डिजिटल सिग्नेचर कैसे बनाएं
कई अलग-अलग संदर्भों में हस्ताक्षर आवश्यक हैं। जबकि निजी और पेशेवर दोनों तरह से जीवन तेजी से डिजिटल होता जा रहा है, पीसी या स्मार्टफोन पर हस्ताक्षर करने की संभावनाएं सीमित लगती हैं। Microsoft Word हस्ताक्षर सम्मिलित करने के लिए विभिन्न समय और कागज बचाने के तरीके प्रदान करता है। लेकिन: हर विकल्प को मैन्युअल हस्ताक्षर के समान कानूनी स्थिति नहीं होती है।
वर्ड में सिग्नेचर क्यों डालें?
इस समस्या को कौन नहीं जानता। आपको ई-मेल द्वारा हस्ताक्षरित किए जाने वाले दस्तावेज़ और अनुबंध प्राप्त होते हैं और अब आपको केवल स्कैन के रूप में उन्हें वापस भेजने के लिए श्रमसाध्य रूप से प्रिंट आउट और हस्ताक्षर करना होगा। Word की बदौलत इस प्रक्रिया को सरल बनाया जा सकता है। यदि आपके पास प्रिंटर नहीं है या आप पर्यावरण की खातिर कागज बचाना चाहते हैं, तो हस्ताक्षर करने के विकल्प हैं।
लेकिन वास्तव में हस्ताक्षर करने का क्या मतलब है - और क्या एक डिजिटल हस्ताक्षर एक मैनुअल के बराबर है? अपने हस्ताक्षर के साथ आप व्यापक अर्थों में आशय की घोषणा कर रहे हैं। यह बिक्री अनुबंध, किराये या रोजगार अनुबंध या गारंटी पर हो। केवल आपके हस्ताक्षर से ही यह कानूनी रूप से बाध्यकारी हो जाता है।
हालाँकि, हस्ताक्षर जोड़ने का यह एकमात्र कारण नहीं है। हस्ताक्षर दस्तावेजों को अधिक व्यावसायिकता भी देते हैं और स्पष्ट रूप से लेखकत्व की पहचान करते हैं। इसके अलावा, हस्ताक्षर धोखाधड़ी से बचाते हैं: आपका मैन्युअल हस्ताक्षर अद्वितीय है और इसलिए जालसाजी-सबूत है। यह लंबी अवधि में आपको मज़बूती से पहचानने का भी काम करता है। लेकिन क्या यह डिजिटल सिग्नेचर पर भी लागू होता है?
सुरक्षा पहले - डिजिटल हस्ताक्षर क्या है?
ईआईडीएएस विनियमन (इलेक्ट्रॉनिक पहचान और ट्रस्ट सेवाएं) यूरोपीय संघ में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों की वैधता और विश्वसनीयता के लिए आवश्यकताओं को परिभाषित करता है। यह "इलेक्ट्रॉनिक पहचान और ट्रस्ट सेवाओं के लिए सेवा" तीन स्तरों को निर्दिष्ट करती है: सरल, उन्नत और योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर। चूंकि निजी उपयोग मुख्य रूप से पहले दो सुरक्षा स्तरों तक सीमित है, निम्नलिखित स्पष्टीकरण केवल इसका उल्लेख करते हैं।
पार्सल वाहक के टैबलेट पर हस्ताक्षर उतना ही सरल इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर है जितना किसी दस्तावेज़ में मैन्युअल हस्ताक्षर के साथ स्कैन को सम्मिलित करना। उत्तरार्द्ध Word में बिना किसी समस्या के काम करता है, लेकिन हर मुद्दे के लिए स्वीकार नहीं किया जाता है। कोई तीसरा पक्ष आपके हस्ताक्षर का स्कैन भी सम्मिलित कर सकता है।
उन्नत इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कहीं अधिक सुरक्षा प्रदान करते हैं क्योंकि यहां एक डिजिटल प्रमाणपत्र का भी उपयोग किया जाता है। यह स्पष्ट रूप से आपकी पहचान की पुष्टि करता है - मैन्युअल हस्ताक्षर को स्कैन करने के विपरीत। प्रमाण पत्र एक विश्वसनीय तृतीय पक्ष द्वारा जारी किया जाता है और इसमें एक आईडी और एक पिन होता है। हस्ताक्षर करने के बाद, फ़ाइल एन्क्रिप्टेड रूप में अग्रेषित की जाती है और उस बिंदु से अब इसे बदला नहीं जा सकता है।
मैन्युअल रूप से साइन करें: कागज या टैबलेट पर क्लासिक और सुरक्षित
आपके वर्ड दस्तावेज़ में मैन्युअल हस्ताक्षर जोड़ने के लिए आपके लिए विभिन्न विकल्प उपलब्ध हैं।
हस्ताक्षर को स्कैन करें और इसे वर्ड में रखें: यह इस तरह काम करता है
आप स्मार्टफोन या टैबलेट के लिए स्कैनर या स्कैन ऐप का उपयोग करके किसी Word दस्तावेज़ में अपना हस्ताक्षर सम्मिलित करते हैं:
कागज के एक टुकड़े पर अपने हस्ताक्षर करें।
हस्ताक्षर को स्कैन करने के लिए किसी ऐप या प्रिंटर का उपयोग करें।
अपने कंप्यूटर पर स्कैन को कॉल करें और वांछित आकार में क्रॉप करने के लिए वर्ड में इमेज एडिटिंग फंक्शन का उपयोग करें।
अपने हस्ताक्षर के संपादित ग्राफ़िक को छवि फ़ाइल के रूप में सहेजें।
"इन्सर्ट" पर क्लिक करने के बाद, "पिक्चर्स" बटन और फिर "दिस डिवाइस" चुनें। एक नई विंडो खुलेगी जिसमें आप अपने कंप्यूटर की फ़ोल्डर संरचना देख सकते हैं। अपने हस्ताक्षर के साथ छवि फ़ाइल ढूंढें और संवाद बॉक्स के अंत में "ओके" पर क्लिक करके इसे वांछित स्थिति में रखें।
जानकर अच्छा लगा: मैक के साथ पीडीएफ में एक हस्ताक्षर को स्कैन करना और सहेजना संभव है, जिसे बाद में वर्ड में भी स्थानांतरित किया जा सकता है।
हस्ताक्षर के लिए एक पेशेवर हस्ताक्षर लाइन बनाएं
सिग्नेचर को और प्रोफेशनल लुक देने के लिए आप सिग्नेचर लाइन के साथ भी काम कर सकते हैं। क्योंकि इसे हस्ताक्षरकर्ता के नाम, तिथि और शीर्षक या नौकरी के शीर्षक के साथ चिह्नित किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
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वर्ड रिबन में "इन्सर्ट" टैब पर जाएं।
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रिबन के दाईं ओर सिग्नेचर लाइन पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सिग्नेचर लाइन" चुनें।
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हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का पहला नाम, उपनाम और स्थिति के साथ-साथ उनका ई-मेल पता, यदि लागू हो, और संवाद बॉक्स में दिए गए फ़ील्ड में एक नोट दर्ज करें।
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हस्ताक्षर के समय के स्वत: जोड़ और टिप्पणियों के अनुमोदन के लिए चेकमार्क को सेट या हटाकर चयन करें।
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अपनी प्रविष्टियों की पुष्टि करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
इस दस्तावेज़ को अब नामित व्यक्ति द्वारा मुद्रित और हस्ताक्षरित किया जा सकता है। हालाँकि, हस्ताक्षर लाइन पर डिजिटल रूप से हस्ताक्षर करने का एक तरीका भी है।
डिजिटल रूप से साइन करें - एक बुद्धिमान और सुरक्षित समाधान
किसी Word दस्तावेज़ में डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ने के लिए, मानक Word फ़ंक्शन या एक्सटेंशन विकल्पों का उपयोग करें।
एक छवि या मुक्तहस्त कार्यों के साथ हस्ताक्षर रेखा पर हस्ताक्षर करें
यदि कोई हस्ताक्षर रेखा है, तो हस्ताक्षर दो अलग-अलग तरीकों से डाला जा सकता है। या तो आप एक छवि डालें या अपने हस्ताक्षर का स्कैन करें या आप मोबाइल फोन या टैबलेट पीसी से हाथ से हस्ताक्षर करें। ध्यान दें कि यह केवल Microsoft 365 के लिए Word से ही संभव है। हस्ताक्षर फ़ाइल जोड़ने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
अगर आपका नाम अभी तक सिग्नेचर लाइन के नीचे नहीं है, तो इसे "फर्स्ट नेम, लास्ट नेम" फील्ड में एंटर करें।
इमेज का चयन करें पर क्लिक करें और सिग्नेचर इमेज विकल्प चुनें।
वह फ़ाइल ढूंढें जिसे आप स्थान में चाहते हैं।
बाईं माउस बटन के साथ "चयन करें" पर क्लिक करके अपनी पसंद की पुष्टि करें।
टचपैड के माध्यम से मैन्युअल हस्ताक्षर
दूसरी ओर, टचपैड से हस्ताक्षर लाइन में मैन्युअल हस्ताक्षर भी जोड़ा जा सकता है:
अपने टेबलेट या स्मार्टफोन पर स्याही विकल्पों पर क्लिक करें।
सिग्नेचर लाइन पर निर्धारित स्थान पर अपना मैन्युअल सिग्नेचर लगाएं।
चूंकि आप आमतौर पर एक हस्ताक्षरित दस्तावेज़ को बदलना नहीं चाहते हैं, इसलिए सलाह दी जाती है कि हस्ताक्षर किए जाने के बाद पूरे दस्तावेज़ को एक पीडीएफ फाइल के रूप में सहेजा जाए। यह इसे गैरकानूनी परिवर्तन से भी बचाता है।
युक्ति: यदि, दूसरी ओर, आप एक डिजिटल हस्ताक्षर पसंद करते हैं जिसमें टाइम स्टैम्प और इस प्रकार और भी अधिक सुरक्षा शामिल है, तो आपको केवल हस्ताक्षर लाइन को ग्लोबलसाइन जैसे विभिन्न प्रमाणन प्राधिकरणों को अग्रेषित करने के लिए डबल-क्लिक करना होगा। ये एक प्रकार के प्राधिकरण के रूप में कार्य करते हैं जो आपको डिजिटल हस्ताक्षर के लिए एक अस्थायी प्रमाणपत्र जारी करता है। प्रमाणपत्र एक डिजिटल पहचान दस्तावेज़ के बराबर है और कुछ मामलों में शुल्क के अधीन है। हालाँकि, यह eIDAS विनियमन के अनुसार एक उन्नत इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर को सम्मिलित करने में भी सक्षम बनाता है।
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए Word ऐड-इन्स का उपयोग करें: यह इस तरह काम करता है
Word ऐड-इन्स किसी दस्तावेज़ पर डिजिटल रूप से हस्ताक्षर करना भी आसान बनाते हैं। ऐड-इन्स आमतौर पर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के लिए मुफ्त विस्तार विकल्प हैं। एक ऐप पर लाभ - यानी आपके मोबाइल डिवाइस के लिए एक मोबाइल एप्लिकेशन - मौजूदा वर्ड प्रोग्राम में सरल कार्यान्वयन है। ऐड-इन केवल एक उपकरण है जो वर्ड के साथ टेक्स्ट डिजाइन के क्षेत्र में भविष्य के सभी कार्यों के लिए आपके लिए उपलब्ध है।
दो ऐड-इन्स "डॉक्यूसाइन" और "एडोबसाइन" महत्वपूर्ण दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए आदर्श हैं। आप तीनों सुरक्षा स्तरों पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सबमिट करने के लिए Adobe का उपयोग कर सकते हैं। इसके अलावा, वर्ड के लिए यह एक्सटेंशन टिप्पणियों को जोड़ने और विशेष रूप से संबोधित करने वाले के लिए कुछ अंशों के असाइनमेंट को सक्षम बनाता है।
यह तब जानता है कि उसके हस्ताक्षर की आवश्यकता कहाँ है और उसे हस्ताक्षर पंक्ति को कहाँ खाली छोड़ना चाहिए। एक दस्तावेज़ का निर्माता एक साथ ट्रैक करता है कि हस्ताक्षरकर्ताओं में से किसने पहले ही हस्ताक्षर किए हैं और जिनके हस्ताक्षर अभी भी लंबित हैं। दोनों ऐड-इन्स सुरक्षित हैं और समय और कागज भी बचाते हैं।
वर्ड में साइन इन करना: ऑफिस पेन और पेपर को एक प्रतियोगिता बनाता है
Word के साथ, आपके पास टेक्स्ट को अधिक आकर्षक और पेशेवर बनाने के लिए कई विकल्प हैं। आप सामग्री तालिका में टेक्स्ट को प्रारूपित कर सकते हैं या शीर्षक टेम्पलेट प्रदर्शित कर सकते हैं। आप संदर्भ जोड़कर एक सुसंगत उपस्थिति भी सुनिश्चित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए गणित या विदेशी भाषाओं के क्षेत्रों से उदाहरण के लिए सूचियों और विशेष वर्णों को चित्रित करने के लिए लेकिन वैज्ञानिक रूप से सही प्रतिनिधित्व के लिए भी डाला जा सकता है। अंतिम लेकिन कम से कम, Word आपको हाइफ़नेशन, फोंट और टाइपफेस की जांच करने में मदद करता है।
दस्तावेज़ों को पेशेवर रूप से डिज़ाइन करने का एक अन्य तरीका Word में हस्ताक्षर जोड़ना है। एक हस्ताक्षर आपके दस्तावेज़ को अधिक गंभीरता देता है, लेकिन कानूनी रूप से बाध्यकारी चरित्र भी देता है। चाहे वह बिक्री अनुबंध हो, किराए पर या रोजगार अनुबंध हो, एक हस्ताक्षर व्यक्त करता है कि आप किसी दस्तावेज़ की सामग्री से सहमत हैं। इस प्रकार वर्ड में डिजिटल हस्ताक्षर निजी और पेशेवर जीवन में विभिन्न समन्वय प्रक्रियाओं के अधिक आधुनिक, कुशल और पर्यावरण के अनुकूल डिजाइन की दिशा में एक आवश्यक कदम का प्रतिनिधित्व करता है।
सामान्य प्रश्न
मैं Word में हस्ताक्षर कैसे सम्मिलित कर सकता हूँ?
आप Word में एक कागज़ की शीट पर रखकर, उसे स्कैन करके और Word दस्तावेज़ में वांछित स्थान पर एक ग्राफिक के रूप में सम्मिलित करके एक हस्ताक्षर सम्मिलित करते हैं। यदि आपके पास टचपैड है, तो आप Word's इंक विकल्प का उपयोग करके साइन इन कर सकते हैं। हालाँकि, यह केवल Microsoft Word 365 के साथ काम करता है। दूसरा तरीका यह है कि यदि आवश्यक हो तो प्रमाणित डिजिटल हस्ताक्षर के साथ एक हस्ताक्षर लाइन पर हस्ताक्षर करें। Word को उपयोगी एक्सटेंशन - तथाकथित ऐड-इन्स - जैसे Adobe से "AdobeSign" के साथ भी अपग्रेड किया जा सकता है।
सिग्नेचर लाइन क्या है?
हस्ताक्षर रेखा एक विशेष हस्ताक्षर रेखा है जिसे आप हस्ताक्षरकर्ता के प्रथम नाम, अंतिम नाम, पेशेवर स्थिति और अन्य विवरणों के साथ वैयक्तिकृत कर सकते हैं। एक हस्ताक्षर का ग्राफिक लाइन पर डाला जा सकता है, टचपैड का उपयोग करके या प्रमाण पत्र के साथ हाथ से हस्ताक्षरित।
क्या कंप्यूटर पर हस्ताक्षर सुरक्षित हैं?
पीसी, टैबलेट या स्मार्टफोन पर आपके द्वारा किए गए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी रूप से अलग-अलग डिग्री के लिए बाध्यकारी होते हैं जो उनकी आवश्यकताओं के आधार पर मिलते हैं। ईयू का ईआईडीएएस विनियमन तीन सुरक्षा स्तरों को परिभाषित करता है। जबकि डाकिया द्वारा पार्सल स्वीकृति के लिए केवल एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है, कम से कम एक उन्नत, यदि अनुबंधों के समापन जैसे महत्वपूर्ण मामलों के लिए एक योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं है। Word में, आप संबंधित प्रमाणपत्र खरीदने के बाद ही उन्नत हस्ताक्षर सम्मिलित कर सकते हैं।
