एक्सेल स्प्रैडशीट्स: स्वचालित रूप से खाली कोशिकाओं को रंग दें

इस तरह आप सुनिश्चित करते हैं कि एक्सेल तालिका में सभी अनिवार्य फ़ील्ड सामग्री से भरे हुए हैं

स्प्रेडशीट को अक्सर इस तरह से संरचित किया जाता है कि गणना को सही ढंग से करने के लिए कुछ कोशिकाओं में डेटा दर्ज किया जाना चाहिए। जटिल और भ्रमित करने वाली एक्सेल तालिकाओं के मामले में, यदि किसी निश्चित बिंदु पर मान दर्ज नहीं किए जाते हैं, तो त्रुटियां जल्दी हो सकती हैं। ऐसे मामले में, समस्या निवारण कठिन और समय लेने वाला हो सकता है। इस कारण से, एक्सेल आपको खाली कोशिकाओं को विशेष रूप से रंग कर इनपुट त्रुटियों से बचने का अवसर देता है।

निर्देश वीडियो - Microsoft Excel: किसी तालिका में खाली कक्षों को स्वचालित रूप से रंगीन करें

कोशिकाओं को स्वचालित रूप से दाग दें

कोशिकाओं को स्वचालित रूप से रंग-कोड करने के लिए, सेल को सशर्त स्वरूपण के साथ जमा करें। जैसे ही कोई सामग्री नहीं होती है, Microsoft Excel स्वचालित रूप से आपकी पसंद के रंग के साथ सेल को रंग देता है। सशर्त स्वरूपण एम्बेड करने के लिए, निम्न कार्य करें:

1. उस सेल को हाइलाइट करें जिसे आप चेक करना चाहते हैं। आप कक्षों की एक श्रेणी का चयन भी कर सकते हैं या CTRL कुंजी को दबाए रखते हुए, कक्षों की एक श्रृंखला का चयन कर सकते हैं जो एक दूसरे से सटे नहीं हैं।

2. कमांड को कॉल करें "START> फ़ॉर्मेट टेम्प्लेट - सशर्त स्वरूपण - नया नियम - फ़ॉर्मेट किए जाने वाले कक्षों को निर्धारित करने के लिए सूत्र का उपयोग करें"।

   संस्करण 2003 तक और सहित एक्सेल: कमांड को कॉल करें "प्रारूप - सशर्त स्वरूपण"। दिखाई देने वाली संवाद विंडो में, बाईं ओर सूची फ़ील्ड में "FORMULA IS" प्रविष्टि का चयन करें।

   

3. अंत में, इनपुट फ़ील्ड में निम्न सूत्र दर्ज करें:

   = खाली है (A1)

   सेल पता A1 के बजाय, चिह्नित सेल का पता दर्ज करें। यदि आपने एक से अधिक सेल का चयन किया है, तो पहले सेल के पते का उपयोग करें।

सशर्त स्वरूपण दर्ज करके, आपने अपनी स्प्रैडशीट में रिक्त कक्षों को स्वचालित रूप से खोजने के लिए पहला और सबसे महत्वपूर्ण कदम उठाया है। अगले चरण में आपको यह निर्धारित करना होगा कि खाली कोशिकाओं को चिह्नित करने के लिए किस रंग का उपयोग किया जाना चाहिए।

खाली कोशिकाओं का रंगीन अंकन तैयार करें - यह इस तरह काम करता है

1. FORMAT बटन पर क्लिक करें (एक्सेल अप टू एंड इन वर्जन 2003: FORMAT)।

2. भरण टैब का चयन करें (संस्करण 2003 तक एक्सेल और इसमें शामिल है: नमूना)।

3. सेल के लिए वांछित रंग पर क्लिक करें, उदाहरण के लिए लाल। एक्सेल को इस रंग का उपयोग खाली कोशिकाओं को एक श्रेणी में संग्रहीत करने के लिए करना चाहिए।

   

4. ओके बटन के साथ डायलॉग विंडो बंद करें।

सशर्त स्वरूपण दर्ज करने के बाद केवल एक्सेल तालिका की खाली कोशिकाओं को रंग-कोडित किया जाता है। यह लेबलिंग भी गतिशील है। व्यवहार में, इसका मतलब है कि जैसे ही आप कोशिकाओं में सामग्री दर्ज करते हैं, रंग चिह्न गायब हो जाता है। यदि आप सामग्री को हटाते हैं, उदाहरण के लिए कोई संख्या या सूत्र, तो एक्सेल सेल को फिर से हाइलाइट करता है।

एक रंग के साथ हाइलाइट करने के अलावा, आपके पास सशर्त स्वरूपण के लिए अन्य विकल्प हैं। अन्य बातों के अलावा, आप फोंट को प्रारूपित कर सकते हैं या एक फ्रेम सम्मिलित कर सकते हैं। खाली क्षेत्रों को खोजने के लिए, रंगीन अंकन और फ़ंक्शन "ISERROR" सबसे अच्छा विकल्प है।

ISLEER फ़ंक्शन और आपके विकल्प

"IS ERROR" फ़ंक्शन के अलावा, जिसके साथ आप उन सभी फ़ील्ड्स को प्रदर्शित कर सकते हैं जिन्हें भरा नहीं गया है, आप सशर्त स्वरूपण के भाग के रूप में IS EMPTY फ़ंक्शन का भी उपयोग कर सकते हैं। एक फ़ंक्शन के रूप में ISBLANK का उपयोग करने में सक्षम होने के लिए, उस तालिका के क्षेत्र को चिह्नित करें जिसे आप जांचना चाहते हैं और, जैसा कि ISERROR फ़ंक्शन के साथ है, विकल्प का चयन करें: "फ़ॉर्मेट किए जाने वाले सेल को निर्धारित करने के लिए फ़ॉर्मूला का उपयोग करें।" दर्ज करें ISERROR के बाद सक्रिय सेल की जांच की जानी चाहिए, उदाहरण के लिए: IS EMPTY (B5)।

आपके द्वारा FORMAT के तहत एक रंग का चयन करने के बाद, बिना प्रविष्टियों के सभी सेल स्वचालित रूप से वांछित भरण रंग में प्रदर्शित होते हैं। रंग कोडिंग फिर से गतिशील है। ISBLANK फ़ंक्शन के साथ, ISERROR फ़ंक्शन के साथ, अब आप किसी भी सेल प्रविष्टि को अनदेखा नहीं करेंगे।

ISERROR और ISBLANK . के बीच अंतर

दो कार्यों के बीच का अंतर स्पष्ट करना आसान है। ISBLANK फ़ंक्शन स्वचालित रूप से जांचता है कि सेल की सामग्री खाली है या नहीं। यह परिणाम के रूप में सत्य मान TRUE या FALSE को आउटपुट करता है। ISBLANK को अक्सर IF फ़ंक्शन के साथ जोड़ा जाता है। इसके विपरीत, ISERROR फ़ंक्शन का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए किया जा सकता है कि कोई त्रुटि प्रकार मौजूद है या नहीं। Microsoft Excel में ISERROR FUNCTION विशेष रूप से बहुत लंबी तालिकाओं के लिए उपयोगी है। किसी तालिका में रंग-कोडित त्रुटियों या अपूर्ण रूप से भरे हुए कक्षों के अतिरिक्त, आप अधिक जटिल सूत्र या व्यापक समस्या निवारण बनाने के लिए ISERROR फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।

विशेषज्ञ टिप: सेल में शून्य मान कैसे दिखाएं और छुपाएं

कुछ स्प्रैडशीट नहीं चाहते कि शून्य मान प्रकट हों। अन्य अवलोकनों में, गणना की कुल जानकारी को समझने में सक्षम होने के लिए शून्य मान महत्वपूर्ण हैं। आप उन्नत उप-आइटम में एक्सेल विकल्प (START> विकल्प) में सेटिंग्स बनाते हैं। चेकबॉक्स को सक्रिय करके "शून्य मान वाले कक्षों में शून्य दिखाएं", आपकी तालिका में शून्य मान प्रदर्शित होता है। यदि चेकबॉक्स निष्क्रिय है, तो एक शून्य फ़ील्ड खाली रहती है।

सारांश और निष्कर्ष: गायब प्रविष्टियों को रंग में हाइलाइट करने के लिए ISERROR फ़ंक्शन का उपयोग करना मुश्किल नहीं है

बड़ी, बहु-पृष्ठ एक्सेल स्प्रेडशीट में गुम प्रविष्टियों को खोजने के लिए ISERROR फ़ंक्शन का उपयोग करना प्रभावी है। रंग प्रदर्शन तुरंत दिखाता है कि कौन सी पंक्तियाँ या स्तंभ प्रविष्टियाँ गायब हैं। इसके अलावा, ISERROR फ़ंक्शन का उपयोग जटिल सूत्रों के लिए या एक्सेल में सूत्र त्रुटियों की खोज के लिए किया जा सकता है। ISBLANK फ़ंक्शन एक विकल्प प्रदान करता है, जो परिणाम के रूप में केवल सत्य मान TRUE या FALSE को आउटपुट करता है।

सामान्य प्रश्न

एक्सेल में ISERROR फंक्शन क्या करता है?

ISERROR फ़ंक्शन के साथ आप सशर्त स्वरूपण के साथ तालिकाओं में त्रुटियों को चिह्नित कर सकते हैं या अपूर्ण रूप से भरे हुए कक्ष प्रदर्शित कर सकते हैं।

ISERROR सुविधा का उपयोग करना व्यावहारिक क्यों है?

विशेष रूप से बड़ी स्प्रैडशीट में, सभी प्रविष्टियों को सही ढंग से बनाना आसान नहीं है। ISERROR फ़ंक्शन अधूरी या गलत प्रविष्टियों की पहचान करने और तालिका को अधिक प्रभावी ढंग से डिजाइन करने में मदद कर सकता है।