एक ही ई-मेल को बार-बार लिखने के बजाय, उदाहरण के लिए ग्राहक पूछताछ के जवाब में, आप पहले से तैयार किए गए ई-मेल्स को टेम्प्लेट के रूप में सहेज सकते हैं और उन्हें किसी भी समय फिर से कॉल कर सकते हैं।
चाहे आप सहायता विभाग में, ग्राहक सेवा में, मानव संसाधन विभाग में, लेखा में या एक फ्रीलांसर के रूप में काम करते हों: आपको निश्चित रूप से समान या समान सामग्री के साथ और शायद एक ही अनुलग्नक के साथ बार-बार ई-मेल भेजना होगा। . ये ग्राहक पूछताछ, आवेदन अस्वीकृति, नियमित रिपोर्ट (प्रत्येक नए संलग्नक के साथ) या बैठकों के निमंत्रण के जवाब हो सकते हैं।
ऐसे मामलों के लिए, आउटलुक समाप्त (या आधे-अधूरे) ई-मेल को टेम्प्लेट के रूप में सहेजने और उन्हें किसी भी समय पुनर्प्राप्त करने का विकल्प प्रदान करता है। यदि आवश्यक हो, तो आप ई-मेल में जोड़ लिख सकते हैं, फाइलें संलग्न कर सकते हैं या इसी तरह। आउटलुक का टेम्प्लेट फ़ंक्शन भी उपयुक्त है यदि आप नियुक्ति या कार्य प्रविष्टियों में या मीटिंग अनुरोधों में अधिक व्यापक जानकारी संग्रहीत करते हैं, जो अक्सर एक ही पैटर्न का पालन करते हैं। नोट्स के लिए टेम्प्लेट भी बनाए और पुनर्प्राप्त किए जा सकते हैं।
ईमेल के लिए टेम्प्लेट परिभाषित करें
आप ई-मेल के लिए एक टेम्पलेट को निम्नानुसार परिभाषित करते हैं:
- ईमेल लिखें और प्रारूपित करें। यदि उपयोगी हो, तो आवश्यक फ़ाइलें संलग्न करें। कई मेल टेम्प्लेट के साथ मेल प्राप्तकर्ताओं को सीधे दर्ज करना भी व्यावहारिक हो सकता है।
- जैसे ही आपने ई-मेल समाप्त कर लिया है, कमांड को कॉल करें FILE >> SAVE as.
- फ़ाइल प्रकार फ़ील्ड में, आउटलुक टेम्प्लेट (* .oft) चुनें।
- एक अर्थपूर्ण फ़ाइल नाम दर्ज करें और सहेजें पर क्लिक करें।
- अब आप खुले हुए मेल को भेज सकते हैं या इसे बंद कर सकते हैं।
विभिन्न आउटलुक मॉड्यूल में टेम्प्लेट को परिभाषित करने की प्रक्रिया समान है। इसलिए हम इस लेख में केवल ई-मेल टेम्प्लेट का उपयोग करके उनका वर्णन करते हैं।
यदि आप Word को अपने मेल संपादक के रूप में उपयोग करते हैं, तो आप स्वरूपित ई-मेल को Outlook में टेम्पलेट के रूप में संस्करण 2003 तक और इसमें शामिल नहीं कर सकते हैं। यदि आप Outlook संदेश विंडो में FILE >> SAVE as कमांड को कॉल करते हैं, जैसा कि ऊपर वर्णित है, तो आप फ़ाइल स्वरूपों की एक विस्तृत विविधता से चुन सकते हैं, लेकिन OFT प्रारूप (आउटलुक टेम्पलेट) नहीं।
बेशक, आप स्वरूपित संदेश पाठ को किसी Word फ़ाइल में सहेज सकते हैं और बाद में उसे पुनः प्राप्त कर सकते हैं। Word विषय, प्राप्तकर्ता या फ़ाइल अनुलग्नक जैसी सेटिंग्स को रिकॉर्ड नहीं करता है, इसलिए आपको यह जानकारी मैन्युअल रूप से दर्ज करनी होगी।
हालाँकि, एक छोटी सी चाल ई-मेल को टेम्पलेट के रूप में सहेजने में मदद करती है, भले ही आप Word को अपने मेल संपादक के रूप में उपयोग कर रहे हों: अस्थायी रूप से Word को अपने मेल संपादक के रूप में बंद कर दें। ऐसा करने के लिए, आउटलुक में EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL FORMAT कमांड को कॉल करें और MESSAGE FORMAT के तहत संबंधित विकल्प को निष्क्रिय करें।
यदि आपने पहले से ही ई-मेल की रचना और स्वरूपित किया है, तो भी आप इसे आउटलुक टेम्पलेट के रूप में सहेज नहीं पाएंगे - वर्ड को निष्क्रिय करना केवल नए ई-मेल के लिए प्रभावी होगा।
हालाँकि, आप पहले से ही जो काम कर चुके हैं, वह व्यर्थ नहीं गया है:
- सबसे पहले CTRL + S दबाकर या FILE >> SAVE कमांड का उपयोग करके मेल को ड्राफ्ट के रूप में सेव करें।
- यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो ऊपर बताए अनुसार Word को मेल संपादक के रूप में निष्क्रिय करें।
- अब सहेजे गए ई-मेल को "ड्राफ्ट" फ़ोल्डर में खोलें और फिर कमांड को कॉल करें FILE >> SAVE as - "Outlook टेम्पलेट (* .oft)" अब सेव फॉर्मेट के रूप में उपलब्ध है।
- जब आपने सभी टेम्प्लेट निर्धारित कर लिए हों, तो Word को मेल संपादक के रूप में पुनः सक्रिय करें।
टेम्प्लेट तक त्वरित पहुंच
यदि आप अपने ई-मेल संचार को अधिक कुशल बनाने के लिए आउटलुक टेम्प्लेट का उपयोग करते हैं, तो आप शायद पहले से ही उस बोझिल तरीके से खुद को परेशान कर चुके हैं जिसमें आउटलुक में टेम्प्लेट को कॉल किया जाता है।
यदि आप अपने इनबॉक्स में एक अलग फ़ोल्डर सेट करते हैं तो आप अपने टेम्प्लेट तक अधिक आसानी से पहुंच सकते हैं। फिर टेम्प्लेट फ़ोल्डर में अपनी इच्छित प्रविष्टि पर डबल-क्लिक करके बस टेम्प्लेट खोलें।
आप अन्य आउटलुक मॉड्यूल में संबंधित टेम्प्लेट के लिए फ़ोल्डर भी बना सकते हैं। आप इस तरह टेम्पलेट फ़ोल्डर प्राप्त कर सकते हैं:
- इनबॉक्स में या व्यक्तिगत फ़ोल्डर में एक नया फ़ोल्डर बनाने के लिए फ़ाइल >> नया >> फ़ोल्डर या CTRL + SHIFT + E का उपयोग करें। ताकि फ़ोल्डर फ़ोल्डर सूची के शीर्ष पर हो, पहले वर्ण के रूप में एक अंडरस्कोर दर्ज करें, उदाहरण के लिए "टेम्पलेट्स"।
- आउटलुक में नव निर्मित फ़ोल्डर खोलें।
- Windows Explorer में, उस फ़ोल्डर को खोलें जिसमें Outlook टेम्पलेट सहेजे गए हैं। आमतौर पर यह फ़ोल्डर "C: \ Documents and Settings \ Application Data \ Microsoft \ Templates" होता है।
- अब एक्सप्लोरर और आउटलुक विंडो को व्यवस्थित करें ताकि दोनों को स्क्रीन पर साथ-साथ देखा जा सके।
- एक्सप्लोरर में अपने ई-मेल टेम्प्लेट का चयन करें और उन्हें बाएं माउस बटन के साथ नए समूह MY TEMPLATES में दबाए खींचें।
आउटलुक 2007 में जब आप कोई टेम्प्लेट खोलते हैं तो आपको ओपन के साथ चित्र से सुरक्षा प्रश्न का उत्तर देना होता है। ताकि यह क्वेरी हर बार फ़ोल्डर से टेम्पलेट को कॉल करने पर प्रकट न हो, इस फ़ाइल प्रकार को खोलने से पहले हमेशा पुष्टि करें विकल्प को निष्क्रिय करें। हालांकि, ईमेल द्वारा टेम्प्लेट प्राप्त करने के बारे में सावधान रहें और केवल उन स्रोतों से टेम्प्लेट खोलें जिन्हें आप अच्छी तरह से जानते हैं।
