पीडीएफ फाइलों का लाभ यह है कि एडोब रीडर पीडीएफ फाइलों को देखने का एक मुफ्त कार्यक्रम है। Adobe Reader सभी Windows संस्करणों और कई अन्य ऑपरेटिंग सिस्टम जैसे Linux / Unix या Mac OS के लिए उपलब्ध है
यदि सूचना को एक असुरक्षित पीडीएफ फाइल में टेक्स्ट के रूप में संग्रहीत किया जाता है, तो इसे निम्नलिखित ट्रिक का उपयोग करके आसानी से वर्ड में स्थानांतरित किया जा सकता है। जानकारी "पाठ" के रूप में उपलब्ध है यदि पीडीएफ फाइल के निर्माता ने इसे स्वयं एक वर्ड फाइल के आधार पर बनाया है, उदाहरण के लिए, या यदि डेटा एक लेआउट प्रोग्राम से आता है।
यदि, दूसरी ओर, डेटा को स्कैन किया गया है और फिर एक पीडीएफ फाइल में परिवर्तित किया गया है, तो यह केवल एक »छवि« के रूप में उपलब्ध है और इसे स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है। एक नियम के रूप में, आप आसानी से जांच सकते हैं कि जानकारी पीडीएफ फाइल में एक छवि या पाठ के रूप में निहित है या नहीं। एडोब रीडर में रीडर के मेनू बार में ज़ूम फ़ील्ड में मान »1000« दर्ज करके डिस्प्ले को बड़ा करें और इसके साथ इनपुटपुष्टि करने के लिए बटन।
यदि जानकारी को पाठ के रूप में संग्रहीत किया गया था, तो अक्षरों को अभी भी इस उच्च स्तर के आवर्धन (नीचे) पर भी चिकनी किनारों के साथ ठीक से प्रदर्शित किया जाता है। यदि, दूसरी ओर, यह स्कैन किया गया पाठ है, तो अक्षरों के किनारे "कदम" के रूप में दिखाई देते हैं। इस स्थिति में, पाठ को Word में स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है।
कृपया यह भी ध्यान दें कि पीडीएफ फाइल का निर्माता डेटा को निकालने से रोक सकता है। पीडीएफ फाइल तब "संरक्षित" होती है। आप बता सकते हैं कि पीडीएफ फाइल छोटे लॉक या की सिंबल द्वारा सुरक्षित है या नहीं।
अगर पीडीएफ फाइल सुरक्षित नहीं है और जानकारी टेक्स्ट के रूप में उपलब्ध है, तो टेक्स्ट को स्वीकार करने के लिए दो अलग-अलग तरीके उपलब्ध हैं।
समाधान 1: क्लिपबोर्ड पर कॉपी करें
- पीडीएफ फाइल खोलें जिससे आप एडोब रीडर में वर्ड में टेक्स्ट ट्रांसफर करना चाहते हैं।
पीडीएफ फाइल में, टेक्स्ट के पहले अक्षर के सामने बाईं माउस बटन से क्लिक करें जिसे आप वर्ड में ट्रांसफर करना चाहते हैं। बाईं माउस बटन को दबाए रखें और वांछित टेक्स्ट का चयन करें।
एक बार जब आप चाहते हैं कि टेक्स्ट हाइलाइट हो जाए, तो संपादित करें मेनू, कॉपी कमांड का चयन करें या कुंजी संयोजन दबाएं Ctrl + सी. सभी स्वरूपण सहित पाठ, अब विंडोज क्लिपबोर्ड पर कॉपी किया गया है।- अब Word पर स्विच करें और फिर कुंजी संयोजन दबाएं Ctrl + वी. क्लिपबोर्ड से पाठ तब वर्तमान कर्सर स्थिति में Word दस्तावेज़ में डाला जाता है।
पीडीएफ फाइल से वर्ड में अपने इच्छित सभी टेक्स्ट सेक्शन को स्थानांतरित करने के लिए अब आप चरण 2 से 4 को दोहरा सकते हैं।
समाधान 2: टेक्स्ट के रूप में सहेजें
क्लिपबोर्ड के माध्यम से कॉपी करने के अलावा, आपके पास एडोब रीडर के माध्यम से डेटा स्थानांतरित करने का विकल्प है 
मेनू सेव फाइल एएस, कमांड टेक्स्ट (एडोब रीडर 10) या फाइल, कमांड सेव अस टेक्स्ट (एडोब रीडर 9) कमांड। जब आप यह आदेश चलाते हैं, तो आप टेक्स्ट जानकारी को टेक्स्ट फ़ाइल (फ़ाइल नाम एक्सटेंशन ".TXT") में सहेज सकते हैं। टेक्स्ट फ़ाइल को वर्ड में खोला जा सकता है। ध्यान दें कि यह समाधान कोई स्वरूपण लागू नहीं करता है। इसके लिए पूरे दस्तावेज़ को हमेशा टेक्स्ट फ़ाइल में "एक टुकड़े में" सहेजा जाता है।
पीडीएफ फाइल में स्कैन की गई जानकारी को टेक्स्ट में बदलने के लिए, आपको एक ओसीआर प्रोग्राम की आवश्यकता होती है जो स्कैन की गई "इमेज इंफॉर्मेशन" को वास्तविक टेक्स्ट में बदल देता है। OCR प्रोग्राम आमतौर पर स्कैनर्स के साथ डिलीवर किए जाते हैं। एक विशिष्ट उदाहरण »ABBY FineReader« कार्यक्रम है। सभी ओसीआर प्रोग्राम पीडीएफ फाइलों को सीधे संपादित नहीं कर सकते हैं; कार्यक्रम ज्यादातर ग्राफिक प्रारूपों जैसे कि TIF या JPG.webp फाइलों तक सीमित हैं। इस मामले में, अपनी पीडीएफ फाइल को उच्चतम संभव गुणवत्ता वाले प्रिंटर/कागज पर प्रिंट करें। फिर इन्हें बस फिर से स्कैन किया जाता है और फिर सीधे OCR प्रोग्राम के साथ »पढ़ा जाता है।
Adobe Reader के साथ, WORD CONVERSION ONLINE कमांड, सेव फाइल अंडर मेन्यू में उपलब्ध है। लेकिन सावधान रहें: इस फ़ंक्शन का उपयोग चार्ज करने योग्य है और इसलिए केवल दिलचस्प है यदि आपको नियमित रूप से पीडीएफ फाइलों को वर्ड फाइलों में बदलना है और सभी डेटा को यथासंभव रखना चाहिए।
