8 सामान्य एक्सेल समस्याएं और प्रभावी समाधान

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों सहित सामान्य समस्याओं की जानकारी

एक्सेल के साथ काम करते समय, उपयोगकर्ताओं को गणना त्रुटियों, सूत्रों, कार्यों और त्रुटि मानों द्वारा प्रतिस्थापित सामग्री के संबंध में समझ से बाहर एक्सेल समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है। हालाँकि, एक्सेल युक्तियाँ और तरकीबें सामान्य एक्सेल समस्याओं को जल्दी से ठीक करने में आपकी मदद कर सकती हैं। Microsoft Excel अपने उपयोगकर्ताओं को त्रुटि संदेशों को समाप्त करने और प्रोग्राम के क्रैश होने की स्थिति में डेटा का बैकअप लेने या निकालने के लिए विभिन्न विकल्प प्रदान करता है।

एक्सेल समस्या # 1: गणना रोकें

दशमलव स्थानों के साथ गणना करते समय, ऐसा प्रतीत होता है जैसे परिणाम की गणना प्रोग्राम द्वारा गलत तरीके से की गई थी। हालाँकि, यह केवल एक प्रदर्शन त्रुटि है क्योंकि Microsoft प्रोग्राम परिणाम को राउंड अप करता है। उदाहरण के लिए, दशमलव स्थानों पर परिणाम की सटीकता को एक सूत्र के साथ समायोजित किया जा सकता है। वैकल्पिक रूप से, गोलाई के अंतर को सेटिंग्स में समायोजित किया जा सकता है। यदि उपयोगकर्ता लंबी तालिका के लिए सूत्रों की पुनर्गणना करना चाहते हैं तो सेटिंग विकल्पों का उपयोग एक्सेल सूचियों को गति देने के लिए भी किया जा सकता है।

एक्सेल समस्या # 2: सूत्र और कार्य

खासकर जब एक्सेल के विभिन्न संस्करणों में सूत्र और कार्यों के साथ तालिका मानों को संपादित करना अक्सर समस्याएं पैदा कर सकता है। इसका एक कारण यह हो सकता है कि उपयोग किया गया फ़ंक्शन, जैसे कि END OF MONTH फ़ंक्शन, पुराने संस्करण में उपलब्ध नहीं है। इस तरह की एक्सेल समस्याओं को आमतौर पर विभिन्न फ़ार्मुलों को मिलाकर टाला जा सकता है। यह अभी भी हो सकता है कि उनमें कक्षों में सूत्र हों, लेकिन उनके पहले एक समान चिह्न न हो। हालाँकि, यदि कोई समान चिह्न नहीं है, तो Excel मानों की गणना नहीं करता है। Office प्रोग्राम भी किसी विराम को नहीं पहचानता है। इन एक्सेल समस्याओं को हल करने के लिए, ट्रिक्स का उपयोग उन फ़ार्मुलों की गणना करने के लिए किया जा सकता है जिन्हें प्रोग्राम इस तरह नहीं पहचानता है।

एक्सेल समस्या # 3: त्रुटि संदेश

सूत्रों और कार्यों का उपयोग करते समय त्रुटियां हो सकती हैं, उदाहरण के लिए क्योंकि कक्ष खाली हैं और उनमें अभी तक कोई संख्या नहीं है। सशर्त स्वरूपण कार्यपत्रक में त्रुटि मानों को छिपाने में मदद कर सकता है। उपयोगकर्ता गलत तर्कों या अनुपलब्ध मानों और संदर्भों के कारण प्रदर्शित त्रुटि संदेशों को भी अनदेखा कर सकते हैं यदि वे मौजूदा मानों से योग की गणना करना चाहते हैं। सभी त्रुटि मानों को शून्य मान पर असाइन करने के लिए एक फ़ंक्शन का उपयोग किया जा सकता है।

एक्सेल समस्या # 4: अवांछित सामग्री के रूप में हीरे

एक अन्य सामान्य एक्सेल समस्या सेल सामग्री को गलत तरीके से प्रदर्शित कर रही है। संख्याएँ तब पंक्तियों में समचतुर्भुज या दोहरे क्रॉस के रूप में दिखाई देती हैं। एक्सेल उपयोगकर्ता गैप की चौड़ाई को समायोजित करके इस त्रुटि को हल करते हैं। ऐसा करने के लिए, या तो सीधे संबंधित कॉलम पर खींचें या संबंधित रजिस्टर में चौड़ाई सेट करें।

एक्सेल समस्या # 5: एक्सेल संदर्भों के साथ कार्य करना

तालिका सूत्रों और कार्यों के लिए सापेक्ष और बारंबार संदर्भों का उपयोग करती है। ताकि परिवर्तन करते समय कोई संदर्भ त्रुटि न हो, Microsoft में संदर्भों को आवश्यकतानुसार बदला और अनुकूलित किया जा सकता है। एक्सेल स्वचालित रूप से सापेक्ष को निरपेक्ष और निरपेक्ष से सापेक्ष संदर्भों में परिवर्तित करता है। रूपांतरण उन स्तंभों को सॉर्ट करने में त्रुटियों को भी हल कर सकता है जिनमें एक्सेल सूत्र और फ़ंक्शन शामिल हैं। स्प्रेडशीट में अन्य कार्यपुस्तिकाओं के बाहरी संदर्भ भी हो सकते हैं जिन्हें एक्सेल स्वचालित रूप से अपडेट कर सकता है।

एक्सेल समस्या # 6: सत्यापन

वैधता जांच या डेटा जांच का उपयोग तब किया जाता है जब केवल कुछ संख्यात्मक मानों या श्रेणियों को दर्ज करने की अनुमति होती है। इस विकल्प की मदद से आप अन्य बातों के अलावा पूर्ण संख्या, दशमलव संख्या, दिनांक या समय स्वरूपों में प्रवेश को प्रतिबंधित कर सकते हैं। यदि डेटा सत्यापन उपलब्ध नहीं है, तो ऐसे कई कारण हो सकते हैं जिन्हें शीघ्रता से पहचाना जा सकता है।

एक्सेल समस्या # 7: आयातित या कॉपी किए गए मानों, सूत्रों और कार्यों में त्रुटियां

सामान्य एक्सेल समस्याओं को तालिका में स्वरूपित करके हाइलाइट किया जाता है। उदाहरण के लिए, जब संख्याएं, सूत्र या फ़ंक्शन सम्मिलित किए जाते हैं, तो सेल में स्वरूपण को केवल अधिलेखित कर दिया जाता है। हालाँकि, पेस्ट विकल्प सेट किए जा सकते हैं ताकि स्वरूपण बरकरार रहे। एक्सेल में सामग्री आयात करते समय एक और समस्या उत्पन्न होती है: संख्यात्मक मानों के नकारात्मक संकेतों को अंकगणितीय प्रतीकों के रूप में पहचाना जाता है। ऋण चिह्नों को स्वचालित रूप से सामने लाया जा सकता है।

एक्सेल समस्या # 8: सामान्य कार्यपुस्तिका और तालिका त्रुटियाँ

यदि कई कार्यपुस्तिकाएँ खुली हैं और आप अपनी सक्रिय कार्यपुस्तिका के चरणों को पूर्ववत करना चाहते हैं, तो Excel सभी खुली कार्यपुस्तिकाओं में "पूर्ववत करें" करता है। हालाँकि, इस सामान्य एक्सेल समस्या का त्वरित समाधान है। हालाँकि, एक अधिक गंभीर समस्या यह होगी कि यदि तालिका अब नहीं खोली जा सकती है और मूल्यांकन खो गए हैं। एक दोषपूर्ण कार्यपुस्तिका का समाधान इसे स्वयं सुधारना है।

सामान्य एक्सेल समस्याओं को छोटी-छोटी तरकीबों से हल किया जा सकता है

यह स्पष्ट गणना त्रुटियां हों, प्रदर्शन त्रुटियां या दोषपूर्ण फाइलें: एक्सेल सेटिंग्स की मदद से, एक्सेल की कई समस्याओं को कुछ ही समय में हल किया जा सकता है। कार्यक्रम एक सूत्र या फ़ंक्शन को स्वचालित रूप से गणना करने की अनुमति देता है, कोशिकाओं को स्वरूपित किया जाता है और सूत्र संदर्भ या सेल आकार को लचीले ढंग से पंक्तियों और स्तंभों के अनुकूल बनाया जाता है। इस तरह, उपयोगकर्ता उभरती हुई एक्सेल समस्याओं का प्रभावी समाधान के साथ प्रतिकार कर सकते हैं।

महत्वपूर्ण अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

यदि एक्सेल प्रतिसाद नहीं दे रहा है या खोलते समय क्रैश हो जाता है तो मैं क्या कर सकता हूँ?

यदि कार्यक्रम प्रतिक्रिया नहीं देता है, तो एक के बाद एक विभिन्न समाधान रूपों को आजमाने की सलाह दी जाती है। पहली चीज जो आपको करनी चाहिए वह है एक्सेल को सेफ मोड में शुरू करना और अगर समस्या बनी रहती है, तो नवीनतम अपडेट की जांच करें और इंस्टॉल करें। हालाँकि, समस्या किसी अन्य प्रक्रिया से एक्सेल का उपयोग करने या ऐड-इन्स के कारण भी हो सकती है।

मैं सूत्र गणना कहाँ स्थापित कर सकता हूँ?

अपनी कार्यपुस्तिका खोलने के साथ, फ़ाइल> विकल्प> सूत्र क्लिक करें। यहां आप फ़ार्मुलों की स्वचालित गणना, त्रुटि जाँच और त्रुटि जाँच के नियम बदल सकते हैं।

एक्सेल फ़ाइल क्षतिग्रस्त - मैं इसे कैसे खोलूँ?

आमतौर पर, एक्सेल फ़ाइल को स्वचालित रूप से फ़ाइल पुनर्प्राप्ति मोड में खोलता है और उसी समय फ़ाइल को सुधारने का प्रयास करता है। वैकल्पिक रूप से, मरम्मत मैन्युअल रूप से की जा सकती है: फ़ाइल खोलने से पहले, "खोलें" के आगे वाले तीर पर क्लिक करें और "खोलें और मरम्मत करें" चुनें। यदि मरम्मत विफल हो जाती है, तो "डेटा निकालें" पर क्लिक करें।