इस तरह, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि वर्तमान तिथि से मेल खाने के लिए अपॉइंटमेंट स्वचालित रूप से रंग-कोडित हैं
अपॉइंटमेंट कितनी दूर है, इस पर निर्भर करते हुए क्या आप अपॉइंटमेंट को रंग में हाइलाइट करना चाहेंगे?
यहां प्रस्तुत समाधान नियुक्तियों के साथ एक छोटी उदाहरण तालिका पर आधारित है। तालिका इस तरह दिखती है:
इस तालिका में, भविष्य में पांच दिन या उससे अधिक की सभी नियुक्तियों की पृष्ठभूमि हरे रंग की होनी चाहिए। भविष्य में पांच दिनों तक की नियुक्तियों को पीले रंग में हाइलाइट किया गया है। अतीत में सभी नियुक्तियों को एक लाल पृष्ठभूमि पैटर्न सौंपा जाना चाहिए।
११/११/२०११ को दृष्टांतों के लिए मुख्य तिथि के रूप में प्रयोग किया जाता है। TODAY फ़ंक्शन का उपयोग करके, सूत्र हमेशा स्वचालित रूप से उस वर्तमान दिनांक को संदर्भित करता है जो आपके कंप्यूटर में सेट है।
फ़ॉर्मेटिंग सेट करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- अपॉइंटमेंट वाले कक्षों की श्रेणी का चयन करें। आप कॉलम ए को शामिल कर सकते हैं यदि आप उस कॉलम की सामग्री को रंग में स्वरूपित करना चाहते हैं। उदाहरण में, क्षेत्र A1: B10 को चिह्नित करें।
- यदि आप Excel 2003 का उपयोग कर रहे हैं, तो FORMAT मेनू से सशर्त प्रारूप चुनें। दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में, शर्त 1 सूची बॉक्स खोलें और FORMULA IS प्रविष्टि को सक्रिय करें।
यदि आप एक्सेल 2007 या एक्सेल 2010 का उपयोग कर रहे हैं, तो स्टार्ट टैब पर क्लिक करें। SIZE Templates समूह में, फ़ॉर्मेट किए जाने वाले कक्षों को निर्धारित करने के लिए सशर्त स्वरूपण - नया नियम - सूत्र का उपयोग करें पर क्लिक करें। - सभी एक्सेल संस्करणों में, इनपुट फ़ील्ड में निम्न सूत्र दर्ज करें:
= ($ बी1-आज ())> = ५
- FORMAT (Excel 2007 और Excel 2010) या FORMAT (Excel 2003 और पूर्व) पर क्लिक करें।
- भरण टैब (Excel 2007 और Excel 2010) या SAMPLE (Excel तक और संस्करण 2003 सहित) को सक्रिय करें।
- पृष्ठभूमि के रूप में हरे रंग का चयन करें।
- ओके बटन पर क्लिक करें।
- यह आपको सशर्त स्वरूपण संवाद बॉक्स में वापस ले जाता है।
- इस डायलॉग बॉक्स को भी OK बटन से बंद कर दें।
आप पहले रंग की आवश्यकता को पहले ही पूरा कर चुके हैं। सभी अपॉइंटमेंट जो भविष्य में पांच दिन या उससे अधिक हैं, उन्हें हरे रंग का स्वरूपण दिया गया है।
आगे की शर्तें कैसे जोड़ें
चूंकि आप आगे की शर्तों को परिभाषित करना चाहते हैं, संवाद बॉक्स को फिर से कॉल करें। सुनिश्चित करें कि सेल श्रेणी अभी भी हाइलाइट की गई है। अतिरिक्त शर्तों को सम्मिलित करने के लिए आवश्यक कमांड एक्सेल संस्करण से एक्सेल संस्करण में भिन्न होता है:
- यदि आप 2003 के संस्करण तक एक्सेल का उपयोग कर रहे हैं तो FORMAT - CONDITIONAL FORMATTING कमांड का उपयोग करें और ADD पर क्लिक करें। फिर एक और शर्त शामिल करने के लिए संवाद विंडो का विस्तार किया जाता है। यहां आप FORMULA IS विकल्प चुनें।
- यदि आप Excel 2007 या Excel 2010 का उपयोग कर रहे हैं, तो सशर्त स्वरूपण - नियम प्रबंधित करें पर प्रारूप टेम्पलेट समूह में प्रारंभ टैब पर क्लिक करें। NEW RULE पर क्लिक करें और फिर USE FORMULA TO DETERMine the Values to Formatted पर क्लिक करें।
- अब अपॉइंटमेंट के लिए फ़ॉर्मैटिंग सेट करें जो भविष्य में शून्य से पांच दिनों के लिए हों। उन्हें पीले रंग में दिखाया जाना चाहिए। इनपुट क्षेत्र में इसके लिए आवश्यक सूत्र दर्ज करें:
= और (($ B1-आज ()) = 0) - सूत्र दर्ज करने के बाद, रंग निर्धारित करने के लिए FORMAT या FORMAT बटन का उपयोग करें, यहाँ एक पीला बैकग्राउंड फिल है।
- डायलॉग बॉक्स बंद करें।
उसी पैटर्न का उपयोग करके एक और शर्त जोड़ें। निम्न सूत्र और लाल पृष्ठभूमि रंग का उपयोग करें:
= ($ बी1-आज ()) <0
फिर तिथियों को वांछित रंग में चिह्नित किया जाता है। तालिका में परिणाम इस तरह दिखता है:
