आउटलुक में वितरण सूची एक व्यावहारिक सुविधा है: यदि आप अक्सर प्राप्तकर्ताओं के एक ही समूह को मेल भेजते हैं, उदाहरण के लिए आपके कार्य समूह के सदस्य, एक टीम या यहां तक कि एक क्लब के सदस्य, तो ग्रुप का उपयोग करना उचित है।
बस एक वितरण सूची को परिभाषित करें जिसमें आपके कार्य समूह के सभी मेल पते हों, उदाहरण के लिए - फिर भविष्य में आपको केवल एक ईमेल के To फ़ील्ड में वितरण सूची दर्ज करनी होगी, फिर आउटलुक स्वचालित रूप से इस पदनाम को संबंधित ईमेल पते से बदल देगा। जब ईमेल भेजा जाता है।
यदि आप अन्य पतेदारों को मेल भेजना चाहते हैं, तो वितरण सूची के नाम के बाद बस उनके पते (अर्धविराम या अल्पविराम से अलग) संलग्न करें।
ध्यान: वितरण सूचियों का उपयोग मेल के सीसी या बीसीसी क्षेत्र में भी किया जा सकता है।
नई वितरण सूची कैसे बनाएं
संपर्कों के समूह के साथ अपने आउटलुक में वितरण सूची कैसे बनाएं, उदाहरण के लिए किसी प्रोजेक्ट टीम के सभी सदस्यों के साथ या अपने सभी ग्राहकों के साथ:
1. आउटलुक संपर्क फ़ोल्डर / पता पुस्तिका खोलें।
2. आउटलुक में संस्करण 2007 तक, कॉल करें फ़ाइल → नई → वितरण सूची या CTRL + SHIFT + L दबाएँ। आउटलुक 2010 में, टैब पर क्लिक करें शुरू बटन पर नया संपर्क समूह (कीबोर्ड शॉर्टकट भी काम करता है)।
3. क्षेत्र में दर्ज करें "उपनाम" सूची के लिए एक नाम, उदाहरण के लिए "ग्राहक", "ग्राहक xyz", "कार्य समूह"; "प्रोजेक्ट एक्स"।
कृपया ध्यान दें: यदि पता पुस्तिका में पहले से ही इस नाम की वितरण सूची है, तो आउटलुक चेतावनी प्रदर्शित नहीं करता है, लेकिन उसी नाम से दूसरी सूची बनाता है।
4. पर क्लिक करें "सदस्यों का चयन करें"(या आउटलुक 2010 में सदस्यों का चयन करें → आउटलुक संपर्कों से) डिजिटल पता पुस्तिका से वितरण सूची में संपर्क जोड़ने के लिए। डबल क्लिक के साथ संपर्कों का चयन करें और चयन संवाद को बंद करें ठीक है. यदि आप उन लोगों के पते जोड़ना चाहते हैं जो पता पुस्तिका में नहीं हैं, तो २००७ तक आउटलुक में क्लिक करें नया जोड़ो और पतों में टाइप करें; आउटलुक 2010 में क्लिक करें सदस्य जोड़ें → नया ईमेल संपर्क. डेटा दर्ज करें और निर्धारित करें कि संपर्क को पता पुस्तिका में जोड़ा जाना चाहिए या नहीं।
5. जैसे ही आपने सभी एड्रेस डाल दिए हैं, पर क्लिक करें "सहेजें और बंद करें"।
अब आप वितरण सूची को संपर्क फ़ोल्डर में पा सकते हैं - आप इसे वहां इसके नाम और दो शैलीकृत शीर्षों वाले चिह्न से पहचान सकते हैं।
वितरण सूची में ईमेल कैसे भेजें
जैसे ही वितरण सूची सेट की जाती है, सूची के सभी पतों पर निम्नानुसार संदेश भेजें:
1. विषय सहित एक नया संदेश लिखें। इसके बाद To बटन पर क्लिक करें। यदि पते फ़ील्ड में नहीं हैं पर डाला जाना चाहिए, पर क्लिक करें प्रतिलिपि क्रमश। गुप्त प्रतिलिपि (तब प्राप्तकर्ताओं को अन्य पते नहीं दिखाई देंगे)।
2. डबल क्लिक के साथ संपर्क फ़ोल्डर से वितरण सूची का चयन करें और "ओके" के साथ संवाद बंद करें।
3. यदि संदेश अन्य पते पर जाना चाहिए, तो वितरण सूची के नाम के बाद बस उनके पते (अर्धविराम या अल्पविराम से अलग) संलग्न करें।
केवल जब आप ई-मेल भेजते हैं तो आउटलुक वितरण सूची के नाम को उसमें शामिल ई-मेल पतों से बदल देता है।
वितरण सूचियों को कैसे संपादित और परिवर्तित करें
समय-समय पर वितरण सूची में और ई-मेल पतों को जोड़ना या मौजूदा पतों को हटाना आवश्यक है। वितरण सूची संपादित करने के लिए, नीचे बताए अनुसार आगे बढ़ें।
1. संपर्क फ़ोल्डर खोलें।
2. वांछित वितरण सूची के नाम पर डबल-क्लिक करें (आप वितरण सूचियों को उस आइकन द्वारा पहचान सकते हैं जो दो शैलीबद्ध शीर्ष दिखाता है)।
3. वांछित परिवर्तन करें: पता पुस्तिका से संपर्क जोड़ने के लिए, "सदस्यों का चयन करें" पर क्लिक करें, नए पते दर्ज करने के लिए, "नया जोड़ें" पर क्लिक करें। आप "निकालें" का उपयोग करके उन पतों को हटा सकते हैं जिनकी अब आवश्यकता नहीं है।
4. जब आप कर लें, तो "सहेजें और बंद करें" पर क्लिक करें।
यदि आप किसी एक पते को संपादित करना चाहते हैं, तो उसे संपर्क फ़ोल्डर में खोलें और संपर्क संपादित करें। आउटलुक को पता पुस्तिका से मेल पते मिलते हैं।
केवल अगर कोई संबंधित संपर्क नहीं है, तो आउटलुक "नया जोड़ें" के माध्यम से दर्ज किया गया पता लेता है, जिसे आप वितरण सूची में संपादित नहीं कर सकते।
