आउटलुक में क्विक पार्ट्स के साथ सबसे अच्छा कैसे काम करें
आउटलुक में ई-मेल की अवधारणा को हर मामले में व्यक्तिगत होना जरूरी नहीं है। पेशेवर और निजी वातावरण में, समान या तुलनीय ई-मेल लगातार डिज़ाइन किए जा रहे हैं। उदाहरण के लिए, किसी ऑफ़र के साथ आने वाले ईमेल में आमतौर पर समान टेक्स्ट घटक होते हैं। एक पूछताछ का उत्तर भी विशिष्ट नहीं है और इसे संख्या या उत्पाद के संदर्भ में अधिक से अधिक बदला जाना चाहिए। मेल की अवधारणा में समानता मौलिक रूप से समझदार है और इसमें एक लाभ है जिसे कम करके नहीं आंका जाना चाहिए। यदि आप प्रीफैब्रिकेटेड टेक्स्ट मॉड्यूल के साथ अधिक काम करते हैं तो यह हासिल किया जा सकता है। आउटलुक 365 के वर्तमान संस्करण में, टेक्स्ट मॉड्यूल और उनके कार्य त्वरित मॉड्यूल के रूप में उपलब्ध हैं, जो अन्य कार्यक्रमों और आउटलुक संस्करणों से भिन्न हैं।
वीडियो ट्यूटोरियल: आउटलुक में टेक्स्ट मॉड्यूल कैसे बनाएं और उपयोग करें
आउटलुक में एक त्वरित भाग बनाएँ - स्वचालन के लिए 5 आवश्यक कदम
आप कुछ ही समय में Microsoft Outlook प्रोग्राम में एक त्वरित घटक डिज़ाइन कर सकते हैं:
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"फ़ाइल" टैब के माध्यम से एक नया मेल खोलें। अगले चरण में, एक विशिष्ट पाठ लिखें जिसे आप एक त्वरित भाग के रूप में सहेजना चाहते हैं।
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माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में टेक्स्ट का चयन करें और इसे कॉपी करें। ऐसा करने के लिए, आप कुंजी संयोजन Ctrl + C को शॉर्टकट या शॉर्टकट के रूप में उपयोग कर सकते हैं।
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अगले चरण में, टेक्स्ट अभी भी चिह्नित है, "इन्सर्ट" टैब पर नेविगेट करें और "टेक्स्ट" मेनू पर स्विच करें।
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"क्विक पार्ट्स" पर क्लिक करने से एक नई चयन विंडो खुलती है जिसमें आप "क्विक पार्ट्स कैटलॉग में अपना चयन सहेजें" कर सकते हैं।
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"त्वरित भागों के कैटलॉग में चयन सहेजें" पर क्लिक करने के बाद, एक और विकल्प विंडो खुलती है। यहां आपके पास टेक्स्ट मॉड्यूल पर अधिक जानकारी प्रदान करने का अवसर है।
अन्य बातों के अलावा, आप कर सकते हैं:
- टेक्स्ट मॉड्यूल के लिए एक अर्थपूर्ण नाम निर्दिष्ट करें।
- एक श्रेणी चुनें या एक नई श्रेणी बनाएं, उदाहरण के लिए "ऑफ़र" या "अनुबंध"।
- सहकर्मियों को पाठ मॉड्यूल की सामग्री के बारे में सूचित करने के लिए एक विवरण सम्मिलित करें।
- विकल्पों में, चुनें कि टेक्स्ट को त्वरित भाग के रूप में कैसे सम्मिलित किया जाना चाहिए।
"ओके" पर एक क्लिक के साथ आप त्वरित भाग को सहेजते हैं और इसे किसी भी समय एक नए मेल में सम्मिलित कर सकते हैं।
ईमेल में एक त्वरित भाग डालें - यह इस तरह काम करता है
एक नए ईमेल में जोड़े गए बिल्डिंग ब्लॉक के कई फायदे हैं। ईमेल में टेक्स्ट मॉड्यूल को शामिल करना समय बचाने वाला और कुशल है। इसके अलावा, आउटगोइंग संदेश उनकी सामग्री और स्वरूपण के मामले में समान हैं। यह पेशेवर माहौल में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, पूछताछ या प्रस्ताव के साथ।
ईमेल में निर्मित टेक्स्ट मॉड्यूल एम्बेड करने के लिए आपके पास दो विकल्प हैं:
वैकल्पिक 1: एक टेक्स्ट मॉड्यूल डालें जैसे कि ऑटोटेक्स्ट
जैसे ही आप अपने टेक्स्ट में क्विक पार्ट के नाम के पहले कुछ अक्षर दर्ज करते हैं, "टेक्स्ट मॉड्यूल 1" नाम के साथ आपका त्वरित भाग स्वचालित रूप से सम्मिलित करने के विकल्प के रूप में प्रदर्शित होता है।
आउटलुक के लिए त्वरित भाग खोजने के लिए स्ट्रिंग "टेक्स्ट" पर्याप्त है। त्वरित भाग एंटर कुंजी पर एक क्लिक के साथ डाला जाता है। यह आपको ई-मेल की अवधारणा में बहुत समय बचाता है।
वैकल्पिक 2: त्वरित घटक को मैन्युअल रूप से एकीकृत करें
स्वचालित संस्करण के अलावा, आप एक त्वरित घटक को मैन्युअल रूप से भी एकीकृत कर सकते हैं। यह एक नया ईमेल खोलकर और टेक्स्ट में उस बिंदु पर नेविगेट करने के लिए आपके कर्सर का उपयोग करके आसानी से काम करता है जहां आप टेक्स्ट डालना चाहते हैं।
अगले चरण में, "सम्मिलित करें" टैब में "त्वरित भाग" टैब पर स्विच करें। सम्मिलित किए जा सकने वाले सभी त्वरित भागों को प्रदर्शित करने के लिए मेनू आइटम पर क्लिक करें।
वांछित त्वरित घटक पर क्लिक करने के बाद, यह आपके ई-मेल के पाठ में दिखाई देगा।
त्वरित भागों को व्यवस्थित, संपादित और हटाएं
समय के साथ, यह अपरिहार्य हो जाता है कि स्वतंत्र रूप से डिज़ाइन किए गए त्वरित बिल्डिंग ब्लॉक्स को बदलना या हटाना होगा। पाठ के भाग, सम्मिलित संख्याएँ या प्रतिशत बदल सकते हैं। टेक्स्ट मॉड्यूल को बदलने या हटाने के लिए, निम्नानुसार आगे बढ़ें:
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"सम्मिलित करें" टैब में, "त्वरित भाग" मेनू आइटम पर नेविगेट करें।
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"क्विक पार्ट्स" मेनू खोलें और उस मॉड्यूल पर क्लिक करें जिसे आप बदलना चाहते हैं। एक नया चयन मेनू खुलता है जिसमें आप टेक्स्ट मॉड्यूल को संपादित कर सकते हैं।
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अन्य बातों के अलावा, आपके पास टेक्स्ट मॉड्यूल के गुणों को संपादित करने का विकल्प है। आप ब्लॉक या विवरण का नाम अनुकूलित कर सकते हैं। "व्यवस्थित करें और हटाएं" के तहत आप "मॉड्यूल के लिए आयोजक" पर जाते हैं, जिसमें आप सभी संग्रहीत पाठ मॉड्यूल को संपादित कर सकते हैं और यदि आवश्यक हो तो उन्हें हटा सकते हैं।
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"बंद करें" पर एक क्लिक आपके व्यक्तिगत पाठ मॉड्यूल में किए गए सभी परिवर्तनों को सहेज लेता है। टेक्स्ट मॉड्यूल को संशोधित करना केवल नए आउटलुक संस्करणों में ही संभव है। आउटलुक 2007 या 2010 में बाद में त्वरित भागों को संपादित करने का कोई आधिकारिक तरीका नहीं है। एक ट्रिक के साथ जिसमें आप टेक्स्ट मॉड्यूल को किसी भिन्न नाम से सहेजते हैं, आप अभी भी संपादित और अनुकूलित कर सकते हैं।
संक्षेप में, क्विक पार्ट्स और ऑटोटेक्स्ट फ़ंक्शंस में टेक्स्ट के निर्माण को आंशिक रूप से स्वचालित करने के लिए आवश्यक विकल्प होते हैं। दोनों कार्यों का उपयोग व्यावसायिक पत्रों के लिए आदर्श है जिसमें "प्रिय" जैसे विशेष या सामान्य अभिवादन का उपयोग किया जाना है। व्यक्तिगत अभिवादन को ऑटो टेक्स्ट के रूप में भी सहेजा जा सकता है।
यह एक निमंत्रण के समान है, जन्मदिन या वर्षगाँठ के लिए आवर्ती शुभकामनाएँ या अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न। संक्षेप और फॉर्मूलेशन को किसी भी समय त्वरित बिल्डिंग ब्लॉक के रूप में डिजाइन किया जा सकता है। इस तरह, वास्तविक हस्ताक्षर को प्रतिस्थापित करते समय हस्ताक्षर भी एम्बेड किए जा सकते हैं। अक्षरों और व्यावसायिक पत्रों के लिए, जिन्हें शब्द दर शब्द लिखा जाना है, एक मॉड्यूल भी है।
आउटलुक में निहित त्वरित भागों के अलावा, कंपनियां और व्यवसायी लोग मुस्कान से उत्पादकता उपकरण टेक्स्ट एक्सपैंडर का उपयोग करते हैं। इस भुगतान किए गए ऐप के साथ, ऑटोटेक्स्ट के संबंध में व्यावसायिक पत्र और ईमेल को और अधिक पेशेवर बनाया जा सकता है। टेक्स्ट एक्सपैंडर के साथ आप विंडोज और मैक दोनों पर काम कर सकते हैं।
युक्ति:
हर समय अपने त्वरित बिल्डिंग ब्लॉक्स का अवलोकन बनाए रखने के लिए, यह समझ में आता है और उन्हें समझने योग्य श्रेणियों में क्रमबद्ध करने के लिए अभ्यास-उन्मुख है।
निष्कर्ष
Microsoft Outlook में त्वरित भाग बनाना कठिन नहीं है। आप 5 आसान चरणों में एक नया ब्लॉक सहेज सकते हैं। बोधगम्य श्रेणियों का आवंटन, स्पष्ट मॉड्यूल नाम और एक स्पष्ट विवरण ई-मेल में त्वरित मॉड्यूल को कुशलतापूर्वक शामिल करने के लिए महत्वपूर्ण हैं। पुनरावर्ती ईमेल के लिए यह प्रक्रिया गर्भाधान में आपका बहुत समय बचाएगी। इसके अलावा, यह प्रक्रिया गारंटी देती है कि ऑफ़र या पूछताछ का उत्तर दिया जाता है और एक दूसरे को समान रूप से भेजा जाता है।
