PowerPoint प्रस्तुतियों को पेशेवर रूप से कैसे भेजें

कुछ ही समय में प्रस्तुतियाँ भेजें

प्रस्तुतकर्ताओं के लिए PowerPoint में टेक्स्ट, ग्राफिक्स, एनिमेशन और वीडियो के साथ स्लाइड्स को तार्किक रूप से और व्यावसायिक रूप से प्रस्तुत करना सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्य है। एक प्रस्तुति को सक्षमता के साथ सामग्री को छूना, सूचित करना और बताना चाहिए। उसी समय, प्रस्तुति की अवधारणा केवल तभी मूल्यवान होती है जब प्राप्तकर्ता द्वारा स्लाइड्स को उसी तरह से देखा जा सकता है जिस तरह से उन्हें बनाया गया था।

दर्शकों के सामने या स्काइप या ज़ूम जैसे वीडियो प्लेटफॉर्म के माध्यम से प्रस्तुत करते समय यह आसानी से संभव है। सहकर्मी, व्यावसायिक भागीदार या मित्र सीधे प्रस्तुति कक्ष में या आभासी सम्मेलन कक्ष में बैठते हैं। इस मामले में, दर्शकों के चेहरे के भावों को बिना किसी प्रयास के बातचीत और व्याख्या करना संभव है।

जब डिज़ाइन किया गया प्रेजेंटेशन भेजा जाना हो तो स्थिति अलग होती है। यहां निर्माता या प्रस्तुतकर्ता यह सुनिश्चित नहीं कर सकते हैं कि स्लाइड्स की सभी जानकारी समझ में आ गई है। इस कारण से, सामग्री महत्वपूर्ण है। ध्यान आकर्षित करने के लिए, लक्षित तरीके से दर्शकों और प्राप्तकर्ताओं को लक्षित करना और, उदाहरण के लिए, आगे के हाइपरलिंक के साथ बातचीत सुनिश्चित करना आवश्यक है। इसके अलावा, मूल्यवान सामग्री के बावजूद संगतता समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं। अन्य बातों के अलावा, ये इस तथ्य से संबंधित हैं कि प्रेषक और प्राप्तकर्ता विभिन्न PowerPoint संस्करणों का उपयोग करते हैं या प्रस्तुतियों के लिए किसी अन्य प्रोग्राम का उपयोग करते हैं, जैसे कि Apple का मुख्य वक्ता।

यह और भी महत्वपूर्ण है कि पॉवरपॉइंट प्रेजेंटेशन या व्यक्तिगत स्लाइड भेजते समय, इस बात का ध्यान रखा जाता है कि स्लाइड सुपाठ्य हों और ध्यान आकर्षित करें। प्रस्तुति भेजते या भेजते समय, पावरपॉइंट आजमाए हुए और परीक्षण किए गए कार्यों की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है जिसके साथ प्रत्येक प्राप्तकर्ता, उनके तकनीकी उपकरणों की परवाह किए बिना, पावरपॉइंट प्रस्तुति की आवश्यक जानकारी को समझ और समझ सकता है। किसी प्रस्तुति को भेजने से पहले संभावित संगतता समस्याओं के लिए उसकी जाँच करने के लिए PowerPoint में विकल्प भी व्यावहारिक है। यदि आपको संगतता समस्याओं की सूचना मिलती है, तो इन्हें शिपिंग से पहले समाप्त किया जा सकता है।

वीडियो ट्यूटोरियल: PowerPoint प्रस्तुतियों को सफलतापूर्वक कैसे सहेजें, निर्यात करें और भेजें

PowerPoint प्रस्तुतियों को अनुलग्नकों के रूप में कैसे और किस प्रारूप में भेजा जा सकता है

सक्षमता के साथ बनाई गई प्रस्तुति को भेजने का सबसे आसान और सबसे सामान्य तरीका है इसे ईमेल से संलग्न करना। प्रतिदिन भेजे जाने वाले अरबों ईमेल में से कई में विभिन्न स्वरूपों में प्रस्तुति फ़ाइलें होती हैं। PowerPoint रूपांतरण के लिए निम्न फ़ाइल स्वरूप प्रदान करता है:

फ़ाइल स्वरूप	उपयोग
पीपीटीएक्स	प्रस्तुतियों को सहेजने के लिए PowerPoint में मानक प्रारूप।
पीपीटीएम	मैक्रोज़ के साथ प्रस्तुतियों को सहेजने के लिए PowerPoint में मानक प्रारूप।
पीपीटी	संस्करण 97-2003 में PowerPoint में पूर्व मानक प्रारूप। यह अभी भी एक सामान्य फ़ाइल स्वरूप है, क्योंकि कई कंपनियां और निजी व्यक्ति अभी भी PowerPoint के पुराने संस्करणों का उपयोग करते हैं।
एक्सपीएस	XPS फ़ाइलें XML पेपर विशिष्टता फ़ाइल स्वरूप में हैं। यह एक फाइल फॉर्मेट है जो पीडीएफ (पोर्टेबल डॉक्यूमेंट फॉर्मेट) के समान है और इसे माइक्रोसॉफ्ट द्वारा विकसित किया गया था। इसे सीधे माइक्रोसॉफ्ट एज या इंटरनेट एक्सप्लोरर में खोला जा सकता है।
पोटक्स, पोटम, पोट	उपयुक्त स्वरूप में PowerPoint टेम्पलेट फ़ाइलें बनाता है।
डब्ल्यूएमएफ, जेपीईजी, जीआईएफ, पीएनजी, टीआईएफ, बीएमपी, डब्लूएमएफ	चयनित फ़ाइल स्वरूप के आधार पर प्रस्तुतिकरण को अलग-अलग छवियों में सहेजता है। इन ग्राफिक्स को इमेज प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर के साथ स्थिर रूप से देखा जा सकता है।
पीडीएफ	फ़ाइल को जाने-माने और दुनिया भर में उपयोग किए जाने वाले PDF फ़ाइल स्वरूप में सहेजता है। प्रस्तुतिकरण को स्थिर रूप से सहेजा जाता है, स्लाइड ट्रांज़िशन या एनिमेटेड GIF.webp को एनिमेटेड नहीं दिखाया जाता है। इसे किसी भी डिवाइस से खोला जा सकता है।
ओडीपी	यदि आप PowerPoint प्रस्तुति को ODP फ़ाइल के रूप में सहेजते हैं, तो यह एक ओपन-सोर्स मानक में सहेजी जाती है। "ओएएसआईएस ओपन डॉक्यूमेंट फॉर्मेट फॉर ऑफिस एप्लिकेशन" को फ्री ऑफिस सॉफ्टवेयर जैसे ओपन ऑफिस या लिब्रे ऑफिस द्वारा पढ़ा जा सकता है।

उल्लिखित फ़ाइल स्वरूपों के अलावा, PowerPoint अन्य विशिष्ट फ़ाइल स्वरूप प्रदान करता है जिसमें एक स्लाइड शो सहेजा जा सकता है।

विशेषज्ञ टिप:

यदि आप अपनी प्रस्तुति को ppsx एक्सटेंशन वाली फ़ाइल में सहेजते हैं, तो फ़ाइल ओपन XML स्वरूप में सहेजी जाएगी। यदि आप प्राप्तकर्ता की तकनीकी आवश्यकताओं को नहीं जानते हैं तो ppsx एक्सटेंशन वाली फ़ाइल भेजना सबसे अच्छा विकल्प है। फ़ाइल भेजने के बाद, वह या तो PowerPoint संस्करण 2007 या बाद के संस्करण या PowerPoint व्यूअर के साथ फ़ाइल खोल सकता है।

युक्ति:

यदि आपकी प्रस्तुति फ़ाइल बहुत बड़ी है, उदाहरण के लिए PDF के रूप में, तो आप कुछ ही क्लिक के साथ अपनी प्रस्तुति की चर्बी पा सकते हैं। परिणामस्वरूप, आप उन छवियों के आकार को कम कर सकते हैं जो बहुत अधिक मेमोरी लेती हैं और फ़ाइल को छोटा कर देती हैं।

5 चरणों में एक वैकल्पिक फ़ाइल स्वरूप में एक स्लाइड शो सहेजें

Microsoft PowerPoint में बनाए गए स्लाइड शो को कुछ ही क्लिक के साथ एक अलग प्रारूप में सहेजना संभव है। इसके लिए निम्नलिखित 5 बिंदु आवश्यक हैं:

1. "फ़ाइल> इस रूप में सहेजें" पर नेविगेट करें।

2. चुनें कि आपकी फ़ाइल को कहाँ सहेजना है। उदाहरण के लिए, PowerPoint में, आपके पास फ़ाइल को डेस्कटॉप पर, OneDrive जैसे क्लाउड प्रदाता के साथ या अपने व्यक्तिगत दस्तावेज़ फ़ोल्डर में संग्रहीत करने का विकल्प होता है।

3. यदि वांछित संग्रहण स्थान सूचीबद्ध नहीं है, तो "ब्राउज़ करें" मेनू आइटम पर नेविगेट करें।

4. एक डायलॉग बॉक्स खुलता है जिसमें आप स्टोरेज लोकेशन और फाइल फॉर्मेट दोनों को निर्दिष्ट कर सकते हैं। आप "फ़ाइल प्रकार" चयन फ़ील्ड का चयन करके फ़ाइल स्वरूप को बदल सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप प्रस्तुति को मानक पीपीटीएक्स प्रारूप के बजाय पीडीएफ फ़ाइल प्रारूप में सहेज सकते हैं।

   

5. अंतिम चरण में, "सहेजें" बटन पर क्लिक करके फ़ाइल को सहेजें। यदि आप फ़ाइल को ई-मेल अनुलग्नक के रूप में भेजना चाहते हैं, तो आपके पास अलग-अलग विकल्प हैं:

   • Microsoft Outlook में एक ईमेल लिखें और प्रस्तुति को फ़ाइल के रूप में संलग्न करें।
   • सहेजे गए स्लाइड शो पर राइट-क्लिक करें और "भेजें" मेनू आइटम का चयन करें।
   

• फ़ाइल को क्लाउड ड्राइव पर ले जाएं, उदाहरण के लिए किसी व्यावसायिक भागीदार का साझा ड्रॉपबॉक्स या गीगाबाइट श्रेणी में बड़ी फ़ाइलें भेजने के लिए Wetransfer का उपयोग करें।

PowerPoint से सीधे प्रस्तुतिकरण निर्यात करें - कोई बात नहीं!

डेस्कटॉप या किसी अन्य स्टोरेज लोकेशन पर आपके द्वारा बनाए गए प्रेजेंटेशन को सेव करने और फिर उसे भेजने के क्लासिक विकल्प के अलावा, पॉवरपॉइंट प्रोग्राम से सीधे विभिन्न फॉर्मेट में स्लाइड शो को एक्सपोर्ट करने का विकल्प भी प्रदान करता है। कुछ फ़ाइलें अस्थायी रूप से संग्रहीत या सीधे भेजी जाती हैं, उदाहरण के लिए विकल्प के साथ: "Microsoft Stream को भेजें"। कोई निर्यात शुरू करने के लिए, नेविगेट करें:

1. मेनू आइटम "फ़ाइल> निर्यात करें" पर जाएं।

2. निर्यात मेनू में आपके पास उस फ़ाइल स्वरूप के लिए भिन्न विकल्प हैं जिसमें आप प्रस्तुति निर्यात करना चाहते हैं:

आप निम्न विकल्पों में से चुन सकते हैं:

पीडीएफ / एक्सपीएस फ़ाइल प्रारूप

एक पीडीएफ या एक्सपीएस फ़ाइल में निर्यात किया जाता है जिसे बदला नहीं जा सकता है और जो छवि की तरह स्वरूपण, फ़ॉन्ट और पावरपॉइंट लेआउट को संरक्षित करता है।

वीडियो बनाएं

"वीडियो बनाएं" के तहत आप स्लाइड शो से एक वीडियो फ़ाइल निकाल सकते हैं। संवाद बॉक्स में, आप चुन सकते हैं कि रिकॉर्ड किए गए समय अनुक्रम और टिप्पणियों का उपयोग किया जाना है या नहीं और फ़ाइल की गुणवत्ता को सहेजना है। वहीं, आपको वीडियो फाइल को कंप्रेस करने का ऑप्शन दिया जाएगा। एक वीडियो फ़ाइल का यह लाभ है कि इसे वे लोग भी चला सकते हैं जिनके पास PowerPoint, एक PPTX व्यूअर या अन्य प्रस्तुति सॉफ़्टवेयर तक पहुँच नहीं है क्योंकि उनके पास व्यवस्थापकीय अधिकार नहीं हैं।

एक एनिमेटेड जीआईएफ बनाएं	एक एनिमेटेड जीआईएफ एक ऐसा फ़ंक्शन है जिसमें एक ग्राफिक फ़ाइल की कई अलग-अलग छवियों को एक परिभाषित क्रम में सहेजा जाता है। एक वीडियो के समान, चलती छवियां बनाई जाती हैं। इस प्रकार, व्यक्तिगत प्रस्तुति स्लाइडों को रोचक और जीवंत तरीके से प्रस्तुत किया जा सकता है।
सीडी के लिए पैकेज स्लाइड शो	एक पैकेज बनाता है जिसमें स्लाइड और एम्बेडेड तत्व एक डीवीडी की तरह एक इकाई के रूप में सहेजे जाते हैं और किसी भी डिवाइस पर वापस चलाए जाते हैं।
हैंडआउट्स बनाएं	आप इस फ़ंक्शन का उपयोग अलग-अलग स्लाइड या संपूर्ण प्रस्तुति को Microsoft Word पर भेजने के लिए कर सकते हैं। वहां आप टेक्स्ट और नोट्स को आगे प्रोसेस कर सकते हैं।
फ़ाइल प्रकार बदलें	मौजूदा फ़ाइल प्रकार को बदलने का आसान तरीका, उदाहरण के लिए पीपीटीएक्स प्रारूप में पीपीटी प्रारूप में आपकी प्रस्तुति।
माइक्रोसॉफ्ट स्ट्रीम पर प्रकाशित करें	Microsoft Stream एक सशुल्क स्ट्रीमिंग पोर्टल है जो लोगों के बड़े समूह को प्रस्तुतीकरण या वीडियो उपलब्ध कराने में सक्षम बनाता है। माइक्रोसॉफ्ट स्ट्रीम आदर्श है, उदाहरण के लिए, कंपनी प्रस्तुतियों या कंपनी की घटनाओं के लिए और इंटरनेट ब्राउज़र के माध्यम से आमंत्रित प्रतिभागियों द्वारा आसानी से पहुंचा जा सकता है।

प्रस्तुतियाँ साझा करें - सहेजने और भेजने का दूसरा विकल्प

के पास:

• विभिन्न फ़ाइल स्वरूपों में भी एक स्लाइड शो को शास्त्रीय रूप से सहेजें
• Microsoft PowerPoint से निर्यात करना

पावरपॉइंट उपयोगकर्ता एक प्रस्तुति भी साझा कर सकते हैं।

ऐसा करने के लिए, "फ़ाइल" के तहत "साझा करें" पर नेविगेट करें। एक नई विंडो खुलती है जिसमें आपके पास अपनी पसंद के वनड्राइव ड्राइव पर अपनी प्रस्तुति को सहेजने या ईमेल के माध्यम से पीडीएफ या स्लाइड शो के रूप में भेजने का विकल्प होता है।

वैकल्पिक रूप से, एक प्रस्तुति को "रिलीज़" मेनू आइटम के माध्यम से बाहरी रूप से भेजा या सहेजा जा सकता है। प्राप्तकर्ता फ़ाइल को या तो ईमेल द्वारा कॉपी के रूप में या क्लाउड स्टोरेज सेवा के माध्यम से आसानी से प्राप्त करते हैं।

निष्कर्ष: अपनी PowerPoint प्रस्तुति भेजने के लिए विभिन्न विकल्पों का उपयोग करें

एक पेशेवर प्रस्तुति कार्यक्रम के रूप में, माइक्रोसॉफ्ट पावरपॉइंट से स्क्रीन प्रस्तुतियों को दिलचस्प और जीवंत बनाने में सक्षम होने की उम्मीद है, इसमें विकल्पों और सुविधाओं के लिए धन्यवाद। सामग्री के अलावा, यह महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक प्रस्तुति को प्राप्तकर्ता द्वारा उसी तरह देखा जा सकता है जिस तरह से इसे संरचित किया गया था। यह बिना किसी समस्या के हमेशा संभव नहीं है, क्योंकि प्रत्येक उपयोगकर्ता की अलग-अलग तकनीकी आवश्यकताएं होती हैं।

इस कारण से, PowerPoint में विभिन्न फ़ाइल स्वरूपों में स्लाइड शो को सहेजने और भेजने की क्षमता होती है। इसके अलावा, प्रस्तुतियों को विभिन्न तरीकों से निर्यात या साझा किया जा सकता है। इन निर्यात और भंडारण विकल्पों के साथ, प्राप्तकर्ता के तकनीकी उपकरणों के अलावा, प्रस्तुतियों को हर समय पेशेवर और सूचनात्मक दिखाना संभव है।