नवीनतम में पीएसटी फ़ाइल का बैकअप लेते समय, कई आउटलुक उपयोगकर्ता आश्चर्य करते हैं कि फ़ाइल कितनी बड़ी है - भले ही वे नियमित रूप से अपने इनबॉक्स को साफ करते हैं। बहुत से लोग इसके बारे में नहीं जानते हैं: "भेजे गए आइटम" फ़ोल्डर भी अक्सर "डेटा का एक बड़ा टुकड़ा" होता है।
यदि - जैसा कि सिफारिश की गई है - आप भेजे गए सभी संदेशों की प्रतियां SENT OBJECTS फ़ोल्डर (या Outlook 2010 में SENT ITEMS फ़ोल्डर में) संग्रहीत करते हैं, तो Outlook न केवल ई-मेल सहेजता है बल्कि आपके द्वारा इस फ़ोल्डर में भेजी गई फ़ाइलों की प्रतियां भी सहेजता है। इस तरह, आपके पास ये फ़ाइलें आपकी हार्ड ड्राइव पर दो बार होती हैं: संबंधित फ़ोल्डर में जहां से आपने उन्हें ई-मेल में लाया था, और आउटलुक पीएसटी फ़ाइल में। न केवल यह स्थान की बर्बादी है, आउटलुक भी पीएसटी फ़ाइल जितनी बड़ी होती है उतनी ही धीमी हो जाती है। इसलिए, आपको न केवल अपने इनबॉक्स को, बल्कि भेजे गए संदेशों की प्रतियों को भी साफ करना चाहिए।
आपके द्वारा भेजे गए ईमेल कितनी जगह लेते हैं?
यह पता लगाने के लिए कि आपके द्वारा भेजे गए ईमेल और अटैचमेंट कितनी मेमोरी का उपयोग कर रहे हैं, निम्न कार्य करें:
- फ़ोल्डर सूची में व्यक्तिगत फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें या, आउटलुक 2010 में, व्यक्तिगत फ़ोल्डरों में से किसी एक पर।
- Outlook 2007 या इससे पहले के संस्करण में, "व्यक्तिगत फ़ोल्डर" के लिए गुण आदेश का उपयोग करें, Outlook 2010 में डेटा फ़ाइल गुण आदेश।
- सामान्य टैब पर, फ़ोल्डर आकार बटन पर क्लिक करें।
- आप देख सकते हैं कि संबंधित पंक्ति में SENT ELE-MENTS फ़ोल्डर की सामग्री कितनी विस्तृत है। साथ ही यह भी नोट कर लें कि किन अन्य फोल्डर में भी बहुत सारा डेटा है।
- डायलॉग्स बंद करें।
अब SENT OBJECTS फोल्डर को ओपन करें। ताकि सभी बड़े ई-मेल एक साथ प्रदर्शित हों, SIZE कॉलम के आधार पर छाँटना सबसे अच्छा है।
फ़ाइल अटैचमेंट हटाएं
अब ईमेल के माध्यम से जाएं और उन फ़ाइलों को हटा दें जिनकी अब आपको आवश्यकता नहीं है। या आप उन फ़ाइलों को हार्ड ड्राइव पर सहेज सकते हैं जो आउटलुक में हैं लेकिन अब आपकी हार्ड ड्राइव पर फ़ोल्डर सिस्टम में नहीं हैं।
आउटलुक में संस्करण 2007 तक आपको फाइल अटैचमेंट को हटाने के लिए हर एक ई-मेल को खोलना होगा - आप रीडिंग एरिया में प्रीव्यू में अटैचमेंट को नहीं हटा सकते।
- इसलिए पहली फाइल को ओपन करें जिसके अटैचमेंट को आप डिलीट करना चाहते हैं।
- फिर फाइल अटैचमेंट को चुनें, राइट माउस बटन से उन पर क्लिक करें और DELETE कमांड को इनवाइट करें।
- ईमेल बंद करें।
- सुरक्षा प्रश्न का उत्तर दें कि क्या परिवर्तनों को हाँ के साथ सहेजा जाना चाहिए।
अगले ईमेल के लिए चरण 1 से 4 दोहराएं। आउटलुक 2010 में पहले ईमेल को खोले बिना रीडिंग व्यू में फाइल अटैचमेंट को हटाना संभव है:
- इनबॉक्स में ईमेल का चयन करें।
- फिर ईमेल सूची के नीचे या आगे पूर्वावलोकन में हटाए जाने वाले अनुलग्नक पर राइट-क्लिक करें। यदि ई-मेल में कई अनुलग्नक हैं, तो हटाए जाने वाली फ़ाइलों को CTRL से चिह्नित करें और माउस क्लिक करें या पहली फ़ाइल पर क्लिक करें, SHIFT दबाए रखें और अंतिम फ़ाइल पर क्लिक करें। फिर दाएँ माउस बटन के साथ चयनित फ़ाइलों में से किसी एक पर क्लिक करें।
- रिमूव प्लांट कमांड को कॉल करें।
- REMOVE PLANTS के साथ सुरक्षा क्वेरी की पुष्टि करें।
- अगले ईमेल पर आगे बढ़ें।
ताकि आउटलुक वास्तव में हटाए गए डेटा के कब्जे वाले स्थान को हटाए जाने की कार्रवाई के बाद पीएसटी फ़ाइल में जारी करे, अब आपको व्यक्तिगत फ़ोल्डर को संपीड़ित करना होगा:
- फ़ोल्डर सूची में व्यक्तिगत फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और "व्यक्तिगत फ़ोल्डर" या आउटलुक 2010 में डेटा फ़ाइल गुणों के लिए गुण कमांड का चयन करें।
- उन्नत पर क्लिक करें।
- अभी कंप्रेस करें पर क्लिक करें। व्यापक विलोपन के बाद प्रक्रिया में कुछ समय लग सकता है। एक बार संपीड़न प्रक्रिया समाप्त हो जाने के बाद, आउटलुक सफलता संदेश प्रदर्शित किए बिना बस विंडो बंद कर देता है।
- डायलॉग्स बंद करें।
