इस प्रकार आप नियमित रूप से अपनी एक्सेल कार्यपुस्तिकाओं की बैकअप प्रतियां बनाते हैं
क्या आप किसी कार्यपुस्तिका की बैकअप प्रतिलिपि बनाना चाहेंगे? बेशक, यह विंडोज द्वारा पेश किए गए विकल्पों से परे है, उदाहरण के लिए किसी कार्यपुस्तिका को किसी अन्य निर्देशिका में या किसी भिन्न नाम से कॉपी करना।
आप एक्सेल के साथ सीधे वर्कबुक का बैकअप भी बना सकते हैं। जब आप पुराने संस्करण को सहेजते हैं तो एक्सेल हमेशा किसी कार्यपुस्तिका के पिछले संस्करण को बैकअप प्रतिलिपि में सहेजता है।
सहेजते समय किसी Excel फ़ाइल की स्वचालित बैकअप प्रतिलिपि बनाएँ
इन कदमों का अनुसरण करें:
- सेव अस कमांड को कॉल करें। ऐसा करने के लिए, फ़ाइल टैब या फ़ाइल मेनू पर सभी संस्करणों में क्लिक करें। एक्सेल 2007 एक अपवाद है। यहां आप कमांड को लागू करने के लिए ऊपरी बाईं ओर गोल ऑफिस बटन पर क्लिक करते हैं।
- दिखाई देने वाली संवाद विंडो में, टूल्स बटन (संस्करण 2007 से एक्सेल) या अतिरिक्त (संस्करण 2003 तक और सहित एक्सेल) पर क्लिक करें।
- सामान्य विकल्प सेटिंग का चयन करें।
- बैकअप फ़ाइल बनाएँ चेक बॉक्स को सक्रिय करें।
- पासवर्ड दर्ज न करें।
- ओके बटन से विंडो बंद करें।
- एक निर्देशिका और एक फ़ाइल नाम चुनें।
- उसी नाम के बटन का उपयोग करके कार्यपुस्तिका को सहेजें।
एक्सेल तब फ़ाइल की एक बैकअप प्रति बनाता है। इसमें फ़ाइल एक्सटेंशन ".XLK" है और यह हमेशा अंतिम बचत से अद्यतित है। जब आप किसी कार्यपुस्तिका को सहेजते हैं, तो पिछला संस्करण नई बैकअप फ़ाइल बन जाता है।
लेकिन एक और तरीका है: मैक्रो की मदद से, आप एक्सेल फाइल बंद होने पर एक्सेल को स्वचालित बैकअप कॉपी बनाने का आदेश भी दे सकते हैं।
Excel फ़ाइल बंद करते समय स्वचालित बैकअप प्रतिलिपि बनाएँ
क्या आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि जब आप किसी Excel कार्यपुस्तिका को बंद करते हैं, तो फ़ाइल की बैकअप प्रतिलिपि एक निश्चित पथ में स्वतः सहेज ली जाती है? यह मैक्रो के साथ कोई समस्या नहीं है। उनके बीच अंतर करने के लिए, फ़ाइल नाम निम्न पैटर्न के अनुसार सहेजे जाते हैं:
साल-महीने-दिन फ़ाइल नाम
इसलिए यदि आपकी फ़ाइल को प्लानिंग.xls कहा जाता है, उदाहरण के लिए, बैकअप प्रतिलिपि इस प्रकार सहेजी जाती है:
2009-10-24 नियोजन।xls
यह नामकरण फ़ाइल सूची को कालानुक्रमिक रूप से क्रमबद्ध करना बहुत आसान बनाता है, क्योंकि कालानुक्रमिक क्रम स्वचालित रूप से वर्णानुक्रम में होता है। बैकअप प्रतिलिपि बनाने के लिए निम्न मैक्रो का उपयोग करें:
सब ऑटो_क्लोज़ ()
स्ट्रिंग के रूप में मंद Altname, स्ट्रिंग के रूप में Neuname, स्ट्रिंग के रूप में पथ
पथ = "सी: \ डेटा"
यह कार्यपुस्तिका। सहेजें
Altname = ThisWorkbook.FullName
यदि दायां $ (पथ, 1) "\" तो पथ = पथ + "\"
Neuname = पथ और प्रारूप (अब, "YYYY-MM-DD") और "-" और ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs फ़ाइल नाम: = नया नाम
कार्यपुस्तिकाएं खोलें (पुराना नाम)
यह कार्यपुस्तिका। बंद करें
अंत उप
अपना रास्ता वेरिएबल में रखें पथ स्थिर। बैकअप प्रतियां इस स्थिति में सहेजी जाती हैं। यदि आप चाहते हैं कि बैकअप प्रतियाँ हमेशा उसी निर्देशिका में सहेजी जाएँ जहाँ से आपने कार्यपुस्तिका खोली है, तो कमांड को बदलें पथ = "सी: \ डेटा" निम्नलिखित पंक्ति के साथ:
पथ = ActiveWorkbook.Path
मैक्रो निम्न विधि के अनुसार काम करता है:
- वर्तमान फ़ोल्डर सहेजें
- वर्तमान तिथि के आधार पर एक नया फ़ाइल नाम उत्पन्न करें
- कार्यपुस्तिका को एक नए नाम के तहत एक नए पथ में सहेजें
- मूल कार्यपुस्तिका को फिर से खोलें
- फोल्डर की बैकअप कॉपी बंद करें
मैक्रो को प्रत्येक कार्यपुस्तिका में कॉपी करें जिसे आप स्वचालित रूप से बैक अप लेना चाहते हैं। जब आप संबंधित कार्यपुस्तिका को बंद करते हैं तो बैकअप प्रतियां हमेशा बनाई जाती हैं।
अपनी एक्सेल स्प्रैडशीट की मैन्युअल रूप से बैकअप कॉपी कैसे बनाएं
किसी कार्यपुस्तिका को संशोधित करते समय, ऐसा हो सकता है कि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आप वास्तव में अपने द्वारा किए गए परिवर्तनों को सहेजना चाहते हैं या नहीं।
ऐसे मामलों में, आपको पिछले संस्करण के साथ फ़ोल्डर की बैकअप प्रतिलिपि बनानी चाहिए। अंतिम सहेजे गए संस्करण की बैकअप प्रतिलिपि बनाने के लिए निम्नानुसार आगे बढ़ें:
- "फ़ाइल" मेनू में "इस रूप में सहेजें" कमांड को सक्रिय करें।
- "टूल्स - सामान्य विकल्प" बटन पर क्लिक करें।
- "बैकअप फ़ाइल बनाएँ" चेक बॉक्स को सक्रिय करें।
- ओके बटन से विंडो बंद करें।
- एक निर्देशिका और एक फ़ाइल नाम चुनें।
- उसी नाम के बटन का उपयोग करके कार्यपुस्तिका को सहेजें।
एक्सेल तब फ़ाइल की एक बैकअप प्रति बनाता है। इसमें फ़ाइल एक्सटेंशन ".XLK" है और यह हमेशा अंतिम बचत से अप-टू-डेट है। जब आप किसी कार्यपुस्तिका को सहेजते हैं, तो पिछला संस्करण नई बैकअप फ़ाइल बन जाता है।
