आउटलुक के लिए कैलेंडर प्रविष्टियों के रूप में एक्सेल टेबल से स्वचालित रूप से जानकारी स्थानांतरित करें
हमारी डिजीटल दुनिया में, स्मार्टफोन, टैबलेट या स्मार्टवॉच जैसे मोबाइल डिवाइस सबसे महत्वपूर्ण रोजमर्रा के साथी हैं। वे कई मायनों में उपयोगी हैं और लोगों को अपनी दैनिक दिनचर्या को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित और व्यवस्थित करने में मदद करते हैं। यह सबसे ऊपर डिजिटल कैलेंडर पर लागू होता है, जिसकी नियुक्तियां Microsoft आउटलुक का उपयोग करते समय सभी मोबाइल उपकरणों पर वास्तविक समय में प्रेषित की जाती हैं।
- साथ ही, यह संभावना नहीं है कि आप अपने पेशेवर या निजी वातावरण में किसी Excel सूची में अपॉइंटमेंट प्राप्त करेंगे। उदाहरण के लिए, इन्हें किसी ग्राहक या आपूर्तिकर्ता द्वारा किसी प्रोजेक्ट के हिस्से के रूप में एक्सेल फ़ाइल के रूप में भेजा जा सकता है। आउटलुक में डेटा और सूचना को हाथ से स्थानांतरित या प्रिंट करने के बजाय, एक्सेल में कुछ ही चरणों में अपॉइंटमेंट तैयार किए जा सकते हैं ताकि वे स्वचालित रूप से आपके आउटलुक कैलेंडर में स्थानांतरित हो जाएं। आयात से पहले, इनमें से किसी एक का विकल्प होता है:
- एक व्यक्तिगत कैलेंडर में या
- टीम के कई सदस्यों द्वारा उपयोग किए जाने वाले समूह कैलेंडर में सहेजे जाने के लिए।
एक्सेल अपॉइंटमेंट को आउटलुक कैलेंडर में स्थानांतरित करें - एक्सेल में 3 सरल चरण
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल और माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के पुराने संस्करणों में एक्सेल फाइल को सीधे आउटलुक में पढ़ना संभव था। आउटलुक 365 या आउटलुक 2022-2023 जैसे वर्तमान संस्करण एक्सेल फाइलों को आयात नहीं कर सकते हैं। इस कारण एक्सेल में फाइल को पहले से CSV फॉर्मेट में कन्वर्ट करना जरूरी है।
अपने आउटलुक कैलेंडर में एक्सेल से अपॉइंटमेंट आयात करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
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पहले चरण में, अपनी नियुक्ति सूची, यदि संभव हो तो, एक्सेल में नियुक्तियों के लिए प्रदान किए गए कॉलम शीर्षक दें। अन्य बातों के अलावा, निम्नलिखित उपयुक्त हैं:
विषय, शुरू होता है, पर शुरू होता है, पर समाप्त होता है, पूरे दिन की घटना, अनुस्मारक चालू / बंद, अनुस्मारक पर, अनुस्मारक पर, स्थान और अन्य क्षेत्र के नाम।
आप Microsoft Outlook में कॉलम शीर्षकों के लिए एक गाइड के रूप में एक नए अपॉइंटमेंट के नामों का उपयोग कर सकते हैं।
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अगले चरण में, एक्सेल कार्यपुस्तिका को एक CSV फ़ाइल (एक विभाजक द्वारा अलग) के रूप में सहेजें और इसे बंद करें।
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सहेजने के बाद, CSV फ़ाइल को अर्धविराम द्वारा अलग किया जाता है। हालाँकि, Outlook को आयात के लिए अल्पविराम द्वारा अलग की गई फ़ाइल की आवश्यकता होती है। वर्णों का आदान-प्रदान करने के लिए, Windows 10 संपादक में बनाई गई CSV फ़ाइल खोलें और प्रत्येक अर्धविराम को संपादित करें - बदलें के अंतर्गत अल्पविराम से बदलें।
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फिर फ़ाइल को उसी फ़ाइल नाम के अंतर्गत सहेजें और Microsoft Outlook पर स्विच करें।
Microsoft आउटलुक में एक्सेल डेटा आयात करना - आपको क्या पता होना चाहिए
Microsoft आउटलुक खोलने के बाद, एक्सेल से डेटा आयात करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
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अपनी पसंद के कैलेंडर को सक्रिय करें।
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FILE मेनू में IMPORT / EXPORT कमांड को कॉल करें।
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आयात / निर्यात विज़ार्ड में, अन्य कार्यक्रमों या फ़ाइलों से आयात प्रविष्टि का चयन करें और अगला बटन पर क्लिक करें।
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अगली विंडो में "अल्पविराम द्वारा अलग किए गए मान" प्रविष्टि का चयन करें और NEXT पर क्लिक करें।
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FILE TO IMPORT विंडो में ब्राउज पर क्लिक करें और अपॉइंटमेंट फाइल चुनें।
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विकल्पों में आपको निर्णय लेने की आवश्यकता है:
- क्या मौजूदा प्रविष्टियों को आयातित कैलेंडर प्रविष्टियों से बदला जाना चाहिए,
- क्या क्लैशिंग तिथियां दो बार दर्ज की गई हैं या
- क्या डुप्लीकेट किसी भी समय आयात नहीं किए जाने चाहिए।
NEXT पर क्लिक करने के बाद, आप इच्छित कैलेंडर को लक्ष्य फ़ोल्डर के रूप में चुन सकते हैं।
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अगले चरण में, आपसे पूछा जाएगा कि क्या एक श्रेणी के रूप में निर्दिष्ट नियुक्तियों को आयात किया जाना चाहिए। FINISH पर क्लिक करने के बाद, अपॉइंटमेंट स्वचालित रूप से कैलेंडर में जुड़ जाते हैं।
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आयात के बाद आप अपने आउटलुक कैलेंडर में अपॉइंटमेंट पाएंगे।
जरूरी: Microsoft Excel से कैलेंडर डेटा के आयात को सुचारू रूप से काम करने के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि फ़ील्ड जानकारी सही ढंग से दर्ज की गई हो। डेटा के लिए, इसका मतलब है कि DD.MM.YYYY प्रारूप का चयन किया जाना चाहिए। कम से कम, समय को एचएच: एमएम प्रारूप में दर्ज किया जाना चाहिए ताकि उन्हें माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक द्वारा पढ़ा जा सके। आपके पास श्रेणियों में प्रवेश करने का विकल्प भी है। कृपया ध्यान दें कि प्रति नियुक्ति केवल एक श्रेणी को स्थानांतरित किया जाता है।
यदि आप अपने स्वयं के फ़ील्ड नामों का उपयोग करते हैं, तो Microsoft Outlook आपको फ़ील्ड आयात करने से पहले उन्हें मैन्युअल रूप से असाइन करने के लिए कहेगा।
आउटलुक कैलेंडर में एक्सेल अपॉइंटमेंट ट्रांसफर करना - ऑफिस 2010 तक की प्रक्रिया
Excel फ़ाइलों से Outlook में कैलेंडर प्रविष्टियाँ आयात करने के लिए, Office 2010 या पुराने संस्करणों तक निम्नानुसार आगे बढ़ें:
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अपनी नियुक्ति सूची में निम्नलिखित कॉलम शीर्षक (उद्धरण चिह्नों के बिना) दें: "आरंभ तिथि, विषय, आरंभ तिथि, समाप्ति तिथि, श्रेणी, स्थान और पूरे दिन का कार्यक्रम.
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किसी भी मामले में, सुनिश्चित करें कि नाम बिना रिक्त स्थान के लिखे गए हैं। यह महत्वपूर्ण है ताकि आउटलुक बाद में डेटा को सही ढंग से पढ़ सके।
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इन शीर्षकों के नीचे की पंक्तियों में विशिष्ट नियुक्ति डेटा दर्ज करें या उन्हें किसी अन्य तालिका से कॉपी करें।
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अपनी नियुक्ति सूची को पहले सेल से आखिरी बार इस्तेमाल की गई सेल तक हाइलाइट करें।
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नाम फ़ील्ड में कोई भी नाम दर्ज करें, उदाहरण के लिए "नियुक्तियां" (फिर से उद्धरण चिह्नों के बिना)। नाम फ़ील्ड को संपादन लाइन के बाईं ओर पाया जा सकता है, जैसा कि निम्न आकृति में दिखाया गया है:
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एंटर कुंजी के साथ नाम की प्रविष्टि की पुष्टि करें।
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अंतिम चरण में, कार्यपुस्तिका सहेजें और Microsoft Excel को बंद करें। फिर माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक खोलें।
Microsoft आउटलुक में कैलेंडर प्रविष्टियों का आयात
Microsoft Excel से कैलेंडर प्रविष्टियों का आयात Microsoft Outlook के वर्तमान संस्करण के समान है। आउटलुक 365 के विपरीत, आउटलुक के पुराने संस्करणों में सीधे एक्सेल फाइल में पढ़ने का विकल्प होता है। CSV फ़ाइल के माध्यम से मध्यवर्ती चरण आवश्यक नहीं है। डेटा को निम्नानुसार पढ़ा जा सकता है:
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पहले चरण में, अपनी पसंद के कैलेंडर को सक्रिय करें।
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FILE मेनू में IMPORT / EXPORT कमांड को कॉल करें। आयात / निर्यात विज़ार्ड में, परिवर्तन कार्यक्रमों या फ़ाइलों से आयात करें प्रविष्टि का चयन करें और अगला बटन पर क्लिक करें।
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अगली विंडो में MICROSOFT-EXCEL चुनें और NEXT पर क्लिक करें।
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FILE TO IMPORT विंडो में ब्राउज पर क्लिक करें और अपॉइंटमेंट फाइल चुनें।
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विकल्पों में आप तय करते हैं कि क्या मौजूदा प्रविष्टियों को आयातित तत्वों द्वारा प्रतिस्थापित किया जाना चाहिए, क्या डुप्लिकेट नियुक्तियों को दर्ज किया जाना चाहिए या डुप्लिकेट को आयात नहीं किया जाना चाहिए।
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NEXT पर क्लिक करने के बाद, आप अपने कैलेंडर को लक्ष्य फ़ोल्डर के रूप में चुन सकते हैं। अगले और अंतिम चरण में, आपसे पूछा जाएगा कि क्या एक श्रेणी के रूप में निर्दिष्ट नियुक्तियों को आयात किया जाना चाहिए। FINISH पर क्लिक करने के बाद अपॉइंटमेंट कैलेंडर में जुड़ जाएंगे।
निष्कर्ष: एक्सेल से आउटलुक में डेटा आयात करना आसान है
एक्सेल से माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में हाथ से अपॉइंटमेंट दर्ज करने के बजाय, कैलेंडर प्रविष्टियों को कुछ ही चरणों में स्वचालित रूप से निर्यात और आयात किया जा सकता है।
पुराने कार्यालय संस्करणों में एक्सेल फाइलों को सीधे आउटलुक में आयात करना संभव है। वर्तमान संस्करणों में, आयात केवल अल्पविराम से अलग की गई CSV फ़ाइल के माध्यम से ही संभव है। Microsoft आउटलुक आयात विज़ार्ड आयात प्रक्रिया के माध्यम से उपयोगकर्ताओं का मार्गदर्शन करता है। इस तरह, आप कुछ ही मिनटों में Microsoft Outlook में अपने कैलेंडर में एक या अधिक अपॉइंटमेंट को स्वचालित रूप से एकीकृत कर सकते हैं या वैकल्पिक रूप से, समूह कैलेंडर का उपयोग कर सकते हैं।
सामान्य प्रश्न
CSV फ़ाइल और Excel फ़ाइल में क्या अंतर है?
एक्सेल फाइलें विशिष्ट एक्सेल प्रारूप का प्रतिनिधित्व करती हैं और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल और अन्य संगत कार्यक्रमों द्वारा पढ़ी जा सकती हैं। सीएसवी अल्पविराम से अलग मूल्यों के लिए खड़ा है और एक फ़ाइल प्रारूप भी निर्दिष्ट करता है जिसमें डेटा अल्पविराम या अर्धविराम से अलग होता है। फ़ाइल नाम का विस्तार .csv है। सीएसवी फाइलों को उनकी उच्च स्तर की संगतता की विशेषता है और इस कारण से विभिन्न कंप्यूटर प्रोग्राम और ऑपरेटिंग सिस्टम के बीच उपयोग किया जा सकता है।
Microsoft Outlook में आयात विज़ार्ड के क्या कार्य हैं?
Microsoft Outlook को विभिन्न फ़ाइल स्वरूपों को संसाधित और आयात करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इस फ़ंक्शन के लिए आउटलुक में एक आयात / निर्यात सहायक है। अन्य बातों के अलावा, यह अन्य प्रोग्राम या ऑपरेटिंग सिस्टम से CSV फ़ाइलों या VCF फ़ाइलों के आयात को सरल करता है। विज़ार्ड स्वचालित रूप से एक क्वेरी के माध्यम से उपयोगकर्ताओं का मार्गदर्शन करता है और फिर आवश्यक जानकारी का आयात या निर्यात करता है।
