आउटलुक में टेम्प्लेट बनाएं और बहुत समय बचाएं

विभिन्न चरण-दर-चरण निर्देश और सुझाव

पेशेवर या निजी क्षेत्र में कई गतिविधियाँ बेमानी हैं। यह शिल्प क्षेत्र में मैनुअल काम के साथ-साथ पीसी पर किए जाने वाले कार्यों पर भी लागू होता है। एक गतिविधि जो लगातार दोहराई जाती है वह है माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के साथ मेल का डिज़ाइन। इनवॉइस या निजी दस्तावेज़ों के लिए कोटेशन, कवर लेटर में अक्सर समान या समान शब्द होते हैं और टेक्स्ट, संरचना और स्वरूपण के संदर्भ में समान होते हैं।

दक्षता कारणों से, आउटलुक में टेम्प्लेट बनाकर इन संदेशों के लेखन को स्वचालित करना समझ में आता है। Microsoft Office उपयोगकर्ता विशेष रूप से Microsoft Word या PowerPoint प्रस्तुति कार्यक्रम के टेम्प्लेट के साथ काम करने से परिचित हैं। वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में या प्रेजेंटेशन सॉफ्टवेयर में, टेम्प्लेट को मानक के रूप में उपयोग किया जाना चाहिए। विशिष्ट टेम्प्लेट या टेम्प्लेट प्रस्तुतियों की अवधारणा या व्यावसायिक पत्रों के निर्माण की सुविधा प्रदान करते हैं। मेल के निर्माण में अतिरेक से बचने के लिए आप Microsoft आउटलुक में इसी तरह आगे बढ़ सकते हैं।

चरण-दर-चरण निर्देश: आउटलुक में टेम्प्लेट बनाएं

आउटलुक में टेम्प्लेट बनाने के लिए, निम्न कार्य करें:

1. आउटलुक में "स्टार्ट" टैब में एक "नया ई-मेल" खोलें और इसे टेक्स्ट और अन्य शैलीगत उपकरणों के साथ व्यक्तिगत रूप से डिज़ाइन करें ताकि इसे टेम्पलेट के रूप में उपयोग किया जा सके। आपके पास कुंजी संयोजन CTRL + N के साथ एक नया मेल खोलने का विकल्प भी है।

   

2. ई-मेल बनने के बाद, "भेजें" फ़ील्ड के माध्यम से हमेशा की तरह संदेश भेजने के बजाय "इस रूप में सहेजें" मेनू आइटम में "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करके इसे सहेजें।

   

3. एक विंडो खुलेगी जिसमें आप अपना संदेश सहेज सकते हैं। मेल को टेम्पलेट के रूप में सहेजने के लिए, सही फ़ाइल प्रकार चुनना आवश्यक है। जब आप "फ़ाइल प्रकार" के अंतर्गत संवाद बॉक्स पर क्लिक करते हैं तो आप इसे पा सकते हैं। फ़ाइल प्रकार के रूप में "आउटलुक टेम्पलेट" प्रविष्टि का चयन करें। एक आउटलुक टेम्पलेट को हमेशा फ़ाइल एक्सटेंशन * .oft के साथ संक्षिप्त किया जाता है। यदि आपने Microsoft Word को अपने मेल संपादक के रूप में सेट किया है, तो OFT स्वरूप (आउटलुक टेम्पलेट) चयन के लिए उपलब्ध नहीं है। एक विकल्प के रूप में, आप मेल को आउटलुक मैसेज फॉर्मेट में या फाइल को HTML फॉर्मेट में सेव कर सकते हैं। इस मामले में इसे Outlook में टेम्पलेट के रूप में उपयोग नहीं किया जा सकता है।

   

4. "सहेजें" पर एक क्लिक के साथ आप अपने व्यक्तिगत टेम्पलेट फ़ोल्डर में नया टेम्पलेट सहेजते हैं। आपको टेम्प्लेट के नाम के रूप में एक उपयुक्त, बोधगम्य विवरण चुनना चाहिए। डिफ़ॉल्ट रूप से, व्यक्तिगत टेम्पलेट फ़ोल्डर विंडोज़ में निम्न स्थान पर पाया जा सकता है: "सी: \ उपयोगकर्ता \ उपयोगकर्ता नाम \ ऐपडेटा \ रोमिंग \ माइक्रोसॉफ्ट \ टेम्पलेट्स।"

जरूरी: यदि बनाए गए ईमेल विशेष रूप से पुन: प्रस्तुत करने के लिए उपयोग किए जाने हैं और टेम्पलेट के रूप में सहेजे नहीं गए हैं, तो Microsoft Outlook में ट्रैकिंग फ़ंक्शन का उपयोग करें।

आपके द्वारा आउटलुक में बनाया गया टेम्प्लेट तुरंत उपयोग के लिए उपलब्ध है।

टेम्प्लेट से एक नया ईमेल बनाएं - यह इस तरह काम करता है

यदि आप पहले बनाए गए टेम्पलेट से एक नया ई-मेल बनाना चाहते हैं, तो आप निम्न योजना का उपयोग कर सकते हैं:

1. "नया ई-मेल" बटन का उपयोग करके एक नया ई-मेल खोलने के बजाय, मेनू में "नए आइटम" बटन पर नेविगेट करें। तत्वों के अंतर्गत, फ़ील्ड का चयन करें: "अतिरिक्त तत्व> प्रपत्र चुनें"।

   

2. अगली विंडो में, "फ़ाइल सिस्टम में टेम्पलेट्स" विकल्प पर खोज सूची में "फ़ॉर्म चुनें" फ़ील्ड में क्लिक करें।

   

3. मानक "टेम्पलेट्स" फ़ोल्डर तब खोला जाता है। इस फ़ोल्डर में आपको फ़ाइल प्रकार के साथ आउटलुक टेम्पलेट मिलेंगे *।अक्सर इसी तरह वर्ड, एक्सेल या पॉवरपॉइंट के लिए अन्य ऑफिस टेम्प्लेट। यदि आपका टेम्प्लेट किसी भिन्न फ़ोल्डर में सहेजा गया है, तो "ब्राउज़ करें" पर क्लिक करें और अपने इच्छित टेम्पलेट का चयन करें।

   

4. अंतिम चरण में, अपने इच्छित टेम्पलेट का चयन करें और "खोलें" पर क्लिक करें।

आपका टेम्प्लेट आउटलुक ईमेल एडिटर में खुल जाएगा। आप इसे भेजने से पहले इसे वैयक्तिकृत कर सकते हैं और त्वरित मॉड्यूल जोड़ सकते हैं। पाठ्य परिवर्तनों के अतिरिक्त, आपको प्रति, प्रति या गुप्त प्रतिलिपि फ़ील्ड में प्राप्तकर्ता (ओं) को दर्ज करना चाहिए। एक सार्थक विषय दर्ज करना और भेजने से पहले वर्तनी और वर्ण त्रुटियों के लिए संदेश की जांच करना भी आवश्यक है। टेम्पलेट से निर्मित आपका ई-मेल पूरा हो जाने के बाद, इसे हमेशा की तरह भेजा जा सकता है।

आउटलुक टेम्प्लेट को आम तौर पर ई-मेल के लिए उपयोग करने की आवश्यकता नहीं होती है। यदि आपके कार्यों में समान या समान सामग्री के साथ दैनिक आधार पर समकक्ष प्राप्तकर्ताओं को मीटिंग अनुरोध भेजना शामिल है, तो टेम्प्लेट भी उपयोगी हो सकते हैं और समय बचा सकते हैं।

आउटलुक में टेम्प्लेट बनाकर आवर्ती प्रक्रियाओं और ऑर्डर को अधिक कुशल बनाना समझ में आता है। एक ही या समान पाठ को दिन में कई बार लिखने के बजाय, टेम्प्लेट आपको समय बचाने और ई-मेल के साथ समानता सुनिश्चित करने में मदद करते हैं। यह व्यावसायिक संदर्भ में विशेष रूप से उपयोगी है, उदाहरण के लिए ग्राहकों और इच्छुक पार्टियों को ऑफ़र के साथ।

सारांश और निष्कर्ष: आउटलुक में टेम्प्लेट बनाना और उनका उपयोग करना कुशल और सरल है

दैनिक कार्यप्रवाह में अतिरेक से बचने के लिए, टेम्पलेट बनाना समीचीन है। Microsoft Word या PowerPoint के समान, Microsoft Outlook में भी माउस के कुछ ही क्लिक के साथ यह संभव है।

आप कुछ ही चरणों में किसी टेम्पलेट को मानक टेम्पलेट फ़ोल्डर में सहेज सकते हैं। टेम्प्लेट से नए संदेशों को डिज़ाइन करना भी कुछ ही क्लिक के साथ किया जाता है। यह प्रक्रिया समय की बचत की गारंटी देती है, पूछताछ का जवाब देने में अनुरूपता और मेल बनाते समय त्रुटियों को कम करती है। आउटलुक टेम्प्लेट का उपयोग अनुरोधों या नियुक्तियों को पूरा करने के लिए भी किया जा सकता है। जो उपयोगकर्ता विशेष रूप से टेम्प्लेट का उपयोग करते हैं वे अधिक कुशल होते हैं और पेशेवर रूप से आउटलुक के कार्यों का उपयोग करते हैं।