैसा भी दिख सकता है)। उस छोटे बटन पर क्लिक करें।
- अब एक सलेटी रंग की खिड़की खुलती है, जहां आप सबसे नीचे पाठ क्षेत्र "अधिक आदेश" का चयन करते हैं।
- अब दिखाई देने वाली "अधिक आदेश" विंडो में, आपके पास बाईं ओर "रिबन (कस्टमाइज़ करें)" और "क्विक एक्सेस टूलबार" के बीच चयन करने का विकल्प है। यहां, "रिबन (कस्टमाइज़ करें)" कॉलम पर क्लिक करें।
- दाईं ओर अब आप विभिन्न टैब के पदनाम देखेंगे। उनमें से कुछ नीले टिक के साथ चिह्नित हैं - ये वे हैं जो आपको एक्सेल में प्रदर्शित होते हैं। अब सूची के नीचे "डेवलपर टूल" देखें और वहां एक और ब्लू टिक लगाएं।
- अब अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए नीचे दाईं ओर "ओके" बटन पर क्लिक करें।
इन चरणों का पालन करने के बाद, अब आप अपने मुख्य टैब में एक्सेल के लिए डेवलपर टूल ढूंढ सकते हैं। Word या अन्य Office प्रोग्रामों में प्रक्रिया समान तरीके से कार्य करती है। टैब पर एक क्लिक के साथ अब आपको वे विकल्प दिखाई देंगे जो मैक्रोज़ बनाने के लिए आवश्यक हैं: "मैक्रो रिकॉर्ड करें" ।
आप वर्ड में मैक्रो कैसे बनाते हैं?
यदि आप अन्य ऑफिस प्रोग्राम, जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, लिब्रे ऑफिस या ओपनऑफिस में मैक्रो प्रोग्राम करना चाहते हैं, तो आप इसे माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के समान तरीके से कर सकते हैं। यह शब्द के उदाहरण से स्पष्ट हो जाता है:
- स्वयं को अपने रिबन के भीतर उन्मुख करें और "देखें" टैब चुनें।
- वहाँ आपको दाहिनी ओर "मैक्रोज़" मिलेगा। एक क्लिक के साथ अब आप "मैक्रोज़ दिखाएँ" या "रिकॉर्ड मैक्रोज़" के बीच चयन कर सकते हैं।
- " रिकॉर्ड मैक्रोज़" पर क्लिक करने से एक विंडो खुलती है। वहां मैक्रो नाम, कुंजी संयोजन और संक्षिप्त विवरण दर्ज करें।
- " Ok" पर क्लिक करके मैक्रो रिकॉर्ड करना शुरू करें।
- " स्टॉप रिकॉर्डिंग" का चयन करने से आप मैक्रो की प्रोग्रामिंग करना बंद कर देंगे और अब आप इसे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में उपयोग कर सकते हैं।
अन्य माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस अनुप्रयोगों में, अलग-अलग विचार थोड़ा भिन्न हो सकते हैं, लेकिन प्रक्रिया अधिकतर समान होती है। यह आपको वीबीए या किसी अन्य प्रोग्रामिंग भाषा का उपयोग किए बिना आसानी से मैक्रोज़ बनाने की अनुमति देता है।
विज़ुअल बेसिक्स के साथ मैक्रोज़ को कैसे संपादित करें?
यदि आपने एक मैक्रो रिकॉर्ड किया है और इसे कई बार उपयोग किया है, तो आप पूरी तरह से संतुष्ट नहीं हो सकते हैं। हो सकता है कि आप कोई चरण जोड़ना चाहते हों या कुछ कमांड बदलना चाहते हों।ऐसे में मैक्रो को बाद में फिर से एडिट करना संभव है। हालाँकि, यह मैक्रो बनाने की तुलना में थोड़ा अधिक जटिल है, क्योंकि इसके लिए आपको Visual Basics (VB) प्रोग्रामिंग भाषा की आवश्यकता होती है।
Excel में, आप डेवलपर टैब (ऊपर दिखाया गया है) में मैक्रोज़ पर क्लिक करके उपयुक्त मैक्रो नाम का चयन करके और फिर संपादित करें पर क्लिक करके VB का स्वाद प्राप्त कर सकते हैं। अब "Visual Basics Editor" खुलता है। इसमें आप कमांड्स और वर्क स्टेप्स देखते हैं जिन्हें आपने प्रोग्रामिंग लैंग्वेज में मैक्रो यानी कोड के तौर पर रिकॉर्ड किया है। अगर कोई कुछ अंग्रेजी समझता है, तो वीबी ग्रंथों को समझना और संभवतः उन्हें हटाना या विनिमय करना बहुत जल्दी संभव है। हालाँकि, यदि आपको यहाँ कोई ज्ञान नहीं है, तो आप अपने मैक्रो को परिचित तरीके से फिर से रिकॉर्ड कर सकते हैं।
निष्कर्ष: मैक्रोज़ बनाना - Microsoft Office के साथ कोई समस्या नहीं
यदि आप माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस प्रोग्राम के साथ बहुत काम करते हैं, तो आप बड़े कमांड के साथ बहुत कुछ सरल कर सकते हैं। एक बार काम के सभी चरण एकत्र हो जाने के बाद, एक निश्चित कुंजी संयोजन को दबाने पर उन्हें थोड़े समय में पूरा किया जा सकता है।
विशेष रूप से व्यावहारिक: प्रत्येक Microsoft Office उपयोगकर्ता मैक्रो को स्वयं रिकॉर्ड कर सकता है। यह व्यक्तिगत रूप से यह निर्धारित करना संभव बनाता है कि किस उपयोगकर्ता के लिए कौन से कार्य चरण स्वचालित रूप से चलने चाहिए। यह न केवल आपका बहुत समय बचाता है, बल्कि अनावश्यक काम का बोझ भी।
