एक पाठक ने हाल ही में रिपोर्ट किया: उसने अपने आउटलुक में कई सौ मेगाबाइट फ़ाइल अटैचमेंट हटा दिए थे, लेकिन डेटा फ़ाइल "स्प्रिंग क्लीनिंग" के बाद उतनी ही बड़ी थी जितनी पहले थी।
ऐसा इसलिए है क्योंकि आउटलुक तुरंत उस स्थान को जारी नहीं करता है जिस पर हटाए गए आइटम को हटाने की कार्रवाई के बाद कब्जा कर लिया गया था। ऐसा करने के लिए, पहले डेटा फ़ाइल का पुनर्गठन आवश्यक है। यदि आउटलुक को प्रत्येक विलोपन के बाद या डेटा जोड़ने के बाद डेटा फ़ाइल को पुनर्व्यवस्थित करना था, तो प्रोग्राम लगातार व्यस्त रहेगा, आपकी हार्ड डिस्क लगातार चलती रहेगी, जिससे टूट-फूट में भारी वृद्धि होगी। इसलिए आउटलुक हटाए गए आइटम द्वारा कब्जा किए गए स्थान को "अप्रयुक्त" के रूप में चिह्नित करता है और केवल स्वचालित रूप से साफ हो जाता है जब हटाए गए आइटम में डेटा फ़ाइल का 20 प्रतिशत शामिल होता है। ऐसा करने के लिए, प्रोग्राम निष्क्रिय समय का उपयोग करता है ताकि आप पुनर्गठन पर ध्यान न दें।
चूंकि आउटलुक को फ़ाइल को स्वचालित रूप से पुनर्गठित करने में कुछ समय लग सकता है, मैं अनुशंसा करता हूं कि आप एक प्रमुख डिलीट ऑपरेशन के बाद मैन्युअल रूप से डेटा फ़ाइल के संपीड़न को ट्रिगर करें। यह डेटा फ़ाइल को तुरंत सिकोड़ देगा। यह तब भविष्य की बैकअप प्रक्रियाओं में भी ध्यान देने योग्य होता है, क्योंकि इनमें अधिक समय नहीं लगता है। डेटा फ़ाइल को संपीड़ित करने के लिए:
- 2010 से आउटलुक में कॉल करें फ़ाइल - खाता सेटिंग - खाता सेटिंग पर। आउटलुक 2007 और 2003 में, आप कॉल करते हैं उपकरण - विकल्प - ईमेल सेटअप पर।
- पर क्लिक करें डेटा की फ़ाइलें, फ़ाइल का चयन करें और क्लिक करें समायोजन.
- पर क्लिक करें अभी कंप्रेस करें ए।.
- संपीड़न क्रिया की प्रगति दिखाते हुए एक विंडो दिखाई देगी। जैसे ही विंडो गायब हो जाती है, चित्र से संवाद बंद कर दें।
- यदि आपके पास एकाधिक डेटा फ़ाइलें हैं (क्योंकि आपके पास Outlook में एकाधिक ईमेल खाते हैं), तो उन सभी डेटा फ़ाइलों को संपीड़ित करें जिनमें आपने पहले आइटम हटा दिए हैं।
