आप एक्सेल के साथ क्या कर सकते हैं
आप स्प्रेडशीट के अलावा एक्सेल के साथ क्या कर सकते हैं, बहुत से उपयोगकर्ता इसके बारे में नहीं जानते हैं: वे अक्सर केवल उन संभावनाओं के एक अंश का उपयोग करते हैं जो प्रोग्राम वास्तव में प्रदान करता है। अक्सर यह पूरी तरह से पर्याप्त होता है, आखिरकार, रोजमर्रा के कामकाजी जीवन में कार्यों को बहुत सटीक रूप से परिभाषित किया जाता है। हालाँकि, चूंकि आप गणना करने की तुलना में एक्सेल के साथ और अधिक कर सकते हैं, यह कार्यक्रम के अन्य कार्यों का अवलोकन करने लायक है।
एक्सेल क्या है और इसका उपयोग किस लिए किया जाता है?
एक्सेल मुख्य रूप से एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जिसमें टेबल बनाए जा सकते हैं और एक्सेल सेल और सेल रेफरेंस का उपयोग किया जाता है। हालाँकि, यह और भी बहुत कुछ कर सकता है। उद्यमी और निजी व्यक्ति इसका उपयोग जानकारी एकत्र करने, व्यवस्थित करने और विश्लेषण करने के लिए करते हैं। वे गणना भी कर सकते हैं और मौजूदा डेटा के साथ पूर्वानुमान लगा सकते हैं। एक्सेल के साथ आप लक्ष्यों को परिभाषित और ट्रैक भी कर सकते हैं या वित्त और समय अवधि पर नजर रख सकते हैं। इस प्रकार, एक्सेल एक पेशेवर के साथ-साथ एक निजी संदर्भ में रोजमर्रा की जिंदगी को व्यवस्थित करने के लिए उपयुक्त है।
एक्सेल में बुनियादी विकल्प क्या हैं?
स्प्रेडशीट
चूंकि एक्सेल को माइक्रोसॉफ्ट द्वारा स्प्रेडशीट के लिए विकसित किया गया था, इसका उपयोग मुख्य रूप से टेक्स्ट या संख्यात्मक मानों को दर्ज करने और संसाधित करने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए आप एक्सेल टेबल में कर सकते हैं
- सेल में मान दर्ज करें
- एक दूसरे को मान असाइन करें
- संदर्भ बनाएं
- सूत्रों और कार्यों का प्रयोग करें
संख्यात्मक मानों के अतिरिक्त, आप अक्षरांकीय मानों का भी उपयोग कर सकते हैं, जो अनुप्रयोगों की एक विस्तृत श्रृंखला को सक्षम करते हैं। मैक्रोज़ बनाए जा सकते हैं यदि उपयोगकर्ताओं को लंबित कार्यों के लिए अधिक बार कुछ आदेशों की आवश्यकता होती है और उनका उपयोग करते हैं। ऐसा करने के लिए, एक कमांड के लिए एक कीबोर्ड शॉर्टकट सेट किया जाता है ताकि इसे जल्दी से एक्सेस किया जा सके।
डेटा विश्लेषण
एक्सेल उपयोगकर्ता व्यक्तिगत एक्सेल कोशिकाओं में जो डेटा दर्ज करते हैं, उसका विश्लेषण कार्यों और सूत्रों का उपयोग करके किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आप प्रदर्शित कर सकते हैं कि एक निश्चित मूल्य कितनी बार प्रकट होता है, कुछ अन्य मूल्यों के संबंध में मूल्य कितने ऊंचे हैं और वे निर्दिष्ट शर्तों के तहत कैसे बदलते हैं। गणनाओं के अलावा, एक्सेल टेक्स्ट या संख्यात्मक मानों के विस्तृत विश्लेषण को भी सक्षम बनाता है।
चार्ट और ग्राफ
यदि कई स्तंभों और पंक्तियों वाली तालिका में डेटा और मान हैं, तो यह मददगार है कि उन्हें आरेखों, ग्राफिक्स या तालिकाओं का उपयोग करके स्पष्ट और आकर्षक रूप से प्रस्तुत किया जा सकता है। इस प्रकार विश्लेषण से जो स्पष्ट परिणाम निकलता है वह प्रत्यक्ष रूप से दिखाई देता है। माइक्रोसॉफ्ट का एक्सेल ग्राफिक कार्यान्वयन के लिए कई अलग-अलग विकल्प प्रदान करता है:
- पाइ चार्ट्स
- बार रेखांकन
- रेखा चार्ट
- तितर बितर भूखंडों
- क्षेत्र चार्ट
- कॉलम चार्ट
आप विभिन्न डिज़ाइनों के साथ काम कर सकते हैं, अपने मूल्यों को 2D और 3D में प्रदर्शित कर सकते हैं और विभिन्न रंग संयोजनों को आज़मा सकते हैं। इस तरह, आप स्पष्ट प्रस्तुतियाँ बना सकते हैं जिसके लिए आपको PowerPoint की भी आवश्यकता नहीं है - हालाँकि आप निश्चित रूप से अन्य Microsoft Office प्रोग्रामों में Excel से चार्ट भी सम्मिलित कर सकते हैं।
आप (अभी भी) एक्सेल के साथ क्या कर सकते हैं?
बहीखाता पद्धति को आसान बनाएं
कई जर्मन कंपनियां एक असाधारण कार्यक्रम का उपयोग नहीं करती हैं जो बहीखाता पद्धति में माहिर हैं। एक्सेल आपके लिए आवश्यक सभी कार्य प्रदान करता है। इसके अलावा, कर्मचारी अक्सर पहले से ही कार्यक्रम से परिचित होते हैं।
सिंगल या डबल बहीखाता पद्धति को प्राथमिकता दी जाती है या विशेष टेम्पलेट्स की आवश्यकता होती है: एक्सेल लोगों को सूत्र या ग्राफिक प्रतिनिधित्व का उपयोग करके बहीखाता आय और व्यय चालान के लिए प्रदान करता है, उदाहरण के लिए एक्सेल तालिका के रूप में। आय अधिशेष गणना बनाना भी संभव है।
इन्वेंट्री प्रबंधित करें
लेखांकन में जितना उपयोगी है, एक्सेल का उपयोग इन्वेंट्री को व्यवस्थित और रिकॉर्ड करने के लिए भी किया जा सकता है। उपयोगकर्ता एक्सेल सेल में सामान और नंबर सूचीबद्ध कर सकते हैं और संपत्तियों की विशेष विशेषताओं को उजागर करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग कर सकते हैं। यह एक्सेल उपयोगकर्ताओं को रोजमर्रा की जिंदगी में संसाधन-बचत तरीके से स्टॉक लेने और इन्वेंट्री सूची बनाने में सक्षम बनाता है।
एक्सेल कैलेंडर सेट करें
एक्सेल कैलेंडर या एजेंडा बनाने के लिए भी उपयोगी हो सकता है। एक्सेल प्रोग्राम विभिन्न लेआउट के साथ कैलेंडर टेम्प्लेट प्रदान करता है जिसमें निजी या व्यावसायिक नियुक्तियों को दर्ज किया जा सकता है। लेआउट को व्यक्तिगत जरूरतों के लिए अनुकूलित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक्सेल उपयोगकर्ता रविवार से शनिवार या सोमवार से रविवार तक सप्ताह के दिनों को प्रदर्शित कर सकते हैं, कैलेंडर को पोर्ट्रेट या लैंडस्केप प्रारूप में प्रिंट कर सकते हैं या 13 महीनों के साथ एक स्कूल कैलेंडर बना सकते हैं।
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एक्सेल खोलें।
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प्रारंभ पृष्ठ पर, "अधिक टेम्पलेट्स" पर जाएं।
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सर्च बार में, आप "कैलेंडर" टाइप करके ऑनलाइन टेम्प्लेट खोज सकते हैं।
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फिर वांछित लेआउट पर क्लिक करें और कैलेंडर एक्सेल में खुलता है।
एक्सेल में शेड्यूल बनाएं और उप-लक्ष्यों को ट्रैक करें
एक्सेल उपयोगकर्ताओं को शेड्यूल के लिए टेम्प्लेट भी प्रदान करता है जिसमें परियोजना नियोजन के विभिन्न चरणों को रिकॉर्ड किया जा सकता है या व्यक्तिगत चिंताओं के लिए लक्ष्य और कार्य बनाए जा सकते हैं। यह विकल्प लोगों के लिए निर्धारित समयावधि, पूर्ण किए गए कार्यों और प्रगति पर नज़र रखना आसान बनाता है।
उदाहरण के लिए, बार-बार एक्सेल उपयोगकर्ता मैन्युअल रूप से प्रोजेक्ट प्लान भी बना सकते हैं। कार्यों का उपयोग चरणों, प्रक्रियाओं या मील के पत्थर की शुरुआत, अवधि और अंत की गणना के लिए किया जा सकता है।
कर्मचारियों की समय रिकॉर्डिंग
विशेष रूप से फ्लेक्सीटाइम के साथ काम करने वाली कंपनियों में, कर्मचारियों के काम के घंटों को लगातार और स्पष्ट रूप से रिकॉर्ड करना महत्वपूर्ण है। आपको ऑनलाइन कई एक्सेल टेम्प्लेट मिलेंगे जिसमें आप प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी के समय दर्ज कर सकते हैं - नियमित काम के घंटे के साथ-साथ ओवरटाइम या घंटे जो उसने सप्ताहांत में काम किया। घंटों को आवश्यकतानुसार मासिक या साप्ताहिक रूप से जोड़ दिया जाता है ताकि आपके पास हमेशा एक अच्छा अवलोकन हो।
बेहतर अवलोकन के लिए एक्सेल में टू-डू सूचियाँ
यदि एक्सेल उपयोगकर्ता अपने कार्यों पर नज़र रखना चाहते हैं, तो वे उनके लिए एक स्पष्ट टू-डू सूची बना सकते हैं। कार्यों को यहां सूचीबद्ध, रंग-कोडित और प्राथमिकता दी जा सकती है। पूर्ण किए गए टू-डू को चेक करने में सक्षम होने के लिए एक चेक बॉक्स सम्मिलित करना भी संभव है।
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चेक बॉक्स जोड़ने में सक्षम होने के लिए, आपको रिबन में "डेवलपर" की आवश्यकता है। Excel 2010 और उच्चतर संस्करणों के लिए, "फ़ाइल" पर जाएँ और फिर "विकल्प" पर जाएँ। खुलने वाली विंडो में, "रिबन कस्टमाइज़ करें" पर जाएं और चेक बॉक्स पर क्लिक करके "डेवलपर टूल" को सक्रिय करें। अंत में, "ओके" के साथ पुष्टि करें।
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डेवलपर टैब में, सम्मिलित करें पर क्लिक करें। फिर आपको "फॉर्म नियंत्रण" के अंतर्गत चेक बॉक्स का आइकन मिलेगा। जब आपने इसे चुना है, तो आप खाली एक्सेल सेल में बॉक्स जोड़ सकते हैं।
पता लेबल बनाएं
बड़ी संख्या में पत्र अक्सर भेजने पड़ते हैं, खासकर कंपनियों में। पता लेबल बनाने के लिए, आपको एक्सेल और वर्ड दोनों की आवश्यकता होती है - और निश्चित रूप से रिक्त लेबल की शीट जिन्हें आप प्रिंट करना चाहते हैं। और इस तरह आप आगे बढ़ते हैं:
आप एक एक्सेल फ़ाइल खोलते हैं और अलग-अलग एक्सेल कॉलम को नाम देते हैं: अभिवादन, पहला नाम, उपनाम, सड़क और घर का नंबर, ज़िप कोड, शहर।
पते को ध्यान से दर्ज करें और फ़ाइल को सहेजें।
वर्ड खोलें और "मेलिंग" टैब में "लेबल" पर जाएं।
"विकल्प" के अंतर्गत, अपने लेबल के निर्माता और लेबल के प्रकार का चयन करें (यह जानकारी लेबल की पैकेजिंग पर नोट की गई है)।
अब "प्राप्तकर्ता का चयन करें" पर क्लिक करें और "मौजूदा सूची का चयन करें" के तहत अपनी सूची चुनें।
"मेल मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें" के अंतर्गत डेटा का चयन करें और सामग्री को सभी लेबल फ़ील्ड में कॉपी करें।
"पूर्वावलोकन परिणामों" के साथ आप लेबल प्रदर्शित कर सकते हैं।
यदि आप संतुष्ट हैं, तो "समाप्त करें और मर्ज करें" चुनें और "दस्तावेज़ प्रिंट करें" कमांड दें।
एक्सेल के साथ अन्य नौटंकी
एक्सेल में क्विज़ बनाएं
चाहे कक्षा के लिए हो या मित्रों और परिवार के लिए बीच में परिवर्तन के रूप में: आप एक्सेल के साथ आसानी से एकल-विकल्प परीक्षण बना सकते हैं। ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
एक कार्यपुस्तिका खोलें - आपको केवल इसके पहले पृष्ठ की आवश्यकता होगी।
कॉलम ए में सभी प्रश्नों को एक के नीचे एक दर्ज करें। कॉलम को इतना चौड़ा बनाएं कि आप अलग-अलग एक्सेल सेल में प्रश्नों को आसानी से पढ़ सकें।
कॉलम बी से डी में आप तीन संभावित उत्तर दर्ज करते हैं (या अधिक, लेकिन प्रत्येक उत्तर का अपना कॉलम होता है)।
यदि आपके पास तीन विकल्प हैं, तो प्रतिभागियों के उत्तरों के लिए कॉलम E को खाली छोड़ दें।
पंक्ति G में आप सही उत्तर की स्थिति इंगित करते हैं, अर्थात 1, 2 या 3।
कॉलम G पर राइट-क्लिक करें और "Hide" चुनें ताकि कोई भी सही उत्तर न देख सके
अब पहले के खाली एक्सेल कॉलम F: = IF (IS EMPTY (E1); ""; IF (E1 = G1; "सही"; "गलत")) में उत्तर की गणना के लिए सूत्र दर्ज करें। इसका मतलब यह है कि कॉलम में कुछ भी प्रदर्शित नहीं होता है यदि उत्तर कॉलम ई में अभी तक कोई उत्तर दर्ज नहीं किया गया है। यदि उत्तर छिपे हुए कॉलम G से मेल खाता है, तो "सही" दिखाई देता है, यदि उत्तर मेल नहीं खाता है, तो "गलत" दिखाई देता है।
सूत्र को सभी पंक्तियों में लागू करने के लिए नीचे खींचें।
एक एक्सेल सर्वेक्षण बनाएं
एक अज्ञात एक्सेल फ़ंक्शन एक्सेल के साथ एक सर्वेक्षण का निर्माण है। यदि आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करते हैं तो इसे सीधे ऑनलाइन संपादित और सक्रिय किया जा सकता है:
OneDrive पर जाएँ और यदि आवश्यक हो तो साइन इन करें।
एक्सेल खोलें, "सर्वेक्षण" पर "संपादित करें" के अंतर्गत क्लिक करें और "नया सर्वेक्षण बनाएं" चुनें।
अपने सर्वेक्षण को एक शीर्षक दें और उसका संक्षेप में वर्णन करें।
अब आप शीर्षक और विवरण के साथ अपने प्रश्न दर्ज कर सकते हैं।
दिए गए उत्तर विकल्पों में से चुनें कि सबसे अच्छा क्या है। आपके पास विकल्प टेक्स्ट, पैराग्राफ टेक्स्ट, संख्या, चयन, हां / नहीं और तारीख है। यदि आप "चयन" चुनते हैं, तो आपको उन उत्तर विकल्पों को निर्दिष्ट करना होगा जिनसे प्रतिभागी चुन सकते हैं। एक नई एक्सेल लाइन में हर संभव उत्तर दर्ज करें।
एक बार जब आप सभी प्रश्नों को तैयार कर लेते हैं और उन्हें संभावित उत्तरों के साथ दर्ज कर लेते हैं, तो आप एक पूर्वावलोकन प्रदर्शित कर सकते हैं।
यदि आप संतुष्ट हैं, तो सर्वेक्षण को स्वीकृति दें। एक्सेल आपके लिए एक लिंक तैयार करेगा जिसे आप ईमेल द्वारा भेज सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आपके पास एक क्यूआर कोड उत्पन्न हो सकता है जिसे आप स्मार्टफ़ोन पर भेज सकते हैं।
निष्कर्ष: एक्सेल संभावित उपयोगों की एक विस्तृत श्रृंखला वाला एक प्रोग्राम है
एक्सेल डेटा विश्लेषण के लिए, भ्रमित करने वाली तालिकाओं में गणना के लिए और आरेखों के माध्यम से संख्याओं के दृश्य प्रतिनिधित्व के लिए आदर्श रूप से अनुकूल है। लेकिन आप एक्सेल के साथ और भी बहुत कुछ कर सकते हैं। कार्यक्रम कुछ अज्ञात कार्यों को रोज़मर्रा के पेशेवर और निजी जीवन को व्यवस्थित और योजना बनाने में सक्षम बनाता है। उदाहरण के लिए, टेम्प्लेट, सर्वेक्षण या प्रश्नोत्तरी के साथ योजना बनाने के विकल्प एक्सेल उपयोगकर्ताओं के लिए विशेष रूप से उपयुक्त हैं जो कार्यक्रम से परिचित हैं और इसके साथ काम करना जारी रखना चाहते हैं।
