आउटलुक: ईमेल को पीडीएफ फाइल के रूप में सेव करें: PDFCreator

इसे इस तरह से किया गया है!

क्या आप अपने संग्रह फ़ोल्डर में महत्वपूर्ण ईमेल को हार्ड ड्राइव पर किसी विशिष्ट स्थान पर सहेजना चाहेंगे? उदाहरण के लिए, चालान, संवेदनशील ग्राहक डेटा या सामग्री के साथ ई-मेल, जिसे कानूनी दृष्टिकोण से लंबे समय तक रखा जाना चाहिए। प्रसिद्ध और लोकप्रिय पीडीएफ प्रारूप इस उद्देश्य के लिए एक विश्वसनीय और लंबे समय तक चलने वाले संग्रह प्रारूप के रूप में उपयुक्त है। यह हार्ड ड्राइव पर बहुत कम जगह लेता है, विभिन्न अंत उपकरणों पर खोला जा सकता है और उच्च स्तर की सुरक्षा प्रदान करता है।

आउटलुक में पीडीएफ फाइलों को सहेजना: ये उपयुक्त कार्यक्रम हैं

Microsoft Word या Microsoft PowerPoint के विपरीत, Microsoft Outlook PDF फ़ाइलों को सहेजने या परिवर्तित करने के लिए ऑन-बोर्ड विकल्प प्रदान नहीं करता है। एक विकल्प भुगतान कार्यक्रम "एडोब एक्रोबैट" है, जो आउटलुक से पीडीएफ फाइलें बनाने में सक्षम है। यदि आप समान कार्यक्षमता वाले मुफ्त समाधान में रुचि रखते हैं, तो आपको एक विकल्प के रूप में PDFCreator का उपयोग करना चाहिए।

उपकरण एक जर्मन संस्करण में उपलब्ध है और इसे लगातार विकसित किया जा रहा है। यह एक वर्चुअल प्रिंटर ड्राइवर स्थापित करता है और "प्रिंट" कमांड का उपयोग करके पीडीएफ फाइलें बनाता है। PDFCreator के साथ आप किसी भी Windows प्रोग्राम से PDF फ़ाइलों के रूप में दस्तावेज़ बना सकते हैं। यदि आप नियमित रूप से दस्तावेजों में लिंक के साथ काम करते हैं, तो पीडीएफ क्रिएटर पहली पसंद नहीं है। ऐसा इसलिए है क्योंकि सॉफ्टवेयर हाइपरलिंक्स को स्वीकार नहीं करता है और ये बनाई गई पीडीएफ फाइल में क्लिक करने योग्य नहीं हैं। इस मामले में, विंडोज 10 उपयोगकर्ता आपूर्ति किए गए मुफ्त "माइक्रोसॉफ्ट प्रिंट टू पीडीएफ" टूल का उपयोग कर सकते हैं। अन्य सभी मामलों में, PDFCreator एक मुफ्त PDF टूल के रूप में अपनी गति और उपयोग में आसानी के कारण सही विकल्प है।

पीडीएफ निर्माता स्थापित करें

1. पहला कदम है अपने वेब ब्राउजर में https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions एड्रेस खोलकर कुछ ही सेकंड में PDFCreator इंस्टॉल करना। फिर PDFCreator का नवीनतम संस्करण डाउनलोड करें। आपके पास मुफ़्त एकल-उपयोगकर्ता संस्करण या सशुल्क बहु-उपयोगकर्ता और सर्वर संस्करणों के बीच विकल्प है।

   

2. इंस्टॉलेशन फ़ाइल लोड होने के बाद, इसे डबल क्लिक से शुरू करें।

   

3. सेटअप विज़ार्ड आपको सेटअप के माध्यम से मार्गदर्शन करता है और आपको सही स्थापना के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी देता है। अन्य बातों के अलावा, आप कार्यक्रम की भाषा सेट कर सकते हैं और लाइसेंस समझौते या डेटा सुरक्षा सेटिंग्स के बारे में जानकारी प्रदर्शित कर सकते हैं।

   

4. यह सॉफ्टवेयर कुछ ही सेकंड में आपके कंप्यूटर में इंस्टाल हो जाएगा। स्थापना के बाद, आप ऑनलाइन मैनुअल तक पहुंच सकते हैं या सहायता विषयों के लिए ज्ञानकोष खोज सकते हैं। यदि पीडीएफ क्रिएटर का उपयोग करते समय आपके कोई प्रश्न हैं, तो बहुभाषी समुदाय सहायता भी उपलब्ध है। PDFCreator उपयोग के लिए तैयार है और Microsoft आउटलुक के तहत कुछ ही क्लिक के साथ ईमेल संदेशों को पीडीएफ फाइलों में बदल सकता है।

   

ईमेल को PDF के रूप में सहेजें - इस तरह यह काम करता है

पीडीएफ प्रारूप में ईमेल को कुछ ही क्लिक और सेटिंग्स के साथ सहेजना संभव है। निम्नलिखित 6 चरणों के साथ आप विशिष्ट दस्तावेज़ शीर्षक और लेखक और कीवर्ड के बारे में जानकारी के साथ पेशेवर पीडीएफ फाइलें बना सकते हैं, जो बाद में खोज की सुविधा प्रदान करती हैं:

1. कोई भी ईमेल संदेश खोलें जिसे आप PDF के रूप में सहेजना चाहते हैं।

2. फ़ाइल टैब पर, मेनू → प्रिंट पर जाएँ।

3. प्रिंटर के रूप में PDFCreator चुनें।

   

4. बहु-पृष्ठ ई-मेल के मामले में, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि कौन से पृष्ठ सहेजे जाने चाहिए। ऐसा करने के लिए, प्रिंट विकल्प पर क्लिक करें और पेज नंबर दर्ज करें। PDFCreator में केवल एक चिह्नित क्षेत्र या एक चिह्नित पाठ के कुछ हिस्सों को सहेजना संभव नहीं है।

   

5. अगले चरण में, "प्रिंट" बटन पर क्लिक करें। एक नई विंडो खुलती है जिसमें आप सहेजे जाने वाले दस्तावेज़ के विनिर्देशों को दर्ज कर सकते हैं।

   

6. चयन विंडो के ऊपरी क्षेत्र में आप उस प्रारूप को निर्दिष्ट कर सकते हैं जिसमें दस्तावेज़ को सहेजना है। एक मानक पीडीएफ फाइल के अलावा, आप इनमें से चुन सकते हैं:

   • विभिन्न संपीड़न स्तर,
   • एक ग्राफिक फ़ाइल के रूप में भंडारण या
   • एक संरक्षित पीडीएफ फाइल के रूप में संग्रहित करना।
   

7. चयन विंडो के मध्य क्षेत्र में, पथ और फ़ाइल नाम जिसके तहत पीडीएफ फाइल को सहेजा जाना है, निर्दिष्ट किया जाना चाहिए।

8. निचले हिस्से में एक सार्थक दस्तावेज़ शीर्षक दर्ज करना महत्वपूर्ण है। यह प्रक्रिया आपके लिए बाद में दस्तावेज़ को ढूंढना आसान बना देगी। साथ ही, यह प्राप्तकर्ताओं को फ़ाइल असाइन करने में सहायता करता है। अन्य बातों के अलावा, आप ईमेल के मूल विषय का उपयोग कर सकते हैं या किसी व्यक्तिगत शीर्षक का उपयोग कर सकते हैं। आप एक विषय और/या कीवर्ड भी दर्ज कर सकते हैं। यह जानकारी विंडोज एक्सप्लोरर में देखी जा सकती है या खोज शब्दों के रूप में उपयोग की जा सकती है।

   बनाई गई पीडीएफ फाइल को सीधे दूसरी फाइल के साथ मर्ज करने का विकल्प भी है। यदि आप इसे चाहते हैं, तो मर्ज बटन को सक्रिय करें। आप पीडीएफ फाइल को सीधे ईमेल या फॉरवर्ड या ड्रॉपबॉक्स या एफ़टीपी के माध्यम से अपलोड कर सकते हैं।

   

9. यदि आप फ़ाइल को डिफ़ॉल्ट रूप से सहेजना चाहते हैं, तो हरे "सहेजें" चेकबॉक्स पर क्लिक करें। दस्तावेज़ शीर्षक का उपयोग फ़ाइल नाम के रूप में किया जाता है। बचत प्रक्रिया शुरू करने से पहले आप आखिरी बार नाम बदल सकते हैं।

   "पीडीएफ आर्किटेक्ट" तब पृष्ठभूमि में आपकी पीडीएफ फाइल बनाता है। यदि आपके पास निर्माता PDFForge के साथ एक उपयोगकर्ता खाता है, तो आप लॉग इन कर सकते हैं और फ़ाइल को इस खाते में भी सहेज सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप एक नया उपयोगकर्ता खाता बना सकते हैं। डिज़ाइन की गई पीडीएफ फाइल "पीडीएफ आर्किटेक्ट" में प्रदर्शित होती है।

युक्ति: डिफ़ॉल्ट रूप से, PDFForge सॉफ़्टवेयर "PDF आर्किटेक्ट" का उपयोग PDFCreater के साथ बनाई गई PDF फ़ाइलों के लिए प्रदर्शन प्रोग्राम के रूप में किया जाता है। यदि आप मुफ्त "एडोब एक्रोबेट रीडर" या किसी अन्य उपकरण के साथ पीडीएफ फाइलों को पढ़ना जारी रखना चाहते हैं, तो आप इसे पीडीएफ क्रिएटर सेटिंग्स में सहेज सकते हैं। आप Windows सेटिंग में मानक ऐप्स के लिए चयन भी बदल सकते हैं।

पीडीएफ फाइलें मूल रूप से ये फायदे प्रदान करती हैं

आउटलुक से ईमेल को पीडीएफ फाइल के रूप में सहेजना आसानी से संभव है। सहेजे जाने में सक्षम होने के अलावा, पीडीएफ फाइलें अन्य प्रारूपों की तुलना में कई लाभ प्रदान करती हैं, जैसे कि एमएसजी आउटलुक भंडारण प्रारूप। जबकि MSG फाइलें केवल आउटलुक और कुछ ई-मेल और रूपांतरण कार्यक्रमों द्वारा पढ़ी जा सकती हैं, पीडीएफ प्रारूप का उपयोग दुनिया भर में किया जाता है।

एडोब एक्रोबेट रीडर जैसे मुफ्त पीडीएफ रीडिंग प्रोग्राम गारंटी देते हैं कि पीडीएफ फाइल के प्राप्तकर्ता इसे लगभग किसी भी डिवाइस पर पढ़ सकते हैं। पीडीएफ फाइलों को भी संपीड़ित किया जाता है क्योंकि वे सहेजे जाते हैं और ज्यादातर मामलों में स्रोत दस्तावेज़ से छोटे होते हैं। इसके अलावा, स्वरूपण, चित्र, एम्बेडेड फोंट और सामान्य उपस्थिति को बरकरार रखा जाता है।

दस्तावेजों की सुरक्षा आवश्यक है, खासकर जब उन्हें इंटरनेट पर भेजते हैं। विकल्प सेट करके, संवेदनशील सामग्री वाली फ़ाइलों को अनधिकृत डेटा चोरी से बचाया जा सकता है। पासवर्ड असाइन करने से भी ऐसा ही होता है। इस मामले में, अनधिकृत व्यक्ति फ़ाइल को खोलने और उसकी सामग्री को पढ़ने में सक्षम नहीं होंगे।

पीडीएफ फाइलों के अतिरिक्त मूल्य और कीवर्ड का उपयोग करने की क्षमता और पीडीएफ फाइलों को खोजने में आसान बनाने के लिए एक सार्थक शीर्षक के साथ, पीडीएफ फाइलें आउटलुक में ईमेल को संग्रहीत करने के लिए आदर्श हैं।

सारांश: पीडीएफ क्रिएटर के साथ आउटलुक में ईमेल का बैकअप लें - जल्दी और आसानी से

यदि आप किसी ई-मेल संदेश को लंबे समय तक सुरक्षित रूप से संग्रहित करना चाहते हैं, तो पीडीएफ प्रारूप इसके लिए विशेष रूप से उपयुक्त है। चूंकि माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक पीडीएफ प्रारूप में ऑन-बोर्ड रूपांतरण की पेशकश नहीं करता है, इसलिए बाहरी सॉफ्टवेयर का उपयोग किया जाना चाहिए। एक लक्ष्य-उन्मुख और उपयोगकर्ता के अनुकूल कार्यक्रम जिसे दस लाख बार उपयोग किया गया है वह PDFCreator है। एक बार वर्चुअल प्रिंटर ड्राइवर के रूप में स्थापित होने के बाद, इसका उपयोग किसी भी विंडोज़ एप्लिकेशन से दस्तावेज़ों को पीडीएफ फाइलों में बदलने के लिए किया जा सकता है।

आउटलुक में आप प्रिंट फ़ंक्शन का चयन करते हैं, दस्तावेज़ शीर्षक, कीवर्ड और भंडारण पथ दर्ज करें और कुछ ही क्लिक के साथ अपने ई-मेल को संग्रहीत कर सकते हैं। PDFCreator भुगतान किए गए प्रोग्रामों की तरह ही मज़बूती से काम करता है और इसलिए इसे Windows और Microsoft Outlook के लिए वर्चुअल PDF प्रिंटर ड्राइवर के रूप में अनुशंसित किया जाता है।