मुद्रण अभी भी कंपनियों में सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली प्रक्रियाओं में से एक है। हालाँकि, नेटवर्क प्रिंटर सिस्टम को सही तरीके से सेट करते समय, अक्सर समस्याएँ उत्पन्न होती हैं। यहां पढ़ें कि कार्यालय में छपाई करते समय क्या देखना है
प्रिंटर नेटवर्क पर कैसे काम करता है?
दरअसल, नेटवर्क पर प्रिंटर कोई खास मुश्किल बात नहीं है। प्रिंटर को नेटवर्क से कनेक्ट करने के आमतौर पर दो तरीके हैं:
प्रिंटर एक एंड डिवाइस (वर्कस्टेशन) से जुड़ा है
· प्रिंटर अपने स्वयं के पते के साथ सीधे नेटवर्क से जुड़ा होता है
पहला विकल्प बहुत आसान है, लेकिन कम व्यावहारिक भी है, खासकर कार्यालयों में। यहां प्रिंटर को कार्यालय के किसी एक कंप्यूटर से जोड़ा जाता है। फिर प्रिंटर को इस कंप्यूटर से नेटवर्क के साथ साझा किया जाता है। यहां नुकसान यह है कि रिलीज के लिए जिम्मेदार कंप्यूटर को हमेशा चालू रखना चाहिए। इसके अलावा, निश्चित रूप से, यह भी नुकसानदेह है कि प्रिंटर इस कार्य केंद्र के भौतिक रूप से भी करीब है। कुछ परिस्थितियों में, इसका मतलब है कि कर्मचारी केवल इस स्थान से आपके मुद्रित मामले को ही उठा सकते हैं।
यदि प्रिंटर किसी वर्कस्टेशन के ठीक बगल में है, तो बार-बार प्रिंट करते समय यह एक कष्टप्रद शोर बन सकता है।
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प्रिंटर को कार्यालय नेटवर्क से जोड़ने का दूसरा विकल्प कहीं अधिक लाभप्रद है। प्रिंटर सीधे नेटवर्क इंटरफेस से जुड़ा होता है और कमोबेश कंप्यूटर की तरह एक अलग उदाहरण के रूप में कार्य करता है। प्रिंटर का अपना स्थानीय आईपी पता भी होता है और फिर इसे सभी उपयोगकर्ताओं द्वारा संबोधित किया जा सकता है। यहाँ समस्या यह है कि यह प्रक्रिया बहुत अधिक जटिल और लागू करने में कठिन है। जो कंपनियां ऐसी प्रक्रियाओं को लागू करना चाहती हैं, उन्हें आईटी कंसल्टेंसी की मदद मिल सकती है।
प्रिंटर मॉनिटरिंग - किसके द्वारा और कब क्या प्रिंट किया जाता है?
एक बार कार्यालय में प्रिंटर स्थापित हो जाने के बाद, चीजें वास्तव में रोमांचक हो जाती हैं। आखिरकार, आप आमतौर पर जानना चाहते हैं कि इसका उपयोग किस लिए किया जाता है और सबसे बढ़कर, किस हद तक। इसके लिए प्रिंटर मॉनिटरिंग नामक तकनीक का उपयोग किया जाता है। सॉफ्टवेयर मॉनिटर करता है कि नेटवर्क में कितना प्रिंट किया गया है और सबसे बढ़कर किस उपयोगकर्ता द्वारा। इस तरह, सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटर हमेशा इस बात पर नज़र रख सकते हैं कि कौन ऑफ़िस प्रिंटर का उपयोग किस चीज़ के लिए और किस हद तक कर रहा है। कई सॉफ्टवेयर उत्पाद नेटवर्क पर प्रिंटर की बारीकी से निगरानी करने की क्षमता प्रदान करते हैं।
एक ओपन-प्लान कार्यालय में एक प्रिंटर नेटवर्क की स्थापना विशेष रूप से सार्थक है। एक पेशेवर आईटी कंसल्टेंसी मदद कर सकती है ताकि यह पता लगाया जा सके कि कौन सा वर्कस्टेशन किस वर्कलोड से आता है।
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नेटवर्क प्रिंटर की सुरक्षा के बारे में क्या?
अक्सर कम करके आंका जाता है, नेटवर्क प्रिंटर कंपनी की सुरक्षा प्रणाली में एक वास्तविक कमजोर बिंदु हो सकते हैं। नेटवर्क में प्रिंटर के पूर्ण एकीकरण के कारण, प्रिंटर को निश्चित रूप से हमलों के लिए एक लक्ष्य के रूप में भी इस्तेमाल किया जा सकता है।
मुख्य रूप से क्योंकि नेटवर्क को सुरक्षित करते समय हमेशा कंप्यूटर पर ध्यान केंद्रित किया जाता है, प्रिंटर अक्सर कम पड़ जाता है। लेकिन इसका उपयोग डेटा चोरी या हेरफेर हमलों के लिए भी किया जा सकता है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि प्रिंटर न केवल कार्यालय के अपने नेटवर्क में एकीकृत है, बल्कि सीधे इंटरनेट से भी जुड़ा है। Google क्लाउड प्रिंटिंग जैसी सेवाएं इंटरनेट से प्रिंटिंग को बेहद आसान बनाती हैं। Google खाते में लॉग इन करके प्रिंट कार्य शुरू किया जा सकता है।
2022-2023 के एक अध्ययन में पाया गया कि प्रिंटर एक बड़ा सुरक्षा जोखिम बन सकते हैं। इसलिए क्या आपको नेटवर्क प्रिंटर का उपयोग नहीं करना चाहिए? शायद नहीं, लेकिन फ्रेमवर्क की शर्तों को सही ढंग से सेट करना और प्रिंटर को पेशेवर रूप से स्थापित करना और सबसे ऊपर, इसे सुरक्षित करना महत्वपूर्ण है।