PowerPoint प्रस्तुतियों की संरचना करना: युक्तियाँ और विचार

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अधिकांश लोगों को खुद को और अपने रोजमर्रा के जीवन को पेशेवर और निजी तौर पर संरचित करने के लिए उपयोग किया जाता है। बिक्री प्रतिनिधि की बिक्री कॉल, उदाहरण के लिए, एक स्पोर्ट्स क्लब में क्लब बोर्ड की नियमित बैठकों की तरह ही संरचित होती है। एक संरचना या रूपरेखा गारंटी देती है कि नौकरी या जीवन के व्यक्तिगत क्षेत्रों में दायित्वों को कुशलतापूर्वक और सकारात्मक रूप से निपटाया जा सकता है। संगठित लोगों के विपरीत, असंरचित लोग बहुत समय गंवाते हैं, उन्हें सौंपे गए कार्यों को बार-बार शुरू करना पड़ता है, और नियोजित से कम हासिल करना पड़ता है।

ये तथ्य पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन की संरचना पर भी लागू होते हैं। एक प्रस्तुति संरचना यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि तथ्यों और तर्कों को सही क्रम में प्रस्तुत किया गया है। एक संरचना इस बात की गारंटी देती है कि मूल संदेश शुरुआत में या मध्य भाग में फीके नहीं पड़ते। इसके अलावा, यह गारंटी है कि दर्शकों या दर्शकों के सवालों के जवाब देने के लिए पर्याप्त समय है।

वीडियो ट्यूटोरियल: PowerPoint में अपनी प्रस्तुति को एक रूपरेखा के साथ समझदारी से कैसे तैयार करें

PowerPoint में प्रस्तुति संरचना - तैयारी में वक्ताओं को किन बातों पर ध्यान देना चाहिए

अच्छी तैयारी "आधी लड़ाई" से अधिक है। यह कहावत सच है यदि कोई दर्शकों के सामने एक सूचनात्मक और पेशेवर प्रस्तुति देने के लक्ष्य का पीछा करता है। अच्छी तैयारी विषय की संरचना के साथ शुरू होती है दर्शकों और दर्शकों के लिए अतिरिक्त मूल्य पर जोर देने के लिए तैयारी। मूल संदेशों को तब विज़ुअलाइज़ेशन और बोधगम्य तर्कों के साथ रेखांकित किया जाना चाहिए। वस्तुओं, ग्राफिक्स और प्रतिनिधित्व के अन्य शैलीगत साधन मूल्य में लाभ प्राप्त करते हैं यदि वे पेशेवर रूप से प्रस्तुति में एकीकृत होते हैं और जो कहा जा रहा है उससे विचलित नहीं होते हैं।

एक सामान्य धागे और एक तार्किक संरचना के अलावा, जिसमें तर्क एक-दूसरे पर आधारित होते हैं, यह आवश्यक है कि स्लाइड पर शीर्षक सार्थक हों। किसी भी मामले में, उनमें निम्नलिखित स्लाइड का मुख्य संदेश होना चाहिए और भाषाई संरचना को समझना आसान होना चाहिए और साथ ही दिलचस्प भी होना चाहिए। यदि शीर्षक दर्शकों का ध्यान आकर्षित करता है और निम्नलिखित प्रमुख संदेशों और तर्कों में रुचि पैदा करता है, तो यह पेशेवर दिखाई देगा। श्रोता के अवधारण प्रदर्शन में जोरदार वृद्धि हुई है।

युक्ति:

स्लाइड पर एक प्रगति संकेतक प्रस्तुति के दौरान एक सिंहावलोकन रखने में मदद कर सकता है। इससे स्पीकर को पता चलता है कि वह प्रेजेंटेशन स्ट्रक्चर में कितनी दूर आ गया है। फेड-इन दर्शकों के लिए यह देखने में भी मददगार हो सकता है कि प्रस्तुतिकरण में कितना समय लगेगा। प्रगति संकेतक इन सभी मामलों के लिए उपयुक्त हैं।

शीर्षक स्लाइड - तार्किक प्रस्तुति में प्रवेश

एक सुविचारित व्यावसायिक पत्र या कहानी की तरह ही परिचय के साथ शुरू होता है, एक PowerPoint प्रस्तुति हमेशा एक शीर्षक स्लाइड से शुरू होनी चाहिए। शीर्षक कथन और इसकी सामग्री प्रस्तुति के विचारों का परिचय देती है। वे श्रोताओं को विषय का आभास देते हैं और व्याख्यान की मूल दिशा देते हैं। PowerPoint में प्रत्येक रिक्त प्रस्तुति एक शीर्षक स्लाइड से शुरू होती है जिसमें मुख्य शीर्षक और उपशीर्षक दोनों को शामिल किया जा सकता है।

ओवरव्यू स्लाइड - अपनी उम्मीदें बढ़ाएं

नतीजतन, प्रस्तुति के लिए एक सिंहावलोकन स्लाइड डिजाइन करना समझ में आता है। एक सिंहावलोकन स्लाइड का उद्देश्य दर्शकों को विस्तृत जानकारी प्रदान करना है। एक नियम के रूप में, इसमें व्याख्यान के विषयों की एक संरचित सूची होनी चाहिए। शीर्षक स्लाइड पर आकर्षक प्रश्नों या उपयुक्त विज़ुअलाइज़ेशन के साथ, अपेक्षित सामग्री पर ध्यान आकर्षित करना संभव है। यदि छवियों को लेबल के साथ प्रदान किया जाना है, तो अलग-अलग टेक्स्ट फ़ील्ड को शामिल करने की सलाह दी जाती है। ओवरव्यू स्लाइड में नेविगेशन तत्व यह भी सुनिश्चित कर सकते हैं कि प्रत्येक श्रोता अपनी बेयरिंग रख सके। यह बहुत सारे तथ्यों या मुख्य संदेशों वाली प्रस्तुतियों के लिए विशेष रूप से सच है।

मुख्य भाग - प्रमुख संदेशों और अनुभागों द्वारा संरचित

पॉवरपॉइंट प्रेजेंटेशन के मुख्य भाग में, घोषित उद्देश्य विषय के मूल कथनों पर एक उपयुक्त क्रम में तार्किक और दिलचस्प तरीके से चर्चा करना होना चाहिए। मुख्य भाग हमेशा सही प्रस्तुति संरचना पर निर्भर करता है। ऐसा इसलिए कहा जा सकता है क्योंकि मुख्य भाग की संरचना यह तय करती है कि क्या श्रोता और दर्शक विषय और मूल संदेशों को आंतरिक करते हैं और जो कहा और दिखाया जाता है उससे व्यक्तिगत निष्कर्ष निकालते हैं। यदि व्याख्यान को अतार्किक रूप से संरचित किया गया है, तो दर्शकों को व्यक्तिगत रूप से छुआ बिना अधिक से अधिक मनोरंजन किया जा सकता है।

एक मानक संरचना के रूप में, विषय का एक आवश्यक मूल संदेश लेने और उपयुक्त तर्कों के साथ एक या दो स्लाइड पर इसका समर्थन करने की सलाह दी जाती है। तीसरी स्लाइड पर, मूल संदेश का सारांश दर्शकों के अतिरिक्त मूल्य से जोड़ा जा सकता है। मूल संदेश की प्रक्रियाओं और संरचनाओं को समझाया जा सकता है और अधिक आसानी से हाइलाइट किया जा सकता है यदि प्रस्तुति में अभिविन्यास बिंदु अंतर्निहित हैं।

दर्शकों के दृष्टिकोण से, मुख्य उत्तर यह होना चाहिए कि श्रोता को दिखाई गई स्लाइड्स की सामग्री से क्या लाभ होता है। NS:

• प्रदर्शन का तरीका,
• स्लाइड्स का डिज़ाइन रंग, टेक्स्ट, ग्राफ़िक्स या व्याख्यात्मक वीडियो के साथ और
• एक सुविचारित प्रस्तुति संरचना

दर्शकों का ध्यान स्वचालित रूप से बढ़ाता है। महत्वपूर्ण मूल संदेशों को भी जोरदार ढंग से दोहराया जाना चाहिए ताकि "सामान्य सूत्र" दर्शकों के लिए पहचानने योग्य हो जाए। वर्तमान स्लाइड शो में अन्य प्रस्तुतियों से स्लाइड सम्मिलित करके ऐसा करना भी प्रभावी हो सकता है। यह कुछ ही क्लिक के साथ किया जा सकता है।

प्रस्तुति को व्यवस्थित करने के लिए अनुभाग सम्मिलित करें

नई स्लाइड्स के अतिरिक्त, आप PowerPoint में अनुभाग भी सम्मिलित कर सकते हैं। "स्लाइड" टैब में "प्रारंभ" मेनू क्षेत्र में प्रस्तुति में एक अनुभाग या कई अनुभागों को एकीकृत करना आसान है।

तैयारी अवधि के दौरान आपकी स्लाइड्स को अनुभागों में व्यवस्थित करने वाले वक्ता उद्देश्यपूर्ण ढंग से कार्य करेंगे। एक सुविचारित संरचना और पहले से तैयार की गई एक प्रस्तुति संरचना के बावजूद, तैयारी के चरण में तर्क या मुख्य कथन उत्पन्न हो सकते हैं जिन्हें अधिक गहनता से या समय पर एक अलग बिंदु पर निपटाए जाने की आवश्यकता होती है।

यदि स्लाइड शो को सक्रिय रूप से बंद वर्गों में विभाजित किया गया है, तो इन्हें एक क्लिक के साथ प्रस्तुति के भीतर ले जाया जा सकता है। अनुभागों के बिना, अलग-अलग स्लाइड या तर्कों की श्रृंखला को स्लाइड से हाथ से कॉपी करना होगा। यह रूपरेखा के संदर्भ में समय लेने वाली और प्रतिकूल है।

संक्षेप में, तैयारी के चरण में एक सुविचारित और तार्किक रूप से संरचित प्रस्तुति संरचना तैयार करने की सलाह दी जाती है। प्रस्तुति के मुख्य भाग का उद्देश्य तर्कों, तथ्यों, सामग्री और मुख्य कथनों को विज़ुअलाइज़ेशन के साथ जोड़ना और दर्शकों को समझाना है। प्रस्तुति की संरचना में प्रत्येक कुंजी संदेश के बाद सारांश स्लाइड को शामिल करना समझ में आता है। यह सबसे महत्वपूर्ण बयानों को बांधता है, दर्शकों के लिए लाभ दिखाता है और दर्शकों का ध्यान उच्च स्तर पर रखने में मदद करता है।

जरूरी:

प्रस्तुति तैयार करते समय, सक्रिय रूप से सोचें कि आप कितने और किन प्रमुख संदेशों पर विशेष रूप से जोर देना चाहते हैं। प्रमुख संदेशों के महत्व पर निर्णय महत्वपूर्ण है और प्रस्तुति के उद्देश्यों के आधार पर निर्धारित किया जाना चाहिए।

युक्ति:

टैब व्यक्तिगत सामग्री को हाइलाइट करने के लिए आदर्श होते हैं, विशेष रूप से लंबी प्रस्तुतियों के दौरान। साथ ही, प्रस्तुति की सामान्य संरचना रजिस्टरों के बावजूद दिखाई देती है, जो स्पष्ट रूप से दर्शकों के लिए अभिविन्यास की सुविधा प्रदान करती है।

दर्शकों को सक्रिय करने के लिए अंतिम स्लाइड का उपयोग करें

प्रत्येक प्रस्तुति का ग्रैंड फिनाले अंतिम स्लाइड है। प्रस्तुति के दायरे के आधार पर, सामग्री को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए प्रस्तुति के अंत में कई स्लाइड एक साथ दिखाई जा सकती हैं। प्रस्तुति के अंत में, यह केवल संरचित तथ्यों और स्लाइड के प्रमुख कथनों को सांख्यिकीय रूप से दोहराने के बारे में नहीं है। वक्ताओं को दर्शकों और उनकी जरूरतों पर ध्यान देना चाहिए।

भावनात्मक बयानों और तर्कों के साथ-साथ चित्रों, शीर्षकों या अन्य शैलीगत उपकरणों के साथ लक्ष्य-उन्मुख दृश्य दर्शकों को चेतन करना चाहिए और विचार को उत्तेजित करना चाहिए। यदि प्रस्तुति का उद्देश्य किसी उत्पाद को बेचना है, उदाहरण के लिए, दर्शकों के लिए लाभ और लाभ अंत में चरण दर चरण प्रस्तुत किए जाने चाहिए। पावरपॉइंट समर्थन के साथ एक प्रस्तुति के साथ स्थिति समान है, जिसका उद्देश्य किसी कंपनी के कर्मचारियों को सूचित करना है। एक प्रस्तुति के अंत में, दर्शकों के दृष्टिकोण से, निम्नलिखित दो प्रश्नों का उत्तर व्यापक रूप से दिया जाना चाहिए:

1. प्रस्तुति के तर्कों से मुझे व्यक्तिगत रूप से क्या मिलता है?
2. मैंने जो ज्ञान प्राप्त किया है उसका मैं क्या करूँगा? मेरे लिए अगला कदम क्या है?

PowerPoint में प्रस्तुतियों को इस प्रकार संरचित किया जाना चाहिए

दर्शकों के लिए स्लाइड शो के साथ दिलचस्प और सूचनात्मक व्याख्यान बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट पावरपॉइंट में एक सुविचारित प्रस्तुति संरचना जिसे सक्षमता के साथ बनाया गया है, आवश्यक है। PowerPoint प्रस्तुति में विज़ुअलाइज़ेशन, टेक्स्ट और मल्टीमीडिया सामग्री जोड़ने के लिए कई विकल्प प्रदान करता है। जो लोग प्रस्तुति संरचना पर सुझावों और विचारों को दिल से लेते हैं, वे दर्शकों को प्रसन्न करेंगे।

प्रस्तुति की संरचना के अलावा, यह भी महत्वपूर्ण है कि प्रस्तुतकर्ता प्रस्तुति की सामग्री और प्रमुख संदेशों को अलंकारिक और सूचनात्मक तरीके से प्रस्तुत कर सके। एक पेशेवर रूप से संरचित और तार्किक रूप से संरचित प्रस्तुति नीरस दिखाई देती है यदि प्रस्तुतकर्ता बिना इशारों और चेहरे के भावों के बिना और थोड़ी सहानुभूति के साथ उबाऊ प्रदर्शन करता है। वही लागू होता है यदि प्रस्तुतकर्ता अपने बोलने के अनुभव से दर्शकों को दूर कर देता है जबकि विषय पर तर्क और तथ्य पतले और त्रुटिपूर्ण होते हैं।

एक प्रस्तुति की संरचना में महत्वपूर्ण व्यक्तिगत भाग शामिल हैं। एक शीर्षक स्लाइड, एक सिंहावलोकन स्लाइड, मुख्य भाग में तार्किक रूप से संरचित स्लाइड और एक या अधिक अंतिम स्लाइड किसी भी स्लाइड शो में गायब नहीं होनी चाहिए। इसके अलावा, विषय की व्याख्या करने वाले उचित रूप से चयनित शीर्षक इस बात की गारंटी देते हैं कि दर्शकों का ध्यान स्तर लगातार ऊंचा बना रहता है। एक तर्क मूल्यवान हो जाता है जब इसे विषयगत संरचना में फिट किया गया हो। इस तरह से चुनी गई एक प्रस्तुति संरचना, जो पहले से ही तैयारी में निर्धारित होती है, वक्ताओं को अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने और श्रोताओं और दर्शकों को समझाने में मदद करती है।