आप कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके एक्सेल स्प्रेडशीट में अंतराल तुरंत पहचाने जाते हैं
कई सूचियों और तालिकाओं को लगातार संख्याओं के साथ अद्यतन किया जाता है। यह महत्वपूर्ण है कि सूचियों में कोई अंतराल न हो और यह कि ग्रंथों को संख्याओं के बजाय अनजाने में दर्ज नहीं किया गया है।
एक्सेल को यह आपके लिए स्वचालित रूप से करने दें। एक्सेल को किसी भी सेल को हाइलाइट करें जिसमें नंबर न हों। आप एक नज़र में देख सकते हैं कि आपके डेटा में अंतराल हैं या नहीं।
निम्नलिखित आंकड़ा एक तालिका दिखाता है जिसमें कॉलम बी में संख्याएं एकत्र की जाती हैं। आप उन सभी कक्षों को हाइलाइट करना चाहते हैं जिनमें कोई संख्या नहीं है।
तालिका में एक सूची कई दिनों में चरण दर चरण सामग्री से भरी जाती है। इस तालिका में, जिन कोशिकाओं में कुछ पहले ही दर्ज किया जा चुका है, उन्हें रंगीन पृष्ठभूमि दी जानी चाहिए।
निम्नलिखित आंकड़ा स्वचालित रंग स्थापित करने से पहले ऐसी उदाहरण तालिका का एक अंश दिखाता है:
आप इस कार्य को सशर्त स्वरूपण के साथ हल करते हैं। ऐसा करने के लिए, अपनी वर्कशीट में सेल रेंज को चिह्नित करें जिसमें भरे हुए सेल को हाइलाइट किया जाना है। उदाहरण तालिका में यह श्रेणी B2: B20 है। आप उपयोग किए गए एक्सेल के संस्करण के आधार पर अलग तरीके से आगे बढ़ते हैं:
- संस्करण 2003 तक एक्सेल: FORMAT मेनू में CONDITIONAL FORMAT कमांड को कॉल करें। दिखाई देने वाले डायलॉग बॉक्स में, CONDITION 1 सूची बॉक्स खोलें और FORMULA IS विकल्प पर क्लिक करें।
- एक्सेल 2007 या बाद के संस्करण: प्रारूप टेम्पलेट समूह में रिबन के START टैब पर सशर्त स्वरूपण पर क्लिक करें - नया नियम - फॉर्मूला का उपयोग करें …
- सभी एक्सेल संस्करणों में, इनपुट फ़ील्ड में निम्न सूत्र दर्ज करें:
- = नहीं (इसनंबर (बी2))
- सेल नाम B2 चिह्नित क्षेत्र के ऊपरी बाएँ कोने को इंगित करता है। किसी भिन्न तालिका के लिए, संदर्भ को तदनुसार समायोजित करें।
- FORMAT बटन (Excel 2007 या बाद के संस्करण: FORMAT) पर क्लिक करें।
- दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में, नमूना टैब (एक्सेल 2003) या फिल इन (एक्सेल 2007 और एक्सेल 2010) को सक्रिय करें।
- उस रंग का चयन करें जिसके साथ पहले से भरी हुई कोशिकाओं को हाइलाइट किया जाना चाहिए।
- ओके से इसकी पुष्टि करें। यह आपको कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग डायलॉग बॉक्स में वापस ले जाता है, जिसे आप ओके के साथ भी बंद कर देते हैं।
आपकी तालिका में बिना संख्या वाले सभी कक्षों को वांछित रंग में चिह्नित किया जाएगा। निम्न आंकड़ा इसे उदाहरण तालिका के साथ दिखाता है:
रंग अंकन गतिशील रूप से काम करता है। जब आप किसी सेल में कोई नंबर दर्ज करते हैं, तो वह तुरंत रंग में हाइलाइट हो जाता है। यदि आप किसी सेल से सामग्री हटाते हैं, तो एक्सेल रंग कोडिंग को हटा देता है। आप चित्र में देख सकते हैं कि खाली सेल या टेक्स्ट या त्रुटि मान वाले सेल भी रंग में चिह्नित हैं।
