ई-मेल अटैचमेंट - आपको इन युक्तियों को जानना होगा

ईमेल के माध्यम से फाइल को अटैचमेंट के रूप में कैसे भेजें

ई-मेल का अटैचमेंट खोलें - यह इस तरह काम करता है

आप बता सकते हैं कि एक मेल में हेडर में पेपर क्लिप द्वारा अटैचमेंट होता है। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में, पेपर क्लिप ग्राफिक सीधे नाम के सामने प्रदर्शित होता है। ई-मेल पर डबल-क्लिक करके आप संलग्न फाइलों को ऊपरी क्षेत्र में देख सकते हैं। इन्हें एक और डबल क्लिक से खोला जा सकता है। Microsoft आउटलुक और अन्य सामान्य ई-मेल कार्यक्रमों में फ़ाइल का पूर्वावलोकन करना भी संभव है। वैकल्पिक रूप से, अनुलग्नक को देखने से पहले हार्ड ड्राइव पर सहेजा जा सकता है।

किसी ईमेल के अनुलग्नक को खोलने में सक्षम होने के लिए, एक प्रोग्राम स्थापित करना आवश्यक है जो अनुलग्नक के विशिष्ट फ़ाइल एक्सटेंशन को प्रदर्शित कर सके। उदाहरण के लिए, यदि आप एक docx फ़ाइल खोलना चाहते हैं, तो आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के नवीनतम संस्करण या ओपन ऑफिस या लिब्रे ऑफिस जैसे मुफ्त प्रोग्राम की आवश्यकता होगी। यदि आप किसी अन्य सॉफ़्टवेयर में अनुलग्नक खोलते हैं, तो स्वरूपण त्रुटियाँ अनिवार्य रूप से होंगी।

सामान्य फ़ाइल एक्सटेंशन	मूल कार्यक्रम	वैकल्पिक सॉफ्टवेयर
डॉक्स, डॉक्टर	माइक्रोसॉफ्ट वर्ड	ओपन ऑफिस, लिब्रे ऑफिस
आरटीएफ (रिच टेक्स्ट फॉर्मेट)	माइक्रोसॉफ्ट वर्डपैड	माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, ओपन ऑफिस
ODT (ओपन डॉक्यूमेंट फॉर्मेट)	ओपन ऑफिस, लिब्रे ऑफिस	माइक्रोसॉफ्ट वर्ड
एक्सएलएसएक्स, एक्सएलएस	माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल	ओपन ऑफिस, लिब्रे ऑफिस
ओडीएस (ओपन डॉक्यूमेंट फॉर्मेट)	ओपन ऑफिस, लिब्रे ऑफिस	माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल
पीडीएफ (पोर्टेबल डेटा प्रारूप)	एडोब पीडीएफ रीडर	कई वर्ड प्रोसेसर
EXE (निष्पादन योग्य)	माइक्रोसॉफ़्ट विंडोज़
एमपीजी, एमपीईजी, एमपी4	सभी प्रकार के वीडियो कार्यक्रम
एमपी 3	सभी प्रकार के संगीत कार्यक्रम

ई-मेल में अटैचमेंट - आप वास्तविक ई-मेल और स्पैम के बीच अंतर कैसे करते हैं

एक ईमेल प्राप्त करने की कल्पना करें जो माना जाता है कि आपकी स्थानीय ऊर्जा कंपनी से आया है। करीब से निरीक्षण करने पर, इसमें अजीब अक्षर होते हैं और साथ ही फ़ाइल नाम एक्सटेंशन जीआईएफ (ग्राफिक्स इंटरचेंज फॉर्मेट) के साथ एक फाइल के साथ अटैचमेंट होता है। प्रश्न अनिवार्य रूप से उठता है: क्या मेल एक अधिकृत संदेश है या मैलवेयर के साथ एक स्पैम मेल संलग्न है?

भले ही ईमेल अपने स्वरूपण के कारण अजीब लग रहा हो, सभी संभावना में यह स्पैम नहीं है। अजीब उपस्थिति का कारण यह है कि आपके मेल प्रोग्राम को सही प्रारूप में संदेश प्राप्त नहीं हुआ। इस कारण से, ईमेल गलत तरीके से और असामान्य विशेष वर्णों के साथ प्रदर्शित होता है। भरोसेमंद प्रेषकों से गलत ईमेल की घटना समय-समय पर होती है:

• यदि प्रेषक का मेल प्रोग्राम डेटा को गलत तरीके से संसाधित करता है या
• भेजने के लिए विंडोज सिस्टम का उपयोग नहीं किया जाता है।
• संदेश को आपके मेलबॉक्स में स्थानांतरित करने में त्रुटियाँ थीं।

किसी भी मामले में, आपको भरोसेमंद प्रेषकों के ई-मेल की निष्पक्ष जांच करनी चाहिए। यदि प्रेषक, विषय और ग्राहक संख्या आपके व्यक्तिगत डेटा से मेल खाती है, तो ईमेल में कोई खतरा नहीं होना चाहिए। हालाँकि, यदि आप टूटे हुए लिंक या असामान्य उत्तर पते देखते हैं, तो प्रेषक से संपर्क करना और व्यक्तिगत रूप से समस्या पर चर्चा करना सुरक्षित है।

ईमेल में संलग्नक एकीकृत करें - ये आपके विकल्प हैं

यदि आप प्राप्तकर्ताओं को ई-मेल भेजते हैं और आप महत्वपूर्ण फाइलें, दस्तावेज या फोटो भेजना चाहते हैं, तो यह करना आसान है। सबसे पहले, ई-मेल के पाठ का मसौदा तैयार करें, पता फ़ील्ड में प्राप्तकर्ता का ई-मेल पता दर्ज करें और एक विषय डालें। अंत में, आपको Microsoft Outlook में मेनू आइटम "इन्सर्ट" के अंतर्गत मेनू बार में मिलेंगे:

• फाइल जोडें।
• तत्व जोड़ें।

दोनों मेनू आइटम में अलग-अलग कार्य होते हैं।

मेनू आइटम "फ़ाइल संलग्न करें" के तहत आपके पास सभी प्रकार के दस्तावेज़ संलग्न करने का विकल्प है जो आपकी हार्ड ड्राइव पर या क्लाउड स्टोरेज में हैं। यदि आप कैलेंडर प्रविष्टि या अपने आउटलुक बिजनेस कार्ड को ई-मेल में एकीकृत करना चाहते हैं, तो आप इसे "आइटम जोड़ें" प्रविष्टि के साथ कर सकते हैं। भेजने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपने सही फ़ाइल का चयन किया है। "भेजें" पर एक क्लिक के साथ, प्राप्तकर्ता को उनके ईमेल टेक्स्ट के अलावा ईमेल अटैचमेंट प्राप्त होता है।

थंडरबर्ड में, आप इसी तरह से एक अटैचमेंट भेज सकते हैं। जबकि मेनू संरचना Microsoft आउटलुक में संरचना से भिन्न होती है, अनुलग्नक विकल्प समान होते हैं। आप दाईं ओर पेपर क्लिप प्रतीक का उपयोग करके मेल अटैचमेंट का चयन भी कर सकते हैं। अगले चरण में आप अनुलग्नक के साथ ई-मेल भेज सकते हैं।

जरूरी:

सामान्य तौर पर, ई-मेल को कभी भी बिना संदेश के नहीं भेजा जाना चाहिए, भले ही केवल ई-मेल अटैचमेंट ही महत्वपूर्ण हो। यह गैर-पेशेवर के रूप में सामने आता है और प्राप्तकर्ता की बहुत सराहना नहीं करता है। उसी समय, संदेश या विषय के बिना मेल को स्पैम के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है और अस्थायी रूप से स्पैम फ़ोल्डर में संग्रहीत किया जा सकता है। सुरक्षात्मक उपाय के कारण, महत्वपूर्ण अनुलग्नकों वाला मेल खो सकता है।

अपनी हार्ड ड्राइव पर विश्वसनीय अटैचमेंट को सहेजने का तरीका यहां बताया गया है

यदि आपको एक भरोसेमंद मेल अटैचमेंट वाला मेल प्राप्त होता है, तो आप या तो इसे तुरंत लक्ष्य प्रोग्राम में खोल सकते हैं या इसे अस्थायी रूप से अपनी हार्ड ड्राइव पर सहेज सकते हैं। ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:

• माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में, अटैचमेंट के दाईं ओर दिखाई देने वाले "डाउन एरो" पर क्लिक करें। एक फ़ील्ड कई विकल्पों के साथ खुलती है। "इस रूप में सहेजें" विकल्प का चयन करें और उस फ़ोल्डर का निर्धारण करें जिसमें अनुलग्नक सहेजा जाना चाहिए। अन्य महत्वपूर्ण विकल्प फ़ाइल को जल्दी से प्रिंट करना या उसका पूर्वावलोकन करना है, जो आपको फ़ाइल को भौतिक रूप से खोले बिना सामग्री को देखने की अनुमति देता है।
• आपकी व्यक्तिगत फ़ोल्डर संरचना में सहेजने के बाद, अनुलग्नक आगे की प्रक्रिया के लिए उपलब्ध है।

युक्ति:

यदि आप अनुलग्नक को देख, खोल या सहेज नहीं सकते हैं, तो यह गलत डेटा सुरक्षा सेटिंग्स के कारण हो सकता है। विंडोज 7 ऑपरेटिंग सिस्टम के उपयोगकर्ताओं को विशेष रूप से अपनी सेटिंग्स की जांच करनी चाहिए। विंडोज 7 के तहत टेलीकॉम ई-मेल पते का उपयोग करने वाले ग्राहकों ने बताया कि टेलीकॉम ने अपने ई-मेल सर्वर तक पहुंच को एन्क्रिप्टेड डेटा कनेक्शन पर स्विच करने के बाद समस्या उत्पन्न हुई। इस मामले में, विंडोज 7 इंटरनेट विकल्पों में सेटिंग ने एन्क्रिप्टेड फ़ाइलों की बचत को रोक दिया।

डेटा सुरक्षा सेटिंग्स को बदलने का समाधान इंटरनेट एक्सप्लोरर के इंटरनेट विकल्पों में निहित है। इसे विंडोज 10 में माइक्रोसॉफ्ट एज ब्राउजर द्वारा बदल दिया गया था।

Internet Explorer में गोपनीयता सेटिंग्स बदलें

1. इंटरनेट एक्सप्लोरर में, मेनू बटन (कॉगव्हील) पर क्लिक करें, फिर इंटरनेट विकल्प पर क्लिक करें।

   

2. अगली विंडो में, "उन्नत" टैब पर स्विच करें और सुरक्षा क्षेत्र में "डिस्क पर एन्क्रिप्टेड पृष्ठों को न सहेजें" विकल्प को निष्क्रिय करें। "ओके" पर क्लिक करके विंडो बंद करें।

   

परिणामस्वरूप, आपके ई-मेल अनुलग्नकों को बिना किसी समस्या के सहेजना संभव होना चाहिए। यह त्रुटि विंडोज 10 और माइक्रोसॉफ्ट एज के उपयोगकर्ताओं के साथ नहीं होनी चाहिए।

बड़े अटैचमेंट भेजना - आपको इस पर ध्यान देना होगा

आप बड़ी मात्रा में डेटा वाली फ़ाइलों को ट्रांसपोर्ट करने के लिए ई-मेल अटैचमेंट का उपयोग कर सकते हैं। आपके ई-मेल पते का प्रदाता किसी ई-मेल या व्यक्तिगत संलग्न दस्तावेज़ के अनुमत आकार के संबंध में सीमा निर्दिष्ट करता है। भुगतान किए गए ई-मेल अनुबंधों में, 50 मेगाबाइट या 100 मेगाबाइट तक डेटा भेजा जा सकता है। मुफ्त ई-मेल पतों के प्रदाता संलग्नक के आकार को 10, 20 या 25 मेगाबाइट पर सीमित करते हैं। एक नियम के रूप में, परिमाण के निर्दिष्ट आदेश पर्याप्त हैं:

• पाठ फ़ाइलें,
• छोटे वीडियो या
• संगीत फ़ाइलें

इस तरह मेलबॉक्स से मेलबॉक्स में मेल अटैचमेंट के रूप में।

मूल रूप से, अटैचमेंट वाले ईमेल बहुत बड़े नहीं होने चाहिए। यह मुख्य रूप से तकनीकी कारणों से है। अंतरराष्ट्रीय स्तर पर ई-मेल का आकार अधिकतम 5 एमबी निर्धारित किया गया है। यह समझ में आता है अगर यह ध्यान में रखा जाता है कि ई-मेल को मेल प्रोग्राम द्वारा 256 केबी के पैकेज में विभाजित किया जाता है।

राउटर, जो एंड डिवाइस और प्रदाता के बीच जुड़ा हुआ है, पैकेट को 1.5 केबी से कम के आकार में कम कर देता है। इसका मतलब है कि 10 एमबी वाले अटैचमेंट में 100 से अधिक व्यक्तिगत पैकेज होते हैं। इन्हें अलग से भेजा जाता है और प्राप्तकर्ता द्वारा सही क्रम में एक साथ रखा जाता है। मेल अटैचमेंट में बड़ी मात्रा में डेटा वाले ई-मेल को भी सिस्टम द्वारा वायरस मेल या स्पैम मेल के रूप में वर्गीकृत किया जाता है और स्पैम फ़ोल्डर में ले जाया जाता है। इससे बचने के लिए ई-मेल के अटैचमेंट आमतौर पर 5 एमबी से बड़े नहीं होने चाहिए।

यह भी आवश्यक है कि प्राप्तकर्ता के पास अपने खाते के साथ बड़ी फाइलें प्राप्त करने की क्षमता भी हो। यदि ऐसा नहीं है, तो प्रदाता की ओर से एक त्रुटि नोट के साथ ईमेल लौटाया जाएगा जो आपको सूचित करेगा कि भेजने की सीमा पार हो गई है।

बड़ी फ़ाइलें और डेटा वॉल्यूम भेजने के लिए कई वैकल्पिक विकल्प हैं:

• अटैचमेंट के साथ कई ईमेल भेजें जो प्रदाता की सीमा से अधिक न हों।
• ईमेल अटैचमेंट को ड्रॉपबॉक्स या वनड्राइव जैसे क्लाउड स्टोरेज डिवाइस में सेव करें और केवल लिंक भेजें। प्राप्तकर्ता तब फ़ाइल को स्वतंत्र रूप से लोड कर सकता है।
• फ़ाइलों को संपीड़ित करें। WinZip या WinRAR जैसे प्रोग्राम इसके लिए आदर्श हैं। आप अटैचमेंट को ज़िप फ़ाइल में कनवर्ट करते हैं और आकार को 50-80% तक कम कर सकते हैं।
• एक फाइलहोस्टर जैसे transfernow.net के साथ बड़ी फ़ाइलों को सहेजें और प्राप्तकर्ता को उन्हें पुनः प्राप्त करने दें। यहां 4 से 20 गीगाबाइट के बीच ट्रांसफर किया जा सकता है।

जीमेल उपयोगकर्ताओं के लिए नोट:

यदि किसी अनुलग्नक का फ़ाइल आकार 25MB से अधिक है, तो दस्तावेज़ Google डिस्क के माध्यम से उपलब्ध कराए जाएंगे। फिर उन्हें Google ड्राइव तक पहुंच के माध्यम से कॉल किया जा सकता है। यह प्रक्रिया गारंटी देती है कि अनुमत आकार से अधिक ई-मेल अनुलग्नकों को भी ले जाया जाता है।

अनुलग्नकों में निजी जानकारी एन्क्रिप्ट करें - ये आपके विकल्प हैं

आप Microsoft Outlook के साथ संवेदनशील जानकारी या डेटा को पेशेवर रूप से एन्क्रिप्ट कर सकते हैं। इससे पहले कि आपका डेटा प्रभावी रूप से एन्क्रिप्ट किया जा सके, आपको पहले Microsoft ट्रस्ट सेंटर से संबंधित एन्क्रिप्शन प्रमाणपत्र के लिए आवेदन करना होगा। आउटलुक एन्क्रिप्शन क्रिप्टोग्राफिक रूप से संरचित है। व्यवहार में, इसका अर्थ है कि आउटलुक में एन्क्रिप्शन विकल्प का उपयोग करने के लिए प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों को एक डिजिटल प्रमाणपत्र की आवश्यकता होती है। एक डिजिटल प्रमाणपत्र मुफ्त या भुगतान किया जा सकता है। यह प्रमाणीकरण अधिकारियों से अनुरोध किया जा सकता है और फिर एन्क्रिप्टेड संदेश के प्राप्तकर्ता को अग्रिम रूप से भेजा जाना चाहिए। डिजिटल प्रमाणपत्र की सहायता से, बाद वाला मेल अटैचमेंट और ई-मेल की सामग्री दोनों को डिक्रिप्ट कर सकता है।

डिजिटल हस्ताक्षर के माध्यम से सॉफ्टवेयर-आधारित एन्क्रिप्शन के अलावा, दस्तावेजों को पासवर्ड से सुरक्षित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में वर्ड फाइल बनाते हैं, तो आपके पास इसे किसी भी समय पासवर्ड से सुरक्षित रखने का विकल्प होता है। भेजी गई फ़ाइल को पढ़ने के लिए प्राप्तकर्ता को पासवर्ड की आवश्यकता होती है। आप इस विधि का उपयोग किसी फ़ाइल को अनधिकृत पहुँच से बचाने के लिए भी कर सकते हैं। आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेन्यू को इस प्रकार एक्सेस कर सकते हैं:

फ़ाइल> सूचना> दस्तावेज़ को सुरक्षित रखें।