पुराने ईमेल मैन्युअल रूप से और स्वचालित रूप से हटाएं - यह इस तरह काम करता है

यहां आप सीखेंगे कि आउटलुक में पुराने ई-मेल को कैसे ट्रैक करें और उन्हें मैन्युअल रूप से हटाएं, साथ ही आप पुराने ई-मेल को स्वचालित रूप से हटाने के लिए ऑटो-संग्रह का उपयोग कैसे कर सकते हैं।

AutoArchive से ईमेल अपने आप कैसे डिलीट करें

आउटलुक के ऑटो-आर्काइविंग फंक्शन का उद्देश्य पुराने मेल, अपॉइंटमेंट आदि को एक आर्काइव फाइल में सेव करना और आपके आउटलुक को पुराने डेटा से मुक्त करना है। आप पुराने ईमेल, अपॉइंटमेंट आदि को स्थायी रूप से हटाने के लिए भी फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं - यानी उन्हें संग्रह फ़ाइल में ले जाने के बजाय उन्हें हटाने के लिए।

पुराने डेटा को हटाने के लिए निम्नानुसार आगे बढ़ें:

1. "टूल्स, विकल्प" कमांड को कॉल करें और "अन्य" टैब खोलें।
2. "ऑटोआर्काइव" पर यहां क्लिक करें।
3. "हर __ दिनों में स्वतः संग्रह" विकल्प को सक्रिय करें और उस अंतराल को निर्दिष्ट करें जिस पर संग्रह किया जाना चाहिए।
4. "इससे पुराने होने पर आइटम हटाएं" फ़ील्ड में, डेटा को स्थायी रूप से निकालने के लिए न्यूनतम आयु दर्ज करें।
5. "पुराने तत्वों को स्थायी रूप से हटाएं" विकल्प को सक्रिय करें।
6. यदि आप सुनिश्चित हैं कि आप इसे चाहते हैं, तो "सभी फ़ोल्डरों में सेटिंग्स लागू करें" पर क्लिक करें - कोई और सुरक्षा प्रश्न नहीं होगा।
7. एक बार जब आप कर लें, तो संवाद बंद कर दें।

पुराने ईमेल को मैन्युअल रूप से कैसे ढूंढें और हटाएं

यदि आप अपने इनबॉक्स को साफ करने और पुराने ई-मेल को एक संग्रह फ़ाइल में स्थानांतरित करने के लिए ऑटोआर्काइव का उपयोग नहीं करते हैं, तो आप सभी फ़ोल्डरों में पुराने ई-मेल को प्रदर्शित करने और हटाने के लिए "क्लीन अप मेलबॉक्स" कमांड का उपयोग कर सकते हैं।

1. आउटलुक में संस्करण 2007 तक आप "टूल्स, मेलबॉक्स क्लीन अप" कमांड को कॉल करते हैं। आउटलुक 2010 में, फाइल, क्लीन अप टूल्स, मेलबॉक्स क्लीनअप पर जाएं।
2. "… दिनों से पुराने आइटम ढूंढें" विकल्प को सक्रिय करें और एक मान दर्ज करें, उदाहरण के लिए 90 या 180 दिन।
3. "खोज" पर क्लिक करें।
4. "उन्नत खोज" संवाद अब प्रकट होता है, जिसमें खोज मानदंड से मेल खाने वाले ई-मेल प्रदर्शित होते हैं। यहां आप पुराने ई-मेल को हटा सकते हैं या हार्ड ड्राइव पर मौजूद फाइल अटैचमेंट को सहेजने के लिए उन्हें खोल सकते हैं।
5. जैसे ही आपने उन ई-मेलों को हटाना समाप्त कर दिया जिनकी अब आपको आवश्यकता नहीं है, संवाद को बंद कर दें।
6. फिर "हटाए गए आइटम" फ़ोल्डर को खाली करें और व्यक्तिगत फ़ोल्डर को संपीड़ित होने दें।