एक्सेल: अक्षर सिद्धांत के अनुसार डेटा और कार्य

आप किसी टीम या विभाग के भीतर कार्य और कार्यों को सर्वोत्तम तरीके से कैसे वितरित करते हैं?

उदाहरण में आप ग्राहक के नाम और ऑर्डर नंबर के साथ संचालन की एक सूची देख सकते हैं। आप इस सूची से सही टीमों को कार्य सौंपना चाहते हैं और देखना चाहते हैं कि प्रत्येक टीम को कितने नए कार्यों से निपटना है।

सेल E4 में आप ग्राहक के नाम के पहले अक्षर निर्दिष्ट करते हैं जिसके लिए टीम 1 जिम्मेदार है। अन्य टीमों को सेल E5 और E6 में सौंपा गया है। कोशिकाओं में बस एक के बाद एक अक्षर दर्ज करें। अक्षरों का क्रम महत्वपूर्ण नहीं है, लेकिन इसका उपयोग स्पष्टता के लिए किया जाता है।

कॉलम एफ में आप यह निर्धारित करना चाहते हैं कि कार्यों का वितरण कैसा दिखता है और कॉलम ए से कितने ग्राहकों को किस टीम को सौंपा गया है। ऐसा करने के लिए, सेल F4 में निम्न सूत्र का उपयोग करें:

= योग (IF (ISERROR (खोज (बाएं ($ A $ 4:))
$ ए $ 13; 1); ई 4)); 0; 1))

वर्कशीट में कुंजी संयोजन Ctrl + Shift + Enter का उपयोग करके सूत्र दर्ज करें, क्योंकि यह एक सरणी सूत्र है। फिर फॉर्मूला को नीचे F5 और F6 सेल में कॉपी करें।

नतीजतन, आप देख सकते हैं कि कॉलम ए के दस ग्राहकों को तीन टीमों को कैसे सौंपा गया है: टीम 1 को 3 ग्राहक मिलते हैं, टीम 2 5 ग्राहकों की देखभाल करती है और टीम 3 2 ग्राहकों की देखभाल करती है।

सूत्र स्तंभ A में नामों के पहले वर्ण को अलग करने के लिए LEFT फ़ंक्शन का उपयोग करता है। SEARCH फ़ंक्शन इस अक्षर का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए करता है कि यह सेल E4 में टीम असाइनमेंट में दिखाई देता है या नहीं। अगर ऐसा नहीं है, तो #VALUE! जो सूत्र ISERROR फ़ंक्शन के माध्यम से क्वेरी करता है। SUM फ़ंक्शन इन त्रुटियों की गणना करता है। यदि कोई त्रुटि नहीं होती है, तो यह केवल संख्या 1 को कुल में जोड़ता है, अर्थात आप जो पहला अक्षर खोज रहे हैं वह असाइनमेंट में दिखाई देता है।

सभी कार्यपुस्तिकाओं को तुरंत बंद करें

यदि आप एक ही समय में कई कार्यपुस्तिकाओं के साथ काम करते हैं, तो कार्य अनुभाग के अंत में सभी एक्सेल फ़ाइलों को अलग-अलग बंद करना एक परेशानी है। एक छोटी सी तरकीब से आप एक ही समय में सभी खुली कार्यपुस्तिकाओं के लिए क्लोज कमांड देते हैं:

Shift कुंजी दबाए रखें और ऊपर दाईं ओर एक्सेल विंडो में "X" पर क्लिक करें।

एक्सेल पहले से सहेजे गए सभी फ़ोल्डरों को तुरंत बंद कर देता है और उन फ़ोल्डरों के लिए व्यक्तिगत रूप से पूछता है जिन्हें सहेजा नहीं गया है कि क्या आप उन्हें सहेजना चाहते हैं।