ताकि आप अपने आउटलुक के माध्यम से कार्यों को सौंपने के बाद हमेशा वर्तमान स्थिति जान सकें, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप स्थानांतरित कार्यों के लिए एक स्थिति रिपोर्ट प्राप्त करना चाहते हैं। यह विशेष रूप से व्यापक कार्यों के साथ भी समझ में आता है
किसी कार्य को बाद की तारीख में कार्य अनुरोध में कैसे परिवर्तित करें
यदि आप किसी कार्य को दर्ज करते समय पहले से ही जानते हैं कि आप उसे सौंपना चाहते हैं, तो एक कार्य न बनाएं, बल्कि एक कार्य अनुरोध करें। हालांकि, ऐसा हमेशा होगा कि आपने अपने टास्क प्लानर में एक टास्क दर्ज किया है और फिर उसे बाद में किसी और को ट्रांसफर करना चाहते हैं। आउटलुक में यह इस तरह काम करता है:
- टास्क शेड्यूलर में टास्क पर राइट-क्लिक करें और कमांड को कॉल करें कार्य सौंपें पर। या आप कार्य खोल सकते हैं। आउटलुक में संस्करण 2003 तक आप तब कमांड को कॉल करते हैं क्रिया - कार्य सौंपें पर; आउटलुक 2007 में या बाद में बटन पर क्लिक करें कार्य सौंपें[1].
- फिर उस व्यक्ति का ईमेल पता दर्ज करें जिसे आप कार्य सौंपना चाहते हैं, एक छोटा संदेश लिखें और नियत तारीख को समायोजित करें (ताकि आपके पास परिणाम की समीक्षा करने के लिए अभी भी समय हो)।
- सुनिश्चित करें कि आपके पास दो विकल्प हैं इस कार्य की अद्यतन प्रति को मेरी कार्य सूची में सहेजें तथा कार्य पूर्ण होते ही मुझे स्थिति रिपोर्ट भेजें चालू हैं। अन्यथा कार्य आपके कार्य योजनाकार में प्रकट नहीं होगा; इसके अलावा, कार्य पूरा होने पर आपको स्वचालित रूप से सूचित नहीं किया जाएगा।
- कार्य अनुरोध सबमिट करें।
आपको ये सेटिंग हर हाल में करनी चाहिए
ताकि प्रत्यायोजित कार्य हमेशा आपके कार्य योजनाकार में दिखाई दें और कार्य पूरा होने पर आपको सूचित किया जाए, मैं अनुशंसा करता हूं कि आप अपने आउटलुक में दो सेटिंग्स सक्रिय करें। फिर आपको हमेशा यह याद रखने की आवश्यकता नहीं है कि प्रत्यायोजित करते समय पिछले अनुभाग से चरण ३ के विकल्पों को सक्रिय किया जाए:
- Outlook में 2007 तक आप कॉल करते हैं उपकरण - विकल्प - कार्य विकल्प पर, आउटलुक 2010 और बाद में, कमांड फ़ाइल - विकल्प - कार्य.
- आउटलुक में २००७ तक, दो विकल्पों को बंद कर दें असाइन किए गए कार्यों को कार्य सूची में अपडेट रखें तथा असाइन किए गए कार्य पूर्ण होने पर स्थिति रिपोर्ट भेजें ए।
आउटलुक 2010 और बाद में, निम्नलिखित विकल्पों को सक्षम करें:
मेरे द्वारा अन्य लोगों को सौंपे गए कार्यों की प्रतियों के साथ मेरी टू-डू सूची अपडेट करें तथा जब मैंने एक नियत कार्य पूरा कर लिया हो तो एक स्थिति रिपोर्ट भेजें. - डायलॉग्स बंद करें।
इस प्रकार आप अपने कार्य योजनाकार में पूर्णता स्थिति प्रदर्शित कर सकते हैं
गतिविधि सूची में (देखें सरल सूची) कॉलम गायब है % पूरा किया हुआकि दृष्टि में विवरण की सूची दिखाई पड़ना। यदि आप अक्सर व्यापक कार्यों को सौंपते हैं और आपके कर्मचारी नियमित रूप से आउटलुक में दस्तावेज करते हैं कि उन्होंने कितने प्रतिशत कार्य पहले ही पूरा कर लिया है, तो मैं आपको इसका उपयोग करने की सलाह देता हूं % पूरा किया हुआ नज़र में भी सरल सूची अन्दर डालना। खुद को अपडेट रखने का यह एक बेहतर तरीका है। ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- कार्य अनुसूचक में दृश्य का चयन करें सरल सूची.
- कॉलम शीर्षकों में से किसी एक पर राइट-क्लिक करें, उदाहरण के लिए on कार्य विषयऔर आदेश का आह्वान करें क्षेत्र चयन पर।
- बटन खींचें % पूरा किया हुआ कॉलम शीर्षकों के साथ पंक्ति में दबाए गए बाएं माउस बटन के साथ संवाद से। उदाहरण के लिए, शीर्षक के पीछे के बटन को खींचें पर कारण. लाल तीर इंगित करते हैं कि बटन को नए कॉलम शीर्षक के रूप में कहाँ डाला जाएगा। जैसे ही आपके पास वांछित स्थिति में बटन है, माउस बटन को छोड़ दें।
- यदि आप और कॉलम नहीं डालना चाहते हैं, तो डायलॉग बंद करें क्षेत्र चयन.
