एक्सेल 2007 और एक्सेल 2010 में एक्सेल टेबल और वर्कबुक को कैसे सेव करें ताकि उन्हें एक्सेल 2003 में आसानी से खोला जा सके।
एक्सेल 2007 के साथ, माइक्रोसॉफ्ट ने एक्सेल फाइलों के लिए एक मौलिक रूप से नया डेटा प्रारूप पेश किया। एक्सेल फाइलें एक्सएमएल फाइलों के रूप में सहेजी जाती हैं। एक फ़ाइल जिसे आप "प्लानिंग" नाम के तहत अपनी हार्ड डिस्क पर सहेजते हैं, डिफ़ॉल्ट रूप से एक्सेल द्वारा 2003 के संस्करण तक "प्लानिंग.एक्सएलएस" के रूप में सहेजी जाती है। संस्करण 2007 के साथ फ़ाइल "Planning.xlsx" के रूप में सहेजी जाती है। एक्सएलएसएक्स प्रारूप के अतिरिक्त, एक्सेल में मैक्रोज़, ऐड-इन्स इत्यादि के लिए अन्य फ़ाइल प्रारूप शामिल हैं।
नए डेटा प्रारूप का अर्थ है कि एक्सेल के पुराने संस्करण केवल उन कार्यपुस्तिकाओं को खोल सकते हैं जिन्हें एक्सेल 2007 या 2010 के साथ सहेजा गया था यदि एक उपयुक्त रूपांतरण प्रोग्राम ("कनवर्टर") स्थापित है। यद्यपि यह कनवर्टर इंटरनेट पर नि:शुल्क उपलब्ध है, फिर भी समस्याएँ अक्सर उत्पन्न होती हैं क्योंकि कनवर्टर स्थापित नहीं है या कनवर्ट करते समय कार्यपुस्तिका की सामग्री खो जाती है।
अपनी एक्सेल फाइलों की संगतता को कैसे जांचें और ठीक करें
आपके साथ ऐसा होने से रोकने के लिए, Excel 2007 या बाद का संस्करण आपको संगतता जाँच प्रदान करता है। यह सुनिश्चित करता है कि कोई संगतता समस्या नहीं है। चेक सभी संभावित संगतता समस्याओं की पहचान करता है और उन्हें हल करने में आपकी सहायता करता है।
यदि आप तथाकथित संगतता मोड में कार्यपुस्तिका पर काम कर रहे हैं, जिसमें कार्यपुस्तिका एक्सेल 97-2003 के प्रारूप में है और एक्सेल 2007/2010 प्रारूप (.XLSX) में नहीं है, तो संगतता जांच स्वचालित रूप से की जाती है जब कार्यपुस्तिका सहेजी गई है।
पुराने संस्करणों पर एक्सेल फाइल को सेव और ओपन करें
किसी Excel 2007/2010 कार्यपुस्तिका की संगतता की मैन्युअल रूप से जाँच करने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
वह कार्यपुस्तिका खोलें जिसे आप Excel 2007 या Excel 2010 में संगतता के लिए जाँचना चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, Office बटन (Excel 2007) या FILE मेनू (Excel 2010) पर क्लिक करें और फिर OPEN कमांड चुनें। खोज में सूची में, उस कार्यपुस्तिका के साथ ड्राइव, फ़ोल्डर या इंटरनेट संग्रहण स्थान को सक्रिय करें जिसे आप खोलना चाहते हैं। फिर माउस क्लिक से फोल्डर का चयन करें और OPEN बटन से इसकी पुष्टि करें।
संगतता जांच चलाने के लिए, कार्यालय बटन (एक्सेल 2007) या फ़ाइल मेनू (एक्सेल 2010) पर क्लिक करें, फिर तैयार करें पर क्लिक करें और फिर संगतता जांच चलाएँ पर क्लिक करें
निम्नलिखित आंकड़ा एक्सेल 2007 में संगतता जांच की कॉल दिखाता है:
आदेश को कॉल करने के बाद, एक संवाद बॉक्स प्रकट होता है जिसमें वर्तमान कार्यपुस्तिका की सभी संगतता समस्याएं प्रदर्शित होती हैं।
यदि आप सारांश फ़ील्ड में सूचीबद्ध सभी समस्याओं पर रिपोर्ट करने के लिए एक अलग वर्कशीट चाहते हैं, तो कॉपी टू न्यू शीट बटन पर क्लिक करें।
यदि आप चाहते हैं कि भविष्य में आपकी कार्यपुस्तिका को सहेजते समय हर बार संगतता के लिए जाँच की जाए, तो इस कार्यपुस्तिका को सहेजते समय संगतता जाँचें चेक बॉक्स का चयन करें।
यदि संगतता जाँच से उन समस्याओं का पता चलता है जिन्हें एक्सेल ठीक कर सकता है, तो आपको FIX बटन की पेशकश की जाएगी।
यदि आपको अधिक व्यापक समस्याओं को हल करने की आवश्यकता है, तो आप सहायता बटन का उपयोग कर सकते हैं, जो समस्याओं से निपटने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी प्रदान करता है।
यदि संगतता जांच आपकी मदद नहीं करती है, तो आप बस अपनी एक्सेल फाइलों को सहेज सकते हैं जिन्हें आपने पुराने एक्सेल प्रारूप में नए एक्सेल संस्करणों के साथ बनाया था।
नई एक्सेल फाइलों को पुराने फॉर्मेट में सेव करें - इस तरह यह काम करता है
- अपनी पसंद की कार्यपुस्तिका खोलें।
- कार्यालय बटन पर क्लिक करें और "इस रूप में सहेजें" फ़ंक्शन का चयन करें।
- "Save as type" सूची में, "Microsoft Excel 5.0 / 95 कार्यपुस्तिका (* .xls)" सेटिंग सक्रिय करें।
- चुनें कि फ़ाइल को कहाँ सहेजना है।
एक्सेल अब फाइल को एक्सएलएस फाइल फॉर्मेट में सेव करता है। फिर आप Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP और Excel 2003 के साथ कार्यपुस्तिका खोल सकते हैं।
यदि कार्यपुस्तिका में फ़ंक्शन या सेटिंग्स हैं जो केवल Excel 2007 के बाद से उपलब्ध हैं, तो इन तत्वों को सहेजी गई फ़ाइल में स्थानांतरित नहीं किया जाता है। यदि ऐसा है, तो एक्सेल आपको एक संदेश विंडो के साथ इस तथ्य के बारे में सूचित करेगा:
